Applichi la legge di Pareto nel tuo Studio Notarile?

Sapevi che l’80% dei risultati proviene dal 20% delle cause? Ciò significa che su un 100% di azioni che compiamo, è solo il 20% di queste che genererà l’80% del risultato: Pareto docet!

“Decidere cosa non fare è importante quanto decidere cosa fare.”

(Steve Jobs)

Vilfredo Federico Damaso Pareto è vissuto tra il 1848 ed il 1923 ed è considerato uno dei più illustri economisti e sociologi italiani: era affascinato da statistiche e tendenze sociali e politiche, e dall’interpretazione matematica dei sistemi socioeconomici.

Pareto nel 1897 notò che in Italia il 20% dei proprietari terrieri possedeva l’80% delle terre, ovvero l’80% della ricchezza era in mano solamente al 20% delle persone: la disuguaglianza dei redditi in una collettività tendeva a rimanere costante nonostante cambiassero i regimi economici, politici e le forme di governo.

L’economista, allargando il campo di studi, scoprì come questa percentuale fosse applicabile in qualsiasi area scoprendo che il modello 80/20 presentava un andamento regolare.

Il principio (chiamato anche legge o teorema) di Pareto afferma, infatti, che l’80% dei risultati proviene dal 20% delle cause: questo fenomeno è anche definito legge 80/20 (il termine più diffuso), legge dei pochi vitali o principio di scarsità dei fattori.

La Legge di Pareto, dunque, afferma che circa il 20% delle cause provoca l’80% del risultato: la maggior parte dei risultati, in qualsiasi situazione, sono l’effetto di un numero ristretto di cause.

Gli sforzi non seguono un equilibrio rispetto al raggiungimento dell’obiettivo finale bensì un “disequilibrio”: una piccola percentuale di sforzo può produrre risultati soddisfacenti e la relazione tra causa ed effetto non è sempre 1:1, in quanto alcune cause hanno più peso di altre.

Siamo spesso portati a credere che tanto più lavoriamo tanto maggiori saranno i risultati: avrai notato, al contrario, come molte delle nostre azioni impattino in maniera davvero contenuta sui risultati complessivi.

L’obiettivo della regola scoperta da Pareto è quello di raggiungere il maggior risultato con il minor sforzo, poiché spesso viene investito molto tempo nelle attività con priorità minore: con le giuste priorità ed una migliore gestione del tempo è tuttavia possibile impostare il lavoro in maniera più efficiente e mirata.

Il principio di Pareto risulta particolarmente adatto quando il tuo Studio Notarile deve gestire scadenze serrate, consentendo di focalizzare gli sforzi nella maniera più efficiente possibile e di portare a termini le attività nei tempi prestabiliti: la legge 80/20 viene solitamente associata ad altri metodi di gestione del tempo, come ad esempio la matrice di Eisenhower (leggi per un approfondimento anche l’articolo “Cos’è urgente e cosa è importante nel tuo Studio Notarile? Scoprilo con la Matrice di Eisenhower ”).

Le osservazioni di Pareto sono state riprese da molti studiosi, primo fra tutti il dottor Joseph Moses Juran che nella prima metà del Novecento le riformulò attraverso il principio dei “vital few” cioè delle poche cose realmente importanti, evidenziando la rilevanza della contrapposizione tra i “pochi elementi essenziali” e i “molti ininfluenti”.

Una gestione attenta del tuo tempo e delle tue energie dovrebbe portare ad individuare quali sono le attività altamente produttive che rientrano in quel 20% da cui discendono gran parte dei risultati tuoi e del tuo Studio Notarile: una volta individuate è su queste che dovrai focalizzarti per intensificarle, in modo che anche i risultati prodotti possano di conseguenza aumentare.

Il principio di Pareto ti consente di fare il punto sulle tue abitudini, razionalizzare i comportamenti ed operare scelte in ottica di efficienza personale e professionale: ti accorgerai così di quali sono le attività quotidiane che “ti fanno girare a vuoto” ed i comportamenti fortemente dispersivi ed improduttivi (leggi per un approfondimento anche l’articolo “Nel tuo Studio Notarile si lavora sempre in emergenza? Impara a gestire le priorità”).

Il principio di Pareto nella quotidianità

“Chi ha successo si abitua a fare ciò che chi fallisce non ama fare.”

(Thomas Edison)

Nel settore informatico, per esempio, il principio di Pareto ha facilitato gli sforzi di ottimizzazione: Microsoft, ha osservato che concentrandosi sul 20% dei bug (quelli più comunemente segnalati dagli utenti) l’80% dei crash del sistema potevano essere evitati.

Solitamente riscontriamo spesso il principio di Pareto in molteplici àmbiti:

il 20% dei prodotti occupa l’80% dei posti sugli scaffali;
l’80% del traffico dati sulla Rete è generato dal 20% dei siti web;
sul 20% delle strade avviene l’80% di tutti gli spostamenti;
l’80% delle chiamate viene effettuata da e verso il 20% dei contatti in memoria;
il 20% dei giocatori segna l’80% dei punti;
l’80% dei noleggi di Netflix è fatto dal 20% dei titoli in catalogo;
il 20% di una pianta produce l’80% dei frutti;
l’80% dei risultati dell’allenamento proviene dal 20% del tempo passato in palestra.

Prova a riflettere:

facciamo la maggior parte delle nostre telefonate ad una ridotta quantità di persone;
gran parte del nostro tempo lo trascorriamo con la stessa piccola cerchia di persone rispetto a quelle che conosciamo, ed anche sui Social interagiamo sempre con una ristretta cerchia di contatti rispetto a quelli che sono i nostri effettivi collegamenti;
quante volte indossiamo gli stessi abiti (il nostro 20% di preferiti) rispetto a tutti quelli che abbiamo in armadio?
qual è il numero di applicazioni che abbiamo sui nostri telefoni rispetto al numero di quelle che usiamo costantemente?

Sapevi che circa l’80% degli Studi notarili italiani sono piccoli (da 1 a 4 dipendenti) e medio-grandi (da 5 ad 8 dipendenti) mentre circa il 20% sono Studi grandi (oltre i 9 dipendenti) e che l’80% degli Studi Notarili genera il 20% del fatturato prodotto da tutti gli Studi notarili italiani mentre il 20% degli Studi grandi ne generano il restante 80% ?

Come applicare il principio di Pareto nel tuo Studio Notarile

L’analisi di una giornata media ti consente di annotare le attività svolte, il risultato di ognuna, quanto questo risultato sia importante e quanto tempo è stato impiegato per completare ciascuna attività.

Applicando il principio di Pareto puoi approfondire le azioni necessarie per ogni singola attività, individuando il tempo potenzialmente sprecato (identificando quali sono le attività che ti fanno perdere tempo) e scegliendo come procedere.

Pòniti alcune domande:

quali sono le attività che apportano poco valore? Come è possibile rimuoverle?
come posso concentrare le energie su attività che mi rendono più felice e soddisfatto?
qual è la mia routine giornaliera? Quali sono le abitudini “tossiche” che dovrei eliminate? Qual è quel 20% di abitudini fondamentali che potrei incrementare o su cui focalizzarmi per conseguire l’80% di valore nella mia vita personale e professionale?
quali pensieri e ragionamenti mi fanno sentire bene? Quali, invece, mi provocano l’effetto contrario? Quali sono le strategie che potrebbero consentirmi di concentrare la maggior parte delle mie energie sui primi?
quali sono le mie attuali relazioni (famiglia, amici, colleghi, dipendenti, conoscenti, parenti)? Con quali persone ho rapporti “tossici” e con quali invece mi conviene intensificare i rapporti perché mi trasmettono felicità e mi fanno stare bene?
se ogni giorno potessi portare a termine un solo obiettivo presente nella lista dei miei desiderata, quale sarebbe quello che sortirebbe la maggiore influenza positiva sulla mia vita?

Sulla base di quanto detto più sopra, puoi leggere per un approfondimento anche l’articolo “Come essere un Notaio leader® centrato e consapevole: Coaching Notarile® e “Ruota della Vita ”.

Per ottenere risultati diversi è necessario cambiare le proprie abitudini e concentrarsi sul 20% delle azioni che potranno generare l’80% del risultato.

Esistono quattro modi per aumentare la propria produttività e per conseguire maggiori risultati in minor tempo:

fare di più alcune attività;
fare di meno alcune attività;
iniziare a fare delle attività che prima non si facevano;
interrompere delle attività che prima si facevano.

Prendendo in considerazione i primi due punti, il principio di Pareto permette di determinare cosa fare di più e cosa fare di meno:

individuare le attività di massimo valore, ovvero quel 20% di attività che vengono svolte ogni giorno e che contribuiscono per l’80% al valore del tuo lavoro;
Individuare le attività di minor valore, ovvero quell’80% di attività che vengono svolte ogni giorno e che contribuiscono in minor misura al valore del tuo lavoro;
Dedicare maggior tempo alle attività di alto valore;
Delegare o eliminare quanto più possibile le attività di minor valore.

L’obiettivo non è ridurre l’impegno, ma concentrarlo su una parte specifica del lavoro per creare un impatto maggiore, convogliando il 100% dell’impegno in quel 20% di concentrazione per raggiungere l’80% dei risultati.

Il principio di Pareto ti consente di fotografare la tua situazione attuale e richiamare l’attenzione su cosa è importante e cosa non lo è: su un 100% di azioni che compiamo nella nostra vita è solo il 20% di queste che genererà l’80% del risultato.

L’”elemento magico” per iniziare ad effettuare cambiamenti risiede nella tua capacità di riuscire a distinguere le attività di qualità da quelle che non lo sono, nel “coraggio” di abbandonare le attività abitudinarie e, al contempo, dispersive e poco produttive e nella capacità di rinnovarsi e prendere coscienza che da poche nuove e strategiche azioni possono derivare importanti ed inattesi risultati.

Il tempo è una risorsa scarsa e preziosa: non cercare di fare di più, cerca di fare ciò che fa la differenza!