Quando un tuo collaboratore se ne va non perdi solo un dipendente ma un pezzo di memoria storica e di fiducia da parte dei clienti. Scopri i costi occulti del turnover che minano la stabilità del tuo Studio Notarile e come intervenire prima che il danno, economico e strutturale, diventi irreparabile.
“La crescita non è mai stata
una semplice questione di fortuna:
è il risultato di tante forze che interagiscono tra loro.”
(James Cash Penney)
Nel settore notarile esiste una minacciosa insidia silenziosa che spesso viene sottovalutata: il turnover del personale.
Molti tuoi colleghi, infatti, tendono a guardare solo al costo diretto della sostituzione senza rendersi conto che l’impatto reale va molto oltre il bilancio immediato: il prezzo di un addio si ramifica in “rivoli invisibili” che possono influenzare l’attività fin da subito o manifestare effetti negativi nel lungo periodo, agendo come un lento “avvelenamento” della tua organizzazione, con risvolti sia sulla reputazione che sull’efficienza operativa (leggi per un approfondimento l’articolo “L’importanza della pianificazione strategica della forza lavoro nel tuo Studio Notarile”).
Come notaio leader® sai bene che scrivere un atto, gestire una successione o curare un rapporto con un istituto bancario non sono meri compiti meccanici: si tratta di processi che richiedono una profonda conoscenza delle procedure interne e, soprattutto, delle persone.
Quando un tuo collaboratore esperto lascia lo Studio si apre un vuoto che non può essere colmato semplicemente inserendo una nuova figura professionale (leggi per un approfondimento l’articolo “Il processo di “onboarding” dei neo assunti nel tuo Studio Notarile”).
Il turnover elevato agisce come un’emorragia invisibile che drena non solo le risorse finanziarie ma anche conoscenza, competenze ed esperienza, relazioni con i clienti e, in ultima analisi, la stessa integrità del tuo Brand Notarile (leggi per un approfondimento l’articolo “I tuoi collaboratori comunicano l’Immagine dello Studio e veicolano il Brand Notarile”).
Se non gestito correttamente il turnover può far bollare il tuo Studio Notarile come “disfunzionale“, riducendo il numero di candidati di qualità per le posizioni future ed aumentando drasticamente il costo per ogni nuova assunzione (leggi per un approfondimento l’articolo “Employer e Talent Branding: come attrarre e trattenere i migliori talenti nel tuo Studio Notarile”).
Nel settore notarile la fiducia è la moneta corrente: un turnover elevato erode le relazioni con i clienti e con i partner professionali (come, ad esempio, altri professionisti, imprenditori, banche ed agenzie immobiliari), innescando una cascata di insoddisfazione che genera ulteriore turnover.
L’illusione della sostituibilità rappresenta un errore di prospettiva.
Conseguenze di un turnover elevato nel tuo Studio Notarile
“Dipendenti felici significa
clienti soddisfatti e maggiori profitti.”
(Vaughn Aust)
Forse non vi hai mai riflettuto attentamente ma vi sono molteplici conseguenze del turnover elevato (alcune tangibili altre meno, alcune immediate ed altre che emergono nel lungo periodo) che possono intaccare e danneggiare notevolmente il tuo Studio Notarile:
#1. PERDITA DEL SAPERE ACCUMULATO (KNOW-HOW TECNICO)
ogni tuo collaboratore, nel tempo, accumula un bagaglio di conoscenze e competenze unico che non è scritto in nessun manuale procedurale e che aiuta il tuo Studio a funzionare senza intoppi: pensa -ad esempio- ad un tuo assistente notarile che conosce a memoria le esigenze specifiche di un cliente importante, le sue preferenze e tutto lo storico. Se quel cliente percepisce un calo nella qualità del servizio, dopo le dimissioni del tuo collaboratore, il rischio concreto è quello di perdere l’affidamento di pratiche in itinere o addirittura il cliente stesso.
Nel contesto prettamente tecnico del tuo Studio Notarile, la perdita di un collaboratore senior può significare lo smarrimento di “trucchi del mestiere” fondamentali come, ad esempio, gestire i rapporti con i Registri immobiliari o risolvere criticità procedurali complesse. Questa perdita di conoscenza può portare a blocchi operativi, ritardi nelle stipule o, peggio, errori che richiedono correzioni d’emergenza costose ed imbarazzanti.
Per mitigare questo rischio è vitale implementare piani di avvicendamento e favorire ed incoraggiare l’affiancamento dei collaboratori junior ai senior. Una cultura della condivisione delle informazioni, della formazione trasversale e del mentoring inverso tra i membri del tuo team sono le uniche assicurazioni contro la perdita di informazioni vitali legata al turnover (leggi per un approfondimento l’articolo “Il Reverse Mentoring nel tuo Studio Notarile: come colmare il gap di competenze attraverso la collaborazione intergenerazionale”).
#2. DANNO AL TUO BRAND NOTARILE
un altro grande danno derivante da un turnover elevato riguarda la percezione esterna: devi gestire l’avvicendamento del personale ma il modo in cui lo fai determina come i tuoi collaboratori, partner e clienti percepiscono il tuo Studio Notarile.
Un turnover frequente o gestito in modo approssimativo può stressare i collaboratori rimasti ed erodere i rapporti con i clienti storici ed i partner professionali.
Questa “cascata di insoddisfazione” non solo aumenta le probabilità di “ulteriori addii ” ma finisce per etichettare il tuo Studio come un contesto “tossico” e malfunzionante che, in un mercato del lavoro notarile sempre più competitivo, si traduce in una riduzione drastica dei candidati qualificati disposti a lavorare per te, aumentando i tempi di selezione e, di conseguenza, il costo per ogni nuova assunzione.
Per te, l’essere associato ad una continua “porta girevole ” rappresenta un danno d’immagine incalcolabile.
Oltre a tutto ciò, i tuoi collaboratori sono gli ambasciatori del tuo Brand Notarile: un collaboratore che si comporta in modo non professionale o che dimostra di non possedere le conoscenze necessarie può allontanare i potenziali clienti (leggi per un approfondimento l’articolo “Il Team Branding per comunicare a 360° l’unicità del tuo Studio Notarile”).
Nell’era dei Social media un comportamento inappropriato online o una recensione negativa su come viene gestito lo Studio possono assestare un colpo durissimo alla tua reputazione, costruita in decenni di carriera (leggi per un approfondimento l’articolo “Branding Notarile® & Reputation Management: il tuo Studio Notarile come viene percepito?”).
#3. EFFETTO DOMINO SULLA PRODUTTIVITA’ E SUL MORALE
un errore assai diffuso e comune è rappresentato dall’errata convinzione che, se manca una persona, lo Studio sia a corto di un solo collaboratore: in realtà spesso si è a corto di più di un collaboratore per giorni o mesi perché non manca solo chi è andato via ma anche il tempo per selezionare e formare il sostituto.
Finché la posizione non è coperta, infatti, il notaio leader® deve distogliere lo sguardo dall’attività principale perché intento a cercare la persona giusta; una volta assunta, bisognerà altresì dedicare tempo prezioso alla sua formazione.
Questo sovraccarico lavorativo ricade inevitabilmente sul resto del team che deve provvedere al lavoro arretrato ed a colmare le lacune formative del nuovo arrivato: quando i carichi di lavoro diventano insostenibili il livello di impegno e l’efficacia dei collaboratori rimasti crollano drasticamente.
Per evitare il collasso è fondamentale resistere alla tentazione di assumere la prima persona che capita solo per “colmare l’assenza “: un’assunzione non ben ponderata risulta infatti essere più costosa di una posizione vacante, poiché porta ad un ulteriore turnover ed alla perdita di produttività.
Il turnover è contagioso: i collaboratori che restano, stressati dal carico di lavoro extra e scoraggiati dalle dimissioni dei colleghi, iniziano a nutrire dubbi sulla propria permanenza. Se non gestisci correttamente le aspettative e non ridistribuisci il lavoro con attenzione, rischi di creare un clima di negatività che spingerà anche i migliori talenti a guardarsi intorno.
#4. STALLO DELLA CRESCITA PERSONALE E PROFESSIONALE DEI TUOI COLLABORATORI
in uno Studio Notarile dove il turnover è la norma, lo sviluppo personale e professionale dei tuoi collaboratori si ferma: assorbiti dalla formazione continua dei nuovi arrivati e “schiacciati” dalle emergenze, i tuoi dipendenti non riescono a seguire i propri piani di sviluppo, creando un circolo vizioso in cui le prestazioni dello Studio ristagnano, alimentando ulteriore frustrazione ed abbandoni.
Per te, in quanto notaio leader®, affrontare il turnover deve diventare la principale priorità: cercare -infatti- di far progredire il tuo Studio in concomitanza con una costante fuoriuscita di collaboratori è come provare a navigare con uno scafo che imbarca acqua, finché non “chiudi la falla ” non potrai andare da nessuna parte.
Domandati, dunque: le mie retribuzioni sono competitive? I miei collaboratori si sentono supportati? Nel mio Studio esiste un problema di cultura interna?
Strumenti come i colloqui individuali in uscita (exit interviews) ed i sondaggi e le analisi sul clima interno sono essenziali per comprendere a fondo cosa non funziona, a patto che tu poi sia disposto ad implementare i cambiamenti necessari.
#5. IMPATTO SUL FATTORE UMANO E RISCHIO DI ERRATE ASSUNZIONI
le dimissioni di un collega distruggono le dinamiche del tuo team di Studio: i tuoi collaboratori più motivati dal lavoro di squadra e dagli obiettivi condivisi sono quelli che soffrono di più lo stress o lo scoramento dovuti all’addio di un compagno di lavoro.
Le lamentele per il lavoro extra possono diventare contagiose creando una “cultura della negatività ” che spinge anche i tuoi migliori collaboratori a guardarsi intorno ed a valutare di andar via.
A questo si aggiunge l’incubo della “errata assunzione “: secondo alcune ricerche, infatti, il costo medio di un’assunzione sbagliata può aggirarsi intorno ai 15.000 euro, considerando reclutamento, formazione e retribuzione. Due lavoratori su tre ammettono di aver accettato ruoli che si sono poi rivelati inadatti e la metà di questi si è dimesso entro sei mesi, costringendo il datore di lavoro a ricominciare tutto da capo.
L’inserimento di un collaboratore sbagliato non è solo un costo economico ma potrebbe rappresentare anche un rischio professionale: non impegnandosi il necessario o, peggio, manifestando un atteggiamento negativo che avvelena l’intero ambiente lavorativo.
Come fermare l’emorragia: diagnosi, cura ed investimento sulla stabilità
Come avrai ben compreso, nel tuo Studio Notarile il turnover elevato non costituisce un semplice problema organizzativo ma una vera e propria minaccia strategica.
Come notaio leader® devi innanzitutto comprendere perché le persone se ne vanno: la retribuzione può rappresentare uno dei fattori scatenanti ma non è l’unico, tuttavia è sempre utile monitorare la concorrenza ed offrire pacchetti retributivi competitivi, magari includendo benefit come orari flessibili, smartworking, programmi di assistenza sanitaria, buoni pasto, ecc…
I collaboratori, però, spesso vanno via a causa della relazione difficile con il datore di lavoro o con alcuni colleghi, per la mancanza di stimoli o di crescita personale e professionale, per ambienti lavorativi tossici o affetti da disuguaglianze, per ritmi e carichi lavorativi non commisurati alla retribuzione attesa, ecc…
Di seguito ti suggerisco alcune strategie per provare ad invertire la rotta:
1) analisi del contesto e del “clima” interno ed interviste individuali in uscita: ti servono per comprendere se il problema è originato dalla sola retribuzione, dalla cultura e dalle dinamiche interne dello Studio o dalla gestione quotidiana (leggi per un approfondimento l’articolo “Come motivare i tuoi collaboratori comprendendo il “clima interno” del tuo Studio Notarile”);
2) coinvolgimento e motivazioni: i collaboratori più talentuosi e con ottime prestazioni lavorative si annoiano se non vengono motivati. Attribuire responsabilità e favorire opportunità di crescita personale e professionale ti aiuta ad evitare che i migliori talenti si sentano in un “vicolo cieco” (leggi per un approfondimento l’articolo “Potenzia il tuo Studio Notarile coltivando l’empowerment dei tuoi collaboratori”);
3) gestione e supporto: non puoi limitarti ad essere solo un “capo”, fornisci ai tuoi collaboratori riscontri costanti e mostra apprezzamento per il lavoro svolto, in tal modo potrai porre le fondamenta per la loro fedeltà a lungo termine (leggi per un approfondimento l’articolo “Caratteri distintivi della leadership notarile: guidare senza comandare”);
4) trasparenza sui benefit: spesso i collaboratori non percepiscono appieno il valore totale di tutto ciò che ricevono. Fornisci loro un rendiconto annuale che mostri non solo lo stipendio ma anche i contributi previdenziali, i bonus, i permessi ed i benefit aggiuntivi: ciò può aumentare la loro gratitudine ed il desiderio di rimanere all’interno del tuo Studio Notarile (leggi per un approfondimento l’articolo “Il Contratto Psicologico: l’asso nella manica del Notaio Leader®”).
Non permettere mai che il turnover diventi il “freno a mano” della tua organizzazione, a discapito di efficienza ed efficacia.
Monitora costantemente il clima interno, valorizza i tuoi talenti e ricorda sempre che ogni tuo atto notarile rasenta la perfezione solo se questa contraddistingue anche la squadra che lo ha curato in ogni sua fase.
Investire in una selezione accurata e, soprattutto, nel trattenere i migliori talenti non costituisce per te un costo ma la più alta forma di assicurazione professionale: collaboratori motivati -infatti- accettano le sfide, risolvono i problemi e supportano i colleghi.
Il notaio leader® che investe nel benessere, nella stabilità e nella sicurezza psicologica del proprio team non sta solo compiendo un atto di gentilezza ma sta proteggendo la propria organizzazione, la propria reputazione ed il futuro della propria attività professionale (leggi per un approfondimento l’articolo “Quanta sicurezza psicologica alimenti all’interno del tuo Studio Notarile?”).
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