Studi Notarili e Smart Working: tra paure (ingiustificate) e concrete opportunità

E’ di fatto in corso un differente approccio silente tra Notai pro Smart Working e Notai “contro”: ci sono più opportunità o più minacce derivanti dal lavoro agile?

Partiamo da un dato di fatto: il cambiamento è inevitabile, inarrestabile e genera sempre, che piaccia o meno, un’evoluzione.

Ad oggi il cambiamento è già avvenuto: il lavoro non è più quello di prima e ciò era già in corso antecedentemente alla pandemia ed ai lockdown.

Si tratta di una epocale rivoluzione culturale, organizzativa, di processo: tutto questo è lo Smart Working.

Una rivoluzione vera e propria perché scardina alla base consuetudini ed approcci tradizionali e consolidati nel mondo del lavoro subordinato, basandosi su una cultura orientata ai risultati e su una valutazione legata alle reali performance.

Nei Gruppi Facebook dove i Notai pubblicano le proprie ricerche e richieste di personale si leggono un 50% di annunci dove lo Smart Working è previsto o preso in considerazione ed un altro 50% dove invece è esplicitato a chiare lettere un “No Smart Working”.

Gli stessi Assistenti e Collaboratori Notarili alla ricerca di un inserimento lavorativo, di una ricollocazione, di un trasferimento in altra città o semplicemente disponibili a lavorare per Notai in città distanti da dove essi risiedono provano (timidamente) a porre la domanda: “valuta anche il lavoro a distanza in Smart Working?”

Si tratta, dunque, di trovare un punto di equilibrio, sfruttando i punti di forza dello Smart Working e cogliendo l’opportunità offerta da quest’ultimo, bilanciandolo con la presenza in Studio che non può essere del tutto annullata.

Sul sito del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali si legge che “il lavoro agile (o smart working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.”

La definizione di Smart Working (contenuta nella Legge n. 81/2017) pone l’accento sulla flessibilità organizzativa, sulla volontarietà delle parti che sottoscrivono l’accordo individuale e sull’utilizzo di strumentazioni che consentano di lavorare da remoto (come ad esempio: pc portatili, tablet e smartphone).

Ai lavoratori agili viene garantita la parità di trattamento – economico e normativo – rispetto ai loro colleghi che eseguono la prestazione con modalità ordinarie. È prevista, quindi, la loro tutela in caso di infortuni e malattie professionali, secondo le modalità illustrate dall’INAIL nella Circolare n. 48/2017.

A partire dal 15 novembre 2017, le aziende sottoscrittrici di accordi individuali di smart working possono procedere al loro invio attraverso l’apposita piattaforma informatica messa a disposizione sul portale dei servizi del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.

Nell’invio dell’accordo individuale dovranno essere indicati i dati del datore di lavoro, del lavoratore, della tipologia di lavoro agile (tempo determinato o indeterminato) e della sua durata. Sarà, inoltre, possibile modificare i dati già inseriti a sistema o procedere all’annullamento dell’invio.

I datori di lavoro che sottoscrivono un numero di accordi individuali elevato potranno effettuare la comunicazione in forma massiva.

Le comunicazioni di Smart Working nel settore privato fino al 31 agosto 2022 possono essere eseguite mediante la procedura semplificata già in uso (per la quale non è necessario allegare alcun accordo con il lavoratore), utilizzando esclusivamente la modulistica (scarica il Template per comunicare l’elenco dei lavoratori coinvolti) e l’applicativo informatico resi disponibili dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.

Non sono ammesse altre modalità per l’invio della comunicazione con la procedura semplificata.

Il 7 dicembre 2021 il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha raggiunto l’accordo con le Parti sociali sul primo “Protocollo Nazionale sul lavoro in modalità agile” nel settore privato.

Smart Working e telelavoro

“Nello Smart Working non conta il processo, ma l’obiettivo:

non importa se il dipendente preferisce lavorare di notte o

di giorno, prendersi poche o tante pause.

L’importante è che porti a termine il suo compito nel

migliore dei modi.”

(Domenico De Masi)

Che sia chiaro: lo Smart Working non è il telelavoro.

Il telelavoro prevede lo spostamento (in tutto o in parte) della sede di lavoro dai locali aziendali ad altra sede (tradizionalmente l’abitazione del lavoratore), ma il dipendente è vincolato, comunque, a lavorare da una postazione fissa e prestabilita, con gli stessi limiti di orario che avrebbe in ufficio.

Il carico di lavoro, gli oneri e i tempi della prestazione, insomma, devono essere equivalenti a quelli dei lavoratori che svolgono la prestazione all’interno del posto di lavoro.

Al contrario, il lavoro agile prevede che la prestazione lavorativa venga eseguita in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno, ma senza stabilire una postazione fissa.

Non ci sono vincoli di spazio e tempo, l’unico vincolo sono i limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva.

Si può lavorare da qualsiasi luogo (dentro e fuori l’azienda), non si timbra un cartellino, non si fanno pause in orari predefiniti.

Lo Studio Notarile ed il dipendente ridefiniscono in maniera flessibile le modalità di lavoro, quello su cui ci si focalizza è il raggiungimento di obiettivi e risultati.

Uno Studio Notarile moderno, produttivo ed all’avanguardia non può considerare lo Smart Working una minaccia (ad un modo di lavorare ormai obsoleto e non al passo con i tempi) ma semmai un’opportunità per migliorare l’efficienza e l’efficacia organizzativa, garantirsi Assistenti e Collaboratori maggiormente produttivi e soddisfatti ed un concetto di operatività senza luogo e senza tempo ma per obiettivi.

Pro e contro dello Smart Working per gli Studi Notarili: “in medio stat virtus”

Come affermavano Aristotele nell’Etica Nicomachea (“μέσον τε καὶ ἄριστον” ovvero “il mezzo è la cosa migliore”), Orazio nelle Satire (“est modus in rebus” ovvero “c’è una misura nelle cose”) e Ovidio nelle Metamorfosi (“medio tutissimus ibis” ovvero “seguendo la via di mezzo, camminerai sicurissimo”) – tutta gente che la sapeva lunga ! – “la virtù sta nel mezzo”: la vecchia modalità di lavoro è superata ma lo Smart Working come unica soluzione e ad oltranza non è la panacea.

La soluzione migliore e consigliabile è sicuramente uno Smart Working bilanciato tra gli Assistenti Notarili nell’arco dei cinque giorni lavorativi, con un’equilibrata alternanza che consenta di fruire al meglio dello strumento sia da parte del Notaio sia dei collaboratori dello Studio Notarile.

Vantaggi (ed alcuni gestibili svantaggi) per chi opera in Smart Working:

• è possibile stare al computer con un look “casalingo” (ciabatte, pigiama, vestaglia, tuta) stando attenti a non “abbrutirsi” e trascurarsi eccessivamente;
• in quei giorni è possibile sorvolare su “trucco e parrucco” a meno che non vi sia la necessità di affiancare le Videochiamate alle sole chiamate telefoniche;
• si è totalmente liberi di gestire colazione, snack, pause, pranzo anche se è buona norma non perdere le proprie abitudini ed i propri orari;
• si possono accendere radio o tv, se fa piacere e non impediscono la concentrazione;
• prerequisito fondamentale è quello di avere il dovuto silenzio e l’assenza di distrazioni (se a casa vi sono animali, figli, operai, ecc… è necessario che se ne occupi qualcun altro e lontano quanto più possibile da voi che lavorate);
• avere dei momenti periodici lontano dal datore di lavoro e dai colleghi non può che far bene;
• è possibile gestire in totale autonomia i propri tempi ed i carichi di lavoro;
• ogni tanto azzerare il viaggio per andare al lavoro, in auto o sui mezzi, può solo essere utile a rigenerarsi;
• obiettivi non trascurabili sono: meno spostamenti ed inquinamento, minori spese e possibilità di gestire meglio il proprio tempo;
• ovviamente, in teoria, è più difficile ottenere aiuto dai colleghi e coordinarsi con loro ed a tal proposito è consigliabile che 1 giorno a settimana tutti siano necessariamente in Studio per effettuare una riunione periodica con il Notaio al fine di fare il punto sulla settimana appena trascorsa e su eventuali problematiche e criticità potenziali o emerse;
• quando si termina di lavorare si è già a casa (è possibile quindi dedicarsi immediatamente ai propri cari);
• parenti ed amici vanno informati adeguatamente che il proprio lavorare da casa non significa che è possibile essere disturbati in qualsiasi momento;
• il rischio maggiore è che lo Smart Working venga inteso dal datore di lavoro come disponibilità full time, h24, week end e festivi compresi.

Come ricaduta si possono osservare i seguenti vantaggi per il Notaio e lo Studio Notarile:

• Assistenti e Collaboratori Notarili più motivati e felici (la felicità fa lavorare meglio);
• migliore organizzazione di Studio con una bilanciata alternanza dei collaboratori in presenza con quelli in Smart Working;
• migliore organizzazione e monitoraggio del lavoro: non più ad orario ma per obiettivi e tempistiche (obiettivi chiari e raggiungibili);
• utilizzo appieno delle modalità tecnologiche a disposizione per quanto attiene a collegamenti sicuri e protetti al gestionale di Studio garantendo la sicurezza dei dati, anche da remoto, e da diversi device (trascrizioni nei pubblici registri, trasmissione telematica di copie autentiche, certificati di destinazione urbanistica trasmessi via Pec dai Comuni, scambi di procure a distanza tra Studi Notarili, ecc…);
• aumento di responsabilità, autonomia, flessibilità, produttività e benessere psicofisico dei propri Assistenti e Collaboratori Notarili;
• riduzione delle forme di “assenteismo fisiologico”;
• attrazione di talenti verso Studi Notarili all’avanguardia e “Smart Working oriented”;
• adozione di strumenti e servizi che permettono di comunicare e relazionarsi, creando nuove opportunità di collaborazione e condivisione della conoscenza all’interno del team di Studio;
• il Notaio non deve necessariamente mettere a disposizione del lavoratore le tecnologie per lavorare in mobilità, la logica è quella del Bring your own device (BYOD), ovvero la possibilità di usare i propri dispositivi personali fuori (e dentro) il posto di lavoro. Ovviamente usare i propri device per avere accesso alle informazioni relative al proprio lavoro da qualunque luogo ci si trovi, implica un’attenzione particolare ai temi della sicurezza, perché diventa fondamentale proteggere non solo l’infrastruttura di Studio, ma anche pc, smartphone e tablet dei dipendenti.

L’aderire al modello dello Smart Working, o il rifiutarlo, è un sintomo: rivela il tipo di giudizio sul passato, prima ancora di essere uno sguardo sul futuro.

Stando all’ultimo rapporto dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, in Italia il 14% di coloro che hanno la possibilità di sfruttare il lavoro in remoto, circa 6 milioni di persone, vuol tornare alla vita di prima dell’emergenza sanitaria.

Il 53% invece chiede un nuovo equilibrio che permetta di recarsi in ufficio solo qualche volta la settimana: qui si gioca la partita del modello ibrido.

Va superata la logica del “controllo a vista”, non ha senso per esempio costringere da remoto i dipendenti a carichi di lavoro eccessivi per esser certi di non lasciar loro tempo libero invece di concentrarsi sui risultati.

C’è poi un 33% che non intende più recarsi presso il vecchio posto di lavoro: questo significa che non è più compatibile con il sistema in vigore in pre-pandemia.

Si osservano Assistenti Notarili che lasciano lo Studio Notarile per realtà più flessibili, più dinamiche dal punto di vista organizzativo, non necessariamente per un ruolo lavorativo migliore.

C’è poi chi lascia per cambiare vita, per dare più spazio al proprio benessere: dai numerosi studi in corso emergono infatti stanchezza ed insofferenza verso le procedure ridondanti del passato, la poca attenzione a rendere gli ambienti di lavoro più “umani”.

Si assiste più in generale alla poca propensione a lavorare totalmente in remoto ed altrettanta poca propensione al rientro in ufficio al 100%: fra chi vuol tornare ai vecchi schemi spesso ci sono coloro che non sanno come controllare i dipendenti a distanza e vogliono avere la certezza di un orario fisso e strumenti affidabili.

Siamo anche davanti ad un rapporto logorato con gli ambienti nei quali si lavora, che porta ad una disaffezione e a porsi delle domande sul proprio ruolo e sul proprio futuro.

Qui entra in gioco una nuova ed “illuminata” visione dell’organizzazione del lavoro all’interno degli Studi Notarili, che si trasformi in una “calamita” per i propri collaboratori: la nuova era, vincente, dello “Studio ibrido” con un bilanciato equilibrio tra lavoro in Smart Working e lavoro in presenza è già iniziata ed il notaio leader® non può sottrarsi a questa nuova sfida.