Il frequente dibattito sul lavoro da remoto nello Studio Notarile rivela una realtà complessa dove le esigenze di efficienza professionale si scontrano con la natura relazionale dell’attività notarile. Quali sono i pro ed i contro? L’efficacia del lavoro a distanza dipende solo dal senso di responsabilità individuale?
“Possiamo assumere talenti straordinari ovunque,
senza essere limitati dalle sedi degli uffici.”
(Rosi Bremec)
Mi rendo disponibile per (o “cerco Studio per”, oppure “offro”) collaborazione da remoto (con partita IVA) per adempimenti post stipula immobiliari e societari, tenuta del Repertorio, fatturazione, istruttoria, redazione atti immobiliari, dichiarazioni di successione, ecc…
Questo è un sunto quasi omnicomprensivo dei numerosi post che negli ultimi anni compaiono sui Social -nei gruppi di settore– in merito alla ricerca/offerta, da parte degli assistenti notarili, di collaborazioni da remoto: c’è sia chi ha scelto di aprire la partita IVA per lavorare sempre e solo da remoto e chi, invece, è impiegato presso uno Studio Notarile ma offre -a distanza- la propria disponibilità, esperienza e professionalità per percepire delle entrate extra.
La domanda che riecheggia frequentemente nei corridoi degli Studi Notarili non è “se” un cambiamento radicale stia arrivando (di fatto è già qui) ma, piuttosto, “quanto” profondamente questo possa trasformare il modo di intendere l’attività notarile.
Mentre alcuni difendono il valore della presenza fisica per via del contatto umano, della socializzazione e della separazione tra vita privata e professionale, molti altri vedono nello Smart Working una risorsa indispensabile (leggi per un approfondimento l’articolo “Studi Notarili e Smart Working: tra paure (ingiustificate) e concrete opportunità”).
Questa flessibilità, infatti, viene spesso descritta come fondamentale per bilanciare le esigenze familiari, gestire la crescita dei figli o affrontare lunghe tratte da pendolari: sui Social emergono anche racconti carichi di rammarico per il tempo sottratto in passato agli affetti e riflessioni su come, pertanto, oggi la tecnologia possa migliorare la qualità della vita di un collaboratore notarile.
Si assiste, più in generale, alla poca propensione a lavorare totalmente da remoto e all’altrettanta poca inclinazione alla presenza in ufficio al 100% mentre fra chi vuol tornare ai vecchi schemi spesso ci sono coloro che non sanno come controllare i dipendenti a distanza e vogliono avere la certezza di un orario fisso e strumenti affidabili.
Molti suggeriscono che, probabilmente, la soluzione ideale potrebbe essere un modello ibrido (ad esempio 2 o 3 giorni in ufficio ed i restanti da casa): questo equilibrio, infatti, permetterebbe di mantenere il contatto umano e la gestione delle pratiche in presenza, garantendo al contempo quella serenità mentale e quella flessibilità necessarie per gestire la vita privata, specialmente nelle fasi più intense come -ad esempio- la crescita dei figli.
Le 3 sfide dello Smart Working nel settore notarile
“Il lavoro da remoto sfuma i confini tra vita privata
e responsabilità professionali.”
(Yang Lu)
Il settore notarile, storicamente -per ovvi motivi- ha sempre privilegiato la presenza fisica ed il contatto umano, tuttavia recenti ricerche e dati emergenti evidenziano che pensare al lavoro ibrido come ad un problema costituisca un errore metodologico perché, in realtà, ci troviamo di fronte a tre sfide distinte ma interconnesse tra loro: l’efficacia operativa, l’attrazione dei talenti e la salvaguardia del tessuto sociale.
#LA SFIDA DELL’EFFICACIA OPERATIVA
durante l’emergenza pandemica del Covid molti Studi Notarili hanno scoperto che il lavoro da remoto “funziona” ma le ricerche evidenziano come la produttività registrata in quel periodo era spesso frutto di una “modalità di sopravvivenza” che potrebbe non essere sostenibile nel lungo periodo. È -dunque- una prova che il remoto possa funzionare ma non una garanzia che sarebbe necessariamente così in un contesto ordinario.
Uno dei vantaggi maggiormente tangibili per il tuo Studio Notarile è il miglioramento dell’efficienza e della convenienza: liberati dal peso del pendolarismo quotidiano, infatti, i tuoi collaboratori possono reinvestire quelle ore in una concentrazione più profonda sulle pratiche, riducendo le distrazioni tipiche di un ufficio aperto al pubblico.
Secondo i dati, molti lavoratori riportano di essere più produttivi e di lavorare addirittura più ore quando operano da casa; inoltre, la possibilità per te di scalare i costi fissi — riducendo le spese per spazi fisici sovradimensionati, utenze e forniture — rappresenta un incentivo economico non trascurabile, capace di aumentare i margini di profitto del tuo Studio.
Tuttavia, l’efficacia non è priva di ombre: vi è il rischio concreto che i tuoi collaboratori da remoto tendano a diventare meno collaborativi con i colleghi in ufficio, minando la comunicazione tra i vari reparti del tuo Studio (successorio, immobiliare, societario, ecc..): questa frammentazione può portare, altresì, ad errori procedurali o a ritardi nel completamento delle pratiche.
#LA FLESSIBILITA’ COME NUOVO BENEFIT
se, in quanto notaio leader®, l’efficienza è la tua preoccupazione, una strategica gestione del “capitale umano” rappresenta la tua nuova sfida: oggi la domanda più frequente -durante i colloqui lavorativi– non riguarda più solo la retribuzione ma anche e soprattutto la policy adottata in merito al lavoro flessibile.
Il 98% dei lavoratori, difatti, esprime il desiderio di lavorare da remoto, almeno per parte del tempo: al fine di attirare giovani e brillanti collaboratori — la cosiddetta Generazione Z ed i Millennial, che già rappresentano una quota massiccia dell’attuale forza lavoro — il tuo Studio Notarile deve offrire qualcosa in più della sola stabilità.
Il lavoro da remoto è diventato un criterio di scelta fondamentale: si stima che tre lavoratori ibridi su dieci lascerebbero il proprio lavoro se venisse loro negata questa flessibilità; oltretutto, offrire opzioni di Smart Working permette al tuo Studio di attingere ad una pluralità globale di talenti, non più limitata dalla vicinanza geografica alla sede fisica del tuo ufficio.
Inoltre, il benessere dei tuoi collaboratori ne beneficia in modo evidente: il 71% dei lavoratori da remoto dichiara che questa modalità aiuta a bilanciare vita privata e professionale, riducendo lo stress legato alla gestione familiare (come l’accudire i figli o i genitori anziani) ed aumentando la lealtà verso il proprio datore di lavoro (leggi per un approfondimento l’articolo “Quanta sicurezza psicologica alimenti all’interno del tuo Studio Notarile?”).
Quando un tuo collaboratore si sente rispettato nella propria autonomia, la sua dedizione agli obiettivi del tuo Studio cresce proporzionalmente (leggi per un approfondimento l’articolo “Employer e Talent Branding: come attrarre e trattenere i migliori talenti nel tuo Studio Notarile”)
#IL RISCHIO DELL’ISOLAMENTO E LA CULTURA DELL’OSMOSI
nonostante i vantaggi del lavoro da remoto, esiste un dibattito profondo su ciò che il professor Mark Mortensen ha definito il “tessuto sociale“: il tuo Studio Notarile -infatti- non è solo un ufficio bensì, principalmente, un luogo di formazione.
Gran parte delle competenze si acquisiscono proprio per “osmosi“: ascoltando te o i tuoi collaboratori più esperti discutere circa una clausola o una procedura particolarmente complessa, osservando la gestione di un cliente particolare o partecipando a quei brevi scambi davanti ad un caffè o ad una sigaretta che spesso risolvono cruciali dubbi interpretativi.
Il lavoro da remoto mette a rischio questa trasmissione del sapere (know-how): il 90% dei lavoratori percepisce l’ufficio fisico come il luogo migliore per il mentoring, il lavoro di squadra e la socializzazione (leggi per un approfondimento l’articolo “Il Reverse Mentoring nel tuo Studio Notarile: come colmare il gap di competenze attraverso la collaborazione intergenerazionale”).
Senza interazione gomito a gomito, la sicurezza psicologica e la fiducia possono con il tempo erodersi: il rischio è che il tuo Studio diventi una somma di individui isolati piuttosto che una squadra coesa (leggi per un approfondimento l’articolo “Team building Notarile: quando nel tuo Studio la squadra unita fa la differenza”).
Il sentimento di solitudine e la difficoltà a sentirsi connessi ai colleghi (riportata dal 53% dei lavoratori remoti) nel lungo periodo possono minare la cultura ed i valori della tua organizzazione di Studio (leggi per un approfondimento l’articolo “Se la tua cultura di Studio è basata sui valori può fare la differenza”).
Inoltre, i confini tra vita e lavoro diventano pericolosamente sfumati: molti collaboratori trovano difficile “staccare“, con l’81% che controlla le email fuori orario ed un aumento generalizzato del burnout dovuto all’uso eccessivo di strumenti di comunicazione digitale (leggi per un approfondimento l’articolo “Come evitare burnout e rust-out nel tuo Studio Notarile”).
Pro e contro del lavoro da remoto nel tuo Studio Notarile
Di seguito un’analisi dettagliata sui principali vantaggi e sulle criticità del lavoro da remoto applicato alla realtà del tuo Studio Notarile.
L’adozione di un modello di lavoro agile può, infatti, generare benefici sostanziali sia per la tua struttura organizzativa che per il benessere dei tuoi singoli collaboratori, tuttavia il lavoro a distanza introduce sfide rilevanti che, se non adeguatamente monitorate, possono impattare sulla sicurezza e sulla coesione del tuo team di Studio.
PRO: i vantaggi del lavoro da remoto
- conciliazione vita-lavoro (Work-Life Balance): rappresenta il beneficio più sentito, specialmente per le madri che possono sia evitare di “lasciare” i figli a scuola sia gestire emergenze senza rinunciare ad una o più giornate lavorative. Permette di recuperare ore preziose trascorse nel traffico o sui mezzi pubblici, trasformandole in tempo di qualità per la famiglia o per se stessi. Circa il 75% dei lavoratori remoti evidenzia, infatti, una migliore gestione delle responsabilità familiari, con una riduzione dei livelli di stress ed una maggiore soddisfazione lavorativa ;
- aumento della produttività e della concentrazione: lavorare da casa presenta l’indubbio vantaggio di poter ridurre le costanti interruzioni tipiche di un ufficio aperto al pubblico, permettendo una maggiore concentrazione ed una focalizzazione più profonda, necessarie per istruire le pratiche più complesse in modo maggiormente veloce ed accurato;
- gestione delle emergenze e flessibilità: lo Smart Working si rivela una risorsa fondamentale in caso di infortuni (ad esempio una gamba ingessata), allerta meteo o per evitare l’accumulo di lavoro durante assenze forzate;
- sostenibilità per i pendolari: per chi affronta ore di viaggio quotidiane, il lavoro da remoto (anche solo per alcuni giorni a settimana) viene descritto come un fattore di sopravvivenza psicofisica;
- risparmio economico e recupero di tempo: grazie all’eliminazione del pendolarismo, i tuoi collaboratori possono risparmiare fino al 19% del proprio reddito annuale in costi di trasporto, convertendo il tempo perso nel traffico in ore di riposo o in attività produttive;
- capacità di attrarre i migliori talenti: considerando che il 98% dei lavoratori desidera forme di flessibilità, se il tuo Studio offre il lavoro da remoto può attingere ad una molteplicità di professionisti qualificati senza alcuna limitazione geografica;
- ottimizzazione dei costi di gestione: come notaio leader® puoi beneficiare di una sensibile riduzione delle spese per locazione (preferendo un ufficio di minori dimensioni), utenze e materiali di consumo ;
- garanzia di continuità operativa: un’infrastruttura predisposta per il lavoro da remoto ti assicura che il tuo Studio Notarile possa rimanere funzionale anche in caso di emergenze sanitarie o di crisi improvvise.
CONTRO: gli svantaggi del lavoro da remoto
- logistica e gestione dei clienti: negli Studi Notarili, specialmente in provincia, una parte significativa dei documenti viene ancora consegnata a mano da clienti e tecnici. La mancanza di uno o più collaboratori che ricevano le persone o che procedano all’acquisizione della documentazione in presenza può creare disagi con ricadute nei rapporti con la clientela;
- sovraccarico dei colleghi in presenza: esiste il rischio concreto che chi resta in ufficio debba “lavorare per due“, facendosi carico delle necessarie incombenze in presenza (ricevimento, fotocopie, assistenza immediata, ecc..) che il collaboratore da remoto, ovviamente, non può aiutare a gestire;
- perdita della socialità, isolamento e calo della collaborazione: molti collaboratori temono la “morte sociale” e l’apatia derivanti dall’isolamento, venendo di fatto a mancare il confronto quotidiano con i colleghi, la pausa caffè e quella sana adrenalina data dalla routine dell’ufficio. Il lavoro da remoto, infatti, può portare ad una riduzione del 25% del tempo dedicato alla collaborazione interpersonale, generando sentimenti di solitudine e frammentando la comunicazione all’interno del tuo team;
- difficoltà di concentrazione e motivazione: a differenza dei fautori del lavoro a distanza, per alcuni invece l’ambiente domestico offre troppe distrazioni e ritengono che senza la pressione e lo stimolo dell’ufficio la resa lavorativa potrebbe diminuire drasticamente;
- confusione tra vita e lavoro: il rischio dello Smart Working è che la testa rimanga “sempre lì“, con la tendenza a ricollegarsi la sera tardi o ad essere reperibili anche durante le ferie, portando ad una potenziale erosione del tempo libero (soprattutto per coloro che sono molto responsabili, ligi e perfezionisti). L’81% dei lavoratori remoti, infatti, tende a controllare le e-mail fuori dall’orario di lavoro, risentendo di un affaticamento digitale ed esponendosi ad un rischio concreto di burnout dovuto all’incapacità di “staccare“;
- rischi per la cybersecurity e la privacy: la gestione di dati sensibili su reti domestiche (di solito meno protette) aumenta la vulnerabilità ad attacchi hacker ed a furti di informazioni, con il 73% dei datori di lavoro che vede nello Smart Working una minaccia alla sicurezza dei dati. Oltre a ciò, l’efficienza del tuo collaboratore dipende strettamente dalla qualità sia del proprio hardware di casa che della connessione internet, i cui limiti possono rallentare l’iter delle sue attività;
- indebolimento della cultura di Studio e del mentoring: la mancanza di interazione in presenza rende difficile l’apprendimento sia per i nuovi assunti che per i tuoi collaboratori più senior e diluisce l’identità collettiva del tuo Studio (il 90% dei dipendenti ritiene -infatti- che il proprio sviluppo professionale avvenga meglio in presenza);
- difficoltà nel monitoraggio delle performance: senza una supervisione diretta potresti riscontrare difficoltà nel valutare i risultati dei tuoi collaboratori, temendo al contempo che l’operatività diventi meno gestibile.
Sebbene vi siano sia pro che contro una cosa è certa: devi smettere di pensare al lavoro da remoto come ad una “concessione” ed iniziare a vederlo come un modello operativo da progettare con cura.
Come puoi orientarti, dunque, in questo nuovo paradigma? La risposta non è nel rifiuto del lavoro da remoto ma in una gestione consapevole e strutturata che adotti un approccio efficace attraverso alcuni passaggi chiave:
- valutazione dei ruoli: non tutte le posizioni nel tuo Studio sono adatte al lavoro da remoto. È necessario che tu analizzi nel dettaglio quali attività richiedano una presenza sul posto di lavoro e quali possano essere svolte in autonomia anche da remoto;
- passaggio alla gestione delle prestazioni (“Performance Management”): devi superare il controllo basato sulle ore di presenza per abbracciare un monitoraggio fondato sui risultati e sulla qualità del lavoro prodotto (leggi per un approfondimento l’articolo “Potenzia il tuo Studio Notarile coltivando l’empowerment dei tuoi collaboratori”);
- investimento nella cultura di Studio: è fondamentale che tu programmi incontri in presenza obbligatori — riunioni periodiche, sessioni di aggiornamento professionale o attività di team building — per mantenere vivo il senso di appartenenza e garantire il mentoring ai collaboratori più junior;
- trasparenza e comunicazione: definisci regole chiare su orari di disponibilità e sui protocolli di comunicazione, in modo da prevenire il burnout e garantire che il tuo Studio funzioni come un orologio ben sincronizzato, anche a distanza.
Trova un equilibrio dinamico: il lavoro da remoto nel tuo Studio Notarile non è un problema da risolvere con un “sì” o un “no” categorico bensì un’opportunità evolutiva che ti richiede -in quanto notaio leader®– una nuova forma di leadership (leggi per un approfondimento l’articolo “Il modello della Leadership Situazionale nel tuo Studio Notarile: come funziona”).
Sebbene, infatti, le sfide legate alla sicurezza informatica ed al mantenimento della cultura di Studio siano significative, i benefici in termini di efficienza, risparmio economico ed attrazione dei talenti sono troppo grandi per essere ignorati.
Il notaio leader® è colui che sa coniugare l’antico prestigio della funzione con la flessibilità della modernità, creando un ambiente dove la tecnologia potenzia l’uomo senza isolarlo.
In questo scenario il lavoro ibrido flessibile non è la fine dello Studio tradizionale ma il suo aggiornamento e passo in avanti più importante e critico per sopravvivere e prosperare negli anni a venire.
In definitiva, la vera domanda non è “se il lavoro da remoto sia migliore di quello in presenza “ ma quale mix dei due renda il tuo Studio Notarile più resiliente e capace di generare valore: la sostenibilità dipende dalla capacità di mettere “tutte le carte in tavola ” e discutere onestamente su cosa generi efficacia e crei valore (leggi per un approfondimento l’articolo “Il Bilancio di Sostenibilità del tuo Studio Notarile rappresenta anche un potente strumento di Branding”).
Il futuro del tuo Studio Notarile non è necessariamente né al 100% in remoto né al 100% in presenza: è un modello ibrido “su misura” che riconosca sia i vantaggi del lavoro a distanza sia la necessità del confronto umano in presenza, per la migliore gestione ed il proficuo consolidamento dei rapporti all’interno del tuo team di Studio e con la clientela.
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