Nel tuo Studio Notarile i cali di produttività -che spengono l’entusiasmo dei tuoi collaboratori- non vanno combattuti facendo valere la gerarchia ma adottando una visione radicalmente nuova: devi essere un “architetto del coinvolgimento” per trasformare i periodi di stanca in una formidabile svolta collettiva.
“La scarsa gestione delle prestazioni,
la mancanza di visibilità,
le routine ripetitive e le limitate opportunità di crescita
possono provocare sentimenti di frustrazione, stagnazione e noia.”
(Octavia Goredema)
Quante fasi di stasi e stagnazione ha dovuto affrontare sino ad oggi il tuo Studio Notarile?
I cali di produttività non rappresentano solo una frenata del tuo Repertorio ma un vero e proprio segnale d’allarme proveniente dal tuo team di collaboratori: non si tratta necessariamente di pigrizia ma di un “periodo di stasi“, un momento in cui l’energia collettiva sembra evaporare, lasciando il posto ad una stanchezza cronica (leggi per un approfondimento l’articolo “Metodi per ridurre lo stress nel tuo Studio Notarile”).
Che il problema derivi da una diminuzione della motivazione, dallo stress lavorativo, dal burnout, dal disimpegno o dalla mancanza di opportunità di crescita, individuare la causa principale è fondamentale per aiutare i tuoi collaboratori a ritrovare la concentrazione e la produttività.
Chiamato più volte ad intervenire come consulente esterno, ho notato che i periodi di calo seguono spesso cicli prevedibili: la stanchezza post-chiusura dell’anno, il “limbo” di metà anno o la “letargia” che segue i grandi picchi di lavoro (soprattutto dopo luglio e dicembre).
Il rischio, per te, può essere rappresentato dal reagire con un irrigidimento laddove, invece, servirebbe una “scossa” alla tua organizzazione basata sull’empatia e sulla visione ad ampio spettro (leggi per un approfondimento l’articolo “Empatia: la testata d’angolo sulla quale il notaio leader® costruisce il proprio Studio Notarile”).
Riconoscere che esiste un problema è il primo passo, fondamentale e spesso il più difficile da compiere: infatti, ignorare un calo di morale o fingere che tutto vada bene non fa altro che allontanarti dai tuoi collaboratori, apparendo disconnesso dalla realtà quotidiana di “trincea“.
È necessario, invece, avere il coraggio di guardare oltre i numeri e comprendere che la produttività è un riflesso diretto del benessere emotivo del tuo team (leggi per un approfondimento l’articolo “Hai mai misurato il grado di felicità e di soddisfazione dei collaboratori del tuo Studio Notarile?”).
Come notaio leader® devi esercitare l’arte del coinvolgimento gestendo il calo di produttività attraverso la leadership partecipativa (leggi per un approfondimento l’articolo “Il modello della Leadership Situazionale nel tuo Studio Notarile: come funziona”).
Ciò ti richiede di cedere una “quota di controllo” per guadagnarne in termini di responsabilità diffusa: invece di micro-gestire ogni singola attività devi offrire ai tuoi collaboratori sia “padronanza” che responsabilità reali sul proprio lavoro, trasformandoli da meri esecutori a protagonisti dell’intero processo (leggi per un approfondimento l’articolo “Stai microgestendo il team del tuo Studio Notarile? Corri ai ripari!”).
Questo significa comunicare con trasparenza non solo l’urgenza delle scadenze ma il senso profondo dell’organizzazione del tuo Studio e come il contributo di ogni tuo collaboratore sia essenziale per il raggiungimento del risultato finale (leggi per un approfondimento l’articolo “Potenzia il tuo Studio Notarile coltivando l’empowerment dei tuoi collaboratori”).
Il coinvolgimento dei tuoi collaboratori si nutre attraverso una comunicazione bidirezionale: tu devi favorire uno “spazio sicuro” in cui i tuoi assistenti notarili possano sollevare dubbi, proporre miglioramenti ai processi o segnalare criticità prima che si trasformino in problematiche croniche (leggi per un approfondimento l’articolo “Quanta sicurezza psicologica alimenti all’interno del tuo Studio Notarile?”).
Quando ascolti attivamente, infatti, smetti di essere un “collo di bottiglia” decisionale e diventi un facilitatore, permettendo al tuo team di sentirsi valorizzato e, di conseguenza, naturalmente più produttivo (leggi per un approfondimento l’articolo “Padroneggia gli obiettivi dei tuoi collaboratori per guidare al meglio il tuo team”).
Identifica le cause dei cali di produttività
“Far finta che tutto sia rose e fiori
non farà sparire il problema,
può far sentire i dipendenti
come se fossi disconnesso dalla realtà.”
(Bryce McKinley)
Quali sono le cause che portano improvvisamente il tuo team a rallentare? Cosa spinge i tuoi collaboratori a perdere la motivazione? Come puoi migliorare il loro coinvolgimento? Cosa puoi fare quando un collaboratore solitamente con ottime prestazioni inizia a calare di rendimento?
Anche i collaboratori più motivati -difatti- possono attraversare momenti difficili sul lavoro e cadere in una fase di stallo: i segnali di un calo di rendimento lavorativo possono manifestarsi con lamentele da parte dei clienti o con alcuni comportamenti quali -ad esempio- frequenti ritardi, un elevato tasso di assenteismo o evidenti cambiamenti di atteggiamento oppure semplicemente con un calo percettibile della qualità del lavoro.
Spesso e volentieri una delle cause va individuata nel cosiddetto adattamento edonico ovvero quel fenomeno psicologico per cui ci si abitua anche alle attività che inizialmente trovavamo stimolanti, facendole diventare routine noiosa; la ripetitività di determinati compiti o la complessità della gestione burocratica possono spegnere l’entusiasmo anche dei tuoi collaboratori più brillanti (leggi per un approfondimento l’articolo “Strategie per alimentare una forza lavoro trainante nel tuo Studio Notarile”).
Il calo di produttività può anche derivare da ciò che viene evitato: una decisione difficile, un conflitto irrisolto tra colleghi o una pratica particolarmente complessa che continua ad essere rimandata (leggi per un approfondimento l’articolo “Come evitare burnout e rust-out nel tuo Studio Notarile”).
Come leva strategica potresti attivare ed effettuare regolarmente delle “mini-valutazioni delle prestazioni” che non siano finalizzate a giudicare i tuoi collaboratori ma a riflettere sui risultati passati, al fine di identificare cosa sta bloccando il flusso di lavoro: chiedersi “perché stiamo facendo fatica?” può essere il punto di partenza per (ri)trovare nuovi stimoli e leve motivazionali (leggi per un approfondimento l’articolo “Scarsa motivazione nei tuoi collaboratori di Studio? Suggerimenti pratici per intervenire.”).
Una pratica interessante è anche rappresentata dall’approccio definito “Respiro Collettivo” (Collective Breath): nelle fasi immediatamente successive ad un picco di lavoro estremo – pensa, ad esempio, alle settimane “folli” che precedono sia il periodo estivo sia la fine dell’anno– non dovresti “forzare la mano” per mantenere lo stesso ritmo bensì, al contrario, dovresti concedere un periodo di recupero ai tuoi collaboratori, un salutare “defaticamento”.
Infatti rallentare intenzionalmente per qualche giorno, riducendo l’intensità delle attività, permette al tuo team di ricaricarsi e di evitare il burnout, in quanto questo approccio non favorisce la pigrizia ma la sostenibilità: proprio come un atleta che non corre una maratona per poi andare subito in palestra a sollevare pesi.
Inoltre, è essenziale non spostare l’asticella del traguardo appena lo si raggiunge: celebrare le “piccole vittorie” e gratificare i tuoi collaboratori è basilare per mantenere alto il morale.
Un ringraziamento pubblico in una riunione di Studio o una cena offerta all’intero team non sono semplici gesti di cortesia ma potenti strumenti di consolidamento del legame professionale che ricordano al tuo team che il loro stress ha avuto un senso ed un riconoscimento (leggi per un approfondimento l’articolo “Non trascurare la teoria dell’aspettativa di Vroom nel tuo Studio Notarile”).
Anche l’ambiente fisico gioca un ruolo non trascurabile: se il tuo team è rimasto fisso per mesi davanti alle stesse pile di fascicoli, l’energia ristagna; in questi casi una “rinfrescata” primaverile o una riorganizzazione della disposizione interna dello Studio possono innescare -anche a livello inconscio- una ripartenza mentale (leggi per un approfondimento l’articolo “Nel tuo Studio Notarile si perseguono “digital detox & wellbeing”?”).
Inserire elementi naturali, migliorare l’illuminazione o semplicemente anche incoraggiare innovative riunioni “itineranti” all’aperto (le cosiddette “walk-and-talk”) può letteralmente fare miracoli sia per la creatività che per il morale.
Allo stesso modo, investire nello sviluppo personale e professionale -offrendo corsi di formazione, anche avanzati, o incarichi responsabilizzanti che sfidino le competenze attuali- dimostra ai tuoi collaboratori che investi nel loro futuro, riaccendendo in loro motivazione ed entusiasmo (leggi per un approfondimento l’articolo “Il “sense of belonging” nel tuo Studio Notarile: motore dell’entusiasmo e della motivazione”)..
Le concrete leve strategiche che puoi attivare per combattere i cali di produttività
Come già anticipato, devi smettere di agire come un mero supervisore per diventare un “architetto del coinvolgimento”, trasformando la stasi in un’opportunità di crescita collettiva.
Ovviamente, l’arte del coinvolgimento non è un concetto astratto ma un insieme di azioni concrete che mettono al centro il capitale umano del tuo Studio (leggi per un approfondimento l’articolo “Adotta il comportamentismo per migliorare il coinvolgimento e la motivazione nel tuo Studio Notarile”).
Di seguito una serie di leve strategiche che puoi attivare per riaccendere la produttività attraverso la partecipazione attiva:
- promuovi l’autonomia professionale: invece di limitarti a delegare attività, dovresti concedere ai tuoi collaboratori un’autonomia reale nella gestione delle pratiche, creando un sistema di responsabilità diffusa dove il risultato del singolo diventa motivo di orgoglio per l’intero Studio (leggi per un approfondimento l’articolo “Controllo e delega nel tuo Studio Notarile: un classico esempio di “uroboro”?”);
- favorisci una comunicazione bidirezionale e trasparente: supera il modello di comunicazione unidirezionale dall’alto verso il basso, devi ascoltare attivamente suggerimenti, dubbi e preoccupazioni del tuo team, facendo sentire ogni tuo collaboratore ascoltato e valorizzato (leggi per un approfondimento l’articolo “Oltre il talento: come costruire un team performante nel tuo Studio Notarile”);
- definisci obiettivi collaborativi: piuttosto che imporre nuovi limiti da superare, coinvolgi l’intera tua equipe di Studio nella revisione degli obiettivi, allineando le ambizioni personali dei tuoi assistenti notarili con i traguardi dello Studio (leggi per un approfondimento l’articolo “Potenzia il tuo Studio Notarile coltivando l’empowerment dei tuoi collaboratori”);
- celebra i “piccoli passi” ed i risultati intermedi: il riconoscimento costante degli sforzi profusi, anche attraverso un semplice ringraziamento o un encomio pubblico durante una riunione di Studio, previene la sensazione di sottovalutazione che spesso alimenta i cali di motivazione (leggi per un approfondimento l’articolo “Il riconoscimento tra pari nel tuo Studio Notarile per motivare e coinvolgere i tuoi collaboratori”);
- incentiva le attività stimolanti: per rompere la monotonia delle attività ripetitive, puoi proporre nuove “sfide” o attività trasversali che permettano ai tuoi collaboratori di uscire dalla propria zona di comfort al fine di dimostrare il proprio potenziale (leggi per un approfondimento l’articolo “Comfort, Crescita e Panico nel tuo Studio Notarile”);
- adotta l’approccio del “Respiro Collettivo“: dopo periodi di sforzo intenso, come -ad esempio- la chiusura di fine anno, concedi a tutto il team momenti lavorativi ad intensità ridotta, permettendo loro -senza sensi di colpa- di ricaricarsi e di evitare il burnout;
- coinvolgi il tuo team nella risoluzione dei problemi: quando la produttività cala non devi cercare le soluzioni da solo bensì invitare i tuoi collaboratori ad identificare i colli di bottiglia nei processi, rendendoli parte attiva del miglioramento organizzativo dello Studio (leggi per un approfondimento l’articolo “Il miglioramento continuo nel tuo Studio Notarile attraverso il metodo Kaizen (改善)”).
Un periodo di calo di rendimento non indica necessariamente che un tuo collaboratore abbia perso il proprio potenziale: più spesso segnala che qualcosa nella sua esperienza lavorativa necessita di attenzione.
In queste situazioni devi dare priorità alla comunicazione, al coinvolgimento, alla sicurezza psicologica ed allo sviluppo dei tuoi assistenti notarili, per aiutarli a riprendersi, a crescere ed a prosperare.
Affrontare un calo di produttività, pertanto, richiede “cuore”, empatia, ascolto attivo e la capacità di osservare il tuo Studio come un organismo vivente che “respira”.
Come notaio leader® che padroneggia l’arte del coinvolgimento non puoi limitarti a gestire un ufficio ma devi guidare una comunità di persone verso un obiettivo comune (leggi per un approfondimento l’articolo “Caratteri distintivi della leadership notarile: guidare senza comandare”).
Proprio quando l’energia sembra “piatta” è quello il momento in cui devi iniziare a porti le domande giuste per riattivare il coinvolgimento e la motivazione dei tuoi collaboratori.
Solo in tal modo potrai trasformare una fase di stanca in un’opportunità di crescita, facendo in modo che la tua organizzazione di Studio sia saldamente sostenuta da un team motivato, resiliente e profondamente coinvolto (leggi per un approfondimento l’articolo “L’Antifragilità del tuo Studio Notarile va oltre la resilienza”).
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