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WhatsApp Business e le nuove Community: strumenti utili per il tuo Studio Notarile

  • Posted on 16 Giugno 202216 Giugno 2022

Ci hanno abituati, di solito, che quando si parla di servizi “Business” o per “titolari di Partita IVA” non solo si paga ma anche di più rispetto ai cosiddetti clienti “retail”: con WhattsApp Business non è così.

WhatsApp Business (lanciata nel gennaio 2018), infatti, è un’applicazione gratuita per Android e iPhone sviluppata per aziende e professionisti che consente di comunicare in modo più efficace ed efficiente con i clienti: è caratterizzata da un’icòna con il simbolo di un fumetto e al centro una “B” di colore bianco (può essere scaricata dal Google Play Store e dall’App Store di Apple).

Come già saprai, WhatsApp è l’applicazione di messaggistica più utilizzata in tutto il mondo (1,3 miliardi di utenti attivi mensilmente) per scambiare messaggi di testo o vocali, inviare immagini, video o documenti ed effettuare gratuitamente telefonate con altri utenti che utilizzano il servizio (leggi per un approfondimento anche l’articolo “WhatsApp e Notai: galateo 2.0 per una comunicazione rispettosa”).

Facebook Inc. (attualmente Meta Platforms, proprietaria anche di instagram) nel febbraio del 2014 ha acquistato WhatsApp per 19 miliardi di dollari dai 2 fondatori Jan Koum e Brian Acton, che l’avevano creata nel 2009.

Se è vero che sarebbe buona norma adottare un “galateo” nelle comunicazioni tramite WhatsApp è altresì vero che, con un numero dedicato dello Studio Notarile, tramite WhattsApp Business è possibile creare un ulteriore ed interessante canale di comunicazione con la clientela ed in generale con l’utenza che necessita dei servizi notarili.

L’app WhattsApp Business oltre, come detto, ad essere gratuita consente di generare una relazione one-to-one con i clienti (aumentando la fidelizzazione), di presentare i propri servizi in maniera diretta, è semplice da utilizzare e più completa rispetto agli SMS, poiché permette di inviare messaggi non soggetti a limitazione di caratteri, file, immagini, audio ecc.

Con WhattsApp Business puoi creare un profilo pubblico nel quale condividere le informazioni principali dello Studio Notarile: logo, breve descrizione dello Studio, indirizzi, orari, email e link al sito.

Il tuo Studio Notarile può anche elencare, in un apposito catalogo, i servizi notarili erogati (inserendo foto, descrizioni, link a singole pagine del Sito Web Notarile): i clienti potranno facilmente consultarlo e sfogliarlo con la possibilità di inviare un messaggio allo Studio in caso di domande o chiarimenti; i clienti potranno altresì scegliere i servizi notarili a cui sono interessati e condividerli con i loro contatti.

WhattsApp Business ti permette anche di personalizzare per il tuo Studio Notarile la funzionalità che automatizza i messaggi: puoi infatti impostare una serie di messaggi che verranno inviati in maniera automatica all’utente qualora in quel momento lo Studio Notarile sia chiuso o nessuno possa rispondere (messaggi di benvenuto e di assenza, puoi anche impostare risposte rapide alle domande più frequenti).

Un’altra caratteristica molto utile di Whatsapp Business è la possibilità di creare etichette per organizzare i contatti del tuo Studio Notarile: potrai suddividerli in “categorie” specifiche come, ad esempio, “nuovo cliente”, “cliente abituale”, “da ricontattare”,  ecc…

Anche Whatsapp Business (come nella versione Messenger) consente di creare liste broadcast (da uno a molti) che permettono di inviare lo stesso messaggio a più persone contemporaneamente (fino ad un massimo di 256): ogni cliente riceverà un messaggio privato al quale potrà rispondere; ovviamente il cliente dovrà aver salvato il numero WhattsApp dello Studio Notarile in rubrica, altrimenti non potrà essere aggiunto alla lista.

Il tuo Studio Notarile, per esempio, potrebbe creare una lista broadcast con brevi consigli e chiarimenti giuridici a beneficio dei clienti, come anche potrebbe utilizzare WhattsApp Business per ricordare gli appuntamenti, come promemoria di un pagamento o per il ritiro di documenti.

Quando i tuoi clienti si avvalgono dei tuoi servizi notarili, potresti ricordare loro di salvare il numero WhattsApp del tuo Studio Notarile, al fine di poterli raggiungere agevolmente in un secondo momento.

Collegare la Pagina Facebook e l’account Instagram dello Studio Notarile

“La cosa più importante nella comunicazione

è ascoltare ciò che non viene detto.“

(Peter Drucker)

Può essere molto utile collegare l’ account WhatsApp Business dello Studio Notarile alla pagina Facebook e/o al profilo Instagram dello Studio per offrire ai tuoi clienti una modalità ulteriore per contattarti.

Se colleghi, infatti, la pagina Facebook o il profilo professionale Instagram all’account WhatsApp Business dello Studio Notarile, il numero di telefono apparirà come modalità di contatto nella pagina Facebook e/o nel profilo Instagram collegato: quando un cliente utilizza questa modalità di contatto, ha la possibilità di inviare un messaggio con un solo clic direttamente sull’ account WhatsApp Business dello Studio Notarile.

Una volta collegata la pagina Facebook dello Studio all’account WhatsApp Business dello Studio Notarile, puoi scegliere di sincronizzare le informazioni del tuo Studio Notarile presenti nella pagina Facebook con l’account WhatsApp Business.

Questa funzione ti permette di aggiornare automaticamente il tuo profilo WhatsApp Business con le informazioni presenti sulla pagina Facebook.

Allo stesso modo, collegando l’account professionale Instagram dello Studio con l’account WhatsApp Business dello Studio Notarile compare nel profilo Instagram, alla voce “contatta”, il tasto che rimanda a WhatsApp grazie al quale sarà più semplice ed immediato per i clienti entrare in contatto e interagire con il tuo Studio Notarile.

WhatsApp Community

Il 14 aprile 2022 WhattsApp ha lanciato “Community”, la nuova funzionalità che consente di aggregare gruppi separati in un gruppo più grande (un super-gruppo), secondo la struttura più congeniale.

Community contiene inoltre nuovi e potenti strumenti per gli amministratori, tra cui l’invio di avvisi a tutti e la facoltà di scegliere quali gruppi includere e quali no.

Sono previste anche ulteriori nuove funzionalità:

  • Reazioni: sono state implementate su WhatsApp le reazioni con emoji, per condividere la propria opinione senza inondare le chat con nuovi messaggi;
  • Moderazione delle chat: gli amministratori del gruppo potranno rimuovere messaggi inappropriati o problematici da tutte le chat;
  • Condivisione di file: questa funzione arriverà a supportare file fino a 2 gigabyte, per favorire la collaborazione in ambito lavorativo;
  • Chiamate vocali allargate: saranno introdotte chiamate vocali, con un solo tocco, fino a 32 partecipanti contemporanei e con un nuovo design, per tutte le volte in cui parlare dal vivo è più immediato ed efficace che chattare.

Community consente di riunire i gruppi in uno spazio dedicato e di assegnare loro un nome personale con una breve descrizione e una foto profilo: ogni Community consente di poter riunire 10 gruppi al massimo, divisi per diverse tematiche.

Un amministratore che gestisce più gruppi contemporaneamente può creare una Community in cui aggiungere tutti i gruppi che amministra.

Una volta composta una Community, al suo interno si creerà in automatico la chat Annunci, al cui interno i moderatori possono inviare delle comunicazioni importanti per tutti gli iscritti: in questo modo gli utenti potranno rimanere aggiornati in ogni momento.

Le Community sono private (non possono essere “ricercate” su WhattsApp) ed i messaggi sono protetti con la crittografia end-to-end, per consentire solo a mittenti e destinatari di accedere a quanto viene postato.

Per il tuo Studio potrebbe essere molto utile unire sotto un’unica Community dello Studio Notarile più Gruppi come, ad esempio, “Dipendenti Sede principale”, “Dipendenti Recapito”, “Immobiliare”, “Societario”, “Famiglia e Successorio”, ecc…, a cui veicolare messaggi e/o comunicazioni dello Studio di interesse globale.

Nelle Community nessun altro se non l’amministratore (o gli amministratori) hanno facoltà di postare contenuti, così da ridurre il caos e trasformare l’app di messaggistica in una comoda bacheca.

Gli amministratori delle Community hanno facoltà di aggiungere Gruppi e rimuoverli ma anche di bloccare singoli utenti dei gruppi stessi: questi ultimi non possono commentare i messaggi postati dall’amministratore della Community ma se, ad esempio, non si collabora più con una determinata persona, l’amministratore può procedere autonomamente nella rimozione dalla Community, anche qualora non sia l’amministratore dello specifico sotto-gruppo.

Ogni utilizzatore di WhatsApp potrà decidere nelle impostazioni dell’app se abilitare o meno Community: questo consente di avere un controllo maggiore sulle chat ed evitare di essere aggiunti dove non si vuole, ovviamente per i sotto-gruppi dello Studio Notarile tale funzione sarà utile che venga abilitata.

WhattsApp Business, integrazione con la Pagina Facebook e con l’account Instagram e la funzionalità “Community”: tutte frecce al tuo arco per migliorare ed efficientare l’organizzazione del tuo Studio Notarile!

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