In un contesto di distrazione digitale perpetua il tuo Studio rischia di annegare nel “lavoro superficiale“. Scopri come l’architettura del silenzio e la filosofia del Deep Work di Cal Newport possano restituirti il bene più prezioso: la capacità di concentrazione assoluta per generare continuativamente valore.
“La capacità di concentrarsi intensamente
è un’abilità che deve essere addestrata.”
(Cal Newport)
Entrare in uno Studio Notarile significa, spesso, immergersi letteralmente nel ronzio incessante della tecnologia: notifiche di posta elettronica, computer in attività, telefoni che squillano unitamente al flusso continuo di clienti in cerca di risposte immediate.
In questo scenario, tu e ciascuno dei tuoi collaboratori rischiate di trasformarvi in quello che Cal Newport definisce un “router umano di rete“, un individuo che passa la giornata a smistare informazioni anziché elaborarle.
Il problema non è solamente organizzativo ma olistico: Cal Newport, professore di informatica alla Georgetown University, nel suo libro “Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World” (“Deep Work: regole per un successo focalizzato in un mondo distratto”) ha coniato il termine Deep Work (lavoro profondo) per descrivere le attività svolte in uno stato di concentrazione privo di distrazioni e che spingono le capacità cognitive al loro limite massimo (leggi per un approfondimento l’articolo “L’”apertura mentale attiva” di Daniel Kahneman nel tuo Studio Notarile”).
Questi sforzi creano nuovo valore reale, migliorano le tue abilità e competenze e sono difficili da replicare (quindi molto preziosi), eppure la nostra società iper-connessa sta spingendo verso una cultura del “lavoro superficiale” (shallow work): ovvero attività necessarie ma cognitivamente non impegnative, spesso eseguite in uno stato di distrazione come avviene -ad esempio- con il multitasking (leggi per un approfondimento l’articolo “Slow Working nel tuo Studio Notarile: rallentare per raggiungere equilibrio e produttività”).
Secondo te, perché gli Studi Notarili sono diventati così vulnerabili alla distrazione?
La risposta risiede nel cosiddetto “principio della minima resistenza”: in mancanza di chiari indicatori di impatto sulla produttività a lungo termine, tendiamo verso comportamenti che risultano essere più agevoli nell’immediato.
Ad esempio, rispondere immediatamente ad un’email o partecipare ad un appuntamento non programmato ci fanno sentire “occupati” e, per estensione, produttivi. Tuttavia, Newport avverte: la sensazione di essere sempre occupati è spesso usata come surrogato della produttività in assenza di obiettivi chiari.
In tutti gli Studi Notarili, compreso il tuo, la cultura della connettività perenne ha generato l’aspettativa di una risposta in tempo reale: tutto ciò ha un costo neurologico devastante chiamato residuo di attenzione.
Quando, infatti, passi bruscamente dall’analisi di una clausola contrattuale alla risposta ad un’email non importante, una parte della tua attenzione rimane ancorata all’attività precedente.
Sai qual è il risultato di tutto ciò?
Le prestazioni sulla nuova attività sono inferiori e la tua capacità di tornare in profondità all’attività precedente è compromessa per minuti, se non per ore: il residuo di attenzione non è solo un fastidio, rappresenta un vero e proprio rischio professionale.
Newport sostiene che il Deep Work stia diventando sempre più raro proprio nel momento in cui risulta essere sempre più prezioso, in quanto in un’economia basata sull’informazione ci sono tre categorie di “vincitori”:
- chi può lavorare con software intelligenti;
- le “superstar” nel proprio campo;
- i proprietari di capitali.
Per te, in quanto notaio leader®, diventare una “superstar” significa possedere due abilità fondamentali:
- la capacità di padroneggiare rapidamente concetti complessi;
- la capacità di generare risultati ragguardevoli in termini di qualità e velocità.
Queste abilità dipendono interamente dalla profondità: la scienza dell’apprendimento ci insegna, infatti, che per padroneggiare un’attività cognitivamente impegnativa è necessaria una pratica deliberata (che consiste nell’esercitarsi in una determinata attività in maniera strutturata ed orientata al miglioramento continuo della performance).
Neurologicamente, la concentrazione intensa (il Deep Work appunto) consente alla mielina di isolare i circuiti neurali rilevanti, rendendo il “firing”dei neuroni più veloce ed efficiente (ovvero il processo biofisico mediante il quale una cellula nervosa genera e trasmette un impulso elettrico, noto come potenziale d’azione).
Pertanto, se lavori distratto, questo processo di isolamento non può avvenire: se non coltivi la profondità la tua competenza ristagnerà rendendoti vulnerabile e sempre più incapace di generare valore continuativamente.
Come adottare il Deep Work nel tuo Studio Notarile
“Abbandonare le masse distratte
per unirsi ai pochi focalizzati
è un’esperienza trasformativa.”
(Cal Newport)
Ti starai sicuramente domandando come può il tuo Studio Notarile, per sua natura aperto al pubblico e sottoposto alle urgenze, implementare proficuamente il Deep Work.
A tal proposito – come suggerito da Newport- puoi adottare uno dei seguenti quattro approcci di pianificazione, modulabili in base alle diverse esigenze del tuo Studio:
1) approccio monastico: consiste nel minimizzare drasticamente le distrazioni superficiali isolandoti quasi completamente. Poiché risulta essere particolarmente “radicale” può essere applicato solo per periodi limitati;
2) approccio bimodale: divide il tempo in blocchi definiti. Ad esempio, potresti dedicare due giorni alla settimana esclusivamente al lavoro di analisi e redazione, in un ambiente che faciliti la concentrazione intensa e profonda, lasciando gli altri tre giorni per stipule, consulenze e gestione del personale;
3) approccio ritmico: risulta essere quello più praticabile in quanto consiste nel creare una routine quotidiana, ad esempio riservando le prime tre ore del mattino (dalle 8:30 alle 11:30) al Deep Work, prima di controllare le email, di iniziare a ricevere telefonate e clienti o di interagire con i tuoi collaboratori. Trasformare la profondità in un’abitudine, infatti, agevola la tua forza di volontà;
4) approccio giornalistico: consiste nell’immergerti in uno stato di profondità ovunque se ne presenti l’occasione. Si caratterizza per essere una modalità adatta solo ai “veterani” della concentrazione, poiché richiede la capacità di attivare e disattivare il focus istantaneamente.
Un aspetto critico evidenziato da Newport riguarda il design degli uffici: molti Studi Notarili, difatti, hanno adottato open space per favorire la collaborazione, sebbene questi siano spesso “nemici giurati” del Deep Work a causa delle distrazioni visive e sonore.
La soluzione ideale proposta da Cal Newport è il modello “Hub-and-Spoke” ovvero il tuo Studio dovrebbe prevedere e predisporre sia degli “Hub” (spazi comuni) dove tu ed i tuoi collaboratori possiate incontrarvi, scambiarvi idee ed interagire, sia degli “Spoke” (uffici singoli e silenziosi) dove possiate ritirarvi per la concentrazione profonda sulle attività da svolgere. L’obiettivo è quello di ottimizzare separatamente la collaborazione ed il pensiero profondo, anziché sacrificarli entrambi in un ambiente caotico.
Allenare il “muscolo” della concentrazione
Il Deep Work è il potere di concentrarti senza distrazioni su un’attività cognitivamente impegnativa: ti consente di padroneggiare rapidamente informazioni complesse e di produrre risultati migliori in meno tempo; un vero e proprio “superpotere” nella nostra economia sempre più competitiva.
La concentrazione non è un’attitudine innata ma un’abilità che puoi allenare come se fosse un muscolo.
Se durante ogni momento di noia (come l’attesa in uno studio medico, in metro, in fila alla posta o in Banca, ecc..), estrai il telefono per controllare i Social media, stai allenando il tuo cervello alla distrazione perpetua (leggi per un approfondimento l’articolo “Nel tuo Studio Notarile si perseguono “digital detox & wellbeing”?”).
Per invertire questa tendenza e trasformare la tua mente e le tue abitudini, Cal Newport individua e suggerisce quattro regole a supporto dell’abilità di concentrarti senza distrazioni:
#LAVORARE IN PROFONDITÀ
la prima regola è quella di ritagliarti del tempo per un lavoro approfondito e di creare delle routine che ti aiutino a raggiungere questo stato di concentrazione;
#ACCETTARE LA NOIA
la seconda regola riguarda l’allenamento del cervello a concentrarsi, abituandoti alla noia invece di cercare sempre nuovi stimoli: nel nostro mondo iper-connesso ci siamo adattati a riempire ogni momento libero con rapide distrazioni provenienti dai nostri dispositivi. Newport sostiene che questo continuo cambio di attività allena negativamente il nostro cervello a non tollerare mai la noia, il che compromette la nostra capacità di concentrazione;
#SELEZIONARE I SOCIAL MEDIA
la terza regola mette in discussione i Social media più diffusi, domandandosi se siano effettivamente necessari o utili. Newport non sta dicendo che tutti i Social media siano negativi ma che dovremmo essere più attenti a quali strumenti utilizzare, in base a come effettivamente contribuiscono al nostro lavoro ed ai nostri obiettivi personali;
#RIDURRE IL LAVORO SUPERFICIALE
l’ultima regola si concentra sulla riduzione del lavoro superficiale, ovvero le attività semplici e reiterate che riempiono le nostre giornate ma non creano valore aggiunto.
Un errore comune, inoltre, consiste nel ritenere che il Deep Work significhi lavorare più ore: al contrario, Newport promuove la produttività a orario fisso, attraverso la quale stabilire un orario di fine giornata invalicabile (ad esempio le 18:30), costringendoci ad una gestione più rigorosa del tempo e favorendo la selezione delle attività davvero importanti.
Per staccare davvero, poi, è fondamentale il “rituale di chiusura” (shutdown ritual): al termine della giornata esamina le attività in sospeso ed assicurati di avere un piano per affrontarle, dopodiché pronuncia una frase rituale come, ad esempio, “chiusura completata” segnalando al tuo cervello che è possibile rilasciare i pensieri legati al lavoro, eliminando in tal modo la tendenza della mente a continuare a “ruminare” sulle attività incompiute.
Questo tempo di inattività non è pigrizia, ma risulta necessario per ricaricare l’energia neurale richiesta per la profondità del giorno successivo.
L’implementazione di questi princìpi richiede da parte tua una comunicazione trasparente con il tuo team di Studio: devi evidenziare apertamente il rapporto tra lavoro profondo e superficiale, arrivando a quantificare la profondità di ogni attività (ad esempio, quanto tempo trascorre un tuo collaboratore a rispondere a telefonate che potrebbero essere gestite da un sistema di segreteria automatica o in orari prestabiliti?).
Newport suggerisce anche, nelle comunicazioni via e-mail, di inviare messaggi che “chiudono il cerchio“, proponendo già opzioni e soluzioni per minimizzare lo scambio ed evitando messaggi vaghi che generino risposte infinite.
La concentrazione profonda costituisce una via verso la soddisfazione personale e professionale: la teoria del “Flow” di Mihaly Csikszentmihalyi, ad esempio, suggerisce proprio che i momenti migliori della nostra vita non sono quelli di relax passivo bensì quelli in cui il nostro corpo o la nostra mente sono tesi al limite per realizzare qualcosa di difficile ed utile.
Quello appena descritto è lo stato di coscienza in cui siamo completamente immersi ed assorbiti in un’attività, provando massimo benessere, alta concentrazione e prestazioni ottimali, spesso perdendo la percezione del tempo e del sé.
Il Deep Work, dunque, rappresenta il ritorno alla sacralità dell’impegno intellettuale: in un mondo che corre in superficie se hai il coraggio di andare in profondità non solo stipulerai atti migliori ma riscoprirai il senso profondo e gratificante della tua professione.
Come giustamente afferma Newport “non serve un lavoro raro, ma un approccio raro al proprio lavoro“.
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