Tra rogiti in sospeso e scadenze imminenti la tua mente e quella dei tuoi collaboratori spesso non riescono a staccare, rimanendo prigioniere di un “loop mentale” incessante. Scopri come la psicologia delle “attività interrotte” condizioni la quotidianità lavorativa ed adotta strategie concrete per trasformare la tensione cognitiva in un potente motore, preciso e produttivo.
“La chiave sta nel trasformare l’effetto Zeigarnik
da un fastidio subconscio
ad uno strumento mentale deliberato.”
(Jonathan H. Westover)
Immagina la scena, a te familiare come a molti tuoi colleghi: la giornata in Studio è terminata, le luci si spengono ma mentre torni a casa la tua mente continua a scorrere ossessivamente le clausole di quell’atto di compravendita non ancora ultimato o i dettagli di una successione particolarmente intricata.
Nonostante il desiderio di rilassarti, il tuo cervello sembra rifiutarsi di archiviare la pratica, riproponendo i medesimi interrogativi come una notifica insistente che non può essere cancellata: questo fenomeno non costituisce una semplice manifestazione di stress bensì una vera e propria architettura cognitiva nota con il nome di “effetto Zeigarnik“.
Identificato per la prima volta negli anni ’20 dalla psicologa russa Bluma Zeigarnik, questo principio suggerisce che il nostro cervello tende a ricordare le attività incomplete o interrotte molto meglio di quelle portate a termine.
L’intuizione originaria nacque osservando i camerieri in un frequentato caffè di Berlino: essi riuscivano a ricordare perfettamente gli ordini non ancora pagati, mentre perdevano ogni memoria dei dettagli non appena il conto veniva saldato.
Dunque, una volta che un’attività è stata ultimata il nostro cervello libera la “coda mentale” mentre il lavoro incompiuto rimane lì, come una “finestra del browser” lasciata aperta e che consuma preziose risorse in background.
Nella stragrande maggioranza degli Studi Notarili, dove i “lavori in corso” rappresentano la norma piuttosto che l’eccezione, questo effetto è ovviamente amplificato: minute in attesa di revisione, atti e scadenze in sospeso e problematiche giuridico/fiscali da risolvere si contendono costantemente lo spazio mentale, creando quella che viene definita “scheggia cognitiva“.
Sebbene questo meccanismo sia evolutivamente utile per garantire la nostra sopravvivenza, assicurandoci di non dimenticare compiti vitali, nell’ambiente di lavoro può trasformarsi in un drenaggio costante di energia mentale.
Ti starai domandando, a questo punto, per quale motivo il nostro cervello non “molla la presa“.
Ciò avviene perché quando iniziamo un’attività il nostro cervello crea una sorta di “tensione specifica del compito“, uno stato di attivazione cognitiva che mantiene l’attività da svolgere “accesa” nella memoria: è come aprire un circuito elettrico dove la corrente (la nostra attenzione) continua a fluire finché il circuito non viene chiuso con il completamento dell’azione.
Questa tensione non riguarda solo la memoria ma genera un vero e proprio impulso che ci spinge a riprendere e terminare ciò che abbiamo iniziato (ovvero l’innata tendenza psicologica a voler completare un’attività interrotta o incompiuta).
Nel tuo Studio Notarile questa dinamica è esasperata da diversi fattori connaturati alla professione: la gestione contemporanea di molteplici pratiche, infatti, fa sì che ci sia sempre qualcosa in sospeso, mantenendo la mente in uno stato di richiamo costante.
A tutto ciò si aggiungono i tempi lunghi di alcune pratiche e l’imprevedibilità delle richieste dei clienti che portano ad un prolungamento del carico mentale, lasciando poco spazio a quel senso di chiusura che il cervello, al contrario, brama.
Le conseguenze di questa “spazzatura cognitiva” sono evidenti e tangibili: le attività incompiute non occupano solo spazio nel calendario ma rubano attivamente la concentrazione necessaria per il “lavoro profondo” (Deep Work), aumentando lo stress ed il rischio di burnout all’interno del tuo Studio (leggi per un approfondimento l’articolo “Perché il Deep Work aumenta la concentrazione nel tuo Studio Notarile”).
Il cervello, infatti, preoccupato di non dimenticare ciò che è rimasto in sospeso, continua a tornare su quei punti, rendendo quasi impossibile la separazione tra vita professionale e privata e disturbando persino il tuo sonno.
L’effetto Zeigarnik causa pensieri persistenti sulle attività che devi ancora ultimare perché il tuo cervello è alla ricerca di una chiusura: questo fenomeno non rappresenta una scelta conscia ma una risposta automatica della nostra mente che, detestando i “vuoti” o le sequenze interrotte, continua a riproporre l’attività finché non riceve il segnale definitivo di completamento (la cosiddetta “perceptual closure”).
Per te, inoltre, il peso della responsabilità professionale aggiunge un ulteriore strato di tensione: quando l’esito di un atto ha un impatto profondo sulla vita dei tuoi clienti e per te ricadute psicologiche derivanti dai rischi professionali, infatti, l’attività incompiuta non è solo una voce in una lista di cose da fare ma un “peso e dovere etico” che la tua mente si rifiuta di ignorare.
Come trasformare l’effetto Zeigarnik in strumento di efficienza nel tuo Studio Notarile
“Puoi fare due cose contemporaneamente,
ma non puoi concentrarti efficacemente
su due cose contemporaneamente.”
(Gary Keller)
Non devi vedere l’effetto Zeigarnik esclusivamente come un nemico: se gestito correttamente, al contrario, può diventare un eccezionale strumento di efficienza. La chiave di volta non consiste nel cercare di eliminare questa tendenza naturale ma nell’imparare ad incanalare l’energia mentale che essa genera per migliorare la qualità del lavoro ed il benessere del tuo team (leggi per un approfondimento l’articolo “Hai mai misurato il grado di felicità e di soddisfazione dei collaboratori del tuo Studio Notarile?”).
Di seguito 4 approcci che potresti mettere in atto:
#1. PIANIFICARE PER RILASCIARE LA TENSIONE
uno dei modi più efficaci per placare l’ansia da attività incompiuta è la pianificazione scritta: il semplice atto di delineare un piano dettagliato per il completamento delle attività può fornire al tuo cervello un sollievo psicologico simile a quello della effettiva conclusione. Dettagliare, a fine giornata, le attività del giorno successivo consente alla tua mente di considerare quel compito come “gestito“, chiudendo simbolicamente il cerchio di quella giornata. Tutto ciò può essere agevolmente gestito attraverso l’uso sistematico di checklist (liste di controllo) e strumenti di gestione delle pratiche che “scaricano” il peso della memoria su un sistema gestionale affidabile (leggi per un approfondimento l’articolo “Cos’è urgente e cosa è importante nel tuo Studio Notarile? Scoprilo con la Matrice di Eisenhower”).
#2. LA REGOLA DEL “PROSSIMO PASSO” E DEI DUE MINUTI
per evitare che le grosse pratiche (come, ad esempio, un’operazione societaria complessa) diventino opprimenti è fondamentale scomporle in micro-attività sequenziali: questo approccio riduce il carico cognitivo e fornisce al cervello piccoli traguardi che rilasciano dopamina, mantenendo alta la motivazione. Se un’attività continua a tormentarti, dedicare alla stessa anche solo due minuti per fare un piccolo progresso può interrompere il ciclo di fissazione ossessiva, segnalando al cervello che l’azione è in movimento. Poiché, infatti, il cervello tende a ricordare con vivida chiarezza solo ciò che è rimasto in sospeso o è stato interrotto, si può cadere nell’errore percettivo di vedere la propria giornata come un susseguirsi di “pendenze” e piccoli fallimenti, dimenticando rapidamente le attività concluse con successo. Riconoscere questa tendenza è fondamentale per mantenere una sana autostima e non farsi schiacciare dal peso delle attività ancora aperte (leggi per un approfondimento l’articolo “Procrastinazione e sindrome dell’impostore affliggono il tuo Studio Notarile? Scopri come governarli”).
#3. SFRUTTARE IL “CLIFFHANGER” (FINALE IN SOSPESO) STRATEGICO
potresti anche utilizzare l’interruzione intenzionale per migliorare la qualità del tuo lavoro: infatti, proprio come le serie TV terminano una stagione con un momento di tensione per assicurarne il ricordo e far crescere l’attesa, tu potresti interrompere volutamente un’attività complessa proprio quando stai affrontando una parte di essa particolarmente intricata. Questa “pausa strategica” consente al tuo subconscio di continuare ad elaborare il problema in background, portando spesso ad intuizioni risolutive (i cosiddetti “momenti eureka“) proprio quando riprendi il lavoro.
#4. SINGOLE ATTIVITA’ COME ANTIDOTO AL CAOS
il multitasking può dare l’illusione della produttività mentre spesso non è altro che un dispendio inutile di energie: ogni nuova attività, iniziata senza chiudere la precedente, costituisce -infatti- un’interruzione che aggiunge carico cognitivo. Al contrario, focalizzarsi su una singola attività alla volta consente di svuotare lo spazio mentale per lasciare spazio all’attività successiva, riducendo la fatica decisionale e migliorando la precisione richiesta dall’attività notarile (leggi per un approfondimento l’articolo “Slow Working nel tuo Studio Notarile: rallentare per raggiungere equilibrio e produttività”).
L’importanza di “chiudere il cerchio”
In quanto notaio leader® devi essere consapevole che l’effetto Zeigarnik può influenzare sia te che il tuo team di Studio e la tua organizzazione del lavoro: spingere i tuoi collaboratori verso scadenze impossibili o incoraggiare un ambiente caratterizzato da costanti interruzioni può solamente portare ad un senso di fallimento ed al disimpegno.
Se i tuoi assistenti notarili avvertono che il loro carico di lavoro è costituito da una serie infinita di “loop aperti” (cicli continui) fuori dal loro controllo, lo stress interno alla tua organizzazione aumenterà drasticamente, incrementando il rischio di turnover (leggi per un approfondimento l’articolo “Metodi per ridurre lo stress nel tuo Studio Notarile”).
Risulta fondamentale, pertanto, un radicale cambio di paradigma: invece di subire passivamente i pensieri intrusivi legati alle pratiche aperte, tu ed il tuo team dovreste imparare ad “orchestrare” le interruzioni in modo strategico. Attraverso una gestione consapevole, infatti, è possibile trasformare quello che appare come un rumore di fondo in un potente motore per la memoria e per la produttività.
È essenziale, dunque, che tu -come notaio leader®– promuova una “cultura della chiusura” incoraggiando i tuoi collaboratori a stabilire punti chiari di arresto per le attività non ancora terminate e ad utilizzare strumenti tecnologici (come ad esempio software di tracciamento del tempo e della gestione delle attività) che li aiutino a monitorare i progressi senza la necessità di costanti richiami mentali.
Dovresti sempre sforzarti di comprendere il carico cognitivo del tuo team, aiutandolo a dare priorità a ciò che conta davvero ed evitando di trasformare l’effetto Zeigarnik in un pericoloso boomerang.
In definitiva, come hai avuto modo di comprendere, l’effetto Zeigarnik non è un difetto del nostro “sistema operativo mentale” ma una sua caratteristica distintiva: è proprio questo meccanismo che ti rende -nel tuo lavoro- meticoloso, costante e determinato nella ricerca dei dettagli.
Tuttavia, senza una gestione consapevole, questa forza può trasformarsi in un peso che logora il benessere e l’efficienza del tuo team e della tua intera organizzazione di Studio.
Imparare a “canalizzare” questa tensione cognitiva significa riconoscere quando è il momento di lasciare incompiuta un’attività (avendo però un piano d’azione chiaro) e quando invece è necessario forzare la chiusura per liberare risorse mentali.
Implementando rituali di chiusura e sistemi di supporto tecnologico il tuo Studio Notarile può trasformare il “brusio” delle attività in sospeso in una vera e propria “sinfonia” volta alla produttività.
Il successo non deriva dal fare troppe cose contemporaneamente ma dal comprendere cosa conta di più, fornendo al tuo cervello la sicurezza che ogni “cerchio” mentale sarà completato a tempo debito.
Come correttamente afferma Gary Keller: “non è che abbiamo troppo poco tempo per fare tutte le cose che dobbiamo fare, è che sentiamo il bisogno di fare troppe cose nel tempo che abbiamo.”
