Sono sicuro che ti capita di andare in Studio prima dei tuoi Assistenti Notarili, di uscire dopo di loro e di recarti in Ufficio, a volte, anche il sabato o la domenica: il tuo tempo, prezioso, può essere meglio governato attraverso la Matrice di Eisenhower
Gli 86.400 secondi che abbiamo a disposizione ogni giorno sembrano non bastarci mai, tanto è vero che desidereremmo avere, se si potesse, giornate lavorative di 24 ore per riuscire a fare tutto ciò per cui il tempo non è mai sufficiente!
In realtà nessuno di noi vorrebbe passare intere giornate solo a lavorare (a risentirne sarebbe immediatamente il nostro stato psicofisico!) ma poi finiamo per ritenere (o qualcuno ci convince di ciò), sbagliando, di essere sommersi da urgenze ed a quel punto ci spingiamo a desiderare giornate lavorative di 24 ore per cercare di placare le nostre “ansie da prestazione operativa”.
Quelle 86.400 monete d’oro -i secondi- (proprio come nella parabola dei talenti) possiamo farle fruttare al meglio oppure perderle allo scoccare della mezzanotte, quando altre 86.400 monete ci verranno nuovamente messe a disposizione dal Tempo.
Tutti i secondi a nostra disposizione si esauriscono con il passare del tempo: non possiamo accumularli, metterli da parte e nessuno ce li restituirà se li sprechiamo.
Tuttavia, quando riusciremo a fermarci ed a guardarci alle spalle potremmo accorgerci che non abbiamo realmente impiegato le nostre monete d’oro nelle cose veramente importanti ma, probabilmente, in buona parte, in cose ritenute erroneamente “urgenti” o in attività non importanti né urgenti.
Come saggiamente afferma Richard Koch: “il nemico non è il tempo, ma l’uso che ne facciamo”.
Quante volte, nell’arco della giornata, pensiamo a cose che dovremmo fare, che sarebbe opportuno eseguire, utili allo Studio Notarile, ma poi, seppur pieni di buoni propositi, ci ritroviamo assorbiti dalle emergenze?
Quante volte hai pensato che avresti dovuto prestare maggiore attenzione ai tuoi collaboratori, motivarli, formarli, ma poi pressato dalle problematiche incombenti, hai dovuto riconsiderare le tue priorità?
Adesso immagina di avere tutto il tempo del mondo: identifica quelle tre attività a cui ti dedicheresti e che rappresenterebbero una grande svolta per il tuo Studio Notarile.
A cosa ti dedicheresti: quali sarebbero le tre attività sulle quali ti concentreresti ed impiegheresti tutto il tempo a tua disposizione?
Ora rispondi a te stesso: ad oggi, a queste tre attività, quanto tempo in realtà in media riesci concretamente a dedicare?
Sicuramente poco e ti stai rispondendo che ciò avviene “perché dovrei riuscire a trovare il tempo”, “ho così tante cose a cui pensare che adesso non avrei proprio il tempo per dedicarmici”, “le farò quando avrò tempo”.
Il notaio leader® non si può permettere di gestire il presente senza nel contempo pianificare il futuro: quali sono dunque quelle tre attività che, svolte oggi, rappresenterebbero una grande differenza per il tuo Studio Notarile domani?
Anche l’attività di Branding Notarile® (leggi per un approfondimento l’articolo “Branding Notarile®: come far emergere la tua identità (autorevole ed affidabile) o quella del tuo Studio Notarile”), per esempio, richiede che vi si dedichi la giusta attenzione e soprattutto il tempo adeguato affinché risulti efficace.
Dovresti tendere a governare la tua “prospettiva temporale”, ovvero prendere decisioni con un orizzonte temporale che nel lungo periodo ti consenta di ottenere risultati strepitosi, privilegiando quelle attività che per te ed il tuo Studio Notarile possano rappresentare una grande differenza per il futuro.
La vera domanda di fondo è dunque: “come posso fare ad utilizzare meglio il mio tempo?”
La Matrice di Eisenhower
“Le cose davvero importanti sono raramente urgenti
e le cose urgenti sono raramente davvero importanti.
Le cose poco importanti diventano urgenti
per la mancanza di pianificazione.“
(Dwight David Eisenhower)
La Matrice di Eisenhower, nota anche come quadranti di Eisenhower, “matrice urgente/importante” o anche Matrice di Covey, rappresenta un quadro per l’assegnazione delle priorità e la gestione dei carichi di lavoro.
Prende il suo nome da Dwight D. Eisenhower, detto Ike, brillante generale e 34° Presidente degli Stati Uniti d’America dal 1953 al 1961.
Eisenhower, infatti, era noto per i suoi elevati livelli di produttività, a tal punto che il suo approccio rivolto alla determinazione di obiettivi e alla gestione del tempo è stato studiato a fondo da molte persone, tra cui Stephen Covey che nel libro “The 7 Habits of Highly Effective People” (tradotto in italiano con “Le 7 regole per avere successo”) riassume le idee di Eisenhower in un semplice strumento per l’assegnazione delle priorità alle attività: appunto la Matrice di Eisenhower.
Per ottenere l’eccellenza nella gestione del tempo occorre essere sia efficaci che efficienti: dobbiamo dedicare il nostro tempo alle cose importanti e non solo a quelle urgenti.
La Matrice serve ad ordinare le priorità distinguendo le urgenze dalle attività superflue e imparando a classificare le cose da fare durante la giornata in base al grado di urgenza e di importanza.
Il concetto di “importante” è ovviamente soggettivo: ciò che è importante per me può non esserlo per te e ciò che è importante oggi potrebbe non esserlo in un altro momento della tua vita.
Le priorità sono legate ai nostri valori, princìpi ed obiettivi e pertanto possono essere diverse per ciascuno di noi: imparare a gestirle con la consapevolezza della nostra scala di valori è però fondamentale per una efficace gestione del tempo, soprattutto quando si lavora in team.
Il concetto di “urgente”, invece, è oggettivo e dipende unicamente dalla variabile tempo: tendenzialmente va applicato a quelle attività che richiedono attenzione immediata o comunque a brevissima scadenza.
La Matrice, come puoi vedere nell’immagine alla fine di questo articolo, presenta 4 quadranti (per semplicità identificati con Q1, Q2, Q3, Q4) con un incrocio tra la linea orizzontale dove sono presenti i campi “urgente” e “non urgente” e la linea verticale dove sono presenti i campi “importante” e “non importante”.
Quadrante 1: da fare immediatamente (urgente/importante)
Il primo quadrante (Q1) è denominato “da fare immediatamente” ed è quello in cui collocare tutte quelle attività che sono allo stesso tempo urgenti ed importanti. Si tratta di attività che devono essere svolte subito, che hanno chiare conseguenze ed un impatto sui tuoi obiettivi a lungo termine.
Sono le attività in cima ai tuoi pensieri e che molto probabilmente ti stressano di più di tutte le altre.
Quadrante 2: da fare in un secondo momento (non urgente/importante)
Il secondo quadrante (Q2) è denominato “da fare in un secondo momento” ed è qui che vanno elencate le attività che non sono urgenti ma che sono comunque importanti: queste hanno un impatto sui tuoi obiettivi a lungo termine, ma non devi per forza svolgerle subito, puoi programmarle per un momento successivo.
Affronterai queste attività subito dopo quelle che si trovano nel primo quadrante.
Quadrante 3: da delegare immediatamente (urgente/non importante)
Il terzo quadrante (Q3) è denominato “da delegare immediatamente” e qui inserirai le attività che sono urgenti ma non importanti: devono essere completate subito, ma non hanno alcun impatto sui tuoi obiettivi a lungo termine.
Dal momento che non hai un interesse personale nei confronti di queste attività e il loro completamento probabilmente non richiede delle competenze specifiche, potrai delegarle ad altri membri del tuo team. Delegare le attività è uno dei modi più efficienti per gestire il tuo carico di lavoro e per offrire al tuo team l’opportunità di ampliare le proprie competenze ed accrescere la loro responsabilità.
Quadrante 4: da non fare assolutamente (non urgente/non importante)
Una volta esaminata la tua lista di cose da fare e aggiunte le attività ai primi tre quadranti, noterai che ne saranno rimaste poche: si tratta di quelle che non sono né urgenti né importanti.
Queste distrazioni non importanti e non urgenti ti sono semplicemente d’intralcio mentre cerchi di raggiungere i tuoi obiettivi: inserisci dunque nel quarto quadrante (Q4), denominato “da non fare assolutamente“, queste attività residuali della tua lista delle cose da fare.
Notaio Leader®, Studio Notarile e Matrice di Eisenhower
“Leadership: l’arte di riuscire a far fare a qualcuno
quello che tu vuoi perché lui lo desidera.”
(Dwight David Eisenhower)
Il notaio leader® non è solo quello capace di arrivare alle persone e di farle sentire a proprio agio, di trasmettere concetti difficili in modo semplice, di coccolare il cliente, di fargli comprendere anche l’importanza della figura notarile (perché la cosa più difficile é superare l’idea del Notaio come “burocrate che mette solo una firma”) ma è colui che padroneggia plurime competenze trasversali (comunicazione, formazione, management, marketing, nuovi media, ecc..) o che si avvale di professionisti che possano affiancarlo in tali ambiti.
Quando si approccia uno strumento come la Matrice di Eisenhower diventa fondamentale mettere nero su bianco una “lista della spesa delle cose da fare” (tecnicamente una “to do list”).
Ciò dispenserà la tua mente dalla necessità costante di memorizzare le attività da svolgere ed al contempo ti “responsabilizzerà” per i compiti a cui hai dato priorità.
Stabilisci un limite massimo di compiti che puoi includere in ogni quadrante in funzione della tua attività notarile.
Un consiglio può essere sicuramente quello di pianificare a fine giornata le priorità del giorno successivo, in modo tale da avere la giornata già organizzata: nota bene, non parliamo dell’Agenda degli appuntamenti ma dell’organizzazione delle attività in funzione dell’importanza e dell’urgenza con cui dovranno essere svolte.
Affinché la Matrice possa funzionare al meglio sarà utile eliminare tutte le fonti di distrazione che potrebbero farti perdere tempo durante la giornata.
Ricorda che il tuo nemico numero uno (ed anche della Matrice di Eisenhower) è la tendenza a procrastinare: rimandando le attività, infatti, rischierai di trovarti con una To do list lunghissima e non sarai più in grado di gestire le priorità.
Dunque, le attività che inserisci nella Matrice devono essere portate a termine; ovviamente ne potranno subentrare delle altre ma proprio perché alcune attività entrano nella Matrice, altre necessariamente ne devono uscire, in un modo o nell’altro.
Tieni bene a mente che per migliorare la gestione delle ore dedicate alla propria attività, oltre a fissare le priorità per poter successivamente conseguire il risultato a cui si aspira, si può ricorrere ad uno strumento fondamentale: delegare.
Attribuire i compiti meno importanti ai propri dipendenti, infatti, offre come vantaggio principale quello di coinvolgerli maggiormente negli obiettivi dello Studio Notarile: sarà consigliabile, però, che sia tu a valutare quali compiti assegnare per ordine d’importanza, stabilendo le scadenze e decidendo il grado di importanza nei tempi della consegna della mansione, soprattutto ed a maggior ragione se si tratta di questioni importanti ed urgenti (quadrante Q1).
Per poter applicare nel miglior modo possibile la Matrice di Eisenhower dovresti cominciare a sperimentarla nell’arco di una settimana attraverso l’organizzazione della tua vita (esatto! puoi usarla anche a livello personale, oltre che professionale) e della tua attività, cercando di dare priorità al Quadrante 2 della Matrice, per iniziare a comprendere se si verifica quel cambiamento nell’approccio con le incombenze che ritieni importanti e non urgenti.
Ciò, infatti, dovrebbe consentirti di non farti cogliere impreparato nel caso si verificassero le urgenze importanti del Quadrante 1, essendo pronto ad affrontarle con calma.
Quanto detto più sopra potrebbe altresì consentirti di bilanciare le attività che rientrano nel terzo quadrante (Q3), ovvero quelle non urgenti e non importanti, governando il tempo con assoluto controllo.
Il tuo tempo è una risorsa scarsa, preziosa, ma soprattutto devi dedicarlo a ciò che è realmente importante.
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