L’Intelligenza Artificiale (AI) non è il sostituto dell’intelletto umano ma il nuovo “timone tecnologico” del notaio leader®: tra obblighi dell’AI Act, legge nazionale sull’AI e difesa degli archivi proprietari scopri come ridisegnare la Governance nel tuo Studio notarile.
“Quando si tratta di Intelligenza Artificiale,
non si può pensare al pilota automatico.
È necessario avere dei copiloti.”
(Maria Cantwell)
Oggi il tuo Studio Notarile si trova di fronte ad un salto tecnologico vertiginoso con una fondamentale consapevolezza: non basta adottare l’Intelligenza Artificiale (AI), occorre tracciarne in modo rigoroso i confini (leggi per un approfondimento l’articolo “L’Intelligenza Artificiale nel tuo Studio Notarile? Non è così lontana quanto potrebbe sembrare”).
Tecnicamente l’AI rappresenta quell’insieme di tecnologie informatiche che consente di simulare capacità cognitive, comportamenti ed esecuzione di compiti umani (leggi per un approfondimento l’articolo “Analisi controfattuale ed Intelligenza Artificiale nel tuo Studio Notarile”).
[⚠️ Spoiler: troverai alla fine dell’articolo l’E-book in PDF con il Memorandum per Governance ed operatività dell’AI nello Studio Notarile -con linee guida per i tuoi collaboratori-]
Giuridicamente il Regolamento UE n. 1689/2024 (AI Act) la definisce come un sistema automatizzato progettato con livelli di autonomia variabili, che deduce dall’input (immissione di comandi) come generare output (previsioni, raccomandazioni, decisioni) capaci di influenzare ambienti fisici o virtuali.
A livello nazionale il legislatore italiano è intervenuto con la Legge 23 settembre 2025, n. 132, il cui art. 13 fissa un principio cardine: l’utilizzo dell’AI nelle professioni intellettuali è finalizzato al solo esercizio di attività strumentali e di supporto, con la netta prevalenza del lavoro intellettuale oggetto della prestazione.
Per te dunque, in quanto notaio leader®, questa “rivoluzione” non rappresenta la fine della professione bensì la “dipartita” dell’interfaccia tradizionale così come la conosciamo: muore pertanto la concezione che un essere umano debba passare la giornata a cliccare su maschere con svariati campi da compilare.
La conversazione -infatti- diventa l’interfaccia principale, tuttavia l’attuale AI rimane priva di giudizio, incapace di comprendere il contesto sociale e normativo in quanto lavora su basi probabilistiche e statistiche e pertanto:
- non conosce ma predice;
- non comprende ma simula coerenza linguistica;
- non intende ma associa.
Dunque, l’AI affianca l’uomo ma non lo rimpiazza (leggi per un approfondimento l’articolo “La coesistenza della “Magnifica humanitas” e dell’AI all’interno del tuo Studio Notarile”).
La manipolazione statistica del linguaggio da parte dell’AI calcola la probabilità che una parola segua l’altra, simulando una logica che solo l’osservatore disattento può scambiare per ragionamento: pertanto, rimangono tue prerogative esclusive (ovvero dell’intelletto umano):
- l’interpretazione della norma;
- la qualificazione giuridica dell’atto;
- l’indagine della reale volontà delle parti.
Nel quadro dell’AI Act il notaio leader® opera come “deployer” (ovvero l’utilizzatore professionale o istituzionale di un sistema di Intelligenza Artificiale) ossia colui che utilizza un sistema di AI sotto la propria responsabilità, comportando ciò degli obblighi precisi:
- conoscere il funzionamento ed i limiti del sistema;
- implementare adeguate misure di controllo proporzionate al rischio;
- conservare la documentazione d’uso per garantire la tracciabilità e adempiere ad un dovere di trasparenza ed informativa nei confronti dei clienti.
La qualificazione del rischio è essenziale: come notaio leader®, svolgendo una funzione pubblica che incide sulla certezza del diritto, ti collochi nell’alveo delle attività ad “alto rischio“ e ciò si verifica ogni qualvolta l’AI venga da te utilizzata per influenzare materialmente il processo decisionale sulla sostanza dell’atto o della fattispecie logico-giuridica.
Al contrario, se l’impiego dell’AI è confinato ad attività procedurali – come ad esempio la formattazione, la riorganizzazione di dati non strutturati, il miglioramento stilistico di testi o la gestione dei calendari e del CRM – l‘attività è considerata a rischio minimo o nullo e non subisce i vincoli delle attività ad alto rischio.
In tale contesto l’obbligo di informativa al cliente, sancito dall’art. 13 della Legge 132/2025, non deve ridursi ad un mero adempimento burocratico, il quale non farebbe altro che indebolire la percezione della qualità del servizio: l’informativa deve pertanto chiarire “chi fa cosa“.
Un approccio comunicativo vincente, suggerito dal CNN, è quello definito “a contrario“: l’informativa dovrebbe infatti evidenziare con chiarezza non solo dove l’AI supporta lo Studio (gestione di promemoria, ricerche preliminari, catalogazione) ma -soprattutto- dove essa non sarà mai impiegata ovvero nell’indagine della volontà delle parti, nell’adeguare il contenuto contrattuale alla legge e nel garantire la legalità dell’atto; in tal modo l’informativa rassicura il cliente e valorizza il tuo apporto intellettuale.
Punti di forza ed opportunità strategiche dell’adozione dell’AI nel tuo Studio Notarile
“Non si tratta di macchine che sostituiscono gli esseri umani,
ma di macchine che aumentano gli esseri umani.”
(Robin Bordoli)
L’adozione dell’AI nel Management dello Studio Notarile ti offre indiscutibili e concreti punti di forza ed opportunità applicative, organizzati su tre livelli di fruizione:
1) organizzativo;
2) assistenziale;
3) documentale.
A livello organizzativo ti permette di azzerare i tempi morti nella gestione contabile, nell’automazione dei processi amministrativi, delle scadenze, dei promemoria e del Customer Relationship Management (CRM). La predisposizione intelligente delle agende ottimizza l’efficienza interna, mentre la generazione di report predittivi e di tabelle grafiche sull’andamento dello Studio ti forniscono una chiara bussola per le scelte strategiche e per la sostenibilità economica della tua organizzazione (leggi per un approfondimento gli articoli “Il piano di Marketing del tuo Studio Notarile con l’AI” e “Il Bilancio di Sostenibilità del tuo Studio Notarile rappresenta anche un potente strumento di Branding”).
A livello assistenziale l’opportunità risiede nello sviluppo di modelli di elaborazione del linguaggio naturale (NLP – Natural Language Processing) verticalizzati sulla professione notarile: come ad esempio l’assistenza nella ricerca normativa e giurisprudenziale, la consultazione rapida di banche dati e la sintesi di orientamenti dottrinali che consentono di condensare in pochi minuti ore di ricerche complesse. Inoltre, il supporto nell’analisi del rischio riciclaggio e nella prevenzione delle frodi dota il tuo Studio di uno strumento efficace ed efficiente per adempiere a complessi obblighi di compliance.
A livello documentale i vantaggi si manifestano nella traduzione assistita di testi giuridici, nel riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per digitalizzare e indicizzare documenti analogici, nonché nella comparazione automatizzata di documenti per individuare eventuali anomalie.
Nella redazione dell’atto l’AI opera come assistente a diversi livelli: si passa dal ruolo di “compilatore di campi” (estrazione automatica di dati anagrafici e trascrizione da visure) a quello di “compilatore guidato di clausole”, che propone la clausola adatta analizzando i dati oggettivi, fermandosi rigorosamente prima della generazione autonoma dei contratti, attività che violerebbe la personalità della prestazione.
Infine, una delle opportunità più innovative è sicuramente rappresentata dalle Agent Skills (competenze degli Agenti AI) in quanto la tecnologia ha ormai superato la fase in cui i prompt/comandi o le istruzioni erano legati ad un singolo fornitore: le Agent Skills sono -infatti- pacchetti modulari di istruzioni, script e risorse che insegnano ad un Agente di Intelligenza Artificiale a svolgere compiti specifici o flussi di lavoro complessi collegandosi a software gestionali, banche dati, archivi, ecc….
Da quando è avvenuto il rilascio di standard aperti come il Model Context Protocol (MCP ovvero lo standard introdotto dalla società Anthropic per permettere ai modelli di Intelligenza Artificiale di connettersi in modo semplice e sicuro a strumenti, file, database e servizi esterni) il metodo di lavoro del tuo Studio può essere codificato in file agnostici (ovvero file o formati di dati progettati per funzionare su qualsiasi sistema operativo, dispositivo o software, senza essere legati ad un produttore specifico).
L’MCP non è un modello nè un’app: è l’infrastruttura, il protocollo che mette in comunicazione l’AI con tutto il resto del tuo mondo digitale. E’ un “adattatore universale”, per cui chi crea un software (ad esempio il tuo gestionale di Studio) deve predisporre una volta sola il proprio “adattatore” MCP in modo che qualsiasi Intelligenza Artificiale compatibile possa collegarsi ed iniziare a lavorarvi.
Questo significa che le procedure proprietarie del tuo Studio non sono più un know-how volatile ma diventano un patrimonio tangibile, capitalizzabile e portabile: il vantaggio competitivo che ne deriva risiede nel saper codificare il tuo metodo di lavoro all’interno di skill specifiche e di altissima qualità.
Un ulteriore elemento di complessità riguarda l’impiego di più sistemi di AI che lavorano contemporaneamente: gli esperimenti condotti su architetture multi-Agente (come la batteria di test CooperBench di Stanford) dimostrano che far collaborare più Agenti non produce automaticamente risultati migliori, anzi spesso peggiora le performance complessive a causa di conflitti redazionali e duplicazioni degli errori.
Per questo motivo devi adottare una vera e propria Procedura Comportamentale per i tuoi Agenti AI, volta a definire con precisione i confini di responsabilità di ogni singola macchina, le modalità di archiviazione della memoria ed i punti esatti di interazione con il tuo team di Studio.
Il principio dello “Human-in-the-Loop”
Proprio per evitare che i tuoi Agenti AI agiscano al di fuori del perimetro autorizzato, le regole basilari devono diventare vincoli integrati nel software del tuo Studio: la supervisione umana deve essere effettiva.
A tal fine, prima di delegare qualunque mansione ad un Agenti AI, il tuo Studio deve implementare un Protocollo operativo per un’adozione consapevole, strutturato in cinque fasi:
- qual è l’obiettivo? Occorre definire con precisione il risultato atteso. Chiedere all’AI di “gestire le pratiche” non è un obiettivo mentre chiederle, al contrario, di “identificare le clausole mancanti in una minuta rispetto ad un elenco di controllo interno” lo è;
- qual è l’ambito d’azione dell’Agente AI? È fondamentale stabilire quali azioni l’Agente AI non possa compiere autonomamente, bloccando preventivamente tutte quelle operazioni che producono effetti definitivi o difficilmente reversibili, come l’invio di comunicazioni o l’assunzione di impegni;
- che cosa può fare da solo? Bisogna delimitare le attività a bassa criticità e reversibili (come ad esempio estrarre dati in tabelle) che la macchina può svolgere autonomamente, dedicando l’attenzione umana alle decisioni di maggior rilievo;
- quando deve richiedere l’intervento umano? L’Agente AI deve essere addestrato a riconoscere l’incertezza, arrestandosi immediatamente quando si imbatte in fonti contraddittorie o documenti mancanti;
- che cosa viene monitorato? È necessario registrare ogni azione compiuta, consentendo un controllo continuo dei flussi.
L’avvento dell’AI ti impone una sfida epocale che si gioca sul piano dell’alfabetizzazione digitale (la cosiddetta AI Literacy) e del ri-orientamento delle competenze professionali (il cosiddetto reskilling): poiché, come già detto, la normativa richiede la tua supervisione attiva e la prevalenza dell’intelletto umano, la competenza tecnologica cessa di essere una soft skill accessoria per trasformarsi in un requisito strutturale della diligenza professionale del notaio leader® in quanto non puoi sorvegliare ciò che non comprendi (leggi per un approfondimento l’articolo “Individua le lacune di competenze e le esigenze formative del tuo Studio Notarile”).
Ad esempio, il prompt engineering (il processo di ideazione, strutturazione e ottimizzazione dei comandi di input -chiamati prompt- da fornire ai sistemi di Intelligenza Artificiale generativa per ottenere risposte precise, pertinenti e di alta qualità) rappresenta un esercizio di alta qualificazione giuridica.
Ti richiede, infatti, di aver già compreso a monte la fattispecie astratta, di aver individuato le variabili rilevanti e di saper guidare la macchina con precisione certosina verso la soluzione corretta: il valore aggiunto del tuo Studio Notarile risiede nella capacità di orchestrare l’interazione con l’algoritmo, comprendendo con sensibilità tecnico-giuridica quando fidarsi dello strumento e quando, invece, diffidarne radicalmente dinanzi a impercettibili ma pericolosissime allucinazioni e distorsioni cognitive (leggi per un approfondimento l’articolo “Il tuo Studio Notarile ai tempi dell’AI”).
La velocità di esecuzione non deve mai andare a discapito della profondità di analisi: attraverso un piano strutturato di formazione interna e l’adozione di un’architettura di sicurezza, come notaio leader® eserciti il tuo dominio intellettuale sulla procedura digitale, garantendo in tal modo che l’atto notarile rimanga squisitamente e responsabilmente umano e sotto il tuo controllo e la tua responsabilità.
Predisponi, dunque, le Linee Guida per i collaboratori del tuo Studio Notarile, nel rispetto dell’AI Act e della Legge 132/2025, utilizzando il Memorandum per la Governance e l’operatività dell’AI.
RICEVI L’E-BOOK IN PDF CHE TI CONSENTIRA’ DI ADOTTARE L’AI NEL TUO STUDIO NOTARILE NEL RISPETTO DELLA NORMATIVA
MEMORANDUM PER GOVERNANCE ED OPERATIVITÀ
(LINEE GUIDA PER I TUOI COLLABORATORI)
Che cosa contiene l’E-BOOK (8 pagine PDF)
Il Memorandum è strutturato in sei brevi capitoli, ciascuno volto ad affrontare una specifica criticità tecnico-giuridica:
1. CORNICE NORMATIVA E RESPONSABILITÀ LEGALE
- Il Notaio come Deployer: definisce i cinque obblighi fondamentali derivanti dal Regolamento UE n. 1689/2024 (AI Act), con le relative scadenze temporali;
- La Legge 132/2025 e la prevalenza umana: analizza l’art. 13 della normativa italiana, chiarendo come l’AI sia limitata ad attività di mero supporto strumentale;
- Informativa “a contrario”: fornisce al personale la regola operativa per l’informativa ex art. 13, focalizzata sul chiarire al cliente non tanto dove l’AI è usata, ma dove non verrà mai impiegata.
2. I LIVELLI DI FRUIZIONE DELL’AI E LA REDAZIONE DELL’ATTO
- Livello Organizzativo e Assistenziale: regole di gestione per CRM, agende intelligenti e ricerche preliminari di dottrina e giurisprudenza;
- I tre livelli redazionali: mappa con precisione i confini tra il Compilatore di Campi, il Compilatore Guidato di Clausole ed il Redattore Autonomo.
3. OPERATIVITÀ E STANDARDIZZAZIONE DELLE AGENT SKILLS
- Standardizzazione delle Agent Skills: spiega come cristallizzare le procedure proprietarie dello Studio notarile in file agnostici ed esportabili;
- Le 4 regole basilari per la progettazione e l’uso delle skill di Studio: istruzioni per evitare skill monolitiche ma, al contrario, basate sulla logica “istruzione -> limite -> piano B”.
4. LA SUPERVISIONE UMANA ED IL PROTOCOLLO OPERATIVO
- Il paradosso dall’assuefazione mentale: analizza i dati relativi all’approvazione umana standard in automatico delle richieste degli Agenti, causata dall’assuefazione mentale (automation bias);
- Le 5 fasi del Protocollo operativo: fornisce una griglia di verifica strutturata per incorporare le policy direttamente come vincoli del sistema informatico.
5. DIFESA DEGLI ARCHIVI E COLLABORAZIONE MULTI-AGENTE
- La dualità degli archivi: distingue tra archivio pubblico (soggetto a sola consultazione puntuale, non a scraping massivo) e archivio riservato (know-how dello Studio);
- Scudi legali: linee guida per l’attivazione del Diritto Sui Generis sulle banche dati (art. 102-bis L. 633/1941) e del Segreto Commerciale (artt. 98-99 CPI).
- Procedura Comportamentale per Agenti multi-AI: norme per governare i sistemi multi-Agente alla luce della ricerca CooperBench di Stanford, limitando la memoria a scadenza ed evitando l’estrazione passiva di dati identificativi.
6. PROTOCOLLI DI VERIFICA E REDAZIONE CONGIUNTA PER I COLLABORATORI
- I quattro test di validazione operativa per i collaboratori: schede d’istruzione per eseguirli periodicamente;
- Checklist giornaliera: una tabella riassuntiva di controllo per ogni fase del lavoro in Studio.
Il documento si conclude con una sezione per la firma cartacea o digitale per presa visione e accettazione di ciascun collaboratore, formalizzando così l’obbligo di conformità e di alfabetizzazione digitale (AI Literacy) all’interno dello Studio.
