Adotta i KPI all’interno del tuo Studio Notarile

La gestione del capitale umano rappresenta il tuo vero vantaggio competitivo: l’adozione degli Indicatori Chiave di Prestazione (KPI) può far evolvere il tuo Studio Notarile consentendoti di monitorare la produttività, trattenere i migliori talenti ed allineare ogni collaboratore alla tua visione strategica.

“Misura ciò che è misurabile,

e rendi misurabile ciò che non lo è.”

(Galileo Galilei)

Ormai è una delle poche certezze: come notaio leader® navighi quotidianamente tra trasformazione digitale, necessità di coinvolgere e motivare il tuo team e sfide dettate dal lavoro ibrido.

La domanda che devi porti non è più se il tuo Studio sia efficiente bensì come puoi verificarlo: la risposta risiede nei KPI o Indicatori Chiave di Prestazione (Key Performance Indicators) ovvero le metriche della forza lavoro che ti consentono di valutare l’influenza dei tuoi collaboratori sui risultati economico-finanziari e sulla strategia organizzativa adottata.

Un KPI (Key Performance Indicator) non è un semplice numero ma una misura quantificabile utilizzata per valutare l’efficacia con cui la tua organizzazione di Studio raggiunge i propri obiettivi organizzativi chiave: e bada bene che non tutto ciò che è misurabile è un KPI, lo diventano solo quelle metriche che hanno un legame diretto con la strategia organizzativa.

Per applicare correttamente questi strumenti all’interno del tuo Studio Notarile occorre innanzitutto distinguere tra due livelli gestionali:

  • gestione tattica: comprende le attività operative e di conformità basilari -di solito gestite dal tuo commercialista-  quali l’elaborazione delle buste paga, la rilevazione delle presenze, la gestione amministrativa delle assunzioni ed i relativi adempimenti;
  • gestione strategica: riguarda le iniziative orientate al futuro ed alla creazione di valore, come lo sviluppo di percorsi di formazione, il miglioramento della produttività, i programmi di fidelizzazione dei collaboratori e la pianificazione dell’avvicendamento nei ruoli chiave del tuo Studio.

Gli indicatori di prestazione si articolano in 5 aree fondamentali:

1. PRODUTTIVITÀ E QUALITÀ DEL LAVORO SVOLTO

In un passato non molto lontano, misurare (solo “a vista”) la produttività sembrava in apparenza più semplice ed agevole: ti bastava camminare lungo il corridoio per osservare chi trai tuoi collaboratori fosse seduto alla scrivania concentrato tra faldoni e carteggi o impegnato in una conversazione telefonica di lavoro.

I tempi sono cambiati e, con l’ascesa del lavoro da remoto o ibrido, già diversi collaboratori ormai hanno cominciato ad operare fuori dalla tua vista diretta, rendendo obsoleti -di fatto- i vecchi “metodi di controllo”: pertanto, il nuovo approccio e la diversa mentalità stanno virando verso la “qualità del lavoro svolto rispetto alle ore lavorate” (leggi per un approfondimento l’articolo “Studi Notarili e Smart Working: tra paure (ingiustificate) e concrete opportunità”).

Nel tuo Studio Notarile, misurare la produttività significa:

2. RECLUTAMENTO ED INSERIMENTO DEI TALENTI

Attrarre collaboratori qualificati richiede metriche di selezione accurate:

  • tempo di copertura del ruolo: ovvero la durata dell’intero processo, dalla pubblicazione dell’offerta di lavoro all’accettazione della proposta da parte del neo assunto;
  • costo per assunzione: l’impegno economico-finanziario complessivo sostenuto per inserire una nuova risorsa;
  • qualità e provenienza dei candidati: la possibilità di ricorrere anche al lavoro da remoto ti consente di ampliare il bacino di reclutamento senza limiti geografici, ottimizzando i costi salariali in base al costo della vita delle differenti aree.

In questo contesto hai a disposizione un nuovo strumento che non è solo una piattaforma ma un vero e proprio alleato strategico: NotarJob.it, il Portale del Lavoro Notarile.

NotarJob.it è l’innovativa piattaforma specializzata esclusivamente nel settore notarile che si avvale dell’Intelligenza Artificiale (AI) per incrociare le caratteristiche dei profili ricercati dagli Studi Notarili con le competenze presenti nei curricula dei candidati registrati sul Portale.

L’obiettivo è proprio quello di rendere più veloce, qualificata ed efficace la ricerca del personale notarile abbattendo notevolmente i tempi ma soprattutto i costi (leggi per un approfondimento l’articolo “Ricerca del personale dello Studio Notarile: assenza di strategia ed emergenza cronica”).

3. RETENTION E TASSO DI TURNOVER

Il turnover del personale rappresenta uno dei costi nascosti più gravosi per il tuo Studio Notarile e si compone di due voci:

  • tasso di turnover volontario: misura la percentuale di collaboratori che decidono di lasciare lo Studio, con particolare attenzione alle dimissioni nel primo anno di attività o tra i collaboratori con le prestazioni più elevate (i tuoi top performer);
  • tasso di ritenzione (retention rate): monitora la permanenza media dei collaboratori chiave, evidenziando la capacità del tuo Studio di offrire un ambiente di lavoro attrattivo attraverso percorsi di carriera chiari e flessibilità organizzativa (leggi per un approfondimento l’articolo “I danni derivanti da un elevato turnover nel tuo Studio Notarile”).

4. COINVOLGIMENTO E SODDISFAZIONE DEI TUOI COLLABORATORI

Il coinvolgimento misura quanto i tuoi collaboratori si sentano inclusi, comprendano il modo in cui il loro lavoro si integra nella strategia complessiva dello Studio e condividano la visione e la cultura della tua organizzazione. La soddisfazione riguarda invece l’appagamento personale verso il ruolo, la percezione di una retribuzione equa, l’adeguatezza dei benefit ed il rispetto dell’equilibrio tra vita lavorativa e privata. Entrambe le dimensioni si misurano attraverso sondaggi periodici sul clima organizzativo o interviste strutturate (leggi per un approfondimento l’articolo “Come motivare i tuoi collaboratori comprendendo il “clima interno” del tuo Studio Notarile”).

Mi occupo da anni, come consulente esterno, anche di analizzare e comprendere il clima interno agli Studi Notarili, qualora avessi bisogno di aiuto contattami, sarò felice di aiutarti: www.pietromorelli.it.

5. FORMAZIONE E ONBOARDING

Garantisci che sia i nuovi assunti che i collaboratori senior conoscano a fondo i software adottati dal tuo Studio, le procedure operative e la cultura organizzativa al fine di evitare errori, incomprensionie fraintendimenti. I KPI relativi alla formazione valutano l’efficacia dei programmi di inserimento, misurando il divario tra la formazione erogata e la pratica quotidiana (leggi per un approfondimento gli articoli “Individua le lacune di competenze e le esigenze formative del tuo Studio Notarile” e “Il processo di “onboarding” dei neo assunti nel tuo Studio Notarile”).

I punti di forza e le opportunità strategiche derivanti dall’adozione dei KPI nel tuo Studio Notarile

“Se non lo puoi misurare,

non lo puoi migliorare.”

(William Thomson Kelvin)

L’implementazione dei KPI ti offre una molteplicità di punti di forza gestionali ed operativi:

  • trasformazione da gestione reattiva a proattiva: un’efficace pianificazione basata sui dati derivanti dai KPI non si limita a gestire le urgenze amministrative ma fornisce proattivamente ai tuoi collaboratori gli strumenti, la struttura e le risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi dello Studio;
  • allineamento del tuo team alla tua strategia: la differenza tangibile tra Studi con prestazioni medie e quelli con performance elevate risiede nella presenza di obiettivi misurabili. I KPI creano un collegamento diretto tra la tua strategia generale, gli obiettivi dei singoli collaboratori e le metriche di verifica. Questo assicura che tutta la tua equipe si muova coesa nella stessa direzione, evitando che i singoli disperdano energie in attività non prioritarie (leggi per un approfondimento l’articolo “L’effetto a catena scatenato nel tuo Studio Notarile dalla forza dirompente di un team coeso”);
  • valutazione oggettiva e gestione del lavoro flessibile: l’adozione di metriche trasparenti elimina la necessità del controllo “in presenza” e ti consente di gestire con serenità le modalità di lavoro ibride o da remoto, valutando i collaboratori sulla base del rispetto dei tempi e della qualità delle attività svolte, anziché sul tempo trascorso in ufficio (leggi per un approfondimento l’articolo “Pro e contro del lavoro da remoto nel tuo Studio Notarile”);
  • identificazione e tutela dei “top performer”: attraverso il tracciamento dei dati e le valutazioni periodiche, sei in grado di individuare i tuoi collaboratori a più alto rendimento, strutturando per loro piani di sviluppo individuali volti a valorizzarne il potenziale e ad evitare l’abbandono del tuo Studio (leggi per un approfondimento l’articolo “Strategie per trattenere, attrarre e far crescere i migliori talenti nel tuo Studio Notarile”);
  • pianificazione della forza lavoro e continuità operativa: i KPI e l’analisi della forza lavoro ti mettono in condizione di mappare i ruoli critici all’interno del tuo Studio, individuando tempestivamente i potenziali sostituti (già presenti all’interno della tua organizzazione) in grado di assumere tali mansioni in caso di dimissioni improvvise dei colleghi, riducendo al minimo la discontinuità operativa (leggi per un approfondimento l’articolo “L’importanza della pianificazione strategica della forza lavoro nel tuo Studio Notarile”).

Oltre ai punti di forza, l’adozione degli indicatori chiave ti consente di sbloccare rilevanti opportunità di crescita e posizionamento nel settore notarile:

  • impatto diretto sulla redditività del tuo Studio: collaboratori coinvolti e valorizzati operano con maggiore efficienza, coinvolgimento, soddisfazione e motivazione. Come conseguenza di ciò, un’accresciuta produttività e la riduzione dei costi legati al turnover improduttivo si traducono direttamente in un miglioramento dei margini operativi e della redditività generale della tua organizzazione di Studio;
  • attrazione dei migliori talenti presenti sul mercato del lavoro notarile: in un contesto in cui i candidati sono sempre più selettivi, gli Studi Notarili dotati di una chiara strategia di sviluppo, benefit adeguati e flessibilità organizzativa risultano essere fortemente competitivi. Inoltre, il reclutamento geograficamente esteso, grazie allo smart working, ti offre l’opportunità di accedere a competenze elevate contenendo al contempo i costi di struttura;
  • valorizzazione delle competenze inespresse (gap analysis): la mappatura delle competenze ti permette di scoprire i “talenti nascosti” tra il personale già assunto -dotati, ad esempio, di capacità relazionali o attitudini informatiche non sfruttate nelle attuali mansioni- consentendoti di riorganizzare i ruoli senza dover necessariamente cercare nuove risorse all’esterno. L’analisi dei divari di competenze (gap analysis) ti aiuta, inoltre, ad aggiornare le procedure di Studio, i manuali interni e le tecnologie per adeguarli agli attuali standard del settore (leggi per un approfondimento l’articolo “Cultura dell’apprendimento continuo e riqualificazione dei tuoi assistenti notarili”);
  • protezione del tuo Brand Notarile e della “promessa al cliente:” ridurre l’abbandono dei dipendenti ti garantisce la continuità della memoria storica dello Studio. La stabilità del tuo team e l’elevata formazione si riflettono -a cascata- sulla promessa fatta ai clienti ed alle imprese: competenza giuridica, tempestività nella stipula e massima affidabilità (leggi per un approfondimento l’articolo “I tuoi collaboratori comunicano l’Immagine dello Studio e veicolano il Brand Notarile”).

Metodologia di implementazione: come adottare i KPI senza commettere errori

Per evitare che l’introduzione dei KPI si trasformi in un mero processo burocratico, ti suggerisco di seguire alcune linee guida metodologiche:

  1. focalizzati su pochi KPI strategici: rilevo spesso, infatti, un errore comune ovvero tentare di misurare decine di dati diversi. Gli Studi di maggior successo, al contrario, si concentrano su tre o quattro KPI chiave direttamente collegati agli obiettivi prioritari su base annuale;
  • comunica il “perché“: gli obiettivi non devono essere “calati dall’alto” come semplici imposizioni, è opportuno spiegare e far comprendere al tuo team la ragione strategica di un obiettivo, illustrando in che modo il suo raggiungimento porterà benefici sia all’intera organizzazione sia alla crescita personale e professionale di ogni tuo singolo collaboratore (leggi per un approfondimento l’articolo “Gli OKR per guidare la crescita strategica del tuo Studio Notarile”);
  • favorisci un dialogo frequente e trasparente: è sempre sconsigliabile attendere la fine dell’anno per verificare i risultati, al contrario sarebbe opportuno programmare incontri mensili o periodici. Se un obiettivo non viene raggiunto, devi mantenere un approccio aperto e collaborativo, focalizzandoti sulle soluzioni piuttosto che sulle colpe;
  • scomponi gli obiettivi e riconosci i progressi: obiettivi troppo complessi rischiano di paralizzare il tuo team. Suddividili, pertanto, in micro-traguardi settimanali o mensili integrati nella routine quotidiana, offrendo rinforzi positivi e riconoscimenti lungo il percorso per mantenere alta la motivazione.

In conclusione, l’adozione dei KPI offre al tuo Studio Notarile la capacità di governare l’attuale complessità del settore notarile attraverso l’analisi di dati oggettivi.

Misurando con precisione il coinvolgimento, la produttività e la soddisfazione della tua squadra, non solo proteggi la redditività della tua struttura ma costruisci un’organizzazione solida, capace di evolvere e di distinguersi per eccellenza operativa e valore umano (leggi per un approfondimento l’articolo “La Carta del Rispetto nel tuo Studio Notarile: valori e considerazione all’interno del team (e non solo)”).

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