La principale differenza tra un’organizzazione di Studio che arranca ed una che eccelle risiede nella qualità del proprio “capitale umano”: comprendi come puoi mappare i gap di competenze dei tuoi collaboratori attraverso un’analisi dei bisogni formativi, volta a trasformare ogni lacuna in un’opportunità di crescita strategica.
“La leadership consiste nel comunicare
il valore e il potenziale delle persone
in modo così chiaro che esse arrivino a vederli in se stesse.“
(Stephen Covey)
Come notaio leader® e “timoniere” del tuo Studio Notarile sai molto bene quanta importanza rivesta il poter contare su un ottimo “equipaggio di bordo” (leggi per un approfondimento l’articolo “Oltre il talento: come costruire un team performante nel tuo Studio Notarile”).
A tal proposito, la tua organizzazione di Studio deve sempre più spesso fare i conti -da un lato- con un mercato del lavoro notarile in evoluzione (dove emerge in maniera critica la necessità di formare e far crescere nuovi collaboratori) e -dall’altro- con una tecnologia che corre a velocità esponenziale (leggi per un approfondimento l’articolo “L’Intelligenza Artificiale nel tuo Studio Notarile? Non è così lontana quanto potrebbe sembrare”).
La formazione, pertanto, assume all’interno del tuo Studio un ruolo maggiormente strategico rispetto al passato: investire nello sviluppo dei tuoi collaboratori non significa semplicemente “fargli frequentare un Corso teorico” bensì attuare una strategia sistematica per migliorare competenze, conoscenze e capacità, con l’obiettivo finale di elevare le prestazioni lavorative complessive attraverso percorsi formativi fortemente pratico-operativi.
La distinzione è sottile ma fondamentale: mentre il “training” rappresenta un evento istruttivo mirato ad un compito specifico ed immediato (come, ad esempio, imparare ad utilizzare un nuovo software gestionale notarile), lo “sviluppo” è un processo a lungo termine che mira ad ampliare le competenze ed il potenziale dei tuoi collaboratori per far fronte alle opportunità future (leggi per un approfondimento l’articolo “Nel tuo team di Studio ogni collaboratore ricopre un ruolo specifico: individua e comprendi quale.”).
Le statistiche parlano chiaro: il 76% dei dipendenti dichiara che sarebbe più propenso a restare in un’organizzazione che offre opportunità di apprendimento continuo; in un settore quale quello notarile, dove l’esperienza e le competenze sono asset inestimabili, ridurre il turnover attraverso la valorizzazione professionale non costituisce solo una strategia lungimirante ma un risparmio economico concreto, soprattutto considerando i costi di sostituzione di un collaboratore (leggi per un approfondimento l’articolo “L’importanza della pianificazione strategica della forza lavoro nel tuo Studio Notarile”).
Favorire una cultura dell’apprendimento continuo all’interno del tuo Studio Notarile ti consente di rimanere competitivo, al passo con i tempi ed in linea con le aspettative dei clienti. La riqualificazione dei tuoi collaboratori ti permette di risparmiare tempo e denaro, di trattenere i talenti e di attrarre candidati motivati: il tutto a vantaggio della tua organizzazione (leggi per un approfondimento l’articolo “Cultura dell’apprendimento continuo e riqualificazione dei tuoi assistenti notarili”).
Una cultura dell’apprendimento continuo consiste nel far sì che tutti i membri del tuo team siano aggiornati e nell’aiutarli a raggiungere un adeguato livello di competenza: si tratta di andare oltre le capacità attuali e cercare sempre di fare meglio, alla luce di nuove informazioni, maggiore esperienza e situazioni modificate (leggi per un approfondimento l’articolo “Il miglioramento continuo nel tuo Studio Notarile attraverso il metodo Kaizen (改善)”).
Riqualificare o aggiornare le competenze dei tuoi collaboratori, al fine di fargli svolgere nuove attività o di fargli ricoprire nuovi ruoli, ti consente di risparmiare tempo e denaro nel breve termine (leggi per un approfondimento l’articolo “Il gap generazionale nel tuo Studio Notarile e l’importanza dell’Upskilling e del Reskilling”).
Facendo ciò, altresì, rendi il tuo Brand Notarile più forte e solido, disponi di una rosa più ampia di talenti e ti avvali di una fonte di innovazione nel lungo perioro. Dovresti fare in modo, pertanto, che lo sviluppo delle competenze rappresenti parte della routine periodica di ogni tuo collaboratore (leggi per un approfondimento l’articolo “Il Team Branding per comunicare a 360° l’unicità del tuo Studio Notarile”).
Pensa a quanto talento, competenza ed innovazione potresti sbloccare e trattenere all’interno del tuo Studio Notarile se ti attivassi proattivamente nell’aiutare e nel supportare i tuoi collaboratori a sviluppare nuove competenze.
La quantità di tempo necessaria per riqualificare un tuo collaboratore dipende dalla tipologia di formazione da erogare e dal tempo che egli può dedicarvi: non appena ti rendi conto che il tuo Studio necessita di nuove competenze attìvati il prima possibile per iniziare a (far) formare i tuoi assistenti notarili sulle nuove tecnologie o sulle nuove pratiche da adottare (leggi per un approfondimento l’articolo “La matrice Skill/Will per una comprensione ragionata dei collaboratori del tuo Studio Notarile”).
Analisi in 5 fasi dei gap di competenze e dei fabbisogni formativi
“Investite nell’apprendimento dei vostri dipendenti
e loro investiranno
nel successo della vostra organizzazione.”
(Glyn Luckett)
Potresti adottare un approccio suddiviso in 5 fasi volto ad individuare le lacune di competenze (skill gap) e le esigenze formative, con la finalità di evidenziare le differenze tra le abilità richieste e quelle realmente possedute dai tuoi collaboratori:
FASE 1: IDENTIFICA LE LACUNE (SKILLS GAP ANALYSIS)
il primo passo per trasformare il tuo Studio è quello di ammettere di non sapere dove risiedano esattamente le lacune: individuare le esigenze formative specifiche della tua organizzazione richiede un’approfondita “needs analysis” (analisi delle esigenze). Questo processo ti aiuta ad individuare le abilità e le conoscenze che mancano per raggiungere gli obiettivi strategici del tuo Studio (leggi per un approfondimento l’articolo “Il Reverse Mentoring nel tuo Studio Notarile: come colmare il gap di competenze attraverso la collaborazione intergenerazionale”).
Le fonti di informazioni per questa analisi sono molteplici e spesso sottoutilizzate:
- valutazione delle prestazioni e colloqui individuali: queste valutazioni forniscono una miniera di dati sui punti di forza e di debolezza dei tuoi singoli collaboratori, permettendo di allineare la crescita individuale agli obiettivi dello Studio (leggi per un approfondimento l’articolo “Feedback e valutazione dei collaboratori del tuo Studio Notarile: best & worst practices”);
- sondaggi tra i tuoi collaboratori: spesso i tuoi assistenti notarili sanno meglio di chiunque altro dove si sentono insicuri o dove faticano maggiormente per mancanza di competenze specifiche;
- riscontri dei clienti: i reclami o le segnalazioni dei clienti possono indicare, in modo inaspettato, dove i tuoi collaboratori necessitano di maggiore formazione, ad esempio nelle competenze comunicative o nella gestione della relazione interpersonale (leggi per un approfondimento l’articolo “Il questionario di valutazione dello Studio Notarile: bussola della soddisfazione dei tuoi clienti”);
- dati sulla produttività: se determinate procedure o tipologie di atti richiedono tempi di elaborazione eccessivi rispetto alla media, potrebbe esserci un gap di competenze tecnico-operative o digitali;
- interviste in uscita (Exit Interviews): quando un tuo collaboratore lascia lo Studio le sue motivazioni possono rivelare se la mancanza di opportunità di crescita sia stata un fattore determinante, offrendoti spunti preziosi per trattenere i futuri talenti (leggi per un approfondimento l’articolo “Strategie per trattenere, attrarre e far crescere i migliori talenti nel tuo Studio Notarile”).
FASE 2: DEFINISCI LE PRIORITÀ
Una volta mappate le lacune è necessario definire gli obiettivi di apprendimento: questi devono essere S.M.A.R.T. ovvero specifici, misurabili, attuabili, pertinenti e limitati nel tempo (leggi per un approfondimento l’articolo “Definire obiettivi S.M.A.R.T. per la gestione ottimale del tuo Studio Notarile”).
Ma su cosa principalmente, oggi, dovrebbe concentrarsi il tuo Studio Notarile?
#La Rivoluzione Digitale e l’AI
L’Intelligenza Artificiale (AI) non è più fantascienza: la richiesta di competenze legate all’AI è in costante aumento e chi non saprà adattarsi rischierà di rimanere indietro nel mercato del lavoro. Per il tuo Studio Notarile questo significa formare il personale non solo sull’uso etico ed efficace dell’AI generativa (ad esempio per la sintesi di documenti o per la ricerca di precedenti) ma anche sullo sviluppo di una “agilità di apprendimento” ovvero sulla capacità di imparare, disimparare e reimparare costantemente (leggi per un approfondimento l’articolo “Analisi controfattuale ed Intelligenza Artificiale nel tuo Studio Notarile”).
#L’Importanza delle Soft Skills
Mentre le “hard skills” (le conoscenze tecnico-operative pure) rappresentano la base, tuttavia, sono le “soft skills” a determinare il successo a lungo termine: queste ultime, infatti, vengono ormai considerate anche più importanti delle competenze tecnico-operative. Nel tuo Studio Notarile aspetti come la gestione dello stress, la risoluzione dei conflitti, la comunicazione efficace con colleghi e clienti ed il problem-solving sono vitali per mantenere un clima ed un ambiente di lavoro armonioso e produttivo (leggi per un approfondimento l’articolo “L’Assistente Notarile “completo”: non più solo esperienza e competenze”).
#Leadership e Mentoring
Se hai un’organizzazione di medie-grandi dimensioni, non trascurare i programmi di leadership per i tuoi collaboratori che ricoprono ruoli di responsabilità all’interno del tuo Studio, al fine di metterli in condizione di imparare a delegare, a motivare il tuo team ed a gestire il proprio tempo in modo efficiente (leggi per un approfondimento l’articolo “Il modello di leadership e motivazionale di Adair nel tuo Studio Notarile”).
FASE 3: PROGETTA IL PERCORSO FORMATIVO
Il modello di riferimento più efficace è il 70/20/10, il quale suggerisce che:
- il 70% dell’apprendimento avviene attraverso l’esperienza diretta sul campo, affrontando attività nuove e sfidanti (a questo proposito, risultano molto efficaci tutti i percorsi formativi improntati a svolgere frequenti esercitazioni pratiche ed all’esecuzione di attività pratico-operative);
- il 20% deriva dalle relazioni interpersonali, attraverso i riscontri (sia tuoi che dei colleghi), il mentoring ed il social learning (o apprendimento sociale) con gli altri membri del tuo team, ovvero quel processo cognitivo attraverso il quale i tuoi collaboratori acquisiscono nuove competenze, comportamenti e conoscenze osservando, imitando ed interagendo con i colleghi;
- solo il 10% proviene dalla formazione teorica attraverso corsi, seminari o workshop.
Per il tuo Studio Notarile tutto ciò significa valorizzare il cosiddetto Job Shadowing (ovvero l’osservare un collega esperto), creare una cultura di mentoring ed implementare soluzioni che permettano ai tuoi collaboratori di imparare anche in base ai propri ritmi (leggi per un approfondimento l’articolo “Il gap generazionale nel tuo Studio Notarile e l’importanza dell’Upskilling e del Reskilling”).
FASE 4: IMPLEMENTAZIONE E CULTURA DI STUDIO
Lanciare un programma di apprendimento e sviluppo all’interno del tuo Studio richiede una comunicazione chiara: i tuoi collaboratori devono comprendere perché viene loro offerta la formazione e come questa apporterà benefici non solo alla tua organizzazione ma anche alla loro crescita personale e professionale.
È essenziale, pertanto, il tuo ruolo di notaio leader® nell’ottica di favorire una cultura di Studio che incentivi i percorsi formativi ed incoraggi la curiosità intellettuale (leggi per un approfondimento l’articolo “Se la tua cultura di Studio è basata sui valori può fare la differenza”).
Come ben comprenderai, il coinvolgimento della tua leadership è cruciale: se tu stesso, infatti, non persegui in prima persoana un comportamento finalizzato all’apprendimento continuo, sarà difficile che il tuo team si impegni in tal senso.
FASE 5: MISURARE L’IMPATTO PER UN MIGLIORAMENTO CONTINUO
Come puoi verificare se il tuo investimento in formazione sta funzionando?
Non basta, difatti, contare quanti collaboratori hanno completato un percorso formativo ma è necessario monitorare metriche più dettagliate quali:
- tasso di completamento dell’attività formativa e punteggi dei test: forniscono una misura immediata dell’impegno profuso;
- cambiamento del comportamento: i tuoi collaboratori applicano sul posto di lavoro le nuove competenze acquisite? Sono più motivati ed efficienti?
- impatto sulla tua organizzazione: riscontri una riduzione degli errori? I tempi di completamento delle pratiche sono migliorati? La soddisfazione del cliente è aumentata?.
La formazione pratico-operativa e la crescita personale e professionale dei tuoi collaboratori non rappresentano mai un costo ma un investimento profittevole per la tua organizzazione di Studio.
L’individuare ed il colmare i gap di competenze è un “viaggio iterativo”
Individuare le lacune di competenze nel tuo Studio Notarile non può rappresentare un evento isolato bensì, al contrario, un viaggio iterativo.
In un mondo in cui il set di competenze richieste cambia del 25% ogni sei anni (una cifra destinata a raddoppiare nell’immediato futuro), l’agilità formativa è l’unica vera “polizza assicurativa” del tuo Studio nel lungo periodo (leggi per un approfondimento l’articolo “L’Assistente notarile ambìto: non solo capacità ma soprattutto Soft Skills”).
Investire in un programma di apprendimento e sviluppo significa porre le fondamenta per uno Studio più resiliente, innovativo e capace di attrarre i migliori talenti presenti sul mercato del lavoro notarile (leggi per un approfondimento l’articolo “L’Antifragilità del tuo Studio Notarile va oltre la resilienza”).
Proprio in una logica di formazione e riqualificazione continua dei tuoi collaboratori si inseriscono i concetti di:
- Upskilling (processo di formazione continua finalizzato a potenziare ed aggiornare le competenze già possedute da un tuo collaboratore);
- e Reskilling (processo di riqualificazione professionale che permette ai tuoi collaboratori di acquisire nuove competenze per rivestire un ruolo diverso da quello attuale).
L’upskilling è pensato per fare in modo che un tuo collaboratore diventi più abile nel proprio lavoro, senza allontanarlo dal proprio àmbito; il reskilling, invece, è finalizzato alla riqualificazione di un tuo collaboratore già abile nel proprio lavoro, portandolo a svolgere un’attività o una mansione differente da quella attualmente svolta.
L’upskilling genera benefìci e vantaggi sia per il tuo Studio (che si avvale di un organico più preparato ed al contempo riduce l’insoddisfazione ed il turnover) che per i tuoi collaboratori, in quanto questi ultimi hanno l’opportunità di migliorare le proprie competenze, sentirsi più soddisfatti del proprio operato e crescere professionalmente.
Il reskilling è una pratica alternativa alla ricerca di nuovi collaboratori con competenze specifiche, perché consente di formare internamente un collaboratore valido, riqualificandolo per svolgere attività delle quali sino ad oggi non si era mai occupato.
Una strategia formativa ben oliata, dunque, non solo colma i gap tecnico-operativi ma crea un senso di appartenenza ed una visione condivisa che rappresentano -insieme- la vera anima di ogni Studio Notarile efficace ed efficiente (leggi per un approfondimento l’articolo “Il “sense of belonging” nel tuo Studio Notarile: motore dell’entusiasmo e della motivazione”).
Qualora tu voglia individuare le lacune di competenze ed i fabbisogni formativi del tuo Studio Notarile e colmarli attraverso percorsi di apprendimento pratico-operativi ad hoc, sarò lieto di poterti aiutare: contattami pure su www.pietromorelli.it.
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