Il modello ADKAR per la gestione del cambiamento nel tuo Studio Notarile si basa su un semplice principio: il cambiamento organizzativo può avvenire solo quando rendi i tuoi collaboratori parte del processo. Scopri, dunque, come coinvolgere cuori e menti dei tuoi assistenti notarili.
“Può darsi che non siate responsabili
per la situazione in cui vi trovate,
ma lo diventerete se non fate nulla per cambiarla.“
(Martin Luther King)
Ogni cambiamento porta in sé una “rivoluzione” e necessita, di conseguenza, di una capacità di gestione di questo mutamento (di ambienti, di condizioni, di stati d’animo, di persone, di organizzazione, ecc…).
Quante volte la vita ti ha posto davanti a scelte da compiere, decisioni da prendere, desideri a cui non hai voluto o saputo dare seguito, aspettative deluse, obiettivi fissati ma non perseguiti fino in fondo o raggiunti?
Lo Studio Notarile, come ogni realtà professionale plastica e dinamica, è in continua evoluzione, è costantemente bagnato dal mare del cambiamento ed il notaio leader® non può non rendersene conto, non può girare la testa dall’altra parte, non può far finta che le dinamiche di lavoro, di comunicazione e di interazione permangano statiche e cristallizzate nel tempo (leggi per un approfondimento l’articolo “Come gestire il cambiamento nel tuo Studio Notarile: spunti e suggerimenti“).
Vivere nella prevedibilità ci consente, ovviamente, di risparmiare tempo ed energie utilizzando abitudini e schemi consolidati nella nostra quotidianità, ma magari ormai obsoleti ed inadeguati al cambiamento che avanza: l’essenza della trasformazione risiede proprio nell’esigenza di discostarsi da un copione.
Non è possibile mettersi al riparo dal cambiamento, perché è un fenomeno pervasivo che investe qualsiasi ambito della nostra vita quotidiana: il cambiamento è il processo con il quale il futuro invade le nostre vite (leggi per un approfondimento l’articolo “Il “disagio dell’aragosta” nel tuo Studio Notarile: accetta la sfida del cambiamento e della crescita“).
Spesso la parola cambiamento viene dai più percepita in senso negativo ed alla stessa viene associata la paura di dover “ripartire da zero”, “ricominciare daccapo”, “fare tabula rasa”: non è così!
Al cambiamento dovremmo sempre approcciarci in una logica e con sensazioni positive di “crescita”, “espansione”, “evoluzione”, “miglioramento” e “progresso”.
Il cambiamento organizzativo all’interno dello Studio Notarile spesso, però, può fallire perché mentre i tuoi collaboratori si rendono conto che un mutamento sta avvenendo, non comprendono perché ciò si stia verificando (leggi per un approfondimento l’articolo “Come gestire la resistenza al cambiamento nel tuo Studio Notarile?“).
Ciò può essere dovuto a una mancanza di fiducia, a scarse strategie di gestione del cambiamento o alla mancata fornitura ai tuoi collaboratori della corretta formazione e dell’ adeguato supporto per gestire il cambiamento.
Mettiti per un attimo nei panni dei tuoi collaboratori: come ti sentiresti se il tuo notaio -datore di lavoro- convocasse te e l’intero team di Studio per una riunione e nella stessa affermasse che “a partire da domani tutti voi dovrete seguire una nuova procedura”?
È molto probabile che proveresti sconcerto, confusione, incredulità, incomprensione ed una vasta gamma di variegate emozioni perché ti troveresti totalmente spiazzato e colto di sorpresa.
Ecco perché quando gli Studi Notarili decidono di implementare un nuovo cambiamento dovrebbero sempre adottare una metodologia affidabile ed “empatica”, soprattutto per la gestione del lato umano della transizione.
In questo modo, infatti, il cambiamento potrà essere facilitato in prima persona dal notaio leader, attraverso un processo studiato e fluido che agevoli il passaggio dal “prima” al “dopo”, con un ruolo attivo di supporto, ascolto, motivazione, coordinamento e controllo oppure tramite una figura manageriale e di coordinamento interna allo Studio, o ancora una figura consulenziale esterna legittimata dal notaio leader ed accettata da tutto il personale di Studio.
Il modello ADKAR limita le problematiche dovute alla resistenza al cambiamento, dotando -al contempo- il notaio leader® della corretta strategia, i collaboratori delle informazioni necessarie e dell’ adeguata motivazione per gestire con successo i cambiamenti organizzativi.
Che cos’è il modello ADKAR?
“L’intelligenza è la capacità di adattarsi al cambiamento.“
(Stephen Hawking)
Il modello ADKAR esiste da quasi vent’anni ed è un metodo di change management (gestione del cambiamento) creato da Jeffrey Hiatt (ex ingegnere e program manager dei Bell Labs) ed orientato ai risultati, che mira a limitare la resistenza al cambiamento organizzativo.
ADKAR è un acronimo di Awareness (Consapevolezza), Desire (Desiderio), Knowledge (Conoscenza), Ability (Capacità) e Reinforcement (Rinforzo) ovvero, nello specifico di 5 FASI:
- Consapevolezza della necessità del cambiamento;
- Desiderio di partecipare e sostenere il cambiamento;
- Conoscenza di come cambiare;
- Capacità di implementare le competenze ed i comportamenti desiderati;
- Rinforzo per sostenere il cambiamento.
Secondo il modello di gestione del cambiamento ADKAR, le FASI di consapevolezza e desiderio mirano a far uscire te, il tuo Studio Notarile ed i tuoi collaboratori dallo stato attuale, in cui il cambiamento è necessario ma non è ancora iniziato, mentre le FASI di conoscenza e capacità si verificano durante la transizione e la FASE del rinforzo si concentra sul futuro.
Di seguito alcuni vantaggi dell’utilizzo del modello ADKAR:
- approccio dal basso: il modello ADKAR si concentra su ogni singolo collaboratore del tuo Studio Notarile, per aiutarlo ad apportare volontariamente il cambiamento;
- orientamento agli obiettivi: ciò consente al tuo Studio Notarile di adottarlo per una varietà di cambiamenti, sia grandi che piccoli;
- tasso di successo: il modello opera sulle esigenze di ogni singolo collaboratore del tuo Studio Notarile, il che spesso si traduce in un tasso di successo più elevato nell’implementazione di un cambiamento.
Di seguito i cinque fondamentali passaggi che il tuo Studio Notarile deve seguire quando decide di applicare il modello ADKAR per implementare i cambiamenti organizzativi:
FASE 1 – Creare consapevolezza della necessità del cambiamento (Awareness)
Il primo passo nell’adozione del modello ADKAR consiste nel creare una consapevolezza della necessità di cambiamento tra tutti i collaboratori del tuo Studio Notarile: affinché siano pienamente consapevoli dell’imminenza di ciò, devono comprendere perché sia necessario.
Quando lo comprendono potrebbero essere più propensi a diventare attivamente consapevoli della necessità di cambiamento e decidere di volerne prendere parte. Per renderli consapevoli, considera di comunicare l’esigenza da una varietà di angolazioni, incluso l’uso di storie personali sulle attuali “sfide” che i tuoi collaboratori stanno affrontando nello Studio e su come il cambiamento fornirebbe soluzioni a queste ultime.
Inoltre, offri la possibilità di una discussione aperta a tutti i membri del tuo team in modo che tu possa rispondere a qualsiasi domanda abbiano in merito. Alcune delle domande a cui sicuramente devi poter dare risposta sono:
- perché il cambiamento avviene ora?
- quali sono alcuni dei rischi in cui potremmo incorrere se non cambiassimo?
FASE 2 – Creare il desiderio di apportare il cambiamento (Desire)
Una volta che i tuoi collaboratori sono divenuti consapevoli di un cambiamento, il passo successivo è quello di favorire in loro il desiderio di contribuire ad apportarlo. Prendi in considerazione anche la possibilità di individuare un collaboratore che possa supportarti, comunicando ed evidenziando i vantaggi che tutto il team potrà aspettarsi una volta che il cambiamento sarà in atto.
Puoi provare a chiederti quali motivazioni personali spingerebbero i tuoi collaboratori a supportare il cambiamento: una volta che le hai individuate, puoi veicolarle al tuo team per aumentare il desiderio di cambiamento.
Potresti incontrare resistenza da parte di alcuni collaboratori, quindi è importante che tu ti prenda del tempo per considerare e comprendere i motivi di ciò: una volta stilata una lista puoi parlare con i tuoi collaboratori e fornire risposte dirette alle loro preoccupazioni, in modo che comprendano la necessità del cambiamento ed inizino a sentire il desiderio di implementarlo personalmente.
FASE 3 – Offrire conoscenze per aiutare a facilitare il cambiamento (Knowledge)
Il terzo passaggio del modello ADKAR è fornire ai tuoi collaboratori la formazione e le conoscenze necessarie per facilitare il cambiamento: è di fondamentale importanza che tu comprenda come il cambiamento influenzerà ogni membro del tuo team e quali conoscenze saranno necessarie per implementarlo in modo efficace. Se l’imminente cambiamento comporta l’apprendimento di una grande mole di informazioni prendi in considerazione di suddividerle in aggiornamenti graduali, sia per quantità che per complessità, in modo che i tuoi assistenti notarili abbiano l’opportunità di apprenderli senza esserne sopraffatti.
FASE 4 – Assicurarsi che i tuoi collaboratori abbiano la capacità di apportare il cambiamento (Ability)
Dopo che i tuoi collaboratori hanno acquisito le conoscenze necessarie per implementare il cambiamento, è importante che abbiano la sicurezza di portare avanti le loro nuove capacità. Supportali ed istruiscili sulle competenze che hanno appreso, anche coadiuvato da un consulente esterno, in modo che si sentano più sicuri nell’utilizzarle all’interno del tuo Studio. Chiedi loro periodici riscontri per apportare, se necessario, eventuali modifiche e miglioramenti.
FASE 5 – Trovare modi per rafforzare il cambiamento (Reinforcement)
L’ultimo passaggio del modello ADKAR è quello di garantire che i tuoi collaboratori continuino a perseguire il cambiamento una volta che il tuo Studio Notarile lo ha implementato. Per assicurarti che i tuoi assistenti notarili siano coerenti con la transizione, prendi in considerazione l’utilizzo di alcune di queste strategie di rinforzo:
- stabilisci piccoli obiettivi: puoi stabilire degli obiettivi e concordare un premio che ogni membro del team riceverà al raggiungimento dei propri traguardi;
- condividi i successi: alla fine di ogni settimana puoi convocare una breve riunione per celebrare alcuni dei successi personali ottenuti dai tuoi collaboratori da quando hanno messo in pratica le nuove competenze, un nuovo software o qualsiasi altro cambiamento apportato;
- celebra i trionfi: il tuo Studio Notarile non deve trascurare di celebrare con tutti i propri collaboratori i grandi successi e gli obiettivi che ha raggiunto da quando è stato apportato il cambiamento.
Supporto al notaio leader® e gestione del cambiamento
Nel processo di cambiamento il notaio leader® non può essere da solo.
In relazione alla gestione del cambiamento, il notaio leader® può essere coadiuvato, ricevere suggerimenti e supporto da un consulente esterno attraverso un’attività di Coaching Notarile® al fine di raggiungere un obiettivo specifico ed apportare il cambiamento desiderato (leggi per un approfondimento l’articolo “Come essere un Notaio leader® centrato e consapevole: Coaching Notarile® e “Ruota della Vita”).
Il processo implica auto-riflessione ed introspezione, analisi del contesto organizzativo e del “clima” dello Studio Notarile consentendo al notaio leader® di intraprendere un percorso verso il successo, di massimizzare le prestazioni migliorando le proprie capacità di leadership per motivare il proprio team e raggiungere i cambiamenti organizzativi stabiliti.
Tutto ciò contribuisce altresì a rafforzare la cultura organizzativa, l’impatto della leadership ed il coinvolgimento generale dei collaboratori, aiutando il notaio leader® a sviluppare le seguenti opportune competenze per gestire il cambiamento nel proprio Studio Notarile:
- empowerment: il Coaching Notarile® offre al notaio leader® la possibilità di svolgere un ottimo lavoro, scoprendo i propri punti di forza e le potenzialità nascoste;
- nuove intuizioni: attraverso il Coaching Notarile® il notaio leader® può acquisire una nuova prospettiva delle proprie responsabilità, favorendo la riflessione sul proprio lavoro ed intercettando nuove idee;
- pensiero libero: il Coaching Notarile® incoraggia il notaio leader® ad aprire i propri schemi di pensiero, ad avere una mentalità aperta ed a considerare diverse prospettive, promuovendo la cosiddetta “leadership di pensiero” (leggi per un approfondimento l’articolo “La falange obliqua di Epaminonda ed il pensiero laterale nel tuo Studio Notarile”);
- comunicazione migliorata: il Coaching Notarile® consente al notaio leader® di comprendere che la propria comunicazione a volte potrebbe non essere così semplice come pensa, evidenziando le aree di comunicazione che richiedono miglioramenti, facilitando la creazione di un ambiente di lavoro con una comunicazione aperta, chiara e comprensibile tra sé ed i propri collaboratori.
Un’efficace gestione del cambiamento può essere ottenuta, dunque, non solo implementando il modello ADKAR ma anche attraverso il supporto del Coaching Notarile®.
Quando il modello ADKAR viene implementato correttamente e la gestione del cambiamento è favorita in modo efficiente dal notaio leader®, può essere facile gestire qualsiasi tipo di transizione all’interno del proprio Studio Notarile.
Ricorda che qualsiasi cambiamento nel tuo Studio Notarile riguarda principalmente le persone che vi lavorano, dunque devi sempre preoccuparti di comprendere come possa impattare su di loro e quale processo dovrebbe essere seguito per garantire una transizione fluida verso le nuove modalità di lavorare o di interagire.
Per raggiungere questi obiettivi avvaliti appieno del modello di gestione del cambiamento ADKAR e del Coaching Notarile®.
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