L’adozione dell’Intelligenza Artificiale negli Studi Notarili sta procedendo a velocità siderale ma la preparazione organizzativa e la gestione del capitale umano faticano a tenere il passo: scopri come raggiungere il necessario punto di equilibrio senza rimanere vittima dell'”AI Balance Gap“.
“L’AI cambia il modo in cui il lavoro viene svolto, ma sono le persone a determinare perché quel lavoro è importante.”
(Shannon Tribble)
Anche il notariato si trova immerso in una trasformazione epocale guidata dall’irruzione dell’Intelligenza Artificiale generativa e dei sistemi avanzati di analisi documentale: pertanto, è forte la tentazione di considerare la tecnologia dell’AI come la “panacea” per abbattere i tempi di istruttoria, ottimizzare i processi e velocizzare la stesura degli atti (leggi per un approfondimento l’articolo “L’Intelligenza Artificiale nel tuo Studio Notarile: Governance ed operatività”).
Tuttavia, una recente ed approfondita indagine sull’adozione dell’AI nelle aziende -condotta dalla società di analisi americana Lighthouse Research & Advisory– rivela una dinamica paradossale: mentre il 75% dei vertici aziendali sta già utilizzando o sperimentando soluzioni di Intelligenza Artificiale, soltanto quattro leader su dieci (il 40%) si sentono realmente pronti a governare l’impatto umano di questo cambiamento.
Si manifesta, così, quello che gli analisti nel loro studio definiscono l’”AI Balance Gap” (il divario di equilibrio nell’AI): una pericolosa asimmetria tra l’accelerazione degli investimenti tecnologici e la stasi delle strategie dedicate al capitale umano (leggi per un approfondimento l’articolo “L’importanza della pianificazione strategica della forza lavoro nel tuo Studio Notarile”).
Allo stesso modo, se nel settore notarile l’introduzione dell’algoritmo non viene accompagnata da una chiara “People Strategy” i guadagni teorici di produttività vengono erosi dal calo di coinvolgimento dei collaboratori, dall’aumento del turnover e dal logoramento del rapporto di fiducia con i clienti (leggi per un approfondimento gli articoli “Strategie per alimentare una forza lavoro trainante nel tuo Studio Notarile” e “I danni derivanti da un elevato turnover nel tuo Studio Notarile”).
Per comprendere le ragioni per cui l’equilibrio tra tecnologia e fattore umano rappresenti una leva strategica per il tuo Studio Notarile è necessario esaminare le evidenze quantitative della ricerca: lo studio infatti dimostra che le organizzazioni “equilibrate” (ovvero quelle che investono nel capitale umano con la medesima tempestività riservata agli strumenti informatici) superano le strutture “sbilanciate“, registrando prestazioni doppie sui seguenti quattro pilastri fondamentali della gestione organizzativa:
- investimento nelle persone: il 51% delle aziende equilibrate considera l’investimento in formazione, sviluppo e retribuzioni una priorità assoluta, rispetto al solo 27% di quelle sbilanciate;
- esperienza dei collaboratori: il 45% delle strutture bilanciate pone come priorità il miglioramento del lavoro quotidiano e del supporto, contro il 24% di quelle focalizzate unicamente sul software;
- gestione del cambiamento: il 52% delle aziende bilanciate si dichiara ben preparata a gestire il lato umano del cambiamento, rispetto al 28% di quelle sbilanciate;
- fiducia nella leadership: il 53% dei collaboratori delle strutture equilibrate nutre fiducia verso i vertici circa l’uso corretto dell’AI, contro il 25% delle organizzazioni sbilanciate.
Uno degli elementi maggiormente critici messi in luce dallo studio riguarda il cosiddetto “Trust Gap” (il divario di percezione della fiducia): mentre i datori di lavoro stimano che il 44% dei propri collaboratori si fidi dell’uso aziendale dell’AI, la percentuale reale dichiarata dai lavoratori scende ad appena il 27%, rivelando una spaccatura tra la convinzione dei vertici e la percezione reale del team.
Il rischio, anche nel tuo Studio Notarile, è proprio quello di introdurre l’Intelligenza Artificiale prima di aver formato il personale, definito i protocolli o comunicato la visione strategica: gli autori dello studio paragonano questa sequenza al “consegnare le chiavi di un’auto a un principiante, mandarlo nel traffico e tentare di insegnargli a guidare solo dopo il suo ritorno“.
Emerge anche che l’83% dei datori di lavoro dichiara che l’AI viene introdotta principalmente per potenziare le capacità umane del personale mentre, contemporaneamente, il 53% ammette di cercare attivamente di ridurre l’organico attraverso l’automazione: questa palese sovrapposizione di intenti non sfugge ai lavoratori che, pur non essendo contrari all’innovazione, avvertono stridere le rassicurazioni con il perseguimento dei tagli del personale.
Dietro questa apparente contraddizione si nasconde una questione ancora più delicata: il cosiddetto “contratto psicologico” ovvero quell’insieme di aspettative reciproche, spesso non formalizzate, sulle quali si fonda il rapporto di fiducia tra te ed i tuoi collaboratori (leggi per un approfondimento l’articolo “Il Contratto Psicologico: l’asso nella manica del Notaio Leader®”).
Se -infatti- presenti l’Intelligenza Artificiale come uno strumento destinato a valorizzare le persone ma, al contempo, lasci intendere che il principale obiettivo sia ridurre il costo del personale, quale messaggio arriverà realmente al tuo team?
Non è dunque l’introduzione dell’AI a generare diffidenza bensì l’eventuale distanza tra ciò che dichiari e quello che i tuoi collaboratori percepiscono derivare dalle tue decisioni. Come notaio leader® sai bene che la fiducia non si costruisce attraverso rassicurazioni generiche bensì mediante comportamenti coerenti, trasparenza sulle finalità dell’investimento e chiarezza sulle conseguenze organizzative del cambiamento (leggi per un approfondimento l’articolo “Come gestire la resistenza al cambiamento nel tuo Studio Notarile?”).
Punti di forza ed opportunità: il valore dell’equilibrio tra AI e People Strategy
“L’AI è uno strumento. I leader devono capire dove aiuta, dove non aiuta e dove il giudizio umano rimane essenziale.”
(David Stifter)
Nonostante le criticità evidenziate, la ricerca dimostra che la soluzione non risiede nel rifiuto della tecnologia bensì nell’adozione di un modello di leadership equilibrato e focalizzato sulle persone: nel tuo Studio Notarile l’integrazione consapevole tra AI e People Strategy apre le porte a punti di forza strutturali ed interessanti opportunità di crescita (leggi per un approfondimento l’articolo “Il modello della Leadership Situazionale nel tuo Studio Notarile: come funziona”).
L’ordinamento ti attribuisce una funzione di controllo preventivo di legalità che nessuna macchina potrà mai surrogare: a maggior ragione nel tuo Studio Notarile il principio dello “human in the loop” è una necessità giuridica e concettuale indefettibile, in quanto l’AI può analizzare archivi o individuare difetti di continuità nelle trascrizioni ma la qualificazione giuridica del contratto e l’accertamento della volontà delle parti rimangono esclusivo monopolio del tuo giudizio umano (leggi per un approfondimento l’articolo “La coesistenza della “Magnifica humanitas” e dell’AI all’interno del tuo Studio Notarile”).
La stipula dell’atto è il momento culminante di un percorso di ascolto e mediazione: l’efficienza algoritmica libera sia te che i tuoi collaboratori dalle mansioni ripetitive, consentendovi di dedicare tempi d’ascolto di qualità ai clienti, in momenti decisivi della loro vita familiare o societaria.
L’adozione di integrazione ed equilibrio significa mettere in atto i quattro driver operativi identificati nella ricerca, declinandoli nella quotidianità del tuo Studio Notarile:
1. potenziamento delle competenze: l’AI deve essere configurata come un “copilota giuridico” sia per i tuoi assistenti notarili junior che per i collaboratori più senior, in quanto lo strumento consente loro di apprendere più rapidamente, velocizzando l’analisi ed il controllo di conformità normativa;
2. responsabilità umana inviolabile: sia tu che i tuoi collaboratori dovete mantenere la responsabilità finale di ogni decisione, perchè stabilire i protocolli attraverso i quali ogni bozza generata dall’AI viene vagliata da un collaboratore (responsabile del processo) infonde sicurezza nel tuo team e diminuisce il rischio di errori materiali o allucinazioni del software.
Un ulteriore rischio, spesso sottovalutato, riguarda il possibile impoverimento delle competenze professionali: se, infatti, i tuoi collaboratori si abituano ad affidare sistematicamente all’AI la prima analisi di un documento, l’individuazione delle criticità o la predisposizione di una minuta, come potranno sviluppare e mantenere quella capacità di giudizio necessaria per riconoscere un errore dell’algoritmo?
Quest’ultimo è il cosiddetto paradosso dell’automazione: più uno strumento diventa efficace nell’assisterci, maggiore può diventare la tentazione di rinunciare ad esercitare autonomamente le competenze che dovrebbero consentirci di controllarlo. Per questo, una People Strategy lungimirante non deve limitarsi ad insegnare ai tuoi collaboratori come utilizzare l’Intelligenza Artificiale bensì deve garantire loro occasioni concrete per continuare a ragionare, verificare e decidere con la propria testa.
Esiste, inoltre, una contraddizione organizzativa che merita particolare attenzione: il rischio di chiedere ai tuoi Assistenti Notarili di assumersi la responsabilità di verificare quanto prodotto dall’Intelligenza Artificiale, senza garantire loro il tempo, le competenze e l’autonomia necessari per effettuare controlli realmente approfonditi. Se, dunque, la tecnologia viene introdotta per accelerare il lavoro ma ogni risultato deve essere verificato da una persona, chi stabilisce quanto tempo sia ragionevole dedicare a quella verifica? Il pericolo è quello di creare una situazione nella quale la velocità viene attribuita all’algoritmo mentre la responsabilità degli eventuali errori ricade sui collaboratori, ai quali -magari- non sono state assicurate adeguate condizioni per prevenirli. Una People Strategy efficace deve quindi definire non soltanto chi controlla l’AI ma anche con quali strumenti, entro quali limiti ed attraverso quali procedure di controllo;
3. riallocazione del tempo: ciò rappresenta il vero motore della redditività del tuo Studio perché il tempo risparmiato nella digitazione degli atti o nell’effettuazione delle visure non deve tradursi in una corsa all’aumento del numero delle stipule ma va riallocato nella formazione del personale, nella gestione di pratiche complesse, nella consulenza societaria e nel miglioramento dell’esperienza del cliente. Il vero vantaggio competitivo nasce quando l’efficienza tecnologica viene trasformata in maggiore capacità di analisi, attenzione alle esigenze dei clienti e approfondimento delle questioni più complicate: diversamente, rischi di utilizzare uno strumento straordinariamente innovativo per riprodurre, soltanto con maggiore velocità, gli eventuali limiti organizzativi che già caratterizzavano il tuo Studio (leggi per un approfondimento l’articolo “La Customer obsession che rende il tuo Studio Notarile un “Paradiso” per i clienti”);
4. allineamento tra strategia organizzativa e People Strategy: le decisioni tecnologiche e la gestione del personale devono essere pianificate insieme, in modo che i tuoi collaboratori siano informati e formati sugli strumenti di Intelligenza Artificiale adottati dallo Studio.
Se attui questo bilanciamento ottieni un vantaggio reputazionale: quando i tuoi collaboratori assistono ad investimenti paritetici in tecnologia e sviluppo umano sono più propensi a fidarsi della tua leadership; oltre a ciò, la capacità di offrire un ambiente di lavoro tecnologicamente avanzato ma profondamente umano e formativo diviene una leva di attrazione senza pari per i migliori talenti in circolazione (leggi per un approfondimento l’articolo “Strategie per trattenere, attrarre e far crescere i migliori talenti nel tuo Studio Notarile”).
La Mappa operativa del Notaio Leader
Per colmare il divario di equilibrio ed attuare concretamente una People Strategy efficace devi adottare un approccio rigoroso e sequenziale, in quanto -spesso- un errore comune consiste nell’applicare l’AI indiscriminatamente senza alcun preavviso: i dati della ricerca evidenziano, infatti, che il livello di comfort del personale nei confronti dell’AI decresce man mano che aumenta la rilevanza della decisione presa attraverso l’utilizzo dell’AI:
- comfort massimo: l’AI viene adottata per individuare opportunità di formazione e di aggiornamento professionale;
- comfort alto: l’AI supporta le attività quotidiane, la ricerca dei precedenti e la stesura della prima bozza degli atti;
- comfort medio: l’AI indirizza la valutazione e la selezione iniziale dei curricula o l’organizzazione delle attività di Studio;
- soglia critica di disagio: l’AI viene adoperata per valutare le prestazioni individuali o per influenzare retribuzioni e gratificazioni.
Come notaio leader® devi quindi sequenziare l’adozione dell’AI: inizia dalle aree a basso rischio e ad alto beneficio diretto (ad esempio, ricerca dottrinale ed istruttoria documentale) per poi costruire familiarità e fiducia; pertanto, prima di considerare applicazioni a maggior impatto, articola le azioni chiave su cinque tuoi impegni fondamentali:
- investimento sulle persone: dota il tuo team degli strumenti adeguati, accompagnati da formazione continua sul pensiero critico giuridico e prompt engineering specifico per il settore notarile;
- partecipazione del personale: utilizza l’automazione per eliminare la routine burocratica, comunicando ai tuoi collaboratori quando l’AI è coinvolta e garantendo totale trasparenza sui processi;
- tuo diretto coinvolgimento: non puoi delegare la trasformazione del tuo Studio Notarile ai fornitori di Intelligenza Artificiale, devi partecipare alla definizione delle linee guida, verificando che la tecnologia rispetti i valori e l’organizzazione del tuo Studio;
- gestione del cambiamento: definisci una policy di Studio sull’uso dell’Intelligenza Artificiale, documentando le procedure e stabilendo percorsi di scalabilità della responsabilità nei casi complessi;
- costruzione della fiducia: dimostra che l’AI è un investimento destinato a far crescere lo Studio, a proteggere i tuoi collaboratori dall’errore ed a condividere il valore generato.
Rinviare l’adozione dell’AI o darvi seguito ignorando i tuoi collaboratori produce un costo che si cumula nel tempo: come evidenziato dalla ricerca, due organizzazioni che partono con il medesimo budget tecnologico raggiungono nell’arco di 24 mesi risultati completamente divergenti.
Mentre, infatti, l’organizzazione bilanciata converte la spesa sostenuta in un raddoppio del valore reale ed in un livello di fiducia del 38%, quella sbilanciata vede contrarsi il valore, bloccata da una fiducia del 18%, da un turnover del 43% e da un maggior rischio di non conformità (42%); a tutto ciò si aggiunge un dato proveniente dalle ricerche del MIT di Boston, ovvero che il 95% dei progetti di AI generativa falliscono nel generare un ritorno sull’investimento a causa di carenze nella gestione delle persone e dei processi.
L’avvento dell’Intelligenza Artificiale non segna assolutamente il tramonto della funzione notarile bensì ne esalta la dimensione più autentica e nobile: l’algoritmo possiede capacità di calcolo e di sintesi mnemonica ma rimane privo di coscienza giuridica, empatia e comprensione del contesto umano (leggi per un approfondimento l’articolo “Il tuo Studio Notarile ai tempi dell’AI”).
Come emerso dalla ricerca, la tecnologia da sola non crea un vantaggio competitivo duraturo pertanto i veri “vincitori” nell’era dell’Intelligenza Artificiale non saranno tanto gli Studi Notarili che avranno acquistato il maggior numero di software quanto quelli che avranno saputo integrare la potenza di calcolo con un’ambiziosa People Strategy.
L’AI cambia il modo in cui l’attività notarile viene eseguita ma sei tu con i tuoi collaboratori a determinare perché essa sia importante ai fini della tutela dei diritti: devi prima creare le condizioni affinché i tuoi collaboratori si fidino (fiducia) delle finalità del cambiamento, poi preservare le loro capacità professionali (competenze) e, infine, garantire che possano esercitare concretamente le funzioni (responsabilità) loro attribuite.
Non basta -infatti- affermare che l’essere umano debba mantenere il controllo sull’Intelligenza Artificiale (“human in the loop”), occorre creare le condizioni organizzative affinché quest’ultimo possa essere esercitato davvero dai tuoi collaboratori.
Anche un’innovativa trasformazione tecnologica può fallire, sebbene gli strumenti funzionino perfettamente, quando a monte non si è prestata attenzione a strutturare e sviluppare un’oculata People Strategy.
Investire nelle persone, dotarle di competenze evolute, garantire la centralità della responsabilità umana e mantenere un clima di profonda fiducia rappresenta per il tuo Studio Notarile la via maestra per trasformare l’innovazione in valore professionale e la tecnologia in un presidio del diritto, al servizio dei cittadini e delle imprese.
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