Chi prima e chi dopo ogni notaio leader® ed ogni Studio Notarile si trovano a far fronte sotto molteplici punti di vista, anche più volte nel tempo, al cambiamento. Così come quest’ultimo fa parte del fisiologico scorrere degli eventi, ugualmente la resistenza allo stesso è innata nell’essere umano: imparare a gestirla consente al tuo Studio di cogliere nuove opportunità e di proiettarsi verso il futuro.
“Non è la più forte delle specie che sopravvive,
né la più intelligente,
ma quella più reattiva ai cambiamenti.“
(Charles Robert Darwin)
Lo Studio Notarile durante tutto l’arco della sua operatività è interessato da innumerevoli cambiamenti, dovuti principalmente a:
- adozione di nuovi software;
- attribuzione ai tuoi collaboratori di nuove attività e mansioni;
- ingresso di nuovi collaboratori;
- attivazione di nuove procedure e di conseguenti nuove abitudini operative;
- ingresso di nuovi datori di lavoro (ad esempio, nel caso di Notai che si associano);
- utilizzo di nuove metodologie e di nuovi approcci al lavoro;
- apertura di nuovi uffici;
- impiego di innovazioni tecnologiche;
- implementazione di nuove strategie (di posizionamento, di marketing, di branding, di comunicazione, di management, ecc…).
Vi sono fondamentalmente due approcci di fronte al cambiamento (che ci incuriosisce ed elettrizza e, allo stesso tempo, ci incute timore e titubanza): provare a resistervi con tutte le proprie forze, restando ancoràti ai vecchi “schemi” ed alle vecchie abitudini o abbracciarlo e “cavalcarlo”, sfruttando tutte le opportunità ad esso connesse (leggi per un approfondimento l’articolo “SWOT Analysis e posizionamento del tuo Studio Notarile”).
Tutti siamo naturalmente portati a non abbandonare le nostre “sane”(?) abitudini, frutto di cristallizzazioni e stratificazioni nel tempo, a non voler uscire dalla nostra “zona di comfort”, a ritenere la novità troppo “complicata” da apprendere e da mettere in pratica, proprio perché “nuova”.
Ma sono solo scuse che ci raccontiamo per innata ritrosia al cambiamento (leggi per un approfondimento l’articolo “Le convinzioni limitanti che possono frenare te ed il Team del tuo Studio Notarile”).
Per assurdo, siamo in grado di cambiare ed evolvere solo se ci confrontiamo con stimoli derivanti da una sensazione di disagio, di inadeguatezza alla complessità legata al cambiamento: dobbiamo uscire dalla nostra zona di comfort per tuffarci in un mare di possibilità.
Il disagio e la paura sono i nostri “compagni di viaggio” che ci consentono, ogni volta, di varcare la nostra zona di comfort per fare un altro passo in avanti, usandoli a nostro vantaggio e trasformandoli in energia positiva ed adrenalina.
Come correttamente afferma Neal Donald Walsch: “la tua vita inizia dove finisce la tua zona di comfort” (leggi per un approfondimento l’articolo “Il “disagio dell’aragosta” nel tuo Studio Notarile: accetta la sfida del cambiamento e della crescita”).
Oltretutto, osservare la realtà da una prospettiva diversa (dovuta proprio, magari, ad un cambiamento in itinere) potrebbe consentirci di scorgere soluzioni migliori di quelle sino ad oggi adottate (leggi per un approfondimento l’articolo “La falange obliqua di Epaminonda ed il pensiero laterale nel tuo Studio Notarile”).
Il costante allenamento e lo sviluppo di fiducia in noi stessi, coraggio e determinazione possono aiutarci ad uscire dalla nostra “zona di comfort” e ad affrontare il cambiamento, abbracciandolo e non osteggiandolo(leggi per un approfondimento l’articolo “Come gestire il cambiamento nel tuo Studio Notarile: spunti e suggerimenti“).
Principali motivi di resistenza al cambiamento nel tuo Studio Notarile
“Non sempre cambiare equivale a migliorare,
ma per migliorare bisogna cambiare.“
(Sir Winston Churchill)
Sebbene possano esserci diverse ragioni per cui uno o più dei tuoi collaboratori risultino essere restii al cambiamento in atto nel tuo Studio Notarile, e sia sempre opportuna un’analisi del “clima interno” (leggi per un approfondimento l’articolo “Come motivare i tuoi collaboratori comprendendo il “clima interno” del tuo Studio Notarile“), ti elenco di seguito i motivi più comuni di resistenza:
- mancanza di fiducia
quando i collaboratori non si fidano o non si sentono sicuri della persona che apporta il cambiamento possono opporre una notevole resistenza: spesso la mancanza di fiducia nei fautori del cambiamento è una delle cause più trascurate della resistenza alla transizione negli Studi Notarili. I 3 livelli di resistenza al cambiamento possono essere: 1) non ne comprendo il “perché”; 2) non mi piace questo cambiamento e 3) non mi piace chi lo ha deciso. I collaboratori, infatti, potrebbero non resistere al cambiamento in sé, ma piuttosto alla persona che lo attua e, di conseguenza, ai loro occhi lo “impersonifica” (leggi per un approfondimento l’articolo “Potenzia il tuo Studio Notarile coltivando l’empowerment dei tuoi collaboratori”);
- risposte emotive
cambiare lo status quo è complesso e le persone tendono a reagire emotivamente alle interruzioni della loro routine: si tratta di una risposta naturale ed inevitabile, tentare banalmente di ignorarla porterà solo ad una resistenza ancora più forte. Vanno applicati, pertanto, modelli di gestione del cambiamento che si concentrino sulle reazioni emotive, per mitigare le cause di resistenza e tenendo ben presente che chi promuove il cambiamento debba essere preparato a gestire queste emozioni ed a spingere le persone verso l’accettazione del mutamento in essere. In quanto notaio leader® devi affrontare questa resistenza con empatia, riconoscendo che i tuoi collaboratori possono presentare una vasta gamma di reazioni emotive: dovresti spiegare chiaramente la necessità del cambiamento anche ascoltando attentamente i riscontri di coloro che ne sono interessati, in quanto i tuoi collaboratori vogliono sentirsi presi in considerazione e le loro opinioni sono preziose per il processo di cambiamento. Effettua, altresì, frequenti controlli per fornire supporto, raccogliere ulteriori feedback e spingere i tuoi assistenti notarili ad accettare ed adottare il cambiamento (leggi per un approfondimento l’articolo “Empatia: la testata d’angolo sulla quale il notaio leader® costruisce il proprio Studio Notarile”);
- mancanza di formazione e di risorse
la resistenza al cambiamento spesso emerge quando i tuoi collaboratori si sentono impreparati ad adattarsi e ad adottare nuovi processi a causa della mancanza di risorse, di formazione, di aggiornamento e di supporto che li guidino attraverso la curva di apprendimento iniziale o li agevolino nei “punti di attrito”, che si tratti di un nuovo processo, di una nuova organizzazione del team o dell’implementazione di un nuovo software. Per superare, dunque, questa resistenza interna dovuta alla mancanza di formazione e di risorse di supporto dovresti predisporre un processo di riqualificazione ed aggiornamento, con un programma di formazione completo che fornisca ai tuoi collaboratori le conoscenze e le nuove competenze necessarie per gestire con successo la transizione (leggi per un approfondimento l’articolo “Il gap generazionale nel tuo Studio Notarile e l’importanza dell’Upskilling e del Reskilling”);
- paura del fallimento
i tuoi collaboratori non sosterranno un cambiamento se non hanno fiducia nelle proprie capacità di adattarsi ad esso: quando, infatti, le persone si sentono minacciate dalle proprie mancanze (reali o immaginarie), si proteggono dal fallimento resistendo al cambiamento. La paura del fallimento si affronta con conoscenza e capacità: l’obiettivo è quello di fornire ai tuoi collaboratori gli strumenti di cui hanno bisogno per facilitare il cambiamento, compresi quelli necessari per gestire le transizioni (leggi per un approfondimento l’articolo “La “potenza” del fallimento nel tuo Studio Notarile: la capacità di rialzarsi sempre per crescere e migliorare“);
- scarsa comunicazione del cambiamento
la chiave di volta per un’eccellente comunicazione di change management notarile è quella di creare una conversazione attiva: quando parli ai tuoi collaboratori anziché con i tuoi collaboratori, sei destinato a ricevere resistenze e contraccolpi al cambiamento. Inizia, dunque, creando un piano di comunicazione del cambiamento che preveda diverse azioni come un annuncio dello stesso, discussioni in piccoli gruppi, riunioni individuali e metodi per raccogliere riscontri. Quando parli di cambiamento con i tuoi collaboratori rispondi alle loro domande quali “cosa ci guadagno?” e “cosa significa per me?” perché quando affronti le preoccupazioni individuali aumenti il loro coinvolgimento: i tuoi assistenti notarili vogliono comprendere in che modo tutto ciò che sta per avvenire avrà un impatto specifico su di loro e cosa dovranno fare per implementare e consolidare il cambiamento, perciò è essenziale fornire loro una motivazione continua durante tutto il processo (leggi per un approfondimento l’articolo “Le riunioni di team nel tuo Studio Notarile: efficaci strumenti di condivisione e comunicazione (poco utilizzati)”);
- tempistiche non realistiche
devi trovare un equilibrio tra l’ urgenza ed il tempo di transizione: non forzare il cambiamento con eccessiva fretta perché quando acceleri troppo è facile avere una “visione a tunnel” e trascurare elementi importanti del tuo piano di evoluzione. Inizia con una cronologia di implementazione mappando ogni azione e stabilisci le scadenze in modo da avere un’idea generale di quanto tempo richiederà l’intera trasformazione. Spesso, progettare il percorso tra lo stato attuale e l’adozione del cambiamento può aiutarti ad identificare ulteriori passaggi necessari per facilitare la transizione: non aver paura di apportare modifiche se il tuo team ha bisogno di più tempo per comprendere meglio ciò che sta avvenendo o se trarrebbe beneficio da un’ulteriore formazione (leggi per un approfondimento l’articolo “Cos’è urgente e cosa è importante nel tuo Studio Notarile? Scoprilo con la Matrice di Eisenhower”);
- cultura ed abitudini organizzative esistenti
la resistenza al cambiamento si verifica spesso anche quando la cultura e le abitudini esistenti all’interno del tuo Studio Notarile sono profondamente radicate, il che ostacola l’accettazione di nuove modalità operative, come nuovi processi, una nuova organizzazione del lavoro, modifiche al team dei collaboratori o l’adozione di nuovi software o nuove tecnologie. Per superare questa sfida di resistenza al cambiamento dovresti in primis promuovere una cultura di Studio adattabile, agile, aperta e incentrata sull’apprendimento, con un ambiente che valorizzi il miglioramento continuo e l’innovazione. Incoraggia, dunque, i tuoi collaboratori a condividere le loro idee e prospettive e premia coloro che abbracciano il cambiamento, investendo contestualmente in tecnologie che consentano ai tuoi dipendenti di imparare continuamente. Secondariamente, ma non meno importante, guida i tuoi collaboratori dando tu per primo l’esempio: se, infatti, partecipi attivamente e supporti un cambiamento, fornisci loro un modello positivo da seguire creando un senso di appartenenza nella logica del “siamo tutti sulla stessa barca” (leggi per un approfondimento l’articolo “Il “sense of belonging” nel tuo Studio Notarile: motore dell’entusiasmo e della motivazione“).
Strategie per superare la resistenza al cambiamento nel tuo Studio Notarile
Di seguito alcuni consigli per superare la resistenza al cambiamento nel tuo Studio Notarile:
- dimostra il valore del cambiamento attraverso l’istruzione e la formazione
fornisci la prova che un nuovo processo, strumento o cambiamento porterà grandi benefìci ai tuoi collaboratori: dai priorità all’educazione del tuo team su come questa novità migliorerà direttamente le loro vite e la loro quotidianità e garantisci loro una formazione continua, affinché si sentano sicuri ed a loro agio nell’affrontare il nuovo (leggi per un approfondimento l’articolo “Non perfezione ma equilibrio nel tuo Studio Notarile: come costruire un team vincente. Aristotele docet.“);
- raccogli il contributo dei tuoi collaboratori prima del cambiamento
spesso i collaboratori resistono al cambiamento perché credono che la loro opinione non conti nulla e non influisca sulla decisione di apportare un mutamento organizzativo: effettua, dunque, dei sondaggi con il tuo team per comprendere come si sentano riguardo al cambiamento e su come essi renderebbero il processo più semplice;
- trova un punto d’incontro con i tuoi collaboratori
nella maggior parte dei casi cerca di non prendere delle decisioni senza prima “tastare il polso” di chi è in prima linea, ovvero i tuoi collaboratori: dopo aver consultato il tuo team, trova un’intesa sulla tempistica e sul piano generale per gestire ed implementare un nuovo cambiamento;
- rendi partecipi i tuoi collaboratori del piano di gestione del cambiamento
i tuoi assistenti notarili sentono di essere tenuti in considerazione e che la loro opinione conta quando sono inclusi nei processi: assicurati dunque di far partecipare i membri del tuo team al processo di gestione e implementazione del cambiamento in modo che si sentano “parte attiva” del progetto (leggi per un approfondimento l’articolo “L’effetto a catena scatenato nel tuo Studio Notarile dalla forza dirompente di un team coeso“);
- supporta i tuoi collaboratori durante la trasformazione organizzativa
supporta i membri del tuo team con risorse, strumenti di gestione del cambiamento, basi di conoscenza e formazione sul nuovo processo o strumento che stai implementando: ciò li aiuterà a trovare rapidamente valore nella trasformazione in corso e ad accrescere -in loro- la fiducia in te;
- comunica in modo chiaro e frequente
informa il prima possibile i tuoi collaboratori sui cambiamenti dello status quo, condividi con loro tutte le informazioni che hai e che per loro possano essere utili: più aperta e cristallina è la comunicazione tra te e loro meno probabilità vi saranno che restino vittime di supposizioni o che vadano in “tilt” per il cambiamento in essere;
- misura le performance del cambiamento organizzativo
la misurazione è un fattore chiave nel processo di cambiamento perché ti consente di comprendere come l’implementazione influenzi le prestazioni complessive del tuo Studio Notarile: se qualcosa non va come previsto, c’è sempre la possibilità di cambiarlo o di includerlo nella fase successiva dell’implementazione del cambiamento.
A te ora l’iniziativa, perché come disse Albert Einstein: “c’è una forza motrice più forte del vapore, dell’elettricità e dell’energia atomica: la volontà”.
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