Le riunioni di team nel tuo Studio Notarile: efficaci strumenti di condivisione e comunicazione (poco utilizzati)

Quando si parla di riunioni spesso le persone le associano ad un concetto “negativo” perché le ritengono lunghe, noiose, piene di scontri, contrasti e spesso inconcludenti ma la riunione ben preparata e gestita rappresenta un’eccezionale opportunità di condivisione e comunicazione

“Scusa sono in riunione, ti posso richiamare?” è il titolo di un’attuale commedia degli equivoci, portata in scena a teatro da Vanessa Incontrada e Gabriele Pignotta, ma è anche una frase che capita di sentire, probabilmente più in azienda che negli Studi Notarili.

Può darsi che le riunioni a cui ti sia capitato di partecipare con maggior frequenza siano quelle di condominio a cui, per antonomasia, si applica una percezione negativa perché spesso si litiga, ci si scontra o si dà vita a discussioni molto animate ed a contrasti nei quali ogni condòmino “sfoggia” il peggio di sé.

In azienda, invece, la riunione è un “must” irrinunciabile ed anche qui, proprio per la frequenza delle stesse, spesso vi si associa un concetto di “perdita di tempo”, di chiacchiere infinite e di aggiornamenti alla riunione successiva.

Negli Studi Notarili, al contrario, le riunioni periodiche sono strumento di raro utilizzo perché “non c’è tempo”, “non sono necessarie” o ci si domanda: “di cosa dovremmo parlare?”

Eppure la riunione, se ben pianificata, congegnata e strutturata può diventare uno strumento periodico (massimo una ogni quindici giorni o una al mese) di confronto costruttivo, di condivisione di informazioni utili a tutto il team di Studio, di comunicazione interpersonale tra colleghi e notaio: un’occasione per avere il “polso” delle attività in essere, misurare il “clima” interno ed anticipare a monte eventuali problematiche, sia lavorative che organizzative o relazionali.

Le riunioni non vanno indette per qualsiasi motivo, devono avere un obiettivo ben preciso che va raggiunto senza dover procedere ad una riunione successiva, devono essere produttive e non fine a sé stesse come correttamente afferma Arthur Bloch: “se un problema causa molte riunioni, alla lunga le riunioni diventeranno più importanti del problema”.

Come pure dalle riunioni, allo stesso modo, devono sempre emergere soluzioni e non ulteriori problemi, affinchè “le riunioni non si tengano per discutere molti problemi che non sorgerebbero mai se si svolgessero meno riunioni”.

Robert Dilts ci insegna, parlando di “psicogeografia degli spazi”, che predisporre la sala meeting in un determinato modo (nel caso dello Studio Notarile va molto bene la sala stipule) concorre a favorire l’interazione tra le persone.

Infatti, sedersi in circolo attorno a un tavolo rotondo (piccolo o grande che sia) favorisce tra i membri del team di Studio riscontri ed interazioni diversi da quelli che si instaurerebbero tra persone sedute attorno a un tavolo di forma rettangolare, o disposte in stile “teatro”.

Un tavolo con gli angoli stondati opera da “conduttore” di tipi diversi di relazioni simboliche tra i membri del team: se qualcuno entra in una stanza in cui ci sono una lavagna e, di fronte a essa, delle sedie disposte in stile “anfiteatro”, molto probabilmente interpreterà il contesto come quello tipico di una “presentazione” e sarà preparato a doversi sedere passivamente e a disporsi in ascolto.

Se invece quella stessa persona entra in una stanza in cui c’è un gruppo di sedie disposte in circolo, probabilmente interpreterà questa disposizione come contesto appropriato a una “discussione” e si predisporrà ad essere più proattivo e partecipativo.

La riunione è uno strumento strategico e come tale deve essere considerato e trattato, in quanto costituisce un momento fortemente motivazionale e produttivo: una riunione ben organizzata, oltre a perseguire uno specifico obiettivo, motiva le persone generando fiducia ed armonia tra i membri del tuo Studio Notarile.

Gli obiettivi di una riunione efficace

“La capacità di un manager di trasformare le riunioni

in un “ambiente pensante” è probabilmente

la più grande risorsa di un’organizzazione.“

(Nancy Kline)

Ogni riunione è il risultato di un lavoro di team nel senso del dispendio di un’energia comune per raggiungere uno scopo determinato: è pertanto di fondamentale importanza conoscere le regole che consentono di rendere una riunione un momento di alta produttività, attraverso un’efficace progettazione, organizzazione e conduzione.

Una riunione efficace deve principalmente perseguire ed ottenere due obiettivi:

1) Obiettivi espliciti che ci si aspetta nei suoi risvolti operativi:

• Integrazione degli obiettivi individuali dei membri del team con quelli dello Studio;
• Sviluppare il senso di appartenenza;
• Circolazione più rapida delle informazioni all’interno del team di Studio;
• Favorire lo sviluppo della negoziazione e della mediazione tra i membri del team;
• Rappresentare un valido “osservatorio” per il notaio titolare di Studio;
• Condivisione delle problematiche;
• Migliorare la capacità dei singoli di parlare in pubblico e di esporre le proprie idee ed argomentazioni;
• Le decisioni finali hanno maggiore rilevanza e valenza per il team di Studio.

2) Obiettivi psicologici, connessi alle componenti psicologiche nelle relazioni tra i partecipanti ed ai loro rapporti interpersonali e che rispondo alle seguenti domande:

• Cosa potrei ottenere con questa riunione?
• Con quali argomenti mi confronterò?
• Saprò persuadere gli altri con ragionamenti efficaci?
• Saprò negoziare e mediare con gli altri membri del team?
• Avrò le informazioni che mi servono?
• Avrò il supporto ed i chiarimenti che mi servono?
• Saprò porre le giuste domande?
• Si accorgeranno di me?

La riunione consente di ottenere risultati trasversali all’obiettivo primario: allargare la sensazione di appartenenza a tutti i membri del team di Studio, responsabilizzare le singole persone, favorire l’integrazione tra gli obiettivi individuali e quelli collettivi e rafforzare il coordinamento tra diversi settori dello Studio (ad esempio, tra chi si occupa della predisposizione degli atti e chi cura gli adempimenti post stipula, chi mette a Repertorio, ecc…).

La riunione consente altresì di mettere in evidenza le competenze e le qualità di ogni membro del team di Studio, aumentando la motivazione: lo scambio di idee, la circolazione di informazioni generano un potente effetto formativo, incentivante per l’elaborazione e la messa in atto di comportamenti orientati agli obiettivi condivisi.

Perché ciò avvenga, la riunione deve essere accuratamente organizzata al fine di non rivelarsi solo un “assembramento di persone” senza finalità o, peggio, senza uno scopo: una riunione abbandonata a sé stessa e priva di un’attenta regìa, infatti, finisce nel trasformarsi in un “rivolo” di inconcludenti mini-discussioni.

Come organizzare le riunioni nel tuo Studio Notarile

“Più lunga è la riunione, minore è il risultato.“

(Tim Cook)

Per organizzare ed orchestrare al meglio una riunione nel tuo Studio Notarile:

• individua il luogo dove svolgerla (la sala stipule, come anticipato, può andar bene);
• chi far partecipare (non è detto che debba partecipare sempre tutto il team di Studio ma sarebbe preferibile al fine di “allineare” tutti quanti);
• quale stile di comunicazione adottare;
• quale documentazione predisporre e quale far circolare con anticipo;
• quale modalità utilizzare per comunicare per tempo la data fissata per la riunione.

Prima di organizzare la riunione preoccupati di stabilire l’obiettivo, ben definito e comprensibile a tutti, che vuoi raggiungere: raccogliere opinioni o proposte, trovare una soluzione ad un problema, informare o essere informati.

All’inizio della riunione è utile esplicitare l’obiettivo per il quale i partecipanti sono stati convocati: non tutti, infatti, potrebbero essere intervenuti avendo la medesima percezione; va chiarito l’ordine del giorno, illustrato un piano d’azione e definita la tempistica entro la quale sviluppare tutti i punti all’ordine del giorno.

Ogni riunione richiede una strategia ed uno stile che devono essere congruenti all’obiettivo e soprattutto finalizzati al suo raggiungimento (e non ad ottenere solo il consenso dei partecipanti).

Una riunione può essere volta a raggiungere diversi obiettivi:

• condivisione di informazioni per persuadere a compiere un’azione o raggiungere un particolare obiettivo;
• acquisizione del consenso dei partecipanti: se tutti percepiscono che la propria opinione è stata presa in debita considerazione saranno più disposti nei confronti della scelta finale, anche se non sarà quella per cui optavano;
• analizzare una situazione, individuare le cause di eventuali problemi e ricercare le soluzioni;
• rafforzare lo spirito di squadra e motivare i membri del team: chi partecipa deve sentirsi parte di una comunità, percepire di essere importanti per il tuo Studio aumenta il livello di coinvolgimento delle persone ed il loro attaccamento, con effetti positivi sulle prestazioni sia dei singoli che dell’organizzazione tutta;
• definire e stabilire attività operative individuando chiaramente “chi fa cosa”, quando, dove e come le stesse debbano essere distribuite tra tutti i partecipanti.

È di fondamentale importanza che la comunicazione fluisca tra tutti i partecipanti senza incomprensioni o distorsioni: è tuo compito, in qualità di coordinatore della riunione, di monitorare che non si presentino ostacoli.

Il tuo ruolo di coordinatore si esplicita ulteriormente nel riassumere la discussione, nel dirigerla, nell’intervenire ogni volta che sia necessario, riavviandola, moderando il clima, stimolando approfondimenti, ricapitolando e sintetizzando, promuovendo riscontri ed interventi, verificando i risultati ottenuti e incanalandoli verso l’obiettivo.

Ogni partecipante deve contribuire attraverso un concreto orientamento all’ascolto attivo, alla socializzazione, una buona apertura al negoziato, un adeguato sostegno alla circolazione delle idee ed al loro sviluppo attraverso domande e critiche costruttive, utilizzando un linguaggio semplice e concreto, controllando la propria gestualità e l’uso della voce senza dar luogo a messaggi aggressivi.

I partecipanti devono essere consapevoli che è dalla sinergia del loro lavoro e del loro modo di relazionarsi che può determinarsi il successo o il fallimento della riunione (e ciò, nonostante ogni sforzo da te messo in atto per la buona risuscita della stessa).

Organizzatore e partecipanti alla riunione hanno, infatti, ruoli e responsabilità precisi che si possono riassumere nella tabella riportata più sotto.

Come organizzatore e “facilitatore” della riunione invia via e-mail a tutti i partecipanti, al termine della stessa, un breve riepilogo dei punti e dei passaggi salienti.

Non rinunciare a riunioni periodiche: efficaci strumenti di condivisione e comunicazione!

Chi organizza	Chi partecipa
Definire l’agenda della riunione	Leggere attentamente i contenuti
Selezionare con cura i partecipanti	Verificare di essere convocato
Organizzare il luogo dell’incontro	Assicurarsi di poter partecipare
Stabilire l’orario	Essere puntuali
Gestire il clima	Socializzare
Fissare l’obiettivo	Focalizzarsi sull’obiettivo
Definire l’ordine del giorno	Prendere visione e approfondire l’ordine del giorno
Inviare la necessaria documentazione	Accertarsi di avere la necessaria documentazione
Stimolare i contributi	Intervenire
Stimolare gli approfondimenti	Analizzare i punti di vista degli altri
Evidenziare i pensieri divergenti	Ascoltare, senza interrompere, per comprendere bene
Controllare le distrazioni	Non distarsi e non distrarre
Moderare gli interventi	Non interrompere, non prevaricare
Incanalare verso gli obiettivi	Non divagare
Gestire il tempo	Essere concisi
Chiudere la riunione	Accertarsi di non avere nulla da aggiungere