Il miglioramento continuo nel tuo Studio Notarile attraverso il metodo Kaizen (改善)

Come rendere il tuo Studio Notarile più efficace ed efficiente creando un clima collaborativo, migliorando le procedure, garantendo il coinvolgimento dei tuoi collaboratori e rendendo le attività quotidiane più appaganti, performanti e proiettate in un’ottica di miglioramento continuo.

“Pratica la filosofia del miglioramento continuo.

Diventa un pochino migliore ogni singolo giorno.“

(Brian Tracy)

Come affermava Masaaki Imai “il punto di partenza per produrre miglioramento è riconoscerne la necessità. Questo riconoscimento deriva dall’individuazione di un problema. Se nessun problema viene individuato, il miglioramento non verrà riconosciuto come necessario.”

E’ stato proprio questo economista giapponese (deceduto a giugno 2023), esperto di gestione della qualità e riconosciuto come il padre del Miglioramento Continuo, il pioniere ed il leader nella diffusione della filosofia Kaizen in tutto il mondo.

La parola Kaizen (改善), coniata da Masaaki Imai per la prima volta nel 1986, è la crasi di due termini giapponesi, KAI (cambiamento, miglioramento) e ZEN (buono, migliore), e significa cambiare in meglio, miglioramento continuo.

La metodologia Kaizen non punta in prima battuta alla perfezione in tempi brevi ma cerca di  far ottenere tanti piccoli miglioramenti che portino a un cambiamento positivo significativo sottolineando che i piccoli cambiamenti di oggi possono avere un grande impatto in futuro (leggi per un approfondimento l’articolo “Come gestire il cambiamento nel tuo Studio Notarile: spunti e suggerimenti”).

I miglioramenti possono arrivare da qualsiasi tuo collaboratore in qualsiasi momento: l’idea di fondo è che tutti abbiano un interesse nel successo dello Studio Notarile e tutti dovrebbero impegnarsi, in ogni momento, per contribuire a migliorare l’organizzazione interna e raggiungere gli obiettivi condivisi.

L’attenzione ai collaboratori, alla costanza nel ricercare il miglioramento continuo, alla centralità della qualità del lavoro, agli effetti nel lungo periodo hanno reso questo metodo una risorsa fondamentale anche per gli Studi Notarili e per chiunque abbia abbracciato questo medesimo approccio nel proprio lavoro quotidiano e finanche nella propria vita in senso lato.

La metodologia Kaizen offre, infatti, al tuo Studio Notarile preziosi vantaggi, tra cui:

• incremento della produttività;
• riduzione degli sprechi;
• migliore gestione delle risorse;
• qualità migliorata;
• migliore sicurezza;
• riduzione dei costi;
• maggior soddisfazione del cliente;
• miglioramento della cooperazione e della comunicazione;
• maggiore soddisfazione ed incremento del morale dei collaboratori.

I miglioramenti generalmente seguono il cosiddetto “ciclo di Deming” (o ciclo di PDCA, acronimo dall’inglese “Plan–Do–Check–Act” che traduciamo in italiano con “Pianificare – Fare – Verificare – Agire“) ovvero un metodo di gestione iterativo in quattro fasi, la cui teorizzazione si fa risalire appunto a William Edwards Deming, utilizzato per il controllo ed il miglioramento continuo dei processi e dei servizi.

La parte relativa alla “Pianificazione” prevede la proposta e la mappatura dei cambiamenti in modo che tutti nello Studio sappiano come procedere quando tentano di risolvere un problema.

La fase del Fare implementa la migliore soluzione al problema. La fase di “Verifica” prevede la valutazione della soluzione al problema per controllare se ha funzionato.

Quando il tuo Studio Notarile agisce in tal senso (fase dell’ “Agire”), determina se la soluzione deve diventare o meno uno standard da applicare o se necessita di ulteriori modifiche. Se decidi di implementare ulteriori modifiche, la metodologia Kaizen torna alla fase di Pianificazione ed il processo ricomincia dall’inizio.

La filosofia Kaizen si basa sulla convinzione che tutto può essere migliorato e che nulla è “cristallizzato”, incoraggia il rispetto per le persone, implica l’identificare problemi ed opportunità, il cercare soluzioni ed implementarle, il ripetere questo processo per questioni e problemi affrontati in modo inadeguato.

È possibile implementare un ciclo composto da sette passaggi (7 regole) per il miglioramento continuo e fornire un metodo sistematico per l’esecuzione di questo processo.

Le 7 regole del metodo Kaizen

“Il miglioramento costante è ciò che vi è

di più vicino alla perfezione.“

(Brendan Brazier)

Le sette regole previste dal metodo Kaizen, finalizzate ad implementare il miglioramento continuo in modo efficace, sono le seguenti:

• coinvolgere tutti i collaboratori: ogni processo volto al miglioramento deve essere condiviso da tutta la tua organizzazione di Studio, coinvolgendo ogni collaboratore al fine di raggiungere gli obiettivi comuni (leggi per un approfondimento l’articolo “Il riconoscimento tra pari nel tuo Studio Notarile per motivare e coinvolgere i tuoi collaboratori”);

• identificare i problemi: come anticipato, il primo passaggio è quello di individuare le problematiche o le inefficienze presenti nell’organizzazione del tuo Studio in quanto solo conoscendo (e non nascondendo) i problemi è possibile iniziare a lavorare per risolverli (leggi per un approfondimento l’articolo “Il ruolo chiave dei “problem solver” nella quotidiana complessità dello Studio Notarile);

• stabilire obiettivi realistici: gli obiettivi devono essere definiti in modo preciso e realistico, al fine di evitare frustrazioni e fallimenti (leggi per un approfondimento l’articolo “Definire obiettivi S.M.A.R.T. per la gestione ottimale del tuo Studio Notarile”);

• monitorare costantemente i progressi: il monitoraggio costante dei progressi è essenziale per valutare l’efficacia delle azioni intraprese e per correggere eventuali errori durante il processo e non alla fine quando tutto è più complicato (leggi per un approfondimento l’articolo “Le riunioni di team nel tuo Studio Notarile: efficaci strumenti di condivisione e comunicazione (poco utilizzati)”);

• sperimentare nuove soluzioni: il metodo prevede l’interesse e l’aiuto di tutti nel cercare nuove idee per risolvere i problemi identificati. È importante sperimentare diverse opzioni per trovare la soluzione più adatta (leggi per un approfondimento l’articolo “Il “metodo Fosbury” nel tuo Studio Notarile: alza l’asticella modificando l’approccio”);

• valutare i feedback dei tuoi collaboratori: se i tuoi collaboratori sono coinvolti attivamente nel processo, i loro feedback saranno importanti e devono essere valutati attentamente per un miglioramento continuo (leggi per un approfondimento l’articolo “Il “sense of belonging” nel tuo Studio Notarile: motore dell’entusiasmo e della motivazione”);

• celebrare i successi: ogni traguardo ottenuto (seppur piccolo) deve essere celebrato come una conquista importante, al fine di motivare i tuoi collaboratori a continuare ad impegnarsi nel processo di miglioramento (leggi per un approfondimento l’articolo “Come motivare i tuoi collaboratori comprendendo il “clima interno” del tuo Studio Notarile”).

La filosofia Kaizen è riconosciuta in tutto il mondo come un pilastro essenziale della strategia competitiva a lungo termine di qualsiasi organizzazione, ed il tuo Studio Notarile non può tralasciare di avvalersene.

Il metodo Kaizen nel tuo Studio Notarile

Esistono 5 princìpi fondamentali nella metodologia Kaizen: in quanto  notaio leader® non puoi trascurarne l’implementazione nel tuo Studio Notarile perché ciò risulta essere di fondamentale importanza per favorire una cultura di miglioramento continuo e per segnare un punto di svolta nella progressione, all’interno dello stesso, della qualità, della produttività e delle relazioni positive tra lavoro e gestione dello stesso.

La metodologia persegue questi miglioramenti attraverso una forte determinazione e concentrazione nell’eliminazione degli sprechi, intendendosi questi ultimi non solo come un costo o un tempo improduttivo ma come un vero e proprio “nemico” del tuo Studio Notarile: impiegare risorse, infatti, in attività che non generano valore significa minare alla base la capacità della tua organizzazione professionale di prosperare.

I 5 princìpi della metodologia Kaizen sono i seguenti:

• conosci il tuo cliente: conoscere in modo approfondito le esigenze della propria clientela è determinante per creare valore per il target a cui tu ed il tuo Studio Notarile vi rivolgete, è quindi fondamentale individuare i bisogni e le necessità dei clienti (acquisiti e potenziali) per migliorare la customer experience (leggi per un approfondimento l’articolo “Il tuo Studio Notarile quanto cura il “Customer Journey”?”); 

• lascia fluire: si fa riferimento alla creazione di valore per il pubblico di riferimento che non deve incontrare colli di bottiglia ed inefficienze interne, ciò porta ad eliminare gli sprechi e le attività che non aggiungono valore. Si tratta di un obiettivo ambizioso che deve essere perseguito gradualmente attraverso piccoli miglioramenti incrementali (leggi per un approfondimento l’articolo “L’”apertura mentale attiva” di Daniel Kahneman nel tuo Studio Notarile”); 

• concentrati sul “Gemba”: è una parola giapponese che significa “posto di lavoro” e questo princìpio si incentra sul concetto che il cambiamento deve basarsi su elementi ed accadimenti concreti che si verificano dove si svolge l’attività; occorre quindi identificare il problema insieme alle cause che l’hanno originato, lavorare per migliorare la situazione eliminando o mitigando i motivi che hanno generato il problema (leggi per un approfondimento l’articolo “Le convinzioni limitanti che possono frenare te ed il Team del tuo Studio Notarile”); 

• responsabilizza i collaboratori: in quanto notaio leader® devi assegnare ai tuoi collaboratori degli obiettivi che non siano contraddittori; devi certamente indicare metodi ed organizzazione del lavoro ma, al contempo, lasciare i tuoi collaboratori autonomi e liberi di esprimere suggerimenti e di attivarsi per risolvere i problemi (leggi per un approfondimento l’articolo “Controllo e delega nel tuo Studio Notarile: un classico esempio di “uroboro”?”); 

• sii trasparente: i dati rappresentano un fattore decisivo in quanto è la metrica che misura il successo e dunque le prestazioni ed i miglioramenti devono essere monitorati con dati reali. Ogni decisione deve essere basata sulla raccolta ed analisi dei dati (leggi per un approfondimento l’articolo “Il piano di Marketing dello Studio Notarile: per molti ma non per tutti”).

Da un punto di vista operativo tutti questi princìpi si traducono in cicli di miglioramento organizzati con l’approccio PDCA (o “ciclo di Deming”) che, come hai compreso, consente di introdurre piccoli cambiamenti rivedendone periodicamente i risultati in modo da aggiungere correttivi o ulteriori miglioramenti con un monitoraggio ciclico.

Attraverso il metodo Kaizen il tuo Studio Notarile consegue altresì:

• la crescita del personale in quanto si arricchisce l’esperienza di lavoro di ogni tuo collaboratore, facendo emergere il meglio di ciascuno;

• l’introduzione di una mentalità di crescita dal momento che i tuoi collaboratori condividono la medesima forma mentis e lo stesso approccio verso il lavoro e lo sviluppo;

• l’aumento della motivazione perchè i tuoi collaboratori sono stimolati ​​ad impegnarsi ed a migliorare in quanto si sentono parte del cambiamento;

• la predisposizione al cambiamento giacchè il tuo team impara a lavorare con la logica che il cambiamento ha una valenza positiva;

• la riduzione dei costi una volta che i problemi diventano una opportunità di miglioramento; si può migliorare in àmbiti quali l’utilizzo degli spazi, la qualità dei servizi, l’utilizzo delle risorse, le comunicazioni, con una conseguente riduzione degli sprechi.

Il metodo Kaizen favorisce, inoltre, il pieno coinvolgimento dei tuoi collaboratori e, se implementato con successo ed in modo chiaro, soddisfa tre loro esigenze essenziali:

• connessione: sentirsi contemporaneamente connessi ad un obiettivo organizzativo più grande, al proprio lavoro ed ai propri colleghi;

• partecipazione: opportunità di partecipare a risolvere problemi esistenti con soluzioni creative ma pratiche;

• appartenenza: senso di appartenenza e piena consapevolezza durante tutto il processo.

Invece di orientarti su grandi miglioramenti che prevedono importanti investimenti di capitale, attraverso il metodo Kaizen faciliti lo sviluppo di una cultura di Studio al miglioramento continuo che pone i tuoi collaboratori nella condizione di risolvere su base continua un grande numero di piccoli problemi, operando nella quotidianità.

Dunque, il metodo Kaizen ti consente di creare un circolo virtuoso di miglioramento continuo all’interno del tuo Studio Notarile, costante ed infinito: la ricerca del miglioramento continuo garantisce, infatti, un’efficienza durevole nel tempo ed un team sempre più coeso (leggi per un approfondimento l’articolo “L’effetto a catena scatenato nel tuo Studio Notarile dalla forza dirompente di un team coeso”).