Nel tuo Studio Notarile si lavora sempre in emergenza? Impara a gestire le priorità

Il tempo è una risorsa scarsa, che non basta mai e noi tutti cerchiamo di “galleggiare” tra scadenze, urgenze, adempimenti vari e proviamo a “patteggiare” con l’orologio: tuttavia non è il tempo che ci incalza, spesso siamo noi che siamo incapaci di gestire al meglio le priorità

Virgilio nelle Georgiche descrive la condizione tragicamente temporale dell’uomo con la famosa frase “sed fugit interea fugit irreparabile tempus” (“ma fugge intanto, fugge irreparabilmente il tempo”): non potremo mai fermarlo, anzi sarà sempre lui a fermare noi.

Non è mai il tempo che ci è mancato, siamo noi che abbiamo programmato male le nostre attività, la nostra vita nel tempo: dobbiamo assumerci le nostre responsabilità.

A ciò si aggiunga che i tempi che viviamo hanno amplificato la dimensione spazio-temporale e modificato le nostre abitudini comportamentali: lo spazio si è infatti dilatato (divenendo il “villaggio globale” teorizzato nel 1964 da Marshall McLuhan), le comunicazioni avvengono in tempo reale e quest’ultimo, pertanto, sembra quasi essersi “ristretto”.

Si sono conseguenzialmente innalzate le aspettative, non vi è più “pazienza” né “limite”, viviamo nel “tutto e subito”: ciò a cascata si riverbera sul lavoro del tuo Studio e dei tuoi collaboratori che si trovano nella situazione di dover programmare al meglio il proprio lavoro e le proprie attività.

I secondi che compongono un minuto sono sempre 60 ma, anche in base al nostro stato psicologico, alle volte il tempo sembra scorrere più velocemente (quando, ad esempio, proviamo sentimenti quali gioia e felicità) mentre altre volte sembra non trascorrere mai (quando proviamo ansia, tristezza, dolore, solitudine).

Tutto ciò potrebbe influire sulla programmazione delle nostre azioni e delle nostre attività, inducendoci in errore.

Negli Studi Notarili possiamo individuare un 30% di attività che i collaboratori possono svolgere in modo autonomo, sulla base di proprie valutazioni, decidendo di eseguirle in un certo modo, in un determinato arco temporale ed entro una data che ritengono adeguata (in questo caso risulta fondamentale possedere una corretta metodologia di programmazione).

Per il restante 70% si tratta di attività che vengono assegnate ai collaboratori e quindi scadenze che si basano su necessità e programmazioni dettàte dal notaio e dalla clientela (a maggior ragione risulta indispensabile saper lavorare per priorità).

La pianificazione è un mezzo e non un fine: si deve procedere a pianificare per poter lavorare meglio e non lavorare per pianificare, tenendo sempre presente che non tutto è umanamente pianificabile e che gli imprevisti fanno parte del gioco.

Una corretta pianificazione deve investire solo una parte del tuo tempo, lasciando spazio all’imprevisto che potrebbe presentarsi e quest’ultimo andrà valutato per comprendere come meglio collocarlo nella lista delle attività già programmate e pianificate.

Una corretta metodologia di pianificazione delle proprie attività si muove su 5 direttrici:

• Conoscere l’utilizzo del proprio tempo;
• Imparare a lavorare per priorità;
• Utilizzare strumenti e tecniche adeguati;
• Pianificare le attività giornalmente e settimanalmente;
• Organizzare il tempo relazionale

La metodologia di pianificazione nel dettaglio: le prime 2 direttrici

“La mancanza di direzione, non la mancanza di tempo,

è il problema. Abbiamo tutti ventiquattro ore al giorno.“

(Zig Zaglar)

• CONOSCERE L’UTILIZZO DEL PROPRIO TEMPO

La prima direttrice della metodologia contempla la necessità di analizzare il tuo modo di lavorare unitamente alla tua percezione di cosa debba essere cambiato nell’approccio.

Questa stessa metodologia di analisi può essere applicata anche ai tuoi collaboratori, al fine di ottimizzare la programmazione delle loro attività.

Riflettendo sulle tue giornate lavorative devi imparare a comprendere quali sono i tuoi punti di forza e quali le aree di miglioramento nella tua gestione spontanea del tempo.

Metti sotto osservazione, dunque, il tuo modo di lavorare per almeno 15 giorni e calcola il tempo che impieghi per ciascuna attività: in rapporto al tempo totale della giornata, calcola il tempo dedicato alle attività programmate, tenendo conto anche del tempo dedicato alle attività non programmate (telefonate, imprevisti, interruzioni).

Indica, tra le attività non programmate, quali sono quelle necessarie e quelle evitabili e calcola il numero delle interruzioni.

A questo punto rifletti:

• Quali sono le interruzioni più comuni?
• Quali sono le ore in cui vieni maggiormente interrotto?
• Quali quelle, invece, in cui il lavoro “rende” di più?

Domàndati dunque:

CHI: chi svolge tali attività? Il livello di competenza è adeguato alle attività da svolgere? Chi altro potrebbe svolgerle? (nel breve/medio periodo)

COSA: di quali attività si tratta? Sono necessarie ed utili? Possono essere in parte ridotte? Possono essere semplificate?

COME: come vengono svolte le attività? E’ la modalità migliore? Esiste una maniera più semplice, più rapida e più facile per svolgere queste attività?

QUANDO: quando vengono svolte queste attività? E’ necessario svolgerle in questo preciso momento? Possono essere svolte in tutto o in parte in un momento più opportuno? E’ possibile raggruppare o combinare queste attività con altre e risparmiare tempo? Possono essere svolte in un tempo minore?

DOVE: dove vengono svolte queste attività? Gli strumenti di lavoro vi sono tutti? Sono tutti comodamente a disposizione affinchè l’attività possa essere svolta al meglio?

• IMPARARE A LAVORARE PER PRIORITA’

Il cuore della metodologia è rappresentato dalla seconda direttrice ovvero il concetto di priorità.

Qual è, secondo te, la differenza tra un’attività urgente, una importante ed una prioritaria?

Il concetto di “urgente” è riferito al tempo ed è soggettivo (può significare subito o tra pochi giorni), urgenza non significa solo emergenza e gli imprevisti non sono tutti urgenti.

La domanda fondamentale che dovresti porti è la seguente: “per quale giorno ed ora deve essere pronto il lavoro, deve essere compiuta l’attività?” In questo modo potrai confrontare le diverse urgenze, operare delle scelte e stilare una graduatoria.

Quando un’attività la definiamo “importante” non siamo più nella dimensione temporale, ci stiamo riferendo al suo valore e la riteniamo fondamentale per il raggiungimento di un obiettivo.

Anche qui dobbiamo procedere ad una graduatoria per distinguere, tra più attività importanti, quella che è più importante in base agli obiettivi, che possiamo suddividere in tre grandi categorie:

• Obiettivi A (di grande valore: determinanti, non si può non raggiungerli entro la scadenza prefissata);
• Obiettivi B (importanti: è auspicabile, nonché opportuno, raggiungerli);
• Obiettivi C (sono quelli che è auspicabile raggiungere, ma che possono eventualmente essere posticipati o modificati in corso d’opera).

Il concetto di “prioritario” può essere usato con due accezioni:

• connotazione assoluta e valoriale: qualcosa di fondamentale, irrinunciabile, di grande valore. Gli obiettivi prioritari sono quelli che il tuo Studio Notarile deve assolutamente raggiungere per non trovarsi in difficoltà (gli Obiettivi A);
• connotazione relativa: ciò che viene per primo in una serie di attività, a questa ne seguirà una seconda, una terza, una quarta, stabilendo una graduatoria.

Pianificare, dunque, significa stabilire l’ordine di priorità con il quale andrai a svolgere le attività (quale attività svolgerai per prima, per seconda, per terza, ecc..).

La priorità non è null’altro che l’incrocio tra le variabili dell’”importanza” (in una scala di valore da 1 a 10, dove 10 è “fondamentale” ed 1 è “di scarso valore”) e dell’”urgenza” (in una scala di valore da 1 a 10, dove 10 è la “scadenza più ravvicinata” ed 1 è la “scadenza più lontana nell’arco di tempo considerato”).

L’attività, dunque, che risulterà essere più importante e più urgente, sarà la prima della tua scaletta, tenendo anche in debito conto la durata dell’attività.

Non esiste, pertanto, una graduatoria tra urgente, importante e prioritario, non viene prima l’urgente o il prioritario, proprio perché la priorità si basa sull’urgenza e sull’importanza.

Le altre 3 direttrici

“Le cose che preferisco nella vita non costano nulla.

È chiaro che la risorsa più preziosa che tutti noi abbiamo è il tempo.“

(Steve Jobs)

• UTILIZZARE STRUMENTI E TECNICHE ADEGUATI

Programmare significa guadagnare tempo: 10 minuti al giorno di programmazione ti permettono di guadagnare un’ora.

A mio avviso, il migliore strumento (ce ne sono davvero tanti) per avere una visione d’insieme delle tue attività e programmarle nel tempo è sicuramente rappresentato dalla “Matrice di Eisenhower” per la quale ti rimando all’articolo dove ne ho parlato diffusamente: “Cos’è urgente e cosa è importante nel tuo Studio Notarile? Scoprilo con la Matrice di Eisenhower”.

• PIANIFICARE LE ATTIVITA’ GIORNALMENTE E SETTIMANALMENTE

E’ di fondamentale importanza creare una scaletta scritta delle attività (analogica o digitale, come preferisci), sia giornaliera che settimanale, indicando: elenco delle attività, relative scadenze, durata temporale delle stesse, grado di urgenza, grado di importanza, scala di priorità (incrociando importanza ed urgenza).

Nel programmare la settimana lascia sempre libero il 20-30% del tempo di ogni singolo giorno, per dare spazio agli imprevisti.

• ORGANIZZARE IL TEMPO RELAZIONALE

Ora che hai una metodologia devi cercare di ridurre l’impatto dei “ladri di tempo” che possono rallentare le tue attività: fattori estranei e che non sono sotto il nostro controllo, legati alla tipologia del lavoro in sé o derivanti dalle caratteristiche caratteriali delle persone con cui interagiamo.

In merito all’ultimo aspetto risulta di fondamentale importanza comunicare con chiarezza, evitando inutili fraintendimenti o, peggio ancora, conflitti che fanno solo “perdere tempo”.

La comunicazione assertiva, per esempio, si sostanzia nel non subire gli altri, nell’esprimere il proprio punto di vista tenendo presente la situazione e, a seconda dell’interlocutore, comunicandolo nella maniera più adeguata (leggi per un approfondimento l’articolo “L’assertività nel tuo Studio Notarile: ago della bilancia tra passività ed aggressività “).

Praticare l’ascolto attivo, l’empatia e comunicare in maniera comprensibile per il tuo interlocutore, adattando il tuo al suo stile di comunicazione, ti aiuterà ad ottimizzare la tua comunicazione interpersonale (leggi per un approfondimento l’articolo “Sei visivo, auditivo o cinestesico? Ed i clienti del tuo Studio Notarile? “).

Le giornate sono “solo” di 24 ore e ne vorremmo almeno il doppio per poter fare tutto ciò che desideriamo, ma guardare al tempo con l’occhio (ed il cervello) allenato a gestire le priorità ti potrebbe anche far scoprire che il tempo può essere un valido alleato e non un nemico contro cui lottare (perdendo sempre).