La tecnica dei Sei Cappelli per Pensare, ideata da Edward De Bono nel 1985, costituisce uno strumento prezioso per lo scambio di idee, la risoluzione dei problemi ed il processo decisionale. Scopri come esaminare un problema da tutti i possibili punti di vista, potenziando la tua organizzazione di Studio.
“Utilizzare i Sei Cappelli offre una serie di benefici al team,
tra i quali il garantire che le prospettive trascurate
ricevano il tempo dovuto.”
(Guy Parsons)
Una buona comunicazione è forse l’aspetto maggiormente strategico all’interno della tua organizzazione di Studio: presi dai frenetici ritmi lavorativi si tende -infatti- a non prestarvi la necessaria e dovuta attenzione e cura.
Come consulente esterno, chiamato ad analizzare e risolvere problematiche organizzative e relazionali, mi sono trovato spesso di fronte a Studi Notarili con una scarsa comunicazione interna che, nella maggior parte dei casi, rappresentava la vera e più profonda ragione delle dinamiche tossiche, dell’incomunicabilità e della deriva organizzativa (leggi per un approfondimento l’articolo “I tuoi collaboratori comunicano l’Immagine dello Studio e veicolano il Brand Notarile”).
Nelle modalità comunicative all’interno del tuo Studio Notarile, un posto preminente spetta sia ai colloqui individuali che alle periodiche riunioni di team (ancora troppo poco adottate e diffuse).
La riunione -infatti- è uno strumento strategico e come tale deve essere considerato e trattato, in quanto costituisce un momento fortemente motivazionale e produttivo: una riunione ben organizzata, oltre a perseguire uno specifico obiettivo, motiva i tuoi collaboratori generando fiducia ed armonia tra i membri del tuo Studio Notarile (leggi per un approfondimento l’articolo “Definire obiettivi S.M.A.R.T. per la gestione ottimale del tuo Studio Notarile”).
La riunione, se ben pianificata, congegnata e strutturata può diventare uno strumento periodico (massimo una ogni quindici giorni o una al mese) di confronto costruttivo, di condivisione di informazioni utili a tutto il team di Studio, di comunicazione interpersonale tra colleghi e notaio: un’occasione per avere il “polso” delle attività in essere, misurare il “clima” interno ed anticipare a monte eventuali problematiche, sia lavorative che organizzative o relazionali (leggi per un approfondimento l’articolo “Come motivare i tuoi collaboratori comprendendo il “clima interno” del tuo Studio Notarile”).
La riunione consente di ottenere risultati trasversali all’obiettivo primario: allargare la sensazione di appartenenza a tutti i membri del team di Studio, responsabilizzare le singole persone, favorire l’integrazione tra gli obiettivi individuali e quelli collettivi e rafforzare il coordinamento tra i diversi settori dello Studio (ad esempio, tra chi si occupa della predisposizione degli atti e chi cura gli adempimenti post stipula, chi mette a Repertorio, ecc…).
La riunione consente altresì di mettere in evidenza le competenze e le qualità di ogni membro del tuo team di Studio, aumentando la motivazione: lo scambio di idee, la circolazione di informazioni generano un potente effetto formativo, incentivante per l’elaborazione e la messa in atto di comportamenti orientati agli obiettivi condivisi.
In quanto notaio leader®, il tuo ruolo di coordinatore si esplicita ulteriormente nel riassumere la discussione, nel dirigerla, nell’intervenire ogni volta che sia necessario, ri-avviandola, moderando il clima, stimolando approfondimenti, ricapitolando e sintetizzando, promuovendo riscontri ed interventi, verificando i risultati ottenuti e incanalandoli verso l’obiettivo (leggi per un approfondimento l’articolo “Le riunioni di team nel tuo Studio Notarile: efficaci strumenti di condivisione e comunicazione (poco utilizzati)”).
A tal proposito, puoi avvalerti di una tecnica concepita nel 1985 da Edward De Bono denominata i Sei Cappelli per Pensare: non si tratta di un semplice gioco di ruolo bensì di una rigorosa metodologia per riunioni che impone di dedicare blocchi di tempo specifici a sei stili di pensiero differenti.
Immagina, pertanto, di poter affrontare una complessa problematica scomponendo il pensiero in compartimenti stagni, evitando che le emozioni offuschino i fatti o che la critica soffochi sul nascere la creatività.
I Sei Cappelli per Pensare nel tuo Studio Notarile
“Accontentarsi di un approccio o una soluzione “adeguata”
diventa il maggiore ostacolo
alla ricerca di un’alternativa migliore.”
(Edward De Bono)
Per implementare con successo questa metodologia nel tuo Studio Notarile è indispensabile comprendere la funzione di ogni “colore“: ogni Cappello -infatti- ha una colorazione diversa, rappresenta una specifica prospettiva e durante il suo uso tutti i partecipanti devono pensare unicamente attraverso quella “lente”, rimandando i contributi di altra natura ad un momento successivo.
Ciò ti consente, nella conduzione della riunione, di gestire il tono generale della conversazione e di far sì che vengano ascoltati diversi punti di vista.
L’utilizzo del metodo dei Sei Cappelli per Pensare offre numerosi vantaggi al tuo team di Studio:
- evita che una singola persona o prospettiva prenda il sopravvento: ad esempio, un team scoraggiato potrebbe tendere a soffermarsi eccessivamente sugli aspetti negativi; questo approccio garantisce che la mentalità scettica non domini completamente la discussione;
- attribuisce il giusto spazio anche alle prospettive trascurate: il tuo team, sotto pressione per risolvere una problematica complessa, potrebbe adottare frettolosamente un determinato approccio. Tuttavia, creando lo spazio necessario per altre prospettive, potrebbero emergere nuove idee. Ad esempio, chi trai tuoi collaboratori adotta un atteggiamento “positivo” potrebbe cercare soluzioni che non si limitino solo a “risolvere il problema” ma che migliorino oltremodo la tua organizzazione;
- impedisce che i tuoi collaboratori “parlino senza capirsi”: c’è chi potrebbe tendere a concentrarsi sugli aspetti più pratici, mentre qualcun altro potrebbe preferire enfatizzare i possibili vantaggi di una determinata linea d’azione. In una conversazione informale, entrambi potrebbero cercare ansiosamente di riportare la discussione su “ciò che (per loro) conta davvero” (ovvero il loro punto di vista preferito!) mentre con l’adozione del metodo dei Sei Cappelli per Pensare tutti possono avere un approccio più sereno, sapendo -a monte- che c’è un tempo prestabilito per esporre la propria tesi;
- crea spazio per la condivisione emotiva: comprendere come si sentono tutti riguardo ad una determinata questione è un buon modo per valutare l’umore generale, supera l’errata percezione che rivelare le emozioni sia poco professionale ed aiuta i tuoi collaboratori a comunicare in modo più empatico. Come ben comprenderai, tutto ciò nel lungo periodo contribuisce a costruire la fiducia all’interno del tuo team (leggi per un approfondimento l’articolo “L’equazione della fiducia: chiave di volta per il successo del tuo Studio Notarile”).
Vediamo ora in dettaglio, uno per uno, i Sei Cappelli per Pensare con i rispettivi colori e caratteristiche:
1) IL CAPPELLO BIANCO: LA FORZA DEI FATTI
Nel tuo Studio Notarile il Cappello Bianco è il “pane quotidiano“: rappresenta l’obiettività, la logica ed i dati. Quando il tuo team indossa il Cappello Bianco si discute esclusivamente di ciò che è documentato: statistiche sui tempi di stipula, report sui volumi dell’attività, evidenze tangibili di una specifica pratica. È il momento in cui si individuano quali informazioni mancano e come reperirle, stabilendo una solida base su cui costruire le decisioni successive. Senza questo passaggio, ogni strategia rischia di poggiare su fondamenta instabili.
Questo Cappello è particolarmente prezioso per stabilire una condivisa piattaforma di comprensione, garantendo che le decisioni e le strategie siano costruite su informazioni verificabili e imparziali. In sostanza, il Cappello Bianco non si limita a enunciare fatti ma mira a sviluppare una comprensione informata della situazione. Questo approccio può gettare le basi per i Cappelli successivi, assicurando che le strategie e le soluzioni sviluppate non siano solo creative ed innovative, ma anche realistiche e fattibili.
2) IL CAPPELLO ROSSO: L’INTUITO E L’EMOZIONE
Spesso considerato “poco professionale” in ambienti formali, il Cappello Rosso è invece vitale: invita ad esprimere risposte emotive, intuizioni e “sensazioni di pancia” senza alcuna necessità di doverle giustificare. Come si sente il tuo team riguardo all’introduzione di un nuovo software gestionale? C’è ansia? C’è entusiasmo? Dare spazio al Cappello Rosso permette di “tastare il polso” della tua organizzazione, rivelando preoccupazioni o motivazioni che potrebbero influenzare lo svolgimento delle attività. È un esercizio di trasparenza che contribuisce a costruire fiducia nel lungo periodo.
Questo processo può rivelarsi particolarmente illuminante, portando alla luce valori personali e “sentimenti” che potrebbero incidere significativamente sull’accettazione delle decisioni.
Un altro aspetto fondamentale da considerare è il riconoscimento che le risposte emotive, pur non essendo sempre basate sulla logica o sui fatti, sono autentiche e possono fornire preziose indicazioni sul morale personale e collettivo, sull’apprensione, sull’entusiasmo e su altri fattori critici che potrebbero influenzare il successo o il fallimento in merito ad una decisione, un’attività o un processo.
3) IL CAPPELLO GIALLO: L’OTTIMISMO REALISTA
Il Cappello Giallo è la ricerca deliberata dei benefici e del valore: anziché concentrarsi su “cosa potrebbe andare storto“, indossare il Cappello Giallo costringe il tuo team a vedere le opportunità di crescita ed i migliori scenari possibili. Non si tratta di ottimismo infondato, ma di un’estrapolazione razionale dei fatti per individuare come un cambiamento possa porre la tua organizzazione in una posizione migliore rispetto al passato.
Questo punto di vista ottimistico può essere particolarmente utile in situazioni che inizialmente sembrano scoraggianti o irrisolvibili, poiché incentiva un atteggiamento propositivo e la concentrazione sulle soluzioni piuttosto che sui problemi. Quando si utilizza il Cappello Giallo è importante promuovere un ottimismo realistico: pur concentrandosi sugli aspetti positivi non bisogna tuttavia cadere in meri desideri o in supposizioni infondate. L’ottimismo deve essere basato su risultati plausibili e su un’estrapolazione razionale dei fatti.
4) IL CAPPELLO NERO: LA VALUTAZIONE DEL RISCHIO (SENZA NEGATIVITÀ)
Quello Nero è il Cappello che il notaio leader® indossa con più naturalezza: il suo scopo è la valutazione critica, l’identificazione di potenziali inefficienze, ostacoli e rischi. Tuttavia, il metodo di Edward De Bono insegna a non usarlo unicamente per esercitare una mera lamentela o per esprimere negatività bensì come uno strumento per la resilienza e per la pianificazione: il Cappello Nero deve portare a costruttivi passi in avanti (leggi per un approfondimento l’articolo “Anticipa il futuro del tuo Studio Notarile attraverso la pianificazione strategica”).
Implica un esame attento e metodico dei punti deboli di un processo o di un’idea: ciò include la considerazione degli scenari peggiori, l’identificazione di ciò che potrebbe andare storto e la valutazione delle potenziali conseguenze di un fallimento. Ricercando deliberatamente i probabili problemi garantisce che la pianificazione non sia solo fattibile ed auspicabile ma anche sostenibile e resiliente di fronte alle sfide (leggi per un approfondimento l’articolo “La “potenza” del fallimento nel tuo Studio Notarile: la capacità di rialzarsi sempre per crescere e migliorare”).
Il Cappello Nero va adottato con criterio: un uso eccessivo -infatti- può generare un’atmosfera deprimente, soffocando la creatività e la propensione al rischio. Questo è il momento del pensiero critico e dell’analisi imparziale, non di un atteggiamento negativo e scontroso del tipo “non funzionerà mai“. Cerca di trarre da ogni critica degli spunti costruttivi: ad esempio per mitigare i rischi o per superare le opposizioni.
5) IL CAPPELLO VERDE: LA SCOSSA DELLA CREATIVITÀ
Qui il tuo Studio Notarile deve necessariamente sfidare lo status quo: il Cappello Verde è dedicato al pensiero laterale, alle soluzioni non convenzionali ed allo scambio di idee (brainstorming) senza vincoli di praticità immediata. È il momento, ad esempio, di rompere gli schemi e domandarsi: “e se cambiassimo completamente il nostro modo di accogliere i clienti?” o “come potremmo adottare l’Intelligenza Artificiale per ottimizzare la nostra organizzazione di Studio?“. In questa fase la quantità di idee è più importante della loro fattibilità immediata (leggi per un approfondimento l’articolo “La falange obliqua di Epaminonda ed il pensiero laterale nel tuo Studio Notarile”).
Per utilizzare efficacemente il Cappello Verde è fondamentale creare un ambiente in cui l’immaginazione e l’innovazione non solo siano consentite ma attivamente incoraggiate: ciò significa sospendere temporaneamente il giudizio e la critica (spesso associati al Cappello Nero) e, al contrario, accogliere anche le idee apparentemente più stravaganti.
6) IL CAPPELLO BLU: LA REGIA DEL NOTAIO LEADER®
Il Cappello Blu non riguarda il contenuto della discussione ma il processo stesso: è tipicamente il Cappello del facilitatore (tu, in quanto notaio leader®) che stabilisce l’agenda, definisce la sequenza dei Cappelli ed assicura che nessuno “sconfini” in uno stile di pensiero diverso da quello attivo in quel momento. Il Cappello Blu sintetizza le conclusioni e pianifica i passi successivi, trasformando i diversi punti di vista in un piano d’azione coerente.
Il Cappello Blu funge da “direttore d’orchestra” del processo di pensiero, offrendo una prospettiva generale che garantisca struttura e focalizzazione: riguarda la gestione del processo di pensiero in sé.
L’utilizzo efficace del Cappello Blu richiede da parte tua forti capacità di leadership e di facilitazione: devi essere imparziale, riservando i tuoi contributi a quando indossi gli altri Cappelli, devi essere altresì abile nel guidare le conversazioni, incoraggiare la partecipazione di tutti i membri e bilanciare i contributi dei diversi Cappelli per garantire una discussione organica.
Devi assicurarti che a ciascun Cappello venga concesso un tempo adeguato per la discussione ma anche che la riunione proceda senza intoppi per affrontare tutti i punti necessari entro il tempo stabilito.
Ciò implica, da parte tua, non solo riassumere quanto detto ma anche identificare i temi principali, le conclusioni ed i piani d’azione: potresti pertanto concludere la riunione con un riepilogo delle decisioni prese, delle azioni da intraprendere e delle responsabilità assegnate, garantendo chiarezza ed assicurandoti l’impegno da parte di tutto il tuo team.
In sintesi, il Cappello Blu è la chiave per garantire che il processo dei Sei Cappelli per Pensare sia più di una semplice raccolta di punti di vista disparati: fornisce la struttura e la guida necessarie per trasformare input diversi in risultati chiari ed attuabili.
Un’applicazione pratica
Immagina, ad esempio, una riunione di team per decidere se (e come) adottare una nuova procedura operativa ed organizzativa all’interno del tuo Studio o se mantenere quella attuale (che ha manifestato diverse criticità).
Tu, notaio leader® facilitatore (Cappello Blu), apri la riunione spiegando l’obiettivo e la sequenza.
Si parte con il Cappello Bianco (10 minuti) analizzando le criticità ed i problemi oggettivi (basati su dati e numeri documentabili) che l’attuale procedura operativa ha evidenziato.
Segue il Cappello Rosso (10 minuti) dove i tuoi collaboratori esprimono liberamente le loro eventuali preoccupazioni, ad esempio, per il carico di lavoro aggiuntivo evidenziando le proprie “sensazioni” sia in merito all’attuale procedura che alla nuova.
Il Cappello Nero (10 minuti) serve a valutare i rischi di perdita di efficienza attuali, mentre il Cappello Giallo (10 minuti) esplora il potenziale di resa, efficacia e crescita che deriverebbe dall’adozione della nuova procedura.
Il Cappello Verde (10 minuti) propone magari un’ulteriore “terza via” a metà strada tra la vecchia e la nuova procedura, con elementi che non erano stati presi in considerazione nelle precedenti due alternative.
Infine, il Cappello Blu (10 minuti) riassume tutto e tira le fila della riunione muovendo verso una soluzione condivisa attraverso un chiaro piano d’azione.
Questo approccio impedisce che la discussione sia dominata da una singola personalità ed assicura che anche le prospettive trascurate ricevano il giusto spazio.
L’adozione dei Sei Cappelli per Pensare di Edward De Bono non è solo un modo per rendere le riunioni del tuo Studio Notarile più brevi o meno noiose, si tratta di un vero e proprio investimento nella cultura organizzativa della tua attività.
Ti permette di separare l’ego dalla performance, di accogliere l’emozione senza lasciarsi travolgere e di analizzare il rischio senza soffocare l’innovazione.
La capacità di osservare un problema “da tutti i lati” e da più prospettive rappresenta una preziosa garanzia che tu, come notaio leader®, puoi offrire sia al tuo team di Studio che ai tuoi clienti.
