SWOT Analysis e posizionamento del tuo Studio Notarile

Avere le idee chiare su punti di forza e di debolezza, opportunità e minacce ti consente di definire al meglio la strategia ed il posizionamento del tuo Studio Notarile

“Non attaccare mai un problema

senza presentare insieme una soluzione.”

(Jim Rohn)

Vi sono 2 frasi emblematiche che riassumono le basi della strategia, in qualsiasi àmbito la si voglia attuare: “se conosci il nemico e te stesso, la tua vittoria è sicura; se conosci te stesso ma non il nemico, le tue probabilità di vincere e perdere sono uguali; se non conosci il nemico e nemmeno te stesso, soccomberai in ogni battaglia” ed ancora “i guerrieri vittoriosi prima vincono e poi vanno in guerra, mentre i guerrieri sconfitti prima vanno in guerra e poi cercano di vincere.”

Sono entrambe attribuite a Sun Tzu, generale e filosofo cinese, vissuto probabilmente fra il VI e il V secolo a.C.: si ritiene che abbia scritto uno dei più importanti trattati di strategia militare di tutti i tempi, “L’arte della guerra”.

All’apparenza un manuale militare, in realtà si tratta di un’opera che fornisce indicazioni preziose per la vita e per la gestione dei rapporti interpersonali: le pagine in esso contenute suggeriscono percorsi per raggiungere il benessere psicofisico, partendo dall’assunto che, prima che qualsiasi antagonista esteriore, il nemico da sedare sia la propria mente.

Se si parla di strategia, al notaio leader® non può non sovvenire immediatamente la SWOT Analysis (acronimo di Strenghts, Weaknesses, Opportunities e Threats, ovvero punti di forza, punti di debolezza, opportunità e minacce) ovvero un’analisi finalizzata alla pianificazione strategica per il raggiungimento di un obiettivo, sia esso individuale o del proprio Studio Notarile, che disamina attentamente i 4 fattori che dovrebbero essere valutati prima di pianificare e mettere in atto un progetto.

Colui che per primo ha teorizzato l’utilizzo di questo strumento (conosciuto anche come matrice SWOT) è stato l’economista statunitense Albert Humphrey, il quale introdusse l’analisi SWOT tra il 1960 ed il 1970, dopo dieci anni di ricerche e studi condotti per lo Stanford Research Institute, svolti fra le aziende della Fortune 500 (lista pubblicata annualmente dalla rivista Fortune per indicare le 500 maggiori imprese societarie statunitensi, redatta in base al loro fatturato) e mirati ad analizzare i motivi per cui la pianificazione aziendale falliva.

La SWOT Analysis rappresenta uno strumento molto efficace che può aiutarti a razionalizzare i processi decisionali in contesti particolarmente caratterizzati da incertezza e forte competitività: si tratta, in pratica, di un procedimento logico che evidenzia, da un lato, le caratteristiche interne di una realtà e, dall’altro, quelle esterne, al fine di poterne evidenziare le relazioni e le eventuali sinergie.

Come detto, SWOT è l’acronimo di Strenghts (punti di forza), Weaknesses (punti di debolezza), Opportunities (opportunità) e Threats (minacce) e, mentre i primi due sono fattori che fanno parte integrante del sistema e sui quali è possibile intervenire e dunque sono controllabili (variabili/fattori interni), i secondi rappresentano, invece, quelle variabili esterne (variabili/fattori esterni) sulle quali non è possibile influire direttamente (non controllabili) ma che è necessario tenere sotto controllo in modo da poterne sfruttare gli effetti positivi e prevenire e limitare quelli negativi.

L’obiettivo, per i fattori interni, è quello di convertire i punti di debolezza in punti di forza e, per i fattori esterni, quello di convertire le minacce in opportunità.

L’efficacia dell’analisi dipende dalla capacità, principalmente, di disporre di una visione quanto più possibile completa e, contestualmente, di effettuare una lettura incrociata dei fattori individuati nel momento in cui dovranno essere decise le linee guida da seguire per raggiungere gli obiettivi prefissati.

Come procedere all’analisi utilizzando la matrice SWOT

“Tutti possono vedere le mie tattiche,

nessuno può conoscere la mia strategia.”

(Sun Tzu)

Per una disamina completa e per avere il maggior numero possibile di elementi a tua disposizione, è utile che tu coinvolga i clienti (per esempio, attraverso la somministrazione di questionari: leggi per un approfondimento l’articolo “Il questionario di valutazione dello Studio Notarile: bussola della soddisfazione dei tuoi clienti”) e, soprattutto, i tuoi collaboratori (per esempio, attraverso il coinvolgimento in riunioni dedicate: leggi per un approfondimento l’articolo “Le riunioni di team nel tuo Studio Notarile: efficaci strumenti di condivisione e comunicazione (poco utilizzati)”).

Tra coloro che operano all’interno dello Studio sarà importante approfondire i seguenti fattori:

• capacità e competenze (le “cose che si sanno fare bene” e che dunque rientrano nei punti di forza e, al contempo, “le cose che non si sanno fare bene”, ovvero i punti di debolezza);
• risorse (le “cose che si hanno”: punti di forza; le “cose che mancano”: punti di debolezza) ovvero, in generale, tutti quei fattori produttivi che possono consentire o meno al tuo Studio notarile di attuare con successo le strategie a supporto della propria missione;
• processi (”come si fanno le cose”, se “bene”: punti di forza; se “male”: punti di debolezza);
• informazioni di contesto (tutti i dati socio-economici, politici, ambientali, culturali, demografici, ecc… che impattano sull’attività del tuo Studio);
• dati di settore (che cosa sta accadendo nel settore notarile in cui ti trovi ad operare);
• situazione competitiva (in relazione alle altre realtà professionali, incrociando le informazioni con i dati in precedenza raccolti attraverso i questionari sottoposti alla clientela)

L’obiettivo è quello di capitalizzare i punti di forza e di correggere i punti di debolezza: le opportunità rappresentano le occasioni sulle quali investire, mentre le minacce devono essere identificate ed attentamente monitorate.

Ognuno dei 4 quadranti della matrice SWOT deve essere “popolato” con informazioni supportate da dati aggiornati e rappresentativi, senza limitarsi unicamente a sensazioni ed impressioni che lasciano il tempo che trovano e rischiano, al contrario, di riprodurre un’immagine distorta della realtà.

Dovrai essere bravo, altresì, a “captare” anche i “segnali deboli”, percependo ed essendo ricettivo verso quelle tendenze sotto traccia che potrebbero evolversi nel medio-lungo termine.

Nella fase di raccolta delle informazioni non dovrai trascurare tutte quelle variabili che sono davvero rilevanti per i clienti e che fanno la differenza in relazione alle altre realtà professionali.

Devi essere il più possibile realistico evitando di:

• cercare di nascondere eventuali problemi, in quanto l’analisi SWOT viene effettuata proprio per portarli alla luce e per poterli affrontare nel modo più rapido ed opportuno;
• accentuare eccessivamente gli aspetti positivi, in quanto la SWOT non rappresenta uno strumento per autocelebrare i successi dello Studio ma una metodologia per supportare le decisioni;
• minimizzare i punti di forza evidenziando unicamente quelli di debolezza, in quanto la SWOT è una matrice che serve sia a prendere coscienza dei limiti dello Studio sia a far sì che le qualità dello stesso possano essere valorizzate attraverso la combinazione con le opportunità offerte dal settore notarile.

E’ quanto mai indispensabile che tutto ciò che emerge dalla SWOT Analysis sia poi tradotto in piani concreti, ovvero venga utilizzato strategicamente per definire nuovi obiettivi a cui il tuo Studio deve tendere: il processo di analisi si conclude quando le informazioni che vengono evidenziate nei 4 quadranti della matrice sono riepilogate in ordine di priorità ed utilizzate per definire le attività che il tuo Studio dovrà intraprendere per conseguire i suoi piani strategici (leggi per un approfondimento l’articolo “Cos’è urgente e cosa è importante nel tuo Studio Notarile? Scoprilo con la Matrice di Eisenhower”).

La SWOT Analysis puoi utilizzarla per fotografare la realtà del tuo Studio nel suo complesso ma anche per valutare un singolo progetto in quanto le sue finalità sono:

• sintetizzare ed evidenziare le componenti più rilevanti, evitando che si perdano all’interno di complesse ricerche;
• indicare la necessità di indagini mirate;
• consentire il dialogo ed il confronto;
• favorire il consenso sugli elementi prevalenti della realtà.

Il posizionamento del tuo Studio Notarile

La SWOT Analysis può agevolarti e coadiuvarti nella definizione del posizionamento del tuo Studio Notarile (brand positioning), ovvero il “luogo mentale” che esso occupa nella mente di chi lo osserva in relazione ad un ristretto numero di parametri chiave (leggi per un approfondimento l’articolo ““Marca” e non “marchio”: il Branding Notarile® per te e per il tuo Studio Notarile. Mettiti alla prova!”).

Secondo Al Ries e Jack Trout in una società come la nostra, ridondante di messaggi, l’unico modo per far “arrivare” i servizi professionali erogati dal tuo Studio è quello di focalizzarti su un preciso target al quale indirizzare un messaggio semplificato, duraturo e soprattutto capace di adeguarsi e collegarsi alle esigenze delle persone.

Dunque, per posizionamento del tuo Studio Notarile si intende:

• la percezione che vuoi instillare nella mente di chi lo osserva;
• la definizione delle caratteristiche univoche che rendono i tuoi servizi diversi da quelli degli altri Studi Notarili (tutti i Notai sono pubblici ufficiali ma come liberi professionisti non sono tutti identici);
• l’identificazione del posto occupato nel “panorama competitivo”

In sintesi, per posizionamento si intende la definizione di come il tuo Studio Notarile svolge la propria attività, quali servizi offre e le ragioni per cui i clienti dovrebbero scegliere di rivolgersi ad esso e non ad altri (leggi per un approfondimento l’articolo “Perché dovrei scegliere il tuo Studio Notarile e non quello di un tuo collega? L’importanza di lavorare sul tuo Branding Notarile® ”).

L’obiettivo del posizionamento è quello di veicolare un’immagine precisa, coerente e costante che comunichi le caratteristiche chiave del tuo Studio Notarile (expertise, modo di fare le cose, valori, vantaggio competitivo, ecc…) e che lo porti ad essere scelto.

Affinchè il posizionamento del tuo Studio Notarile risulti unico ed identitario, dovrà essere:

• pertinente;
• credibile;
• chiaro;
• dimostrabile;
• sostenibile;
• comprensibile per la clientela;
• desiderabile dalla clientela.

Per riuscire ad emergere dal numero indistinto, agli occhi della clientela, dei professionisti a cui rivolgersi, il tuo Studio Notarile deve necessariamente differenziarsi, ovvero avere la capacità di distinguersi in virtù delle proprie caratteristiche peculiari, rispondendo alle seguenti domande:

• chi siamo?
• che cosa facciamo?
• in cosa siamo veramente bravi? (punti di forza e di debolezza)
• a chi ci rivolgiamo?
• in che cosa siamo diversi dagli altri? (opportunità e minacce)
• come il nostro modo di essere diversi si traduce in una maggiore soddisfazione da parte della clientela?

Una volta individuate le caratteristiche distintive e definito il proprio posizionamento, il tuo Studio Notarile deve delineare e mettere in atto una strategia volta a comunicare questi ultimi all’esterno, al fine di ottenere il vantaggio competitivo.

Come affermava Gabrielle Bonheur Chanel (Coco Chanel): “per essere insostituibili, bisogna essere diversi”.