Studio Notarile: come sviluppare un “team ad alta performance”

L’obiettivo di ogni notaio leader® è quello di governare uno Studio Notarile efficace ed efficiente, grazie ad un team di collaboratori ed Assistenti Notarili coesi, collaborativi e con obiettivi di performance comuni e condivisi.

“Il bastone e la carota sono motivatori pervasivi

e persuasivi. Ma se tratti le persone come asini,

otterrai una performance da asini.”

(John Whitmore)

Tuttavia, sviluppare un “team ad alta performance” non è così semplice e scontato ma è sicuramente possibile.

Le dinamiche dello sviluppo di un team lavorativo e collaborativo possono essere riassunte in 3 macrofasi (INCLUSIONE, ASSERZIONE e COLLABORAZIONE), premettendo che un “team ad alta performance” dovrebbe essere ben dotato delle seguenti 12 caratteristiche peculiari:

• Sostegno reciproco;
• Pazienza verso gli altri membri del team;
• Fiducia di base reciproca;
• Impegno costante;
• Senso dell’umorismo per affrontare al meglio le problematiche;
• Compatibilità caratteriale;
• Collaborazione a 360 gradi;
• Adattabilità alle situazioni;
• Amicizia (per quanto possibile);
• Coraggio nelle scelte;
• Entusiasmo coinvolgente;
• Assenza di egoismo (anteponendo i risultati del team)

Solo un team che esprime al massimo le 12 caratteristiche peculiari appena elencate può definirsi un “team eccezionale” o “ad alta performance”: si tratta solo di fortuna o di “chimica”? E’ più utile, al contrario, una sana competizione e “frizione” all’interno del team per dar luogo ad una buona performance?

Come si può sviluppare e condurre un team di Studio Notarile a migliorare in maniera considerevole nei 12 aspetti peculiari elencati?

E’ principalmente compito del notaio leader® (leggi per un approfondimento l’articolo “Studio Notarile allo sbando? Come ottenere prestazioni di gruppo eccezionali”) comprendere le 3 macrofasi (enucleate dal dottor Will Schutz) attraverso le quali il team si sviluppa, incoraggiandone ed accelerandone il processo.

Fase dell’INCLUSIONE

“Team: un piccolo gruppo di persone con abilità

complementari impegnate a collaborare per uno

scopo comune, obiettivi di performance comuni e

modi di lavorare insieme per i quali si ritengono

responsabili a vicenda.”

(Jon R. Katzenbach, Douglas Smith)

In questa prima fase ogni singolo membro del team determina se è, e se sente di essere, parte del gruppo: è in questo frangente che sentimenti quali l’ansia, l’introversione, il bisogno di essere accettati e, al contempo, la paura di non esserlo si manifestano molto forti.

Può emergere la sensazione di solitudine, il bisogno di trovare un amico, anche uno solo, per sentirsi inclusi, per essere come gli altri e sentirsi apprezzati.

In questa fase il team risulta essere necessariamente meno produttivo perché i suoi membri sono concentrati principalmente sulle proprie preoccupazioni e sui propri bisogni emotivi.

E’ al notaio leader® che i membri del team guardano in questa fase, per ottenere accettazione e guida con il desiderio di conformarsi e di aderire: il tono e l’esempio del notaio leader® divengono la “norma” accettata dal gruppo.

Per esempio, se il notaio leader® mostra trasparenza ed onestà, rivela le proprie sensazioni ed anche debolezze, i membri del team potenzialmente tenderanno a fare lo stesso e si verrà ad instaurare una buona pratica relazionale: il notaio leader® in questa fase cercherà di intercettare e venire incontro alle preoccupazioni dei membri del team affinchè il gruppo possa crescere, in alcuni casi sarà necessario essere tolleranti e sostenere coloro che impiegheranno più tempo (anche settimane o mesi) prima di sentirsi appieno parte del team.

Fase dell’ASSERZIONE

Quando la maggioranza del team si sente inclusa, inizia solitamente la fase dell’asserzione individuale (la fase intermedia, precedente a quella della collaborazione): quella in cui “si esprime il potere” e si estendono i confini.

Come avviene nel mondo animale, dove i maschi “marcano il territorio“, in questa fase si stabilisce la gerarchia, vengono “attribuiti ruoli e funzioni”.

In questa fase di transizione la competizione all’interno del team è forte, con performance eccezionali di qualche membro a discapito di altri: i membri del team, infatti, provano a scoprire quali sono i propri punti di forza; potrebbero anche verificarsi “sfide” alla leadership (in questo caso nei confronti del notaio leader®) con la verifica da parte di alcuni membri del team di poter essere in disaccordo con il titolare di Studio.

E’ una fase delicata, nella formazione del team, nella quale il bravo notaio leader® deve saper offrire responsabilità ed incoraggiare i membri del team ad assumersela, contestualmente soddisfacendo i loro bisogni di asserzione.

Il notaio leader® non deve sentirsi “minacciato” qualora si palesino delle “sfide” affermando erroneamente, per contrasto, la propria autorità: si tratta di saper mantenere il precario equilibrio che sfocerà di lì a breve nella fase conclusiva della collaborazione.

Fase della COLLABORAZIONE

In questa fase cooperativa il notaio leader® deve agevolare al massimo lo sviluppo e la prevalenza, all’interno del team dello Studio Notarile, delle 12 caratteristiche peculiari evidenziate all’inizio di questo articolo.

Va costantemente monitorato e mantenuto un equilibrio all’interno del team, che bilanci da un lato lo sviluppo della collaborazione e dall’altro mantenga un certo grado di “tensione dinamica”, da preservare con attenzione al fine di sviluppare il confronto positivo generato anche dal disaccordo.

Come può dunque il notaio leader® facilitare ed accelerare il processo dalla fase dell’INCLUSIONE a quella della COLLABORAZIONE, passando per quella intermedia e necessaria dell’ASSERZIONE?

Vi sono una serie di opzioni che consentono di raggiungere la cooperazione all’interno di un team di Studio Notarile:

• Discutere sulla definizione di una serie di obiettivi comuni per il team, su cui tutti concordino;
• Stabilire una serie di regole di base e princìpi operativi accettabili per tutti i membri del team, che tutti abbiano contribuito a formare;
• Pianificare un periodo di tempo, a intervalli regolari, per lavorare sul processo di sviluppo del team di Studio, di solito in concomitanza con riunioni già pianificate per discutere del lavoro;
• Sondare le opinioni dei membri del team dello Studio Notarile sulla possibilità, auspicabile, di organizzare momenti da passare insieme al di fuori del lavoro;
• Organizzare sistemi di supporto per affrontare, se necessario in via confidenziale, possibili problemi o preoccupazioni individuali;
• Creare un interesse comune al di fuori del lavoro;
• Imparare insieme una nuova abilità;
• Svolgere esercizi ed attività che favoriscano lo sviluppo delle 12 caratteristiche peculiari all’interno del team dello Studio Notarile;
• Tenere discussioni di gruppo sul significato e lo scopo individuale e collettivo, come viene percepito dai membri del team

Tutti questi suggerimenti ed opzioni possono essere presentati e facilitati dal notaio leader®, tuttavia dovrebbero sempre essere i membri del team a decidere se adottarli o meno: la decisione di adottarne uno o più d’uno dovrebbe essere presa democraticamente.

Infatti, affinchè si possano ulteriormente sviluppare le 12 caratteristiche peculiari e si possa aumentare la performance del team di Studio nulla va imposto in tal senso ma vanno aumentate la consapevolezza e la responsabilità, sia collettiva che individuale.