La Carta del Rispetto nel tuo Studio Notarile: valori e considerazione all’interno del team (e non solo)

Come dimostrare considerazione per gli altri mettendo in pratica, nei rapporti interpersonali, le regole di base della cortesia e soddisfacendo i bisogni innati dell’essere rispettati ed apprezzati

La mancanza di tatto nei rapporti interpersonali rende il lavoro del team del tuo Studio Notarile più lento e più difficile?

La Carta del Rispetto è un utile strumento che suggerisce e favorisce modalità per manifestare considerazione verso gli altri e per mantenere un clima rispettoso all’interno del tuo Studio Notarile.

Prima della Carta del Rispetto, però, entra in gioco la “sicurezza psicologica” che, secondo Amy Edmondson, rappresenta la convinzione che il team sia sicuro per assumersi rischi interpersonali ovvero che nessuno sarà criticato per aver esposto idee, domande, preoccupazioni o aver commesso errori.

Se il clima è psicologicamente sicuro, infatti, i membri del team non hanno paura di esprimersi e danno vita ad un dialogo produttivo che favorisce comportamenti di apprendimento proattivo, necessari per comprendere l’ambiente, i clienti e risolvere insieme le problematiche in modo efficace.

Di fronte all’incertezza, i team psicologicamente sicuri sono spinti in una spirale di performance in cui commettere errori non è considerato un fallimento bensì un’occasione per apprendere.

Creare sicurezza non significa solo essere gentili bensì creare una “cultura di apertura” in cui i membri del team possano condividere ciò che apprendono, essere diretti, assumersi rischi, ammettere di aver sbagliato e siano disposti a chiedere aiuto quando ne hanno bisogno (leggi per un approfondimento l’articolo “Come correggere, guidare e far crescere i collaboratori del tuo Studio Notarile “).

Nei team più efficaci ed efficienti le persone si sentono libere di parlare, collaborare e sperimentare insieme: diversi studi hanno evidenziato come la sicurezza psicologica rappresenti un abilitatore fondamentale del lavoro di team ad alte prestazioni (leggi per un approfondimento l’articolo “Studio Notarile: come sviluppare un “team ad alta performance“).

In un mondo sempre più caratterizzato da volatilità, incertezza, complessità ed ambiguità, creare e mantenere un clima psicologicamente sicuro diventa una priorità per te e per il tuo Studio Notarile.

Ovviamente in tutti i team sorgono conflitti, ma la sicurezza psicologica consente di canalizzare l’energia in interazioni produttive quali il disaccordo costruttivo, lo scambio aperto di idee e l’apprendimento da punti di vista diversi.

Sicurezza psicologica, dunque, non significa creare un “clima comodo” facendo sì che le persone non si sentano responsabili a livello individuale ma, al contrario, significa favorire il raggiungimento di prestazioni superiori da parte del team, fondate anche sulla fiducia reciproca.

Oltre alla sicurezza psicologica ed alla fiducia, anche la cortesia riveste un ruolo non trascurabile.

Considerazione reciproca, cortesia e bisogni sociali

“Il rispetto è un atto d’amore.”

(Sebastiano Di Campli)

Gli antropologi Penelope Brown e Stephen Levinson hanno approfondito il concetto della “considerazione reciproca” ed hanno sviluppato una logica della cortesia basata sul concetto dell’ “interazione comunicativa faccia a faccia” (derivato dall’espressione “perdere la faccia”) intesa come il valore sociale positivo che una persona rivendica per sé.

Dunque, dimostrare considerazione ed essere cortesi significa sostanzialmente svolgere un lavoro in cui ciascuno si prende attivamente cura del valore sociale percepito dell’altro.

A questo traguardo si giunge considerando 2 “bisogni sociali” condivisi da tutti:

• il bisogno di essere approvati o apprezzati: quando le azioni ed i comportamenti degli altri riflettono un’immagine positiva di noi stessi (quando ci ringraziano, ci esprimono simpatia, veniamo riconosciuti ecc…). Questo bisogno viene disilluso, invece, quando ci ignorano, ci disapprovano o ci mettono in imbarazzo in pubblico;
• il bisogno di essere autonomi o rispettati: il bisogno di proteggere la nostra libertà d’azione, di non essere ostacolati o “messi in trappola” da altri, il bisogno che il nostro “territorio privato” non venga invaso. Questo avviene quando ci viene chiesto il permesso per interromperci, quando riceviamo scuse in anticipo per un inconveniente, quando titoli onorifici come “dottor”, “professor” e simili sono utilizzati per esibire il nostro status sociale. Tutto ciò non avviene, al contrario, quando “subiamo” lamentele, imposizioni o quando ci muovono avvertimenti o ammonimenti.

Questi 2 bisogni (quasi) opposti caratterizzano il dualismo della vita sociale: connessione e autonomia, intimità e potere, solidarietà e status.

Se, infatti, faccio tutto quello che voglio, il mio bisogno di essere rispettato viene soddisfatto ma potrei non essere apprezzato dagli altri: voler essere apprezzati e rispettati rappresenta un nostro innato istinto sociale sino al punto da diventare molto esigenti se questi bisogni vengono in qualche modo minacciati.

Dimostrare considerazione reciproca, pertanto, significa scegliere le parole e le espressioni corrette per ridurre al minimo il rischio reciproco di perdere la faccia e dunque, in concreto, essere cortesi (logica della cortesia e del parlante strategico).

Dunque, tendiamo ad apprezzare le persone che ci mostrano considerazione appagando i nostri 2 bisogni sociali mentre apprezziamo di meno coloro che non lo fanno: lo stesso vale per gli altri.

Apprezzarsi e rispettarsi a vicenda rappresentano i 2 pilastri fondamentali dell’equità, quest’ultima è il nodo determinante sul quale far crescere il team del tuo Studio Notarile, implementando iniziative che valorizzino la diversità e l’inclusione.

Significa, in concreto, implementare un processo equo che consenta di prendere decisioni in modo che i bisogni di tutti, di essere apprezzati e rispettati, siano presi in debita considerazione; questo obiettivo si consegue adottando 3 princìpi di alto livello:

• coinvolgimento (coinvolgere i collaboratori invitandoli a condividere le proprie idee ed incoraggiandoli a mettere in discussione in maniera costruttiva quelle degli altri);
• spiegazione (chiarificare i processi logici alla base di una decisione finale);
• chiarezza delle aspettative (stabilire in maniera chiara ruoli, responsabilità e standard di performance)

Le persone tendono ad accettare compromessi ed a sacrificare i propri interessi personali quando sono convinte che il processo che porta a decisioni e risultati importanti sia equo.

Sia chiaro: un processo equo non significa decisioni per consenso o democrazia nell’ambiente di lavoro, l’obiettivo primario deve essere quello di coltivare e perseguire le idee migliori, consentendo a tutti di partecipare.

La Carta del Rispetto nel tuo Studio Notarile

“Chi si rispetta sa come rispettare, chi si stima sa come stimare.”

(Proverbio cinese)

La Carta del Rispetto offre suggerimenti per dare valore e manifestare riguardo verso gli altri e risulta molto utile per interagire con collaboratori, colleghi e clienti in quanto l’uso di questo strumento esprime la tua capacità e sensibilità nel percepire e considerare l’identità ed i sentimenti degli altri e contribuisce, al contempo, anche alla creazione di una maggiore sicurezza psicologica e di una migliore armonia nel team del tuo Studio Notarile.

La Carta del Rispetto esemplifica:

• indicazioni per comunicare che attribuisci valore agli altri e presti loro attenzione;
• indicazioni per manifestare rispetto, diminuendo la probabilità di offendere gli altri.

La Carta del Rispetto si fonda sulla logica dell’ “interazione comunicativa faccia a faccia” e della cortesia: le indicazioni suggeriscono approcci per evitare che gli altri “perdano la faccia in pubblico”: il focus è principalmente sul linguaggio mentre vi sono solo pochi comportamenti (o buone maniere) come, per esempio, non interrompere ed ascoltare quando qualcun altro parla.

La Carta del Rispetto aiuta a:

• trasmettere messaggi in modo rispettoso;
• manifestare valore verso gli altri (esprimendo considerazione e gratitudine);
• evitare fraintendimenti non voluti

A tal proposito, il modello R-E-S-P-E-C-T di Marciano e Wingrove può aiutarti a trasformare il tuo gruppo di lavoro in un “Super Team”. Il modello contempla:

• R-ecognition (Riconoscimento): aiuta a rafforzare i comportamenti che hanno portato a risultati positivi in quanto una cultura del riconoscimento nel tuo Studio incoraggia i dipendenti ad andare oltre la loro zona di comfort, generando rispetto, convalida ed uno stato mentale sicuro (sicurezza psicologica);
• E-mpowerment (Consapevolezza di sè): è generata dall’autonomia, promuove l’iniziativa, il controllo delle proprie aree di pertinenza, massimizza il potenziale e le opportunità di successo, creando il giusto contesto sul “perché” le cose vengano svolte in un certo modo;
• S-upportive feedback (Feed-back di supporto ovvero una retro-azione): implica la condivisione di indicazioni e consigli costruttivi per aiutare le persone a migliorare quello che fanno; il modo ottimale per fornirli è che siano sempre impersonali, specifici e perseguibili, nell’ottica che il destinatario migliori;
• P-artnering (Collaborazione): implica l’avere una visione condivisa così come i valori, i tuoi dipendenti dovrebbero collaborare non solo per completare le attività, ma anche per sostenersi a vicenda nella crescita complessiva. La collaborazione evolve ad un livello superiore quando i tuoi collaboratori hanno a cuore gli interessi reciproci;
• E-xpectations (Aspettative): devono essere definite chiaramente, assicurandosi che le attività e i criteri di successo siano adeguatamente compresi da tutti i membri del tuo team di Studio;
• C-onsideration (Considerazione): l’apprezzamento reciproco tra i membri del team è un ottimo modo per costruire relazioni significative e aumentare il coinvolgimento. I membri del team dovrebbero conoscersi a livello personale poiché ciò significa avere supporto sul posto di lavoro, soprattutto nei momenti di maggiore stress e carico lavorativo;
• T-rust (Fiducia): è il fondamento stesso di un “Super Team“. In presenza di fiducia, l’efficacia e l’efficienza del lavoro aumentano, i membri del team non hanno bisogno di controllare ogni volta piccoli dettagli in quanto la fiducia li rassicura circa il lavoro svolto dai colleghi ed i suggerimenti e i consigli vengono forniti ed accettati con la massima apertura.

Nelle 2 tabelle che seguono sono sintetizzate le indicazioni di come manifestare rispetto andando incontro al bisogno dell’altro di essere rispettato e, al contrario, gli atteggiamenti da evitare; e come manifestare riconoscimento, andando incontro al bisogno dell’altro di essere apprezzato e, per differenza, anche qui, gli atteggiamenti da evitare.

Prova a mettere in pratica la Carta del Rispetto nel tuo Studio Notarile avendo avuto cura, prima, di creare un clima interno caratterizzato da sicurezza psicologica, fiducia, equità e cortesia.

BISOGNO DI ESSERE RISPETTATI (Come manifestare rispetto)	ATTEGGIAMENTI DA EVITARE (Comportamenti errati)
Fare domande, non comandare (Vorresti?…)	Ordini diretti
Esprimere dubbi (Immagino che non potresti…?)	Interruzioni
Limitare la richiesta (…se possibile)	Avvertimenti
Riconoscere l’impedimento (So che sei occupata/o, ma…)	Proibizioni
Mostrare riluttanza (Non te lo chiederei, ma…)	Minacce
Chiedere scusa (Mi spiace disturbarti, ma...)	Suggerimenti pressanti
Riconoscere un debito (Ti sarei grata/o se potessi…)	Promemoria ripetitivi
Usare i titoli (Dottor, Professor, …)	Consigli invadenti
Chiedere perdono (Devi perdonarmi, ma…)
Minimizzare la richiesta (Volevo solo chiederti se…)
Usare il plurale per la responsabilità (Ci siamo accorti che…)
Esitare (Posso…?)
Rendere impersonale (Non è consentito…)

BISOGNO DI ESSERE APPREZZATI (Come manifestare riconoscimento)	ATTEGGIAMENTI DA EVITARE (Comportamenti errati)
Ringraziare (Grazie mille!)	Imbarazzare
Augurare (Ti auguro di cuore di…)	Disapprovare
Chiedere (Come stai?)	Ignorare
Fare complimenti (Stai bene vestita/to così!)	Criticare apertamente
Anticipare (Immagino che sarai stanca/o)	Disprezzare
Consigliare (Fai attenzione a…)	Ridicolizzare
Usare appellativi amichevoli (amici miei, ragazzi,...)	Parlare solo di sè
Sollecitare l’accordo (Lo sai?)	Parlare di argomenti “tabù“
Avere cura degli altri (Che ne dici di una pausa e di un caffè?)	Insultare
Evitare il disaccordo (La vedevo diversamente ma ci ragiono…)	Accusare
Dare per scontato l’accordo (Quando ne parliamo insieme?)	Lamentarsi
Addolcire il parere (Magari potresti provare a…)