Job Crafting per “modellare” e “trasformare” il lavoro dei collaboratori del tuo Studio Notarile

Quanto valore potresti sbloccare se i collaboratori del tuo Studio Notarile dedicassero solo il 10% in più del loro tempo alle attività che li stimolano e li sfidano maggiormente e si concentrassero su di esse senza distrazioni?

“Tutti hanno una vocazione specifica

o una missione nella vita.”

(Viktor Emil Frankl)

Job Crafting: di cosa si tratta? Scopri come puoi aiutare i collaboratori del tuo Studio Notarile a “modellare” il loro lavoro ed a rafforzare la loro autonomia, responsabilizzazione e performance.

“Job”, come sai, significa lavoro e per “to craft” si intende creare con le proprie mani (ha a che fare con l’artigianalità, la manualità, il modellare): ovvero puoi procedere a “modellare” il tuo lavoro e quello dei tuoi assistenti notarili adattandolo a nuove esigenze o gusti personali, trasformandolo per renderlo più coinvolgente e significativo (potremmo anche tradurlo come “personalizzazione del lavoro”).

L’espressione job crafting è stata utilizzata per la prima volta nel 2001 da Amy Wrzesniewski (professoressa presso la Yale School of Management) e Jane Dutton (professoressa presso la Ross School of Business dell’Università del Michigan) e con essa si intende la capacità di rimodellare il proprio lavoro in modo che sia più confacente alle proprie esigenze.

Si tratta, in concreto, di un insieme di azioni, demandate alla libera iniziativa del dipendente, volte a riorganizzare il lavoro adattandolo agli interessi, ai valori e alle esigenze personali (sia chiaro: nel rispetto delle gerarchie, del ruolo ricoperto e delle mansioni assegnate).

Ciò, infatti, a cui prestiamo principalmente attenzione è la nostra esperienza di vita: una volta che identifichiamo le cose che danno significato al nostro lavoro, il passo successivo è quello di focalizzare maggiore attenzione su di esse, il che è più facile a dirsi che a farsi in un mondo sempre più “distratto”: la maggior parte di noi, infatti, ha familiarità con la sensazione di essere completamente assorbiti da un compito e di perdere la cognizione del tempo.

Trascorriamo una parte considerevole della nostra vita lavorando ed Il lavoro rappresenta anche un’importante fonte di significato, connessione e benessere: come possiamo, pertanto, modellare le nostre vite lavorative in modo che divengano più significative ed in quale maniera puoi aiutare i tuoi collaboratori a fare ciò?

Favorendo conversazioni periodiche e trasparenti sulle attività che i tuoi dipendenti vorrebbero maggiormente svolgere ed affrontando eventuali ostacoli sulla loro strada, puoi consentire ai tuoi assistenti notarili di trovare più significato nel lavoro che svolgono.

“Collegando i puntini“ tra gli obiettivi individuali dei propri collaboratori e quelli dello Studio, il notaio leader® può sfruttare il potere del job crafting per raggiungere risultati vantaggiosi per tutti.

Il job crafting identifica un insieme di comportamenti proattivi volti a modificare e ridefinire i confini lavorativi, mutando i compiti e le relazioni previsti dal proprio ruolo: si tratta, in pratica, della capacità di rendere il proprio lavoro più affine e vicino ai propri talenti ed alle proprie inclinazioni mettendo in campo l’abilità di revisionarlo (nei limiti consentiti dal proprio datore di lavoro) per convertirlo in qualcosa di più coinvolgente e gratificante.

Il job crafting risponde alle seguenti domande:

• quali parti del mio lavoro trovo motivanti, coinvolgenti e più vantaggiose per il mio benessere?
• cosa posso fare per ottenere maggiormente queste sensazioni nel mio lavoro?

Vi sono differenti bisogni che il job crafting tende a soddisfare: quello di modificare e di avere il controllo su alcuni aspetti del proprio lavoro per allinearli al proprio sé e quello di soddisfare il bisogno umano fondamentale di connessione con gli altri (leggi per un approfondimento l’articolo “Piramide di Maslow: qual è il livello di autorealizzazione professionale nel tuo Studio Notarile?”).

Il massimo di operatività possibile che il job crafting consente è quello di ritrovare la passione ed il senso del proprio lavoro all’interno dello Studio Notarile: si tratta di un processo, in primis, di autoconsapevolezza e autoricerca.

Quattro modalità di attuazione del job crafting

“La tua esperienza di essere vivo consiste in nient’altro

che la somma di tutto ciò a cui presti attenzione.”

(Oliver Burkeman)

Si identificano 4 tipologie di job crafting che attengono a cambiamenti concreti rispetto a:

• il compito o le mansioni assegnate;
• le relazioni nel contesto lavorativo;
• le percezioni e l’atteggiamento cognitivo;
• la percezione dell’ambiente in cui si opera

1) Task crafting (velocizzare ed alleggerire compiti e mansioni che piacciono di meno)

Attiene al rimodellamento dei propri compiti: avviene quando si modificano il tipo, lo scopo, la sequenza e il numero delle attività che si svolgono.

Trovare una nuova modalità di esecuzione più veloce o divertente o cambiare l’orario di svolgimento per rendere una certa incombenza più veloce e di maggiore soddisfazione, semplicemente sfruttando i momenti della giornata in cui sai di essere più efficace e produttivo.

Ogni collaboratore può svolgere le proprie mansioni in modo diverso, aggiungendo dei compiti, cambiando dei processi, gestendo diversamente i tempi allo scopo di ottimizzare e rendere più efficiente il proprio lavoro.

2) Relational crafting (“fare rete” con i colleghi e coltivare la relazione con la clientela)

Riguarda il cambiamento e la “correzione” delle interazioni con i colleghi di lavoro ma anche con la clientela: prevede infatti lo sviluppo da parte del singolo della dimensione sociale del proprio lavoro, tramite nuove o più intense relazioni con colleghi e clienti.

Si va ad agire sulla qualità delle relazioni con i colleghi prendendo consapevolezza di quali sono le persone che hanno su di noi un effetto positivo e quali, al contrario, un’effetto negativo cercando, quando e per quanto possibile, di privilegiare il contatto con le prime.

Al contempo, si può migliorare il servizio offerto ai clienti apportando valore aggiunto a tutto ciò che si fa.

3) Cognitive crafting (visione d’insieme e valori)

Lavora sulla trasformazione del proprio atteggiamento mentale nei confronti del lavoro e delle attività che eseguiamo.

Il vantaggio del job crafting è quello di essere interamente nelle mani del soggetto che lo applica in quanto non ha bisogno di autorizzazioni, di avalli, di organizzazione pratica, di sovvertimento di regole più o meno scritte: dipende solo dalla percezione interna e quando avverti che il tuo ruolo è incastonato in uno scopo più ampio, anche i suoi aspetti negativi si relativizzano.

Risponde alla domanda: “quello che faccio quanto contribuisce nello Studio Notarile e nella società?” Mansioni aggiuntive o un cambio di attività proposti dallo stesso collaboratore possono portare, come conseguenza diretta, ad una migliore concezione del proprio ruolo.

4) Contextual crafting (apportare modifiche al luogo di lavoro)

Cambiare l’organizzazione interna dello spazio e la distribuzione degli arredi dell’ufficio/luogo di lavoro in modo che sia più funzionale, più gratificante e bello da vedere.

Questa modalità ha una doppia valenza: quella esplicita e pratica e quella psicologica, perché poter apportare tali modifiche aiuta le persone a sentirsi più padrone del proprio lavoro e quindi più attive.

Il job crafting nel tuo Studio Notarile

Nel job crafting si adotta il metodo del problem solving strategico ovvero l’approccio di osservare i problemi da diverse prospettive, per ottenere il massimo risultato con il minimo sforzo (leggi per un approfondimento l’articolo “Il ruolo chiave dei “problem solver” nella quotidiana complessità dello Studio Notarile”).

Ciò che cambia non è il ruolo, ma le responsabilità, le interazioni con gli altri e la mentalità rispetto alla propria attività per creare (o aggiungere) un maggior significato al proprio lavoro; l’obiettivo è quello di riuscire a lavorare, nel rispetto delle gerarchie esistenti, sentendosi allineati ai propri bisogni personali, ai punti di forza, alle motivazioni e alle proprie passioni.

Rispondi in prima persona ed aiuta i tuoi collaboratori notarili a dare risposta alle seguenti domande:

• cosa faccio realmente nel mio lavoro? Inizia l’attività di job crafting elencando tutte le attività principali e secondarie che svolgi e le persone con cui interagisci: avrai una panoramica del tuo lavoro ed un punto di partenza;

• che cosa mi ispira? Partendo dalla lista delle attività, annòta i compiti, le modalità lavorative, le persone e le interazioni che trovi più stimolanti, coinvolgenti e gratificanti, indipendentemente da quanto grande o piccolo sia attualmente il loro peso nel tuo lavoro; 

• come posso aumentare gli aspetti stimolanti del mio lavoro? Tra gli aspetti sopra elencati individuane da uno a tre tra i più stimolanti e concentrati su quelli: come potresti aumentare questi elementi nel tuo lavoro (ad esempio, avresti bisogno di avere più contatti con i colleghi? Iniziare a sperimentare nuove pratiche di lavoro? Provare ad apprendere una nuova abilità?); 

• cosa cambiare e quando? Sviluppa una concreta pianificazione delle cose che hai scelto di cambiare o di fare in modo differente. Individua come e quando metterai in pratica il piano e come monitorerai i progressi del tuo personale job crafting (leggi per un approfondimento l’articolo “Nel tuo Studio Notarile si lavora sempre in emergenza? Impara a gestire le priorità”).

Un’attività di Coaching Notarile® può sicuramente aiutare te ed i tuoi collaboratori, partendo da alcune domande di base (leggi per un approfondimento l’articolo “Come essere un Notaio leader® centrato e consapevole: Coaching Notarile® e “Ruota della Vita””):

• come definiresti il tuo ruolo oggi?
• quali sono le esperienze significative che ti hanno portato dove sei oggi?
• quali e come sono i rapporti con i tuoi colleghi?
• quali sono le tue aspirazioni professionali?
• il tuo posto di lavoro ti soddisfa o resti perché non hai alternative?
• quali sono state le situazioni per te più gratificanti?

Comincia con piccoli passi e progressi a costruire la tua efficacia lavorativa: le vecchie abitudini e la fretta possono rendere difficile l’apprendimento di nuove modalità di lavoro attraverso il job crafting; abbi pazienza, dunque, in quanto è necessario il giusto tempo per rendere migliore, trasformare e modellare il tuo lavoro.

Tanto più i tuoi collaboratori sono convinti delle proprie capacità (autoefficacia) quanto più ricercheranno all’interno dello Studio occasioni di crescita, confronto, miglioramento, coerenti con i propri interessi, competenze, motivazioni, dando vita ad un miglioramento della performance (leggi per un approfondimento l’articolo “Studio Notarile: come sviluppare un “team ad alta performance””).

L’utilizzo consapevole di questa pratica di personalizzazione dell’attività lavorativa consente di stimolare positivamente il grado di ingaggio lavorativo (work engagement), la soddisfazione lavorativa (job satisfaction) e la motivazione al lavoro.

Il job crafting favorisce un maggior supporto tra colleghi, genera un riscontro costruttivo da parte dei diretti interessati, favorisce relazioni interne ed esterne più strutturate, una riduzione sia dell’assenteismo dei collaboratori sia della propensione al “turnover“ (avvicendamento sul posto di lavoro), prevenendo fenomeni come l’“exhaustion“ (stress ed esaurimento) ed il “burnout“ (deterioramento dell’impegno nei confronti del lavoro) con un incremento della qualità della prestazione lavorativa e con conseguente miglioramento delle attività svolte.