Il ruolo chiave dei “problem solver” nella quotidiana complessità dello Studio Notarile

Se ti concentri sui problemi diventerai esperto di problemi, se poni le tue attenzioni sulle soluzioni diventerai esperto di soluzioni: chi sono i “mediani ” cantati da Ligabue

A chi non è capitato di leggere frequentemente nei curricula la ricorrente ed abusata frase relativa al possesso della “capacità di problem solving”?

La capacità di “risoluzione dei problemi” è davvero così diffusa o si tratta solo di una retorica frase fatta?

Il problem solving rappresenta una competenza trasversale ovvero una soft skill (leggi per un approfondimento anche l’articolo “L’Assistente notarile ambìto: non solo capacità ma soprattutto Soft Skills”) e consiste nella capacità di saper fornire la migliore risposta possibile ad una determinata situazione critica e solitamente nuova: richiede una miscela di creatività ed intuito e non è, pertanto, cosa da tutti ma è una competenza che può essere allenata.

Per risolvere un problema, infatti, non possiamo affidarci soltanto a quanto già sappiamo fare: spesso abbiamo necessità di individuare un nuovo metodo, osservando da un altro angolo prospettico il nodo che non riusciamo a sciogliere oppure, e questo vale soprattutto nel lavoro in team, affidarci al supporto ed alle competenze degli altri.

Chi possiede la capacità di problem solving è facilitato nel focalizzare l’attenzione sugli aspetti positivi del problema, riesce a formulare obiettivi ed a trovare possibili soluzioni tra quelle ipotizzate, avendo acquisito un metodo nella raccolta delle informazioni.

L‘instabilità e la complessità del lavoro degli ultimi anni richiedono alle persone di dimostrare una maggiore autonomia progettuale e di saper gestire sempre più spesso incertezze e criticità, emergenze e conflitti.

Ci sono persone che generano soluzioni (i cosiddetti “problem solver”) e persone che hanno l’innata capacità di creare problemi (i “problem maker”).

Un problem solver accetterà sempre la sfida di occuparsi in prima persona di una nuova problematica, attivandosi per cercare possibili soluzioni; un problem maker tenderà d’istinto ed in prima battuta a rispondere con un “non si può fare”, “non è possibile” o “la vedo difficile”, cercando subito di scansare il problema.

Questo atteggiamento potrebbe derivare da pigrizia, svogliatezza, timore e paura di sbagliare o da scarsa autostima.

Un bravo problem solver, al contrario, aguzza il proprio ingegno, la propria creatività e, in alcuni casi, la propria inventiva ma sa anche fin dove può arrivare da solo e quando invece è opportuno cercare la collaborazione di altre persone o delegare ad altri.

Chi è dotato di capacità di problem solving spesso si contraddistingue anche perché lavora duramente con perseveranza, spirito di sacrificio ed attenzione ai risultati.

Come nella canzone di Ligabue “Una vita da mediano” i problem solver sono coloro che si mettono al servizio della squadra e dei colleghi: infaticabili nell’agevolare il proprio e l’altrui lavoro.

Proprio come nel gioco del calcio, dove il mediano ricopre un ruolo complesso ed il più delle volte lavora per valorizzare le qualità degli altri: si mette al servizio per agevolare una finalizzazione che spetterà a chi ricopre altri ruoli (Notaio o collaboratori di Studio).

Il problem solver è il mediano che nella propria quotidianità lavora infaticabilmente e che con caparbietà e forza di volontà opera consapevole che gran parte del risultato finale dipenderà da lui e dal suo essere tassello fondamentale dell’organico dello Studio Notarile.

Il problem solver è colui che, in uno Studio Notarile, riesce a “recuperare” delle situazioni ingarbugliate, è generoso, è uno su cui puoi fare sempre affidamento e che è sempre lì quando c’è da risolvere un problema e ricercare una soluzione.

D’altronde, “l’esperienza è l’insegnante più difficile: prima ti fa l’esame poi ti spiega la lezione“.

Sviluppare la capacità di Problem Solving

“Solo perché un problema non è ancora stato risolto

non è detto che sia impossibile da risolvere.“

(Agatha Christie)

L’attitudine al problem solving e dunque alla risoluzione dei problemi è una capacità trasversale che può essere allenata e sviluppata al pari di altre Soft Skills, utilizzando una metodologia di approccio alle problematiche, scandìta da 4 fasi.

1) Identificare e definire il problema

Spesso quello che viene ritenuto il problema evidente non risulta essere il problema reale ma solo un suo sintomo: analizzare a fondo una situazione ed individuare la problematica critica originale è l’unico modo per raggiungere una soluzione efficace.

In questa fase possono essere di supporto diversi strumenti di analisi:

• il sistema delle 5 W (metodo di Harold Lasswell) in cui vengono analizzate le risposte a 5 domande specifiche: Chi? (Who), Cosa? (What), Quando? (When), Dove? (Where), Perché? (Why);
• la tecnica del F.A.R.E. ovvero: Focalizzare il problema, Analizzare le informazioni, Risolvere creando soluzioni e sviluppando un piano di azione, Eseguire il piano monitorando il risultato;
• il diagramma causa-effetto a lisca di pesce di Ishikawa, fondamentale per individuare le cause di un determinato problema;
• il diagramma di Pareto: un grafico a barre che rappresenta l’importanza delle differenze causate da un certo fenomeno ed aiuta a comprendere quali fattori influenzano maggiormente i risultati. Si basa sul principio di Pareto, secondo il quale l’80% dei risultati deriva dal 20% delle cause.

2) Generare le alternative (le possibili soluzioni)

È la fase creativa in cui si cercano le soluzioni alle domande poste dal problema, organizzando le informazioni e individuando le risorse per realizzare un piano di attuazione.

3) Valutare e selezionare le alternative

Si tratta di valutare le diverse soluzioni alternative e poi di selezionare quella che sembra più in linea con le aspettative di successo e di tolleranza del fallimento, attuando un processo cognitivo ed emozionale che permetta di raggiungere una scelta finale.

4) Implementare la soluzione

Individuata la possibile soluzione e sviluppato un piano di attuazione, quest’ultimo va implementato, cioè portato ad esecuzione. In questa ultima fase il processo di problem solving trova la sua più compiuta espressione.

Problem Solving nella complessità dello Studio Notarile

“Non puoi risolvere un problema

con lo stesso tipo di pensiero che hai usato per crearlo.“

(Albert Einstein)

Il problem solver è colui che nello Studio Notarile, nei momenti di complessità, difficoltà e di particolare problematicità manifesta la capacità di riuscire ad affrontarli a testa alta, con fiducia e determinazione, trovando le soluzioni anche quando sembrerebbe impossibile farlo.

Quando vuoi risolvere un problema, infatti, hai bisogno di effettuare un cambio di mentalità: devi iniziare a pensare in maniera diversa rispetto al modo di pensare che ha creato il problema.

Non esiste una formula magica e vincente per imparare a risolvere i problemi in modo semplice, ma possono essere attuati 3 passaggi fondamentali per affrontarli con più consapevolezza:

• mantieni i nervi saldi ed impara a gestire le emozioni

Davanti ad una problematica nuova è importante riuscire ad evitare di farsi prendere dal panico ed imparare a gestire correttamente le proprie emozioni: sviluppando autocontrollo, fiducia ed autostima attraverso un adeguato percorso di crescita personale.

Chi, pertanto, ha sviluppato ed allenato l’empatia, l’ascolto attivo e l’intelligenza emotiva sarà avvantaggiato negli scambi comunicativi positivi, nel pensiero costruttivo ed anche nel problem solving (leggi per un approfondimento anche l’articolo “Goleman, Notai e 10 errori con i quali si rischia di perdere i propri Assistenti Notarili”)

• rendi partecipi le persone coinvolte nel problema

I problemi devono essere sempre risolti insieme ai diretti interessati, utilizzando al meglio la comunicazione e le occasioni di confronto e di ascolto;

• dividi il problema in tanti piccoli problemi

Sviluppa la capacità di cercare di osservare il problema dall’alto, con obiettività: spesso una grande difficoltà è costituita da tanti piccoli problemi, tutti potenzialmente risolvibili. Infatti, ciò che inizialmente appare grande ed insormontabile, una volta suddiviso in piccoli passaggi da affrontare un po’ alla volta diventa più semplice, analizzabile ed affrontabile.

In alcune situazioni può essere utile cambiare il punto di vista: smetti di pensare come un Notaio o un Assistente Notarile, inizia a pensare come un cliente (mettendoti nei suoi panni potrai meglio comprendere la sua visione e percezione del problema).

Il bravo problem solver lo riconosci da:

• elasticità: l’abilità nel far fronte a difficoltà di ogni genere, da quelle semplici alle più complesse, con una visione panoramica di ogni situazione, qualsiasi sia l’ambito;
• positività: rimane equidistante dai fatti, non si lascia influenzare, resta concentrato sugli aspetti positivi della condizione iniziale, per lavorare in un contesto favorevole alla soluzione;
• pensiero laterale: la capacità di porsi davanti a situazioni difficili prendendo in considerazione più punti di vista, spesso infatti la chiave di volta si nasconde proprio dove gli altri non guardano;
• pazienza e delicatezza: la sua capacità di relazione interpersonale gli consente di affrontare e gestire i problemi con professionalità e tatto

I problem solver sono quasi sempre persone più ottimiste rispetto alla media, perché hanno sperimentato più volte, in prima persona, che ad ogni problema corrisponde una soluzione e, soprattutto, sono abituati a trovarla.

Si sono pazientemente allenati ad ampliare la loro percezione del possibile, del realizzabile e del raggiungibile.

I problem solver sono anche coloro che “fanno spogliatoio“, “fanno squadra“ (per restare nel gergo sportivo), ovvero persone che fanno da collante, da motivatori e da “traino” in un team di lavoro grazie alla loro energia positiva, al loro ottimismo ed alla loro costanza nel non arrendersi mai di fronte alle avversità, cercando sempre una possibile soluzione. 

I problem solver sono coloro di cui il tuo Studio Notarile non può fare a meno per aiutarti a gestire al meglio la quotidiana complessità della professione notarile.