Probabilmente hai un piano di assunzione, ma effettui una pianificazione strategica della forza lavoro? Adotti delle metriche di valutazione per monitorare ed analizzare molteplici indicatori, al fine di migliorare la tua attività, potenziare le relazioni di lavoro, pianificare in modo proattivo il futuro e guidare al meglio la tua organizzazione di Studio?
“Non si può imporre la produttività,
ma si devono fornire gli strumenti
per consentire alle persone di dare il meglio di sé.“
(Steve Jobs)
Molti Studi Notarili affrontano il delicato discorso del personale e della forza lavoro solo quando qualche collaboratore va via, va in malattia, in maternità o in pensione, nell’ottica di procedere alla necessaria riorganizzazione dell’organico di Studio.
Spesso, infatti, ho riscontrato questo approccio quando sono stato chiamato come consulente esterno per effettuare l’analisi del “clima interno” e della gestione organizzativa dello Studio (leggi per un approfondimento l’articolo “Come motivare i tuoi collaboratori comprendendo il “clima interno” del tuo Studio Notarile“).
Tuttavia, questa pratica assai diffusa di assunzione del personale risulta essere limitativa per due motivi principali:
- l’attenzione è solitamente rivolta al breve termine (si tende principalmente a porre rimedio al “vuoto lavorativo” creatosi, con la conseguente necessaria esigenza di procedere a sostituzione del collaboratore);
- non prende in considerazione i fattori esterni ed interni che potrebbero influenzare questo approccio limitato (leggi per un approfondimento l’articolo “SWOT Analysis e posizionamento del tuo Studio Notarile“).
Ecco dove entra in gioco la pianificazione strategica della forza lavoro: i piani di assunzione sono ovviamente necessari ma rappresentano solo un tassello all’interno di un più ampio piano strategico della forza lavoro.
Perché dovresti sviluppare un piano di questo tipo per la tua organizzazione di Studio ed in cosa consiste la pianificazione strategica della forza lavoro?
Mentre un piano del personale affronta un solo scenario futuro, la pianificazione strategica della forza lavoro può prendere in considerazione più situazioni, adottando una prospettiva da tre a cinque anni anziché una visione a breve termine o di un solo anno.
La pianificazione strategica della forza lavoro consiste nel garantire che la tua organizzazione abbia:
- le persone giuste;
- con le giuste competenze;
- nel posto giusto;
- al momento giusto;
- al giusto costo.
Quando queste condizioni sono soddisfatte la tua forza lavoro è pronta a raggiungere i tuoi obiettivi organizzativi in modo efficace ed a lungo termine; tuttavia, se anche uno solo di questi fattori non è allineato può generare un impatto negativo sulla capacità della tua organizzazione di raggiungere i risultati (leggi per un approfondimento l’articolo “Il miglioramento continuo nel tuo Studio Notarile attraverso il metodo Kaizen (改善)“).
E’ questo il motivo per cui la pianificazione strategica della forza lavoro è così importante e può rivelarsi utile per il tuo Studio Notarile.
Come afferma Jim Collins “una grande visione senza grandi persone è irrilevante”.
Sviluppa il tuo piano strategico per la forza lavoro
“Credo molto nell’assunzione delle persone giuste
e nel dare loro un’incredibile quantità
di potere e autonomia.“
(Blake Mycoskie)
Di seguito i 5 passaggi che puoi seguire per implementare il tuo piano strategico per la forza lavoro:
1) Sviluppa una strategia organizzativa
Per disporre di un piano strategico efficace per la forza lavoro devi avere una visione chiara e condivisa dei tuoi obiettivi a lungo termine: sviluppa la tua strategia esplorando dove vuoi arrivare tra cinque anni con la tua organizzazione di Studio (leggi per un approfondimento l’articolo “Anticipa il futuro del tuo Studio Notarile attraverso la pianificazione strategica“).
Ecco alcune domande che dovresti porti:
- qual è il mio obiettivo strategico o lo stato futuro desiderato?
- cosa desidero per il mio Studio tra cinque anni?
- cosa è più importante per dare seguito con successo alla strategia?
- cosa dovrei interrompere, iniziare o continuare per arrivarci?
- cosa devo fare eccezionalmente bene per raggiungere gli obiettivi?
- quali sono le capacità e le competenze di cui il mio Studio ha bisogno per raggiungere questo livello eccezionale?
2) Esegui un’analisi dello stato attuale
Esamina di cosa attualmente disponi, sia in termini di collaboratori che di competenze: si tratta di effettuare un’analisi dello stato attuale (o analisi dell’offerta interna). Osserva, all’interno del tuo Studio, la presenza di talenti tra i tuoi collaboratori in base al ruolo lavorativo ricoperto.
Analizza, quindi, le capacità attuali dei collaboratori che ricoprono quei ruoli rispetto a quelle che dovrebbero avere in base alla tua strategia organizzativa; effettua, altresì, proiezioni -basate sui numeri- del fenomeno del turnover all’interno del tuo Studio, nell’ottica di un’analisi predittiva per identificare eventuali rischi di ulteriori turnover e di futuri pensionamenti.
3) Decidi quali ruoli sono fondamentali per il successo attuale e futuro della tua organizzazione
Questo potrebbe essere il compito più difficile nella pianificazione strategica della forza lavoro: decidere quali sono le posizioni chiave nella tua organizzazione o quelle più cruciali per raggiungere i tuoi obiettivi.
Ricordando i tuoi obiettivi organizzativi chiave, chiediti:
- quali ruoli (attuali o futuri) potranno determinare il successo della mia strategia?
- quali ruoli potrebbero essere carenti di adeguato personale senza, a causa di ciò, generare rischi per la mia organizzazione?
- quali sono le attività più importanti?
- quali competenze attuali o future potranno determinare il successo della mia strategia?
- quali capacità potrebbero accelerare il raggiungimento degli obiettivi?
4) Analizza lacune e rischi
Se esiste un divario di competenze tra quelle che i tuoi collaboratori possiedono e quelle che pensi dovrebbero possedere, prenditi del tempo per valutare tutti i modi in cui potresti colmare queste lacune (leggi per un approfondimento l’articolo “Il gap generazionale nel tuo Studio Notarile e l’importanza dell’Upskilling e del Reskilling“).
Per esempio:
- sarebbe meglio formare i tuoi collaboratori o pianificare di assumerne nuovi in possesso delle competenze che attualmente mancano nel tuo Studio?
- se alcuni dei tuoi collaboratori sono prossimi alla pensione, ti trovi forse nella necessità di offrire dei benefit per convincerli a restare in modo da non perdere le loro competenze? E far ciò ha realmente senso?
Esamina anche tutti i fattori esterni che potrebbero mettere a rischio la tua strategia, individuando quali potrebbero essere più rilevanti: i rischi esterni, infatti, possono derivare da condizioni economiche o politiche, cambiamenti nel mercato del lavoro, tendenze in evoluzione nel tuo settore o nuove normative.
Prosegui, dunque, con la pianificazione degli scenari e decidi preventivamente come orientarti.
5) Sviluppa un piano d’azione
Ripensando ai ruoli ed alle competenze più importanti, inizia a stabilire le priorità ed a mettere in atto il tuo piano d’azione:
- quali ruoli e/o lacune di competenze presentano il rischio strategico maggiore per il successo della tua organizzazione?
- quali azioni dovresti intraprendere, riguardo ai ruoli ed alle lacune di competenze, che presentano i rischi maggiori?
Utilizza obiettivi SMART –specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e vincolati al tempo– per concentrare i tuoi sforzi e continua a monitorare tutto il processo per assicurarti di raggiungere gli obiettivi: se qualcosa dovesse cambiare in itinere, o non andare secondo i piani, apporta le modifiche necessarie (leggi per un approfondimento l’articolo “Definire obiettivi S.M.A.R.T. per la gestione ottimale del tuo Studio Notarile“).
L’Organigramma ed il mansionario del tuo Studio Notarile
Avere ben chiari, all’interno del tuo Studio Notarile, ruoli e mansioni attraverso mansionario, organigramma e funzionigramma ed al contempo gli obiettivi condivisi rappresenta uno dei fattori che possono agevolare il lavoro e lo spirito di gruppo (leggi per un approfondimento l’articolo “Non perfezione ma equilibrio nel tuo Studio Notarile: come costruire un team vincente. Aristotele docet.“).
Gli Studi Notarili con più di 4 collaboratori non possono trascurare di dotarsi di un organigramma ed un mansionario con informazioni di base sul personale: ciò contribuisce a favorire chiarezza, ordine e responsabilità.
L’organigramma ed il mansionario rappresentano risorse preziose, dinamiche e strumenti di gestione attiva: in essi, infatti, vi sono una serie di metriche che puoi osservare ed analizzare e che possono aiutarti a fare previsioni ed a sviluppare piani per il futuro.
I vecchi organigrammi, invero, si sono evoluti in uno strumento di gestione attivo che può aiutarti ad individuare i problemi, facilitando l’osservazione ed agevolando una panoramica a 360°: essere in grado di visualizzare i dati ti aiuta a pianificare in modo proattivo sia per il presente che, soprattutto, per il futuro.
Un organigramma dinamico ti fornisce elementi concreti per l’organizzazione del tuo Studio, per la corretta valutazione delle spese per gli stipendi in funzione dei ruoli e per delineare dove sono concentrate le responsabilità.
L’organigramma ed il mansionario possono aiutarti ad individuare nel dettaglio le lacune nelle competenze e nell’esperienza, piuttosto che aspettare di intervenire quando il problema è ormai emerso: un episodio frequente, per esempio, è legato all’ingresso in Studio di nuovi collaboratori senza esperienza pregressa (leggi per un approfondimento l’articolo “Il processo di “onboarding” dei neo assunti nel tuo Studio Notarile“).
Conseguentemente, la tua organizzazione potrebbe risentire di carenze operative correlate ad una mancanza di esperienza e di affiancamento e sarebbe erroneo ricondurle ad insoddisfacenti prestazioni dei neo-assunti.
In questi casi un organigramma dinamico può aiutarti a comprendere in anticipo quando manca esperienza in determinate attività: pertanto, potresti identificare uno o più collaboratori esperti da affiancare ai neo-assunti in modo da agevolarne la formazione e l’acquisizione di esperienza.
Entrare con metodo nelle “pieghe” della tua organizzazione di Studio potrebbe consentirti di cogliere scenari, angoli prospettici ed opportunità che non avevi ancora intravisto.
Quello che spesso infatti, nei miei interventi, ho rilevato mancare all’interno degli Studi Notarili (ed in primis, pertanto, ho effettuato nella fase iniziale del supporto) è l’analisi del contesto organizzativo (ogni Studio, infatti, è storia a sé), del “clima interno”, delle dinamiche relazionali e delle peculiari caratteristiche/esigenze di ciascun collaboratore: la piena comprensione di questi elementi ti mette nella condizione di attivare le “giuste leve” e di apportare gli adeguati interventi, in alcuni casi davvero minimi, con risultati, però, ragguardevoli e sorprendenti (leggi per un approfondimento l’articolo “Hai mai misurato il grado di felicità e di soddisfazione dei collaboratori del tuo Studio Notarile?“).
Perché, in definitiva, come ci insegna Ken Robinson “le risorse umane sono come le risorse naturali: spesso sono sepolte in profondità. Bisogna andare a cercarle, non si trovano solo in superficie. Bisogna creare le circostanze in cui si manifestano”.
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