Definire obiettivi S.M.A.R.T. per la gestione ottimale del tuo Studio Notarile

Il notaio leader® può agire in maniera efficace ed efficiente se persegue una mirata strategia che deriva dall’individuazione, a monte, degli obiettivi specifici del proprio Studio Notarile: la metodologia S.M.A.R.T. consente di delinearli attraverso 5 requisiti peculiari.

“Gli ostacoli sono quelle cose spaventose

che vedi quando distogli gli occhi dal tuo obiettivo.“

(Henry Ford)

Senza obiettivi e senza strategia non si va da nessuna parte.

Eppure l’assunto appena enunciato non è ben chiaro a tutti, sebbene sia potentemente evidente: molti, infatti, spesso “partono” e si avviano senza prima definire dettagliatamente la direzione dove intendono dirigersi e la strategia che intendono perseguire per raggiungere in maniera efficace ed efficiente l’obiettivo.

L’avere (ed il saper padroneggiare) una metodologia per la definizione degli obiettivi può rappresentare uno strumento quanto mai prezioso ed un vantaggio competitivo.

La metodologia definita “S.M.A.R.T.” rappresenta un modello ed un sistema per la definizione degli obiettivi.

L’abbozzo “in nuce” di questa metodologia si può far risalire a Peter Druker, famoso economista noto come “l’uomo che ha inventato il management”, il quale nel 1954 nel suo libro “The Practice of Management” introdusse la filosofia di gestione aziendale MBO (Management by Objectives), dove evidenziava l’importanza del definire obiettivi per poter ottenere delle performance organizzative di alto profilo.

La principale applicazione del Management by Objectives è nella gestione dei propri collaboratori ed ha lo scopo di aumentarne la produttività migliorandone l’efficienza e creando un ambiente di lavoro sereno e soddisfacente (leggi per un approfondimento l’articolo “L’effetto a catena scatenato nel tuo Studio Notarile dalla forza dirompente di un team coeso”).

Tuttavia, questa metodologia è applicabile e spendibile anche nelle decisioni che adottiamo quotidianamente nella nostra vita personale e professionale.

Nel 1968 Edwin Locke, sulla scia dei propri studi sulla teoria del goal setting (definizione degli obiettivi), pubblicò un documento intitolato “Toward a Theory of Task Motivation and Incentives” (“Verso una teoria della motivazione e degli incentivi al compito”): in questo documento Locke stabilì che gli obiettivi definiti in modo appropriato si traducono in prestazioni organizzative superiori.

L’acronimo “S.M.A.R.T.” comparve per la prima volta in un articolo scritto nel 1981 sulla “Management Review” da George T. Doran, dal titolo “There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives” (“C’è un sistema S.M.A.R.T. per scrivere gli scopi e gli obiettivi del management”), dove venivano ripresi ed estesi i postulati di Locke nella definizione degli obiettivi; successivamente il concetto fu ampliato dal professor Robert S. Rubin della Saint Louis University.

La metodologia S.M.A.R.T. si sostanzia in cinque criteri che consentono ad ogni notaio leader® di arrivare ad individuare degli obiettivi validi ed efficaci per il proprio Studio Notarile.

S.M.A.R.T. è un acronimo che indica le 5 qualità fondamentali che un obiettivo deve possedere:

• SPECIFIC (specifico);
• MEASURABLE (misurabile);
• ACHIEVABLE (realizzabile/raggiungibile);
• RELEVANT/REALISTIC (rilevante/realistico);
• TIME-BOUND (definito nel tempo)

La metodologia S.M.A.R.T. per la definizione degli obiettivi

“Il guaio di non avere un obiettivo è che puoi passare la vita

correndo su e giù per il campo senza mai segnare.“

(Bill Copeland)

S.M.A.R.T., dunque, rappresenta un acronimo mnemonico che fornisce criteri per guidare nella definizione di traguardi ed obiettivi che consentano di ottenere risultati migliori nella gestione delle attività, delle prestazioni dei dipendenti e nello sviluppo personale e professionale: questo sistema, infatti, ti consente di controllare e misurare la validità della meta che ti sei prefissato.

Alle cinque lettere corrispondono cinque termini anglosassoni che compongono la parola S.M.A.R.T.: vediamo nel dettaglio i 5 criteri che caratterizzano un obiettivo.

• SPECIFICO (Specific)

Il tuo obiettivo deve essere definito, tangibile, chiaro e specifico, in caso contrario ti risulterà arduo concentrare i tuoi sforzi e sentirti veramente motivato a raggiungerlo, pertanto deve rispondere alle “cinque domande W”:

1. What– Cosa vuoi realizzare/ottenere?
2. Why– Perché questo obiettivo per te è così importante?
3. Who– Chi è coinvolto?
4. Where– Dove si trova?
5. Which– Quali risorse o limiti entrano in gioco?

• MISURABILE (Measurable)

Il tuo obiettivo deve essere misurabile e quantificabile, al fine di poter monitorare i tuoi progressi, conservare la motivazione ed avere un metro di misura o un’evidenza del raggiungimento dell’obiettivo.

Per essere misurabile, dunque, deve rispondere alle seguenti domande:

1. Quanto?
2. Quanti?
3. Come saprò quando sarà realizzato?

• REALIZZABILE/RAGGIUNGIBILE (Achievable)

Il tuo obiettivo deve essere realizzabile e raggiungibile, pertanto commisurato alle tue risorse e capacità, consentendoti di ampliare le tue abilità ma rimanendone possibile il raggiungimento altrimenti rischia di diventare utopico e, conseguentemente, dannoso.

Per essere raggiungibile, dunque, deve rispondere alle seguenti domande:

1. Come posso raggiungere questo obiettivo?
2. Quanto è realizzabile l’obiettivo?

• REALISTICO/RILEVANTE (Realistic/Relevant)

Il tuo obiettivo oltre che realizzabile deve essere realistico, pertinente ed importante per te: prima, infatti, di impiegare tempo, risorse e denaro nel perseguimento di un obiettivo, è di fondamentale importanza che tu ti chieda se ne vale davvero la pena (“il gioco vale la candela?”), prendendo in debita considerazione costi e benefici e verificando che sia in linea con altri obiettivi ad esso eventualmente collegati.

• DEFINITO NEL TEMPO (Time-Bound)

Il tuo obiettivo necessita di una data di scadenza (in modo che tu possa avere una “deadline” su cui concentrarti), di organizzazione, di controlli (“check”) continui affinché non si perda tra gli altri impegni: ciò ti aiuta ad evitare che le attività quotidiane abbiano la priorità sugli obiettivi a lungo termine.

Per essere definito nel tempo, dunque, deve rispondere alle seguenti domande:

1. Quando?
2. Cosa posso fare oggi?
3. Cosa potrò fare tra “x” settimane?
4. Cosa potrò fare tra “x” mesi?

Gli obiettivi S.M.A.R.T. nel tuo Studio Notarile

All’interno del tuo Studio Notarile gli obiettivi S.M.A.R.T. possono rappresentare la pietra angolare su cui fondare strategie vincenti in quanto la specificità dell’obiettivo guida l’azione, la misurabilità permette il monitoraggio costante, la realizzabilità garantisce progressi sostenibili, il realismo conduce ad obiettivi pragmatici ed il tempismo favorisce l’adattabilità ai cambiamenti.

Questa metodologia può coadiuvarti ed agevolarti nel trasformare le ambizioni del tuo Studio Notarile in successi tangibili, assicurando una crescita attenta e sostenibile: gli obiettivi “ben formati”, infatti, offrono una molteplicità di benefìci cardine che possono tradursi in performance positive e durature:

• Orientamento all’azione: la specificità dell’obiettivo ìndica una chiara direzione, orientando il team dei tuoi collaboratori verso azioni concrete e mirate;
• Monitoraggio costante ed efficace della progressione: la misurabilità consente un monitoraggio costante, permettendo la valutazione regolare dei progressi del tuo Studio Notarile;
• Sostenibilità dell’obiettivo: la realizzabilità garantisce che gli obiettivi siano ambiziosi ma raggiungibili, promuovendo progressi sostenibili nel tempo;
• Pianificazione ben definita e concreta: il realismo impedisce obiettivi irraggiungibili, orientando le strategie del tuo Studio Notarile verso traguardi pragmatici e realistici;
• Agilità organizzativa: il tempismo produce un senso di urgenza ed agilità, spingendo il tuo Studio Notarile a rispondere prontamente ai cambiamenti ed agli imprevisti;
• Successo evidente: l’adozione della metodologia S.M.A.R.T. è la chiave di volta per tradurre le ambizioni del tuo Studio Notarile in risultati tangibili, assicurando una crescita calcolata e sostenibile nel lungo periodo;
• Motivazione del Team di Studio: la trasparenza degli obiettivi S.M.A.R.T. favorisce un sano ambiente motivazionale, fornendo al team dei tuoi collaboratori una visione chiara e condivisa degli obiettivi da raggiungere;
• Adattabilità: la definizione dell’arco temporale scandisce le scadenze, incentivando l’adattabilità e la flessibilità nel fronteggiare cambiamenti, contrattempi ed ostacoli.

Come affermava Andrew Carnegie “se vuoi essere felice, stabilisci degli obiettivi che governino i tuoi pensieri, liberino la tua energia, ed ispirino le tue speranze”: molte persone sono insoddisfatte della propria vita non per mancanza di capacità, di cervello o persino di coraggio bensì semplicemente perché non hanno mai organizzato le proprie energie attorno ad un obiettivo.