La confusione organizzativa: la nebbia che avvolge il tuo Studio Notarile

La confusione organizzativa è una “tassa invisibile” che grava su ogni attività del tuo Studio Notarile: comprendere perché si verifica, da dove abbia origine, quanto sia costosa e come prevenirla rappresenta un passo fondamentale per favorire un ambiente di lavoro più focalizzato e resiliente.

“Chi pensa di guidare gli altri e non ha nessuno che lo segue

sta solo facendo una passeggiata.”

(John Maxwell)

Quanta confusione organizzativa regna nella gran parte degli Studi Notarili!

Purtroppo è un dato di fatto ed una costante che ho toccato personalmente più volte con mano, tuttavia effettuando un’analisi puntuale del contesto e del “clima” interno è sempre possibile individuarne l’origine e porvi rimedio (leggi per un approfondimento l’articolo “Come motivare i tuoi collaboratori comprendendo il “clima interno” del tuo Studio Notarile”).

La confusione organizzativa, infatti, raramente nasce da un giorno all’altro: piuttosto, si accumula nel tempo a causa di una serie di decisioni che considerano la chiarezza un aspetto secondario.

Vi sono molteplici situazioni che possono verificarsi: c’è chi non se ne rende conto, chi ritiene che tutto funzioni a meraviglia, chi fa finta di nulla, chi la imputa ad altre cause e chi -invece- si attiva per contenerla ed eliminarla.

Si tende spesso a sottovalutare la quantità di tempo, denaro ed energia sprecati quando nessuno dei tuoi collaboratori è sulla stessa lunghezza d’onda e l’ambiguità regna sovrana, per non parlare dei costi associati alle opportunità perse.

La confusione organizzativa può derivare da cause ogni volta diverse ma generare sempre il medesimo risultato: ovvero inficiare il buon funzionamento della tua organizzazione di Studio.

Il notaio leader® avveduto e lungimirante corre ai ripari ed interviene prima che la situazione possa peggiorare oltremodo, andando ad intaccare l’efficacia e l’efficienza della propria organizzazione di Studio con una ricaduta dannosa sui risultati economico-finanziari, sulla clientela e sull’immagine (leggi per un approfondimento l’articolo “Quanto influisce la percezione sull’immagine del tuo Studio: sei o non sei un Brand Notarile?”).

L’analisi organizzativa non è mai un costo bensì un investimento volto all’ottimizzazione dei processi, del clima interno e della produttività.

Immagina, ad esempio, un gruppo di persone che remano su una barca ma ognuno voga in una direzione diversa: ciò fa sì che la barca giri senza meta, magari orientandosi momentaneamente in una direzione prima di essere strattonata dall’altra o addirittura inclinandosi violentemente da un lato all’altro, senza andare da nessuna parte.

Nel frattempo, tutti a bordo iniziano a spazientirsi ed innervosirsi l’uno con l’altro e, di conseguenza, il morale crolla: pertanto, alla fine, tutti si stancano e smettono di impegnarsi e la barca viene lasciata andare alla deriva, finendo in una destinazione che nessuno desiderava fin dall’inizio.

Questa è l’essenza della confusione sul posto di lavoro.

La confusione organizzativa, infatti, è definita come una mancanza di chiarezza, comprensione e coordinamento che impedisce ai tuoi collaboratori di lavorare insieme verso obiettivi comuni e di raggiungere i risultati prestabiliti (leggi per un approfondimento l’articolo “Team building Notarile: quando nel tuo Studio la squadra unita fa la differenza”).

Si tratta dunque di una vera e propria disfunzione che si verifica quando:

  • tu non sei riuscito a definire obiettivi, strategie o priorità di alcun tipo;
  • i tuoi collaboratori non sono allineati nei propri obiettivi e priorità;
  • non si riesce a mettersi d’accordo sugli obiettivi condivisi;
  • tu -in primis- agisci in modo incoerente, dicendo una cosa e facendone un’altra, veicolando ai tuoi collaboratori messaggi contrastanti riguardo alle azioni corrette da intraprendere;
  • non sono chiare le linee di demarcazione tra delega e controllo;
  • la comunicazione tra te ed i tuoi collaboratori – o tra i membri del tuo team – è poco frequente, frammentaria o insufficiente;
  • manca la trasparenza;
  • i processi e le procedure non sono definiti o ben compresi;
  • i tuoi collaboratori non hanno ben chiari i propri ruoli, responsabilità e priorità, né come si inseriscono all’interno della tua organizzazione di Studio nel suo complesso e come contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi della stessa.

I costi silenti della confusione organizzativa

“La leadership è azione, non posizione.”

(Donald H. McGannon)

La mancanza di chiarezza potrebbe non comparire come voce di bilancio ma i suoi impatti negativi sulla tua organizzazione di Studio sono diretti e diffusi e possono comportare i seguenti costi silenti:

1) COSTI OPERATIVI

questi costi possono essere riassunti come ripercussioni negative sull’efficienza e sulla produttività:

  • il lavoro rallenta notevolmente perché i tuoi collaboratori devono fermarsi spesso per chiarire i passaggi, tornare indietro, correggere o ripetere le attività;
  • le decisioni o le approvazioni subiscono ritardi perché nessuno sa chi abbia l’autorità per portare avanti una data attività;
  • quando la comunicazione ed il coordinamento all’interno del tuo team sono carenti, i tuoi collaboratori finiscono per lavorare a “compartimenti stagni”, duplicando il lavoro o perseguendo soluzioni che non si integrano a vicenda. Ciò può comportare sprechi materiali e/o economici, ridondanze ed inutili rivalità ed attriti tra i tuoi assistenti notarili; le aspettative poco chiare , altresì, possono dar luogo a più errori e ad una qualità scadente del lavoro svolto;
  • in assenza di allineamento può verificarsi una deriva strategica, ovvero l’effettiva esecuzione delle attività si discosta dalla strategia organizzativa prevista, poiché i tuoi collaboratori si concentrano sugli aspetti sbagliati, le risorse vengono allocate in modo non ottimale e la tua organizzazione si allontana dalla direzione desiderata.

2) COSTI NEI RAPPORTI CON I TUOI DIPENDENTI

questi costi si ripercuotono sui rapporti con i tuoi collaboratori e sulla minore fidelizzazione del personale:

  • i membri del tuo team possono sentirsi molto frustrati a causa dello stress costante derivante dal lavorare in un ambiente confuso, sentendosi sempre incerti sulle attività da svolgere e dovendo spesso correggere la rotta o risolvere problemi. Ciò erode la fiducia nella tua organizzazione e nella tua leadership, portando a burnout, calo del morale e disimpegno (leggi per un approfondimento l’articolo “Come evitare burnout e rust-out nel tuo Studio Notarile”);

3) COSTI NEI RAPPORTI CON I CLIENTI

questi costi si ripercuotono nei rapporti con i clienti, dalla diminuzione della loro fedeltà al danno della tua reputazione e di quella dello Studio, man mano che la confusione organizzativa si diffonde a macchia d’olio:

  • quando i membri del tuo team non sono allineati nell’approccio, nella formazione o nelle conoscenze, i clienti possono ricevere informazioni contraddittorie e, a volte, anche errate;
  • quando i tuoi collaboratori non hanno ben chiaro come risolvere i problemi o chi abbia la responsabilità per gestire determinate situazioni, i clienti si trovano a dover affrontare tempi di risposta lenti ed una risoluzione dei problemi più complessa;
  • la confusione fa sì che i dettagli sfuggano, portando ad esperienze cliente incoerenti caratterizzate da errori, lacune nel servizio e variazioni nella qualità;
  • i clienti possono richiedere risarcimenti per gli errori commessi o lamentarsi dei servizi professionali fruiti;
  • i clienti possono decidere in futuro di rivolgersi ad altri professionisti.

4) COSTI ECONOMICO-FINANZIARI

la confusione organizzativa può portare a spese ulteriori, compromettendo la redditività del tuo Studio Notarile:

  • possono aumentare i costi delle varie attività a causa delle inefficienze;
  • ritardi, cattiva allocazione delle risorse, turnover del personale ed abbandono dei clienti possono comportare una perdita di fatturato;
  • puoi incorrere in sanzioni pecuniarie o disciplinari in caso di mancato coordinamento e controllo;
  • la tua organizzazione di Studio può perdere opportunità di crescita ed espansione perché l’attenzione è rivolta altrove e nessuno lavora in modo coordinato: le occasioni perse possono avere nel tempo un impatto considerevole.

Segnali d’allarme, cause e rimedi

Qualora tu ti stia chiedendo se il tuo Studio Notarile è vittima della confusione organizzativa, di seguito ti riporto alcuni dei segnali d’allarme a cui dovresti prestare particolare attenzione:

  • i tuoi collaboratori spesso si mostrano incerti o esitanti e chiedono frequentemente chiarimenti;
  • i tuoi assistenti notarili esprimono frustrazione per la difficoltà di portare a termine le attività e spesso non sanno a chi rivolgersi per domande o chiarimenti;
  • il tuo team interpreta ed affronta le situazioni in modo diverso, il che significa che hanno ricevuto indicazioni incoerenti;
  • gran parte del tempo è dedicato alla discussione di problemi ma le conversazioni continuano a “girare a vuoto”: non si prendono mai decisioni concrete e le azioni da intraprendere rimangono vaghe e non assegnate;
  • la responsabilità delle attività non è chiara;
  • le scadenze vengono regolarmente mancate;
  • la produttività ed il fatturato calano;
  • i clienti forniscono recensioni o riscontri negativi.

Dunque, come puoi identificare per tempo le cause profonde della confusione organizzativa e contenerla fino ad eliminarla? Di seguito alcuni approcci che puoi adottare:

#1. PARLA CON I TUOI COLLABORATORI

Ascolta i tuoi assistenti notarili e scopri le loro esperienze sul posto di lavoro, per una risposta rapida puoi anche effettuare un sondaggio interno incentrato sul tema della confusione organizzativa al fine di comprendere dove maggiormente si manifesta e come viene percepita.

Per continuare a raccogliere riscontri dai tuoi collaboratori, nel lungo periodo puoi organizzare riunioni di team o incontri individuali periodici o prevedere sondaggi annuali con domande volte ad individuare eventuali dubbi.

#2. ALLINEA I RESPONSABILI

Quando c’è confusione, nella maggior parte dei casi, ha origine ai vertici: se nel tuo Studio vi sono collaboratori che ricoprono ruoli di responsabilità convocali il prima possibile per una sessione di allineamento. L’obiettivo principale è quello di un’estrema chiarezza sugli obiettivi, sui valori, sulla cultura di Studio, sulle priorità e sui risultati strategici.

#3. PREDISPONI UN PIANO D’AZIONE

In seguito è opportuno che tu chiarisca bene ai tuoi collaboratori la struttura organizzativa, inclusi i ruoli, le attività e le responsabilità di ciascuno. Procedi altresì a standardizzare i processi principali ed il flusso di lavoro all’interno del team e definisci un piano d’azione chiaro e coerente per la comunicazione in merito a questi argomenti.

#4. METTI TUTTO PER ISCRITTO

Tutto ciò che è stato deciso – ad esempio, valori, strategie, obiettivi, priorità, procedure operative standard, politiche interne, modelli di comunicazione, struttura organizzativa con ruoli, attività e responsabilità – dovrebbe essere documentato per iscritto affinché i tuoi collaboratori possano farvi riferimento e consultarlo periodicamente.

#5. SOTTOLINEA LA RESPONSABILITÀ INDIVIDUALE

Collega le prestazioni dei tuoi collaboratori alle priorità strategiche ed al raggiungimento degli obiettivi personali e professionali: effettua revisioni periodiche delle prestazioni ed affronta tempestivamente eventuali problemi di disallineamento.

Entusiasma, guida e coinvolgi i tuoi collaboratori!

Come affermava Warren G. Bennis “i buoni leader fanno sentire alle persone di essere nel cuore delle cose, non alla periferia. Ognuno sente di essere quello o quella che fa la differenza nel successo di un’organizzazione. Quando ciò accade le persone si sentono al centro e questo dà significato al loro lavoro”.

Qualora ne riscontrassi la necessità, resto a disposizione per un’analisi organizzativa o del clima interno del tuo Studio Notarile al fine di ottimizzare processi, produttività ed immagine: www.pietromorelli.it

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