Il processo di “onboarding” dei neo assunti nel tuo Studio Notarile

La maggior parte degli Studi Notarili non applica uno strutturato processo di “onboarding” dei neo assunti: gli svantaggi che ne derivano attengono ad una produttività inferiore, un turnover dei collaboratori più elevato, un morale più basso ed un coinvolgimento inferiore, tutti fattori che possono danneggiare la tua organizzazione di Studio.

“L’atto più alto e più fecondo della libertà umana

sta, infatti, più nell’accoglienza che nel dominio.“

(Jacques Philippe)

Il processo di “onboarding” dei neo assunti nel tuo Studio Notarile (ovvero quel procedimento successivo all’assunzione che comporta l’inserimento del nuovo collaboratore all’interno della tua organizzazione) consiste unicamente nel far compilare loro solo un paio di moduli?

In tal caso potresti perdere un’opportunità unica, e che potrebbe successivamente rivelarsi una criticità, per aiutare i tuoi nuovi assistenti notarili a crescere più velocemente e per gettare solide fondamenta al fine di motivarli e farli integrare nel tuo team di Studio in un’ottica duratura.

Un alto tasso di turnover, infatti, rappresenta per il tuo Studio Notarile un costo sia in termini di tempo dedicato all’iniziale affiancamento dei nuovi assunti ai collaboratori con esperienza sia nello sforzo finalizzato al loro inserimento in quella che è la cultura della tua organizzazione (leggi per un approfondimento l’articolo “Il “sense of belonging” nel tuo Studio Notarile: motore dell’entusiasmo e della motivazione“).

Uno strutturato processo di onboarding, al contrario, fornisce al tuo nuovo dipendente una comprensione approfondita del proprio ruolo nella tua organizzazione di Studio e gli trasmette sicurezza e chiarezza affinché possa impegnarsi al meglio ed eccellere (leggi per un approfondimento l’articolo “Potenzia il tuo Studio Notarile coltivando l’empowerment dei tuoi collaboratori“).

Di conseguenza, il tuo Studio si troverà ad avvalersi di un assistente notarile che avrà maggiori probabilità di essere soddisfatto e coinvolto: otterrai da parte sua, altresì, anche un maggiore impegno a lungo termine.

Quando il processo di onboarding è ben strutturato ciò si riverbera in minor stress sia per il tuo collaboratore che per tutti coloro che lavorano con lui: infatti, più i tuoi collaboratori hanno ben chiaro il proprio ruolo e quale può essere in concreto il loro apporto, più armonia si crea sul posto di lavoro.

Un’esperienza di onboarding efficace può migliorare la soddisfazione del neo assunto ed il suo livello di impegno nel lungo periodo: considerala -dunque- come la fase finale del tuo processo di reclutamento, devi dar seguito alla percezione ed all’immagine che hai trasmesso, di te e del tuo Studio Notarile. Se infatti alle parole non seguiranno i fatti, il nuovo assunto si disincanterà e demotiverà e sarà tentato di cercare un inserimento lavorativo altrove (leggi per un approfondimento l’articolo “Hai mai misurato il grado di felicità e di soddisfazione dei collaboratori del tuo Studio Notarile?“).

La tua complessiva strategia di reclutamento dovrebbe accompagnare il neo assunto, guidarlo passo passo nelle pieghe della tua attività affinché acquisisca padronanza del proprio ruolo: se tralasci uno qualsiasi di questi passaggi chiave, molto probabilmente si “perderà” e sarà tentato di lasciare il posto di lavoro perché confuso ed “abbandonato a sé stesso”.

L’onboarding dei nuovi assistenti notarili consiste nel fornire loro le conoscenze di cui avranno bisogno per svolgere al meglio ogni singola fase del loro lavoro, ecco perché è importante sviluppare un piano completo per il processo di onboarding.

Orientamento ed onboarding dei neo assunti sono due fasi entrambe essenziali ma diverse: la prima consiste in un evento una tantum, spesso di uno o più giorni, mentre il processo di onboarding dovrebbe estendersi almeno ai primi tre mesi.

Che il tuo neo assunto assistente notarile sia senior o junior, intraprendere un nuovo lavoro è allo stesso tempo stressante ed entusiasmante e tu, in quanto notaio leader®, devi essere bravo a metterti nei suoi panni prediligendo un approccio empatico.

Ecco perché nei primi giorni di lavoro del neo assunto sono molto importanti le interazioni con tutti gli altri membri del team, al contempo è consigliabile e fruttuoso che tu lo accolga con un personale e caloroso saluto, assicurandoti previamente che la sua postazione di lavoro sia operativa (leggi per un approfondimento l’articolo “Il riconoscimento tra pari nel tuo Studio Notarile per motivare e coinvolgere i tuoi collaboratori“).

E’ fondamentale, dunque, che computer, telefoni ed altre dotazioni siano correttamente predisposti prima del suo arrivo in Studio: recuperare tutta la strumentazione mancante mentre il neo assunto è in (imbarazzata) attesa trasmette il messaggio che la tua organizzazione non si è minimamente preoccupata del suo arrivo.

Come strutturare un corretto processo di onboarding

“Si è sempre pronti a tutto tranne che

per la cosa fondamentale: accogliere l’altro.“

(Fabrizio Caramagna)

Assicurati che il neo assunto prenda visione ed apprenda fin dalla prima settimana le procedure ed i protocolli adottati nel tuo Studio, abbi altresì cura che sia istruito sulle adeguate modalità di comunicazione: su come rispondere al telefono e via e-mail.

Nella prima settimana di lavoro effettua un colloquio preliminare al fine di individuare i suoi personali obiettivi e comunicargli quelli da te identificati per lui  -a breve e lungo termine- in base alle attività affidate, premurandoti di presentarlo ai collaboratori che possano aiutarlo a raggiungerli.

Individua tra i tuoi collaboratori con esperienza quelli che possano fungere da mentori, aiutando il neo assunto nell’apprendimento delle attività da svolgere e ad integrarsi con i colleghi. Verifica che i mentori da te individuati abbiano il tempo necessario per assumersi queste responsabilità: in caso contrario, infatti, potrebbe essere vanificato l’affiancamento dei nuovi assunti (leggi per un approfondimento l’articolo “Il Reverse Mentoring nel tuo Studio Notarile: come colmare il gap di competenze attraverso la collaborazione intergenerazionale“).

Non puoi dare per scontata alcuna conoscenza: ciò che tu e i tuoi collaboratori considerate di routine ed ordinario potrebbe essere totalmente nuovo per il neo assunto.

Rendi palese al nuovo assunto che è libero di condividere le proprie idee, incoraggia la risoluzione dei problemi e l’innovazione: potrebbe non sentirsi a proprio agio nel farlo il primo giorno ma continua a ribadirgli questa tua apertura con il passare del tempo.

Egli potrebbe fornire, infatti, riscontri e spunti utili ad approfondire ulteriormente il proprio lavoro o che potrebbero persino migliorare il processo di onboarding dei nuovi assunti in futuro (leggi per un approfondimento l’articolo “Feedback e valutazione dei collaboratori del tuo Studio Notarile: best & worst practices“).

È importante che effettui una sessione di feedback formale con il nuovo assunto dopo circa 90 giorni di lavoro durante la quale potresti porre, ad esempio, le seguenti domande:

• c’è qualcosa che pensavi di apprendere e che in questo momento ancora non sai?
• ti senti a tuo agio con le conoscenze che possiedi e con le attività da svolgere?
• sai a quali colleghi eventualmente rivolgerti per chiedere aiuto?
• ora che hai quasi completato il nostro processo di onboarding, hai qualche riscontro da darmi?
• quale parte del processo di onboarding ti è stata più utile per iniziare a svolgere al meglio la tua attività?
• cosa avresti voluto sapere/apprendere nella tua prima settimana di lavoro?

Raccogliere feedback da ogni tuo nuovo assistente notarile è importante: impedisce al processo di onboarding dei neo assunti di stagnare e ti aiuta a garantirne l’efficacia.

Fornire ai neo assunti una solida base di partenza attraverso l’onboarding è assai utile sia a loro che alla tua organizzazione: un programma ben pianificato e coerente può infatti aumentare notevolmente le prestazioni di un neo assunto, la sua soddisfazione lavorativa e l’impegno a lungo termine verso il tuo Studio.

Tutto ciò contribuisce ad una riduzione del turnover e ad un innalzamento del morale: mantenere, pertanto, un nucleo stabile di collaboratori che hanno una profonda comprensione dei propri ruoli può ridurre lo stress ed aumentare l’armonia sul posto di lavoro.

Potrai osservare notevoli passi in avanti nella soddisfazione lavorativa complessiva ed i tuoi collaboratori diventeranno naturalmente orgogliosi “ambasciatori” del tuo Studio e del tuo employer brand (leggi per un approfondimento l’articolo “Employer e Talent Branding: come attrarre e trattenere i migliori talenti nel tuo Studio Notarile“) oltre a dar luogo ad una maggiore produttività perchè incoraggiati a tener d’occhio i propri obiettivi di performance e, potenzialmente, a stabilirne di più elevati per il futuro.

Elementi essenziali dell’onboarding nel tuo Studio Notarile

I costi nascosti ed intangibili derivanti da un processo di onboarding dei neo assunti non corretto (o addirittura inesistente) possono incidere in maniera considerevole sul tuo Studio Notarile: sono infatti necessari un’adeguata analisi ed una corretta programmazione per concepire un piano completo e portarlo a termine; attenersi a solide pratiche ripaga del processo attivato, favorendo lo sviluppo di collaboratori coinvolti, motivati ed impegnati per il successo della tua organizzazione.

Sebbene la strategia di onboarding debba sempre essere personalizzata in base alle esigenze della tua organizzazione di Studio (preferibilmente coadiuvato nell’implementazione da un consulente esterno), ricapitolo alcuni degli elementi chiave che dovresti tenere a mente:

• avvia il processo di onboarding non appena la proposta lavorativa viene accettata: occupati immediatamente della burocrazia e rimani in contatto frequente con il neo assunto prima che inizi l’effettivo ingresso nel tuo Studio;

• sviluppa un piano di onboarding per ogni neo assunto: dovrebbe coprire specifici passaggi per la prima settimana di lavoro ed abbracciare almeno tutti i primi tre mesi; tieni traccia di ogni passaggio in funzione delle specifiche mansioni ed attività assegnate;

• dai un caloroso benvenuto al tuo nuovo assunto: invia una lettera o un video da parte del tuo team di Studio (potresti anche organizzare un pranzo di benvenuto con i suoi nuovi colleghi);

• favorisci da subito il contatto e l’interazione con i nuovi colleghi: assicurati che i tuoi collaboratori si prendano del tempo per salutarlo e chiedere se ha bisogno di aiuto, evitando che il nuovo assunto si senta spaesato ed “un pesce fuor d’acqua”;

• dai disposizioni affinché sia predisposta per tempo la postazione per il primo giorno di lavoro: scrivania, computer e strumenti di base devono essere pronti all’uso. Come già detto in precedenza, premurati che il nuovo assunto abbia la sensazione che hai pianificato per tempo la sua accoglienza nel tuo Studio;

• fornisci al nuovo assunto indicazioni chiare in merito al ruolo ricoperto ed alle attività che andrà a svolgere: mostragli come il suo lavoro contribuirà al successo del tuo team e della tua organizzazione. Spiegagli perché il suo ruolo specifico è importante per il successo generale, istruiscilo sul percorso di sviluppo e crescita personale e professionale, chiedigli di iniziare a pensare ai propri obiettivi e stabilisci una data per discuterne in dettaglio con lui;

• abbi cura della sua formazione: predisponi una formazione ad hoc sulle procedure e sulle tecnologie adottate nel tuo Studio, sul software gestionale adoperato e su ogni ulteriore aspetto dell’attività che andrà a svolgere e con il quale potrebbe non avere la necessaria familiarità;

• non affrettare la sua produttività: prima di assegnargli specifiche attività e responsabilità, concedigli il ​​tempo di comprendere a fondo il proprio lavoro, la tua organizzazione e le dinamiche lavorative ed il “clima” del tuo Studio;

• aiuta il “nuovo arrivato” a sentirsi a proprio agio nel nuovo ambiente di lavoro: illuminalo sulla cultura presente nel tuo Studio, spiegagli gli aspetti unici della tua organizzazione ed offrigli l’opportunità di osservare da vicino il lavoro svolto dai colleghi. Illustragli le modalità operative, organizzative e relazionali della tua organizzazione, unitamente alle prassi con cui i tuoi collaboratori interagiscono e si supportano l’un l’altro;

• evita le “scorciatoie” o di saltare alcuni passaggi: prenditi tutto il ​​tempo necessario affinché sia formato correttamente, al fine di aiutarlo ad incrementare la propria produttività in seguito; se non lo fai, lo stai predisponendo al fallimento e potresti trovarti a gestire delle criticità. Ricorda, infatti, che il tempo dedicato alla sua formazione ed al suo inserimento rappresenta un investimento per evitare di doverti trovare successivamente a sistemare le eventuali problematiche generate dalla sua non sufficiente ed inadeguata istruzione per le attività da adempiere.

È sconfortante osservare, invero, come un processo di onboarding totalmente assente, limitato o inefficace porti all’insoddisfazione sia in te che nei nuovi assunti: senza un processo ed una formazione adeguati, i neo assunti non hanno gli strumenti e/o le conoscenze di cui necessitano per eccellere nel loro lavoro, il che è spesso visto –erroneamente– come una scarsa prestazione.

Ciò frustra in primis te e porta ad un ciclo infinito di neo assunti che si sentono (nella migliore delle ipotesi) bloccati e (nella peggiore) come se non fossero adatti alle mansioni assegnate o alla tua organizzazione (con conseguenti demotivazione, abbandono e turnover).

Sblocca appieno, dunque, il potenziale dei tuoi nuovi collaboratori e della tua organizzazione attraverso uno strutturato ed adeguato processo di onboarding!