Adotta il metodo STAR per reclutare i migliori talenti nel tuo Studio Notarile

Trovare i migliori talenti rimane una delle sfide più impegnative per qualsiasi Notaio: il metodo STAR può rivelarsi uno strumento decisivo per una valutazione approfondita dei candidati. Applicando questa tecnica di colloquio, infatti, puoi assicurarti di selezionare i candidati più promettenti.

“La fortuna non esiste:

esiste il momento in cui

il talento incontra l’opportunità.”

(Lucio Anneo Seneca)

Uno dei principali pensieri che affligge sia te che i tuoi colleghi, non puoi negarlo, è la ricerca del personale per lo Studio Notarile e questo tutte le volte in cui un tuo assistente notarile va in malattia, in pensione, in maternità o presenta le proprie dimissioni (leggi per un approfondimento l’articolo “L’importanza della pianificazione strategica della forza lavoro nel tuo Studio Notarile”).

Alla preoccupazione inerente alla gestione dell’imminente emergenza organizzativa si aggiunge poi la difficoltà della ricerca di nuovi assistenti notarili da inserire all’interno del tuo organico di Studio.

La ricerca, infatti, non solo del candidato ideale ma del miglior talento disponibile sul mercato del lavoro notarile è attività impegnativa, continuativa ed il più delle volte sfibrante.

Si tratta di individuare il profilo adeguato alle tue esigenze, valutare se investire nella sua formazione e nella sua crescita, affiancarlo al personale esistente e verificare la corrispondenza tra aspettative e risultati.

Per questo motivo una fase delicatissima è rappresentata, ovviamente, dal colloquio conoscitivo attraverso il quale intercettare al meglio quelli che possono essere sia i punti di forza che di debolezza del potenziale candidato.

Un errore di valutazione in questa fase, infatti, porterebbe a ritrovarti – a cascata- ad investire in un candidato che potrebbe nel medio periodo rivelarsi non rispondente né alle esigenze iniziali né ai risultati attesi costringendoti, magari dopo alcuni mesi, a ritornare al punto di partenza e ad intraprendere nuovamente la ricerca.

Per il notaio leader®, dunque, dotarsi di strumenti e tecniche efficaci per la selezione del personale è quanto mai attuale ed indispensabile.

Anche se il curriculum e la lettera di presentazione hanno una discreta rilevanza, niente è paragonabile ad un ben strutturato colloquio di lavoro che ti consenta di comprendere appieno chi è veramente il candidato seduto di fronte a te e se è più o meno idoneo per il ruolo per il quale hai attivato la ricerca.

Hai dunque la necessità di valutare non solo l’esperienza e le competenze tecniche, ma anche e soprattutto le capacità interpersonali del candidato (leggi per un approfondimento l’articolo “L’Assistente notarile ambìto: non solo capacità ma soprattutto Soft Skills”).

Le domande comportamentali e l’uso della tecnica di intervista STAR possono proprio fare al caso tuo: questa tecnica si inserisce perfettamente nella categoria delle interviste comportamentali, offrendo un format (framework) chiaro per rispondere a domande comportamentali.

STAR è l’acronimo di: Situation (Situazione), Task (Compito), Action (Azione) e Result (Risultato).

La tecnica del colloquio STAR, infatti, fa parte di una strategia di recruiting denominata colloquio comportamentale: questa tipologia di colloqui consente di valutare le esperienze passate del candidato chiedendogli di fornire esempi specifici delle sue capacità, abilità e competenze. 

Questi colloqui costituiscono una componente essenziale del processo di assunzione, a volte anche più delle competenze tecniche o degli anni di esperienza: molti Notai negli ultimi tempi, infatti, stanno sposando la filosofia in base alla quale “assumo la persona giusta e provvedo a fargli trasferire le adeguate competenze attraverso un percorso formativo professionalizzante“.

Il metodo STAR ti consente di riuscire a prevedere il comportamento futuro del candidato valutando le sue scelte passate e ti aiuta a garantirti che sia in linea con la tua cultura organizzativa e che abbia senso investirvi fornendogli l’adeguata formazione (leggi per un approfondimento l’articolo “Se la tua cultura di Studio è basata sui valori può fare la differenza”).

Utilizzando il metodo STAR durante i colloqui di lavoro puoi porre domande strutturate e basate sul comportamento al fine di valutare sistematicamente le risposte dei candidati: l’utilizzo di queste tecniche smaschera facilmente bugie, falsità e dichiarazioni superficiali (non è raro, infatti, che i candidati “trucchino” il proprio curriculum o le proprie competenze per ottenere un’assunzione).

Secondo recenti studi, nei colloqui di lavoro le domande comportamentali hanno un’efficacia del 55% nel predire le prestazioni lavorative, mentre le domande tradizionali hanno un’efficacia solo del 10%. Grandi aziende come Amazon e McKinsey, ad esempio, pongono domande comportamentali durante i colloqui e privilegiano i candidati che rispondono utilizzando il format STAR.

Come funziona l’approccio STAR per i colloqui?

“Fare facilmente ciò che gli altri trovano difficile è talento;

fare ciò che è impossibile al talento è genio.”

(Henri Frederic Amiel)

Il metodo STAR del colloquio comportamentale si basa sulla raccolta di esempi reali di comportamenti passati per comprendere le competenze di un candidato al di là del suo curriculum.

Uno dei principali vantaggi dell’utilizzo del metodo STAR è la standardizzazione del processo di colloquio: utilizzando lo stesso parametro di valutazione per tutti i candidati, puoi aumentare l’oggettività del processo di selezione.

Questa metodologia rappresenta anche un “asso nella tua manica” per scoprire competenze trasversali come problem-solving, leadership ed adattabilità: queste competenze non sono sempre evidenti in un curriculum, ma possono fare la differenza nella performance di un dipendente. Chiedendo ai candidati di descrivere situazioni e compiti specifici, delineando le azioni intraprese ed i risultati ottenuti, puoi ottenere un quadro dettagliato delle loro capacità.

Il metodo STAR (e la tecnica di intervista associata) è composto da quattro elementi:

Situazione (S): in questa fase ai candidati viene chiesto di descrivere una situazione o una sfida specifica che hanno vissuto in passato. Questa situazione deve essere pertinente alla posizione o alle competenze richieste. Il candidato fornisce brevemente il contesto per aiutarti a comprendere l’origine di una sfida o di un obiettivo: idealmente, questa parte della risposta fornisce informazioni di base senza essere sovraccaricata di dettagli inutili. Esempi di incipit di domande sono: “mi parli della volta in cui…” o “mi descriva una situazione in cui…“.

Compito (T): ai candidati viene chiesto di spiegare i compiti o le responsabilità specifici associati alla situazione descritta. Questo ti aiuta ad approfondire la comprensione del ruolo e dei requisiti del candidato. Questa parte della risposta del candidato ti indica l’obiettivo corrispondente: cosa stava cercando di realizzare? 

Azione (A): qui i candidati descrivono le azioni specifiche intraprese per superare il compito o la sfida. Ciò include anche quello che hanno fatto personalmente per affrontare la situazione. In questa parte della risposta, il candidato spiega i passi compiuti per raggiungere il suo obiettivo: i candidati migliori, invece di raccontare le azioni dei team di cui hanno fatto parte, utilizzano affermazioni in prima persona per evidenziare con precisione il loro contributo.

Risultato (R): infine, ai candidati viene chiesto di presentare il risultato o l’esito delle loro azioni. Idealmente, dovrebbero essere evidenziati i risultati positivi o le esperienze di apprendimento. Il candidato illustra l’esito della situazione e come le sue azioni hanno avuto un impatto diretto su tale risultato: i candidati maggiormente validi possono fornire numeri e dati, raccontare aneddoti o citare riscontri specifici.

Intervistando i candidati con la tecnica STAR puoi ottenere informazioni dettagliate sulle loro esperienze, competenze e performance: tutto ciò semplifica il confronto tra i candidati e ti aiuta a selezionare quelli che meglio soddisfano i requisiti della posizione. Questa tecnica può rappresentare un prezioso strumento per l’acquisizione dei migliori talenti (leggi per un approfondimento l’articolo “Strategie per trattenere, attrarre e far crescere i migliori talenti nel tuo Studio Notarile”).

Un ottimo candidato dovrebbe includere tutti e quattro gli elementi sopra descritti, fornendo una risposta concisa: l’intero racconto dovrebbe durare massimo 2-3 minuti. Le migliori risposte al colloquio STAR pertanto dovrebbero essere:

• concise;
• concentrate sull’azione;
• iper-rilevanti per la posizione ricercata.

Suggerimenti e trucchi per le tecniche di colloquio utilizzando il metodo STAR

La tecnica del colloquio STAR è un ottimo strumento per valutare le competenze comportamentali ed i valori di un candidato ponendo semplici domande. 

Dunque, a cosa dovresti prestare particolare attenzione, come notaio leader®, quando utilizzi questo metodo di intervista e selezione? Per formulare in maniera ottimale le domande per il colloquio con il metodo STAR:

• pensa al tipo di situazioni che un candidato potrebbe incontrare sul posto di lavoro: vorrai conoscere e comprendere come ha affrontato sfide simili in passato;
• fai un elenco delle competenze che ritieni possano essere necessarie ad un candidato per eccellere in un determinato ruolo all’interno del tuo Studio Notarile: pensa a come le sue azioni passate potrebbero aiutarti a determinare se possiede o meno queste competenze.

A tal proposito, potresti seguire i seguenti suggerimenti:

• poni domande specifiche: chiedi ai candidati di fornirti esempi concreti delle loro competenze ed esperienze;
• lascia che i candidati dicano la loro: concedigli il tempo necessario per raccontare la loro storia;
• richiedi ulteriori dettagli: chiedi ai candidati di fornire dettagli specifici in merito alle loro azioni e ai loro risultati;
• preparati: prima del colloquio pensa alle domande da porre utilizzando il metodo STAR;
• sii attento: ascolta attentamente i candidati ed annota i dettagli più importanti;
• sii imparziale: poni le stesse domande a tutti i candidati;
• fai riflettere i candidati sulle loro competenze ed esperienze: domanda loro cosa hanno imparato dalla situazione affrontata;
• informa in anticipo i candidati che utilizzerai il metodo STAR durante il colloquio: ciò darà loro l’opportunità di prepararsi al meglio.

Ulteriori domande potrebbero essere, per esempio, le seguenti:

• “mi descriva una situazione in cui ha avuto a che fare con un cliente difficile”;
• “mi racconti di un pratica complessa che ha seguito in prima persona”;
• “condivida un episodio particolare in cui ha superato una sfida”;
• “mi racconti un episodio in cui ha dimostrato le sue capacità di problem solving”;
• “mi descriva un episodio in cui ha dimostrato la sua capacità di lavorare in team”;
• “mi racconti qual è stata la sfida più grande che ha dovuto affrontare nel suo precedente lavoro. Come l’ha affrontata?”;
• “mi racconti di quando ha avuto un conflitto con un collega. E’ riuscita/to a risolverlo?”;
• “mi racconti di quando ha lavorato a qualcosa che non aveva mai fatto prima”;
• “mi racconti di quando si è prefissata/to un obiettivo al lavoro. L’ha raggiunto?”;
• “mi racconti di quando ha commesso un errore in un lavoro precedente. Come l’ha risolto?”;
• “mi racconti di quando ha dovuto adattarsi ad un cambiamento sul suo posto di lavoro”;
• “mi descriva la volta in cui ha dovuto gestire una situazione stressante”;
• “c’è stato un momento in cui ha motivato gli altri? Come lo ha fatto?”;
• “come ha gestito una decisione difficile o impopolare?”;
• “mi racconti una decisione difficile che ha preso nell’ultimo anno”.

Ponendo domande efficaci solleciterai risposte di qualità che potranno fornirti le informazioni necessarie per prendere una decisione consapevole; di seguito un elenco di domande pensate per estrapolare le informazioni corrette utilizzando il framework STAR in relazione a situazioni specifiche:

LAVORO DI SQUADRA

• Situazione: può descrivermi una volta in cui ha dovuto lavorare a stretto contatto con qualcuno la cui personalità era molto diversa dalla sua?
• Compito: quale ruolo ha svolto in un’attività di team che ha avuto particolare successo?
• Azione: può raccontarmi di una situazione in cui ha dovuto coordinare i suoi colleghi? Quali azioni ha intrapreso?
• Risultato: mi descriva una situazione in cui il suo contributo al lavoro del team ha portato ad un risultato positivo.

RISOLUZIONE DEI PROBLEMI

• Situazione: le è mai capitato di affrontare un problema sul lavoro che nessun altro riusciva a risolvere? Di cosa si trattava?
• Compito: può parlarmi di un compito impegnativo che ha dovuto portare a termine con risorse limitate?
• Azione: mi descriva i passaggi che ha seguito per risolvere un problema complesso.
• Risultato: può raccontarmi un esempio di un problema che ha risolto e che ha prodotto un impatto positivo significativo?

ADATTABILITÀ

• Situazione: può raccontarmi di una volta in cui ha dovuto adattarsi rapidamente ad un cambiamento sul luogo di lavoro?
• Compito: qual è stato il suo ruolo durante un importante cambiamento organizzativo?
• Azione: come si è adattata/to ad una nuova strategia o modalità operativa implementata all’improvviso?
• Risultato: mi descriva i risultati positivi dell’adattamento ad una situazione difficile.

LEADERSHIP

• Situazione: può parlarmi di un ruolo di responsabilità che ha ricoperto e delle sfide che ha dovuto affrontare?
• Compito: quali responsabilità aveva come figura di riferimento in una particolare attività?
• Azione: mi descriva le strategie che ha utilizzato per motivare i suoi colleghi.
• Risultato: può farmi un esempio in cui il suo ruolo di responsabilità ha portato al successo di una data attività o ad un risultato significativo per lo Studio notarile in cui lavorava?

RISOLUZIONE DEI CONFLITTI

• Situazione: mi descriva una situazione in cui ha dovuto affrontare un conflitto all’interno del team in cui lavorava.
• Compito: che ruolo ha avuto nella risoluzione del problema?
• Azione: quali misure ha adottato per gestire il disaccordo?
• Risultato: può illustrarmi il risultato ottenuto e cosa ha imparato da questa esperienza?

GESTIONE DEL TEMPO

• Situazione: mi racconti di una volta in cui ha dovuto destreggiarsi tra più attività contemporaneamente.
• Compito: quali responsabilità aveva?
• Azione: mi descriva i metodi organizzativi che ha adottato per tenere tutto sotto controllo.
• Risultato: in che modo le sue capacità organizzative hanno influenzato il risultato?

Utilizzare il metodo STAR per i colloqui è una soluzione vantaggiosa sia per te che per i candidati: dal lato tuo, impedisce ai candidati di dire semplicemente ciò che pensano tu voglia sentirti raccontare e li mette in condizione di dover supportare le proprie affermazioni con prove.

Dal lato del candidato, il metodo STAR ti aiuta a creare un’esperienza di colloquio positiva dimostrando che sei interessato a conoscere le loro esperienze, al di là dell’elenco dei risultati ottenuti e che sono elencati nel loro curriculum.

Se i valori del potenziale assistente notarile ed i tuoi coincidono, allora tutto il resto può essere allineato.

Ricordati, dunque, di formulare sempre domande chiare e, in ultima analisi, di dare ai candidati l’opportunità di mettere in mostra le proprie competenze ed esperienze: metti una marcia in più, utilizza il metodo STAR per rafforzare la tua strategia di reclutamento e le domande del colloquio!