Rinviare una decisione organizzativa non significa necessariamente posticiparne le conseguenze: anche una scelta apparentemente secondaria, se lasciata in sospeso, può generare incertezze, condizionare il lavoro dei tuoi collaboratori e rendere più complessa la gestione quotidiana. Pertanto, quanto ti può costare -nel lungo periodo- una scelta che continui a rinviare?
“Procrastinare è come utilizzare una carta di credito: ci si diverte molto fino a quando non arriva il conto.”
(Christopher Parker)
Supponi di voler modificare una delle modalità con cui vengono gestite le pratiche all’interno del tuo Studio Notarile: l’attuale organizzazione presenta alcuni limiti ma ha il vantaggio di essere conosciuta e consolidata, tuttavia la soluzione alternativa promette una maggiore fluidità operativa, sebbene richieda un periodo di adattamento e qualche inevitabile aggiustamento (leggi per un approfondimento l’articolo “Il modello ADKAR per il cambiamento organizzativo nel tuo Studio Notarile”).
Ne parli con i tuoi collaboratori, raccogli osservazioni, valuti possibili criticità e decidi, ragionevolmente, di approfondire la questione prima di introdurre qualsiasi cambiamento: trascorrono alcune settimane e, nel frattempo, emergono nuove priorità, alcuni elementi richiedono ulteriori verifiche e la decisione viene rimandata.
In realtà, non è accaduto nulla di particolarmente grave: le pratiche continuano ad essere lavorate, i clienti vengono assistiti e lo Studio prosegue regolarmente la propria attività; ma sei proprio sicuro che, nel frattempo, non sia cambiato nulla?
I collaboratori coinvolti potrebbero continuare a confrontarsi con le medesime difficoltà, adottare accorgimenti temporanei oppure dedicare tempo alla valutazione di alternative che non vengono mai definitivamente accolte o addirittura sono bocciate.
La decisione è ancora sospesa ma il suo rinvio potrebbe aver già cominciato a produrre conseguenze (leggi per un approfondimento l’articolo “Nel tuo Studio Notarile si lavora sempre in emergenza? Impara a gestire le priorità”).
Ed è proprio questo il paradosso sul quale vorrei invitarti a riflettere: il tempo che dedichi a valutare una scelta può migliorarne la qualità ma se quest’ultima rimane indefinita può avere un costo per la tua intera organizzazione eppure, alle volte, non decidere sembrerebbe la soluzione più ragionevole! (Leggi per un approfondimento l’articolo “La confusione organizzativa: la nebbia che avvolge il tuo Studio Notarile”)
In realtà, infatti, rinviare una decisione non rappresenta necessariamente un comportamento sbagliato e può essere la conseguenza di un approccio prudente e responsabile, soprattutto quando le alternative disponibili presentano vantaggi e svantaggi difficili da confrontare: prima di modificare una procedura, introdurre un nuovo strumento informatico, ridefinire alcune responsabilità oppure intervenire sull’organizzazione delle attività, è del tutto comprensibile voler acquisire informazioni, ascoltare i tuoi collaboratori e valutare le possibili ripercussioni, in quanto una decisione affrettata può comportare errori, resistenze ed ulteriori interventi correttivi (leggi per un approfondimento l’articolo “Come gestire la resistenza al cambiamento nel tuo Studio Notarile?”).
Il problema nasce, però, quando la necessità di approfondire una scelta si trasforma, quasi in modo impercettibile, nell’abitudine a mantenerla in sospeso: ogni nuovo elemento sembra suggerire un’ulteriore valutazione, ogni difficoltà consiglia maggiore cautela ed ogni priorità sopraggiunta rende opportuno attendere un momento più favorevole.
Tuttavia, nel frattempo, la situazione sulla quale occorre decidere continua ad evolversi: una soluzione che inizialmente appariva adeguata potrebbe non esserlo più, un’opportunità potrebbe ridimensionarsi ed un cambiamento relativamente semplice potrebbe richiedere, con il passare del tempo, un impegno maggiore (leggi per un approfondimento l’articolo “Procrastinazione e sindrome dell’impostore affliggono il tuo Studio Notarile? Scopri come governarli”).
Non sempre, quindi, attendere significa conservare intatte le possibilità di scelta: talvolta significa lasciare che siano le circostanze a modificarle.
Come notaio leader®, probabilmente, quando valuti l’opportunità di prendere una determinata decisione ti interroghi sui costi e sui benefici delle diverse alternative: quanto tempo richiederà introdurre una nuova modalità operativa? Quali risorse saranno necessarie? Quali difficoltà potrebbero emergere? Quali risultati sarà ragionevole attendersi?
Ovviamente sono tutte domande indispensabili ma ve n’è un’altra che rischia di rimanere sullo sfondo: quanto ti costa continuare a non scegliere tra le alternative disponibili? I costi di una decisione rinviata, infatti, non coincidono necessariamente con una perdita economica immediatamente quantificabile: possono manifestarsi attraverso il tempo impiegato per discutere ripetutamente la medesima questione, la necessità di mantenere soluzioni provvisorie, il coordinamento aggiuntivo richiesto da modalità operative non ancora definite, oppure la difficoltà di programmare attività che dipendono da una scelta futura.
Una situazione provvisoria, quando dura troppo a lungo, può diventare più onerosa della scelta che -nella realtà dei fatti- avrebbe dovuto precedere.
Il paradosso della ricerca continua: quando il provvisorio diventa permanente
“Puoi rimandare ma il tempo non lo farà.”
(Benjamin Franklin)
Quando una decisione appare importante, è naturale cercare di individuare l’alternativa migliore: ma fino a che punto è utile continuare ad approfondire?
Il concetto di “razionalità limitata”, teoria formulata dall’economista e psicologo Herbert Simon, ti aiuta a comprendere perché le decisioni organizzative non possano fondarsi sulla conoscenza completa di tutte le informazioni e di tutte le conseguenze possibili: il tempo disponibile, la complessità delle situazioni ed i limiti delle nostre capacità di elaborazione rendono spesso impossibile individuare una soluzione oggettivamente perfetta; proprio in queste specifiche situazioni potrebbe rivelarsi molto utile l’adozione dell’Intelligenza Artificiale (leggi per un approfondimento l’articolo “Analisi controfattuale ed Intelligenza Artificiale nel tuo Studio Notarile”).
Secondo la teoria della razionalità limitata, dunque, gli esseri umani non prendono decisioni in modo perfettamente logico o ottimale ma sono limitati dai confini della propria mente, del tempo e delle informazioni a disposizione.
Pertanto, devi prendere coscienza che, in determinate circostanze, una soluzione sufficientemente valida, adottata nel momento opportuno, può produrre risultati migliori di una soluzione teoricamente superiore ma individuata quando ormai le condizioni sono cambiate.
La domanda che dovresti porti -riguardo alle scelte organizzative, gestionali e strategiche-, allora, non dovrebbe essere soltanto: “abbiamo individuato la soluzione migliore?” bensì: “disponiamo già degli elementi necessari per assumere una decisione ragionevole?”
Uno degli effetti meno evidenti delle decisioni rinviate riguarda, altresì, il rapporto tra soluzioni temporanee ed organizzazione stabile: il tuo Studio Notarile deve sapersi adattare alle circostanze (potrebbe essere necessario modificare temporaneamente la distribuzione delle attività, sperimentare nuove modalità di coordinamento oppure introdurre accorgimenti operativi in attesa di una scelta più strutturata).
La flessibilità rappresenta una risorsa preziosa, soprattutto quando consente di affrontare situazioni impreviste senza compromettere la continuità del lavoro ma cosa accade quando una soluzione provvisoria continua ad essere utilizzata semplicemente perché non si è ancora deciso se confermarla, modificarla oppure abbandonarla?
Con il passare del tempo, difatti, i tuoi collaboratori si abituano a quella modalità operativa, organizzano le proprie attività basandosi su di essa e sviluppano aspettative sulla sua continuità: in tal modo, ciò che inizialmente era stato introdotto come esperimento potrebbe acquisire una stabilità che nessuno ab initio aveva realmente programmato.
Il problema riguarda il non comprendere più se una determinata modalità di lavoro sia stata mantenuta perché valutata positivamente oppure soltanto perché non sia mai arrivato il momento di decidere diversamente.
In questa prospettiva, il rischio latente è rappresentato dal fatto che il rinvio può trasformare gradualmente una scelta ancora in sospeso in una consuetudine organizzativa consolidata e modificarla potrebbe richiedere un impegno maggiore rispetto a quello che sarebbe stato necessario per concludere tempestivamente la valutazione iniziale.
Un ulteriore aspetto che dovresti considerare riguarda l’interdipendenza tra le attività del tuo Studio: infatti, una decisione apparentemente circoscritta potrebbe influenzare il lavoro di più collaboratori e per questo motivo il costo di una decisione in sospeso può estendersi oltre l’ambito nel quale essa è stata inizialmente formulata.
Quando una scelta rimane indefinita anche altre valutazioni potrebbero dover attendere oppure essere formulate sulla base di ipotesi ancora provvisorie: il costo del rinvio, quindi, non riguarda necessariamente un’attività che si interrompe ma, potenzialmente, una serie di decisioni successive che diventano sempre più difficili perché dipendono da una scelta precedente ancora irrisolta (leggi per un approfondimento l’articolo “Conoscere la Legge di Parkinson può aiutarti ad ottimizzare il lavoro nel tuo Studio Notarile”).
Quanto ti costa continuare a rimandare? Governa le tue decisioni organizzative
Un criterio utile che potresti adottare è quello di domandarti: “che cosa mi aspetto concretamente di ottenere dal tempo aggiuntivo che sto concedendo alla mia decisione?”
Se, infatti, attendere ti consente di acquisire un’informazione determinante, di verificare un rischio significativo oppure di valutare una condizione destinata a cambiare, il rinvio potrebbe avere un valore preciso ma se, invece, le informazioni essenziali sono già in tuo possesso ed ogni ulteriore approfondimento tende a riproporre dubbi sostanzialmente identici, potrebbe essere opportuno interrogarti sull’utilità di continuare ad attendere.
Dunque, non è il tempo trascorso, di per sé, a rendere problematica una decisione in sospeso ma la progressiva riduzione del valore che esso aggiunge alla qualità della scelta.
Ed è qui che come notaio leader® devi rivestire un ruolo significativo, non attuando necessariamente decisioni più rapide bensì distinguendo le valutazioni che richiedono ulteriori approfondimenti da quelle che hanno già raggiunto un livello sufficiente di maturazione.
Pertanto, individua le decisioni ancora in sospeso e definisci quale percorso debbano seguire: quando emerge una questione organizzativa significativa prova a distinguere ciò che è già stato accertato da ciò che richiede ulteriori approfondimenti, domandati quali informazioni realmente manchino, chi possa contribuire a raccoglierle ed individua il momento per ritornare sulla scelta.
Se decidi di sperimentare una soluzione temporanea definisci anche quando e sulla base di quali elementi valutarne l’efficacia: soprattutto, considera la possibilità che decidere di attendere rappresenti una scelta organizzativa legittima, purché siano chiari il motivo dell’attesa e le condizioni che consentiranno di porvi fine.
In questo modo il rinvio smette di essere un intervallo indefinito tra l’individuazione di un problema e la sua soluzione diventando -al contrario- una fase consapevole del processo decisionale, con una funzione riconoscibile ed una prospettiva di conclusione.
La differenza potrebbe sembrarti sottile ma è sostanziale: non si tratta di decidere tutto immediatamente, bensì di evitare che le questioni rimangano in sospeso soltanto perché nessuno ha stabilito quando e come affrontarle definitivamente.
Devi trovare un equilibrio tra la necessità di ponderare le scelte appropriate e quella di mantenere un’organizzazione capace di evolvere: decidere troppo rapidamente può generare errori ma attendere senza soluzione di continuità non garantisce necessariamente decisioni migliori, anzi -in determinate circostanze- il rinvio può consumare risorse, complicare il coordinamento, consolidare soluzioni provvisorie e ridurre le alternative disponibili.
Il tuo vero obiettivo, quindi, non dovrebbe essere quello di eliminare ogni attesa bensì di riconoscere quando il tempo dedicato ad una decisione rappresenti ancora un investimento e quando -invece- cominci a trasformarsi in un costo.
Una decisione organizzativa, infatti, non produce effetti soltanto nel momento in cui viene presa, talvolta comincia a produrli molto prima, proprio mentre continui a valutarla da diversi angoli prospettici.
La prossima volta che una questione importante rimarrà in sospeso nel tuo Studio Notarile prova a porti una domanda diversa, non soltanto “qual è la scelta migliore?” ma -soprattutto- “che cosa stiamo guadagnando continuando ad attendere e cosa, invece, potremmo aver già perso?”
Come correttamente affermava Winston Churchill: “nessun problema può essere risolto congelandolo”.
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