Siamo tutti facili vittime della procrastinazione e del rinviare a dopo le attività che meno ci piacciono o dell’usufruire appieno di tutto il tempo che abbiamo a disposizione: vi sono però strumenti che possono consentirci di organizzare al meglio il nostro lavoro.
“ll lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile
per il suo completamento: più è il tempo e più il lavoro sembra
importante e impegnativo.“
(Cyril N. Parkinson)
Quando si sente parlare di Parkinson il primo pensiero sicuramente va alla malattia, al morbo ed alla relativa sindrome ma esiste anche una legge di Parkinson che riveste un ruolo interessante in ambito lavorativo e che potrebbe consentirti di organizzare il lavoro in maniera ottimale nel tuo Studio Notarile.
Cyril Northcote Parkinson è stato uno storico navale britannico, autore di una sessantina di libri: il più celebre dei quali è “Parkinson’s Law or The Pursuit of Progress” (La legge di Parkinson o la ricerca del progresso), il quale lo fece assurgere anche ad importante studioso nel campo della pubblica amministrazione.
Tutto ebbe origine da un articolo satirico pubblicato nel 1955 da Cyril Northcote Parkinson sul settimanale The Economist (nel quale ironizzava sulle inefficienze e sulla burocrazia della pubblica amministrazione) da cui, nel 1958, lo stesso Parkinson sviluppò un saggio (divenuto poi un bestseller) nel quale tratta con ironia dei problemi e dei difetti di funzionamento delle organizzazioni.
La legge di Parkinson sostiene, infatti, che il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo a disposizione per portarlo a termine: dunque, è molto probabile che potremmo impiegarci più del necessario per portare a compimento un’attività o saremo tentati dalla procrastinazione e la termineremo a ridosso della scadenza.
D’altronde, chi di noi non ha mai rimandato a domani ciò che poteva fare oggi?
Come recita, infatti, l’antico adagio: “l’uomo più occupato è quello che ha tempo da perdere”.
Quando ci viene assegnata un’attività, immediatamente, ci preoccupiamo di quanto tempo disponiamo per portarla a termine e non di quanto tempo effettivamente necessitiamo, ciò genera “a cascata” sprechi di tempo e flussi di lavoro non efficienti: più tempo abbiamo per svolgere un’attività e più tempo impiegheremo a completarla.
Ognuno di noi tende, infatti, a prendersi tutto il tempo a disposizione per portare a termine un’attività, anche se in realtà ne basterebbe molto di meno.
L’intuizione di Parkinson consiste, dunque, nella constatazione che un’organizzazione cresce indipendentemente dalla quantità di lavoro da svolgere e che più tempo a disposizione si possiede, più se ne spreca.
Al contrario, quando il nostro tempo a disposizione è poco lavoriamo con maggiore efficacia, spinti dal rischio di non riuscire ad ultimare un’attività con una scadenza ravvicinata, sotto la “spada di Damocle” di potenziali conseguenze negative: quando il tempo scarseggia, tendiamo infatti a lavorare per priorità e con maggiore efficacia.
Qual è dunque il segreto della produttività?
Per la legge di Parkinson il lavoro, infatti, tende ad “espandersi” ed a “riempire” tutto il tempo a disposizione per arrivare al risultato: più cresce di complessità un sistema, più crescerà il tempo che dovrà essere impiegato per compiere una data attività e più sarà probabile che impiegheremo esattamente quel tempo a compierlo.
Se ritieni, per esempio, che per svolgere una data attività all’interno del tuo Studio Notarile siano necessari 10 giorni e comunichi tale scadenza ai tuoi collaboratori, è altamente probabile che essi impiegheranno esattamente 10 giorni per compierla e vi lavoreranno fino all’ultimo istante.
La legge di Parkinson ci dice, ugualmente, che se assegni ai tuoi collaboratori un’attività da svolgere in 15 giorni ci impiegheranno 15 giorni, ma se gli dai 7 giorni per svolgere la medesima attività, molto probabilmente la evaderanno comunque in 7 giorni.
Quante volte, infatti, abbiamo svolto in pochissimo tempo attività che in altri momenti ci avevano impegnato il doppio o, addirittura, il triplo del tempo?
Quante volte abbiamo dedicato mezza giornata a smaltire e-mail arretrate mentre altre volte abbiamo impiegato una sola ora o anche meno perché la nostra giornata lavorativa non ci consentiva di avere più tempo a disposizione?
Pigrizia, procrastinazione e tendenza a prendersela comoda la fanno da padroni quando sappiamo che abbiamo molto tempo a disposizione, tendendo a rallentare ed a riscontrare più problemi di quelli che in realtà vi sono mentre, di converso, quando siamo sotto pressione tendiamo a dare il massimo.
Tutti, chi prima chi dopo, sia da studenti che da lavoratori, abbiamo provato sulla nostra pelle che quando una scadenza si avvicina cominciamo a dare il meglio di noi stessi (un esame, una prova, una consegna, un adempimento, ecc…): una scadenza ravvicinata ci costringe a focalizzarci sugli obiettivi che dobbiamo raggiungere ed il rischio di non riuscire a completare un’attività (e le possibili conseguenze negative) ci motiva.
Il segreto, dunque, è quello di avere la capacità di pianificare le attività in maniera molto efficace (leggi per un approfondimento l’articolo “Cos’è urgente e cosa è importante nel tuo Studio Notarile? Scoprilo con la Matrice di Eisenhower”) e, soprattutto, di focalizzare gli sforzi nella maniera più efficiente possibile e di portare a termine le attività nei tempi prestabiliti (leggi per un approfondimento l’articolo “Applichi la legge di Pareto nel tuo Studio Notarile?”) imparando a gestire le priorità (leggi per un approfondimento l’articolo “Nel tuo Studio Notarile si lavora sempre in emergenza? Impara a gestire le priorità”).
Come arginare ed aggirare la nostra tendenza a rimandare? Fissando delle periodiche scadenze, che non siano esageratamente a breve termine ma, al contrario, che siano sensate, autoimposte, autodefinite per avvertire la sensazione della “deadline” che si avvicina ed allenarci a gestirne la tensione ed a lavorare per ultimare l’attività prima della scadenza.
Inoltre, concentrarci sulla quantità di tempo necessaria per un’attività anziché sulla scadenza può aumentare la produttività ed evitare inefficienze.
Strategie per combattere la Legge di Parkinson nel tuo Studio Notarile
“Il tempo è relativo, il suo unico valore è dato
da ciò che noi facciamo mentre sta passando.“
(Albert Einstein)
Se riesci ad impedire al tuo lavoro di espandersi fino ad occupare tutto il tuo tempo, riuscirai a portare a termine più rapidamente le attività da svolgere ed avrai più tempo a disposizione per il relax o per dedicarti ad altro.
Nel tuo Studio Notarile il lavoro è maggiormente inefficiente se il tempo disponibile aumenta, mentre, in una situazione di scarsità di tempo la necessità di raggiungere l’obiettivo favorisce l’efficienza.
Come avrai compreso, la legge di Parkinson evidenzia un bias cognitivo, una distorsione della valutazione causata dal pregiudizio: ovvero credere che se ho più tempo a disposizione mi ci vorrà più tempo per portare a termine quella data attività (leggi per un approfondimento l’articolo “Quanto influiscono i bias cognitivi sull’attività del tuo Studio Notarile?”).
I pregiudizi, infatti, compromettendo la nostra capacità ed oggettività di giudizio, ci portano a commettere errori di valutazione ed insieme alle convinzioni limitanti ci tengono in scacco ed intrappolano il nostro pensiero, influenzando la nostra vita quotidiana e le nostre emozioni (leggi per un approfondimento l’articolo “Le convinzioni limitanti che possono frenare te ed il Team del tuo Studio Notarile”).
Pertanto, puoi implementare nel tuo Studio Notarile le seguenti strategie volte a contenere gli effetti negativi evidenziati dalla legge di Parkinson:
- Pianifica il lavoro
Un piano di gestione del tempo ti consente di valutare quanto impegno temporale richiedono le varie attività e pertanto di pianificarle, osservando con attenzione quanto tempo viene impiegato per completare un’attività nel minor intervallo possibile, al fine di inserire in agenda solo il lasso necessario per terminare tale attività, eliminando quello valutato in eccesso.
- Dai delle scadenze
Non concentrarti su quanto tempo hai ma su quanto tempo effettivamente è necessario per ciascuna attività ed imposta di conseguenza scadenze sensate e coerenti: stabiliscile anche quando non ci sono. Una scadenza, infatti, rappresenta un punto di riferimento che ti consente di misurare il progresso delle attività e di comprendere quale tipo di ritmo devi tenere per portarle a termine nel tempo prestabilito. Delinea un cronoprogramma che ti consenta di non allungare “artificialmente” il tempo di completamento di un’attività e di non ritrovarti con molte attività sovrapposte, parzialmente completate.
- Crea dei “timeboxing”
Si tratta di una strategia di gestione del tempo basata su obiettivi che ti consente di aumentare la produttività e di ridurre le perdite di tempo: quando crei un blocco di tempo (“timebox“), ti poni l’obiettivo di terminare un’attività entro un determinato lasso di tempo.
- Adotta la “tecnica del pomodoro”
Questa tecnica si basa su sessioni di lavoro ininterrotte, intervallate da brevi e frequenti pause, con l’obiettivo di aumentare la produttività e ridurre l’affaticamento mentale. Un “pomodoro” è una sessione di lavoro di 25 minuti, alla quale segue una pausa di 5 minuti. Dopo “quattro pomodori”, si fa una pausa lunga: attraverso sedute di lavoro brevi, infatti, è più facile essere produttivi rimanendo motivati.
- Ribalta la legge di Parkinson
Immagina quanto tempo potresti impiegare per completare un’attività e poi dividi per due il tempo immaginato: impostare una scadenza sensata, coerente e sfidante per completare un’attività ti fornirà impulso e motivazione per agire immediatamente e ti consentirà di focalizzarti sul tuo obiettivo senza perderti in distrazioni.
L’obiettivo finale è sempre quello di essere più efficienti, non di lavorare troppo.
Tutti noi abbiamo una sola vita ed il lavoro non è la parte più importante: lavorare per lavorare o esaltarsi di fare le ore piccole non è un suggello di qualità ma solo un’indicazione di un’incapacità di vivere più vite contemporaneamente.
Il notaio leader® non rinuncia a niente: sa essere bravo sul lavoro delegando sempre di più agli altri, sa dedicare il tempo necessario alla famiglia, agli amici, a sé stesso ed agli altri, cogliendo da queste occasioni gli stimoli per essere più creativo e più capace di raggiungere i propri obiettivi.
Work smart, not hard!
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