Adotta lo “Scaffolding”, ovvero l’arte di costruire impalcature temporanee di supporto, come strategia dirompente per trasformare i tuoi collaboratori in professionisti autonomi, integrare l’Intelligenza Artificiale nel tuo Studio e garantire la resilienza della tua organizzazione.
“Lo Scaffolding non riguarda solo l’erogazione di contenuti,
riguarda la costruzione di un’esperienza
di apprendimento completa.”
(Timothy J. Wedge)
Prendine atto: non puoi più essere l’unica “roccia” del tuo Studio!
Per un lungo periodo lo Studio Notarile ha assunto le sembianze di una struttura monolitica avente al proprio apice la figura del “Notaio Boss”, unico punto di riferimento per ogni decisione: dalla più complessa clausola di un atto societario alla gestione del personale (leggi per un approfondimento l’articolo “Caratteri distintivi della leadership notarile: guidare senza comandare”).
In questo modello, ormai obsoleto, di “Leadership a Scala” il “Notaio Boss” che cerca di controllare tutto rischia di diventare, al contrario, il collo di bottiglia saturando le proprie capacità e frenando la crescita dei propri collaboratori: infatti, nel contesto attuale di volatilità costante, questo modello risulta essere non solo assai faticoso ma soprattutto rischioso (leggi per un approfondimento l’articolo “I 6 stili della Leadership Notarile: qual è il tuo?”).
Il notaio leader® non è autoritario (a differenza del “Notaio Boss”) ma ha autorevolezza che è cosa ben diversa: l’autorità, infatti, proviene dal ruolo che si riveste, l’autorevolezza viene “riconosciuta dal basso”, è un “quid” che i tuoi collaboratori riconoscono in te.
I tuoi collaboratori ti riconosceranno tanta autorevolezza quanto più nel tuo comportamento ti avvicinerai a quelle qualità e caratteristiche che contraddistinguono il notaio leader®: l’autorevolezza dipende, infatti, dal tuo comportamento e non dal ruolo che rivesti (leggi per un approfondimento l’articolo “Leadership Notarile: come coltivarla e svilupparla nel tuo Studio”).
È proprio qui che potresti far entrare in gioco il concetto di “Scaffolding” (letteralmente “impalcatura“, termine mutuato dalla psicologia e dal management): con esso si intende il supporto temporaneo fornito ad un individuo per aiutarlo a padroneggiare una nuova competenza che non riuscirebbe a gestire da solo.
Applicato al tuo Studio Notarile, lo Scaffolding non costituisce un insieme di istruzioni rigide o di microgestione dei tuoi collaboratori bensì una vera e propria struttura di sostegno progettata per essere rimossa una volta che la “costruzione” (ovvero l’autonomia di un tuo collaboratore o la stabilità di un nuovo processo) sia stata completata (leggi per un approfondimento l’articolo “Stai microgestendo il team del tuo Studio Notarile? Corri ai ripari!”).
Questa tecnica, ad esempio, viene applicata dal 1999 durante tutto lo svolgimento del Corso Professionale per Assistente di Studio Notarile, erogato da Notaio.org Formazione, proprio per consentire ai corsisti, attraverso metodologie didattiche innovative come il learning by doing (imparare facendo), di simulare la quotidiana attivita’ notarile e -tramite l’esercizio e la pratica- trasformare le conoscenze in vere e proprie competenze.
Conseguentemente, il tempo necessario per assimilare nuove nozioni si riduce all’aumentare del numero degli esercizi pratico/operativi svolti: attribuendo senso al proprio apprendimento ed impegno, il partecipante ne trae beneficio in termini di autonomia e di responsabilita’.
Scopri, dunque, come la tecnica dello Scaffolding possa coadiuvarti nel ridefinire la tua organizzazione notarile, trasformando i tuoi collaboratori in pilastri autonomi ed il tuo Studio in un ecosistema agile, resiliente e pronto agli scenari sfidanti dell’Intelligenza Artificiale (leggi per un approfondimento l’articolo “Analisi controfattuale ed Intelligenza Artificiale nel tuo Studio Notarile”).
Nello Scaffolding il notaio leader® non è colui che “sale una scala” davanti agli altri, bensì l’architetto che monta una struttura di supporto intorno al proprio team.
Questa impalcatura è temporanea, regolabile e progettata per sostenere la crescita finché la “costruzione” – ovvero le competenze dei tuoi collaboratori – non è abbastanza forte da reggersi da sola (leggi per un approfondimento l’articolo “Potenzia il tuo Studio Notarile coltivando l’empowerment dei tuoi collaboratori”).
Negli Studi Notarili moderni ed all’avanguardia la tecnica dello Scaffolding sta diventando lo strumento più adottato per gestire il cambiamento senza perdere terreno e competitività (leggi per un approfondimento l’articolo “Il tuo Studio Notarile sta perdendo terreno? Riprenditi la scena!”).
Lo Scaffolding nel tuo Studio Notarile
“Lo Scaffolding è una metafora di un supporto temporaneo
che viene rimosso quando non è più necessario.”
(Gary Aubin)
Adottare lo Scaffolding significa passare da una leadership di controllo a una leadership di “architettura“: invece di chiedere ai tuoi collaboratori di seguire ciecamente i tuoi passi e le tue istruzioni, costruisci un’impalcatura che circondi il tuo intero Studio, permettendo ai tuoi assistenti notarili di crescere ed agire contemporaneamente in modo coordinato, continuativo e sicuro.
Lo Scaffolding nel tuo Studio Notarile non si sostanzia in un manuale di istruzioni rigide o, come già anticipato, in una forma di microgestione; al contrario, è un insieme di sistemi, processi e strutture temporanee che supportano i tuoi collaboratori mentre si allineano alla cultura ed ai valori della tua organizzazione (leggi per un approfondimento l’articolo “Se la tua cultura di Studio è basata sui valori può fare la differenza”).
L’obiettivo finale è addirittura paradossale: l’impalcatura deve scomparire quando i tuoi collaboratori diventano autosufficienti.
Di seguito i passaggi per l’adozione del modello dello Scaffolding nel tuo Studio Notarile:
1) DEFINIRE LE BASI: ORGANIGRAMMA E MANSIONARIO
Il primo passo per attivare lo Scaffolding nel tuo Studio è stabilire una “baseline“, ovvero un punto di partenza chiaro: molti Studi, infatti, operano sulla base di consuetudini tacite, il che rende difficile per un neo-assunto capire cosa ci si aspetti davvero da lui (leggi per un approfondimento l’articolo “Il processo di “onboarding” dei neo assunti nel tuo Studio Notarile”). L’implementazione sia dell’Organigramma che del Mansionario – che definiscono chiaramente le competenze necessarie per ogni ruolo – consentono di mappare i punti di forza e le aree di miglioramento della tua organizzazione (leggi per un approfondimento l’articolo “L’importanza della pianificazione strategica della forza lavoro nel tuo Studio Notarile”). Quando un tuo collaboratore sa esattamente quali sono le proprie responsabilità e quali domande deve porsi, riceve -difatti- un primo livello di Scaffolding che ne riduce l’ansia e ne aumenta l’efficacia.
2) LA COMUNICAZIONE “CHUNKING”: TRONCHI, RAMI E FOGLIE
Uno degli errori più comuni che si compie nella gestione dei cambiamenti organizzativi è rappresentato dall’eccesso di informazioni. Quando introduci -ad esempio- una nuova procedura potresti letteralmente “inondare” il tuo team -seppur in buona fede- di molteplici dettagli tecnici, saturando la memoria dei tuoi collaboratori. La tecnica dello Scaffolding suggerisce invece il “Chunking“: ovvero scomporre i concetti complessi in unità più piccole e gestibili. Il Chunking, infatti, è una tecnica cognitiva e di apprendimento che consiste nello spezzettare informazioni complesse in blocchi più piccoli, coerenti e gestibili (chiamati, appunto, chunk). Questa strategia migliora la memoria a breve termine e facilita l’apprendimento: seguendo questa logica dovresti prima mostrare “il tronco ed i rami principali e solo dopo le foglie“. Puoi iniziare, pertanto, con i tre o cinque punti fondamentali della nuova procedura, assicurandoti che vengano assimilati attraverso la ripetizione e la pratica, per poi stratificare i dettagli in un secondo momento. Questo approccio non solo migliora la comprensione ma, al contempo, contribuisce a costruire la fiducia del tuo team.
3) IL RISCONTRO COME “DONO” ED I RITUALI DI COESIONE
Lo Scaffolding richiede canali di comunicazione fluidi, suggerendo l’adozione di periodici incontri informali settimanali nei quali i tuoi collaboratori possano esporre dubbi e perplessità, porre domande e ricevere chiarimenti, consigli e suggerimenti. Ancor più efficace può rivelarsi il riscontro rapido attraverso sessioni brevi (5-10 minuti) tra te ed i tuoi collaboratori, con scambio di osservazioni costruttive ed immediatamente spendibili su cosa continuare a fare o sugli aspetti da migliorare. Affinché lo Scaffolding funzioni è essenziale creare uno spazio di “sicurezza psicologica” dove l’errore venga percepito come un’opportunità di apprendimento e non come una colpa da punire (leggi per un approfondimento l’articolo “Quanta sicurezza psicologica alimenti all’interno del tuo Studio Notarile?”).
4) LE LISTE DI CONTROLLO COME “INGRANAGGI” PROCEDURALI
Le liste di controllo (checklist) non limitano la professionalità ma, al contrario, nello Scaffolding rappresentano gli ingranaggi che aiutano a liberare “spazio mentale”. Adottare una checklist dettagliata soprattutto per atti ed attività complessi – che preveda verifiche, scadenze e promemoria – non significa sminuire il lavoro dei tuoi collaboratori ma fornire loro la struttura (l’“impalcatura”) necessaria per evitare errori grossolani e, dunque, potersi concentrare sugli aspetti più critici ed importanti dell’attività. Proprio come un’impalcatura su un cantiere, le liste di controllo sostengono le attività finché i tuoi collaboratori non hanno interiorizzato le procedure sino al punto da poterle eseguire autonomamente e quasi con il “pilota automatico” attivato.
5) L’INTELLIGENZA ARTIFICIALE: IL NUOVO SCAFFOLD COGNITIVO
La frontiera più avanzata dello Scaffolding nel tuo Studio Notarile è rappresentata dall’integrazione dell’Intelligenza Artificiale Generativa (GenAI). Studi recenti, infatti, dimostrano come l’AI possa fungere da “partner collaborativo”, aiutando soprattutto i neo assunti a superare le barriere esperienziali e formative. Immagina, per esempio, un neo-assunto che debba affrontare una specifica problematica operativa notarile: l’AI debitamente e previamente “addestrata” può fungere da “Scaffolding cognitivo” aiutandolo a navigare e ad orientarsi tra prassi, dottrina e giurisprudenza in tempi compressi, fornendogli una base di conoscenza che sarà poi validata e rifinita dalla tua esperienza o da quella di un tuo collaboratore senior. Questa interazione ed integrazione tra intuizioni generate dall’AI e validazione sulla base dell’esperienza accelera drasticamente l’acquisizione di competenze. L’AI non sostituisce né te né i tuoi collaboratori ma fornisce l’impalcatura per scalare velocemente vette di complessità che prima richiedevano anni di pratica sul campo (leggi per un approfondimento l’articolo “Il piano di Marketing del tuo Studio Notarile con l’AI”).
6) INTEGRARE I NUOVI RITUALI: “GANCI” E ABITUDINI
Cambiare l’organizzazione di uno Studio Notarile è assai complicato perché le vecchie abitudini sono dure a morire: lo Scaffolding organizzativo ti può aiutare perché utilizza i “ganci” (hooks) per far attecchire il cambiamento. Ad esempio, se intendi introdurre un nuovo approccio per il controllo degli atti, dovresti agganciarlo ad una routine già esistente: ciò riduce l’attrito e fa sì che le nuove impalcature di supporto diventino parte integrante del tessuto operativo della tua organizzazione, senza ricorrere a “sforzi titanici” (leggi per un approfondimento l’articolo “Come gestire la resistenza al cambiamento nel tuo Studio Notarile?”).
Rimuovere l’”impalcatura”
L’obiettivo ultimo dello Scaffolding è la sua stessa rimozione.
Come avrai ben compreso, l’obiettivo finale dello Scaffolding non è quello di rimanere lì per sempre; al contrario, un’impalcatura che resta montata troppo a lungo può diventare un limite, un segno di iper-protezione che impedisce l’indipendenza e l’autonomia.
Il tuo punto di arrivo, come notaio leader®, è proprio quello in cui la struttura di supporto inizia a svanire perché il tuo collaboratore è diventato capace di sostenersi da solo.
Proprio come l’impalcatura su un cantiere viene smontata quando il lavoro è terminato, così tu -in quanto notaio leader® – devi saperti “ritirare” quando il tuo team ha interiorizzato le competenze. Il Notaio “architetto” -infatti- non cerca di creare cloni di se stesso ma di favorire le condizioni affinché emergano le potenzialità dei propri collaboratori (leggi per un approfondimento l’articolo “Potenzia il tuo Studio Notarile coltivando l’empowerment dei tuoi collaboratori”).
Si tratta di un investimento in resilienza: uno Studio dove la conoscenza è distribuita e supportata è maggiormente capace di sopravvivere a crisi del settore o a cambiamenti improvvisi rispetto ad altri Studi incentrati solo sul proprio titolare, eroico -dunque- ma sovraccarico (leggi per un approfondimento l’articolo “L’Antifragilità del tuo Studio Notarile va oltre la resilienza”).
Costruire uno Studio basato sullo Scaffolding richiede tempo, costanza e, soprattutto, l’umiltà di comprendere ed accettare che la “mente collettiva del team” è più forte della prospettiva di un singolo individuo.
La singola persona , infatti, è un insieme di conoscenze, passioni ed atteggiamenti e tende naturalmente a sé stessa: il gruppo è un insieme di persone che sono accomunate da qualche caratteristica comune, il gruppo è la somma dei singoli partecipanti.
Il team, invece, è una scelta, un insieme di persone caratterizzate dallo stesso obiettivo, unite dall’altruismo, in cui ogni singolo individuo mette a disposizione le proprie conoscenze per un bene comune: il team è sempre più della somma delle singole persone (leggi per un approfondimento l’articolo “Studio Notarile allo sbando? Come ottenere prestazioni di gruppo eccezionali”).
Ai collaboratori del tuo Studio Notarile va insegnato come essere un team attraverso un percorso formativo strutturato di team building, ciò infatti non avviene mai casualmente (leggi per un approfondimento l’articolo “Team building Notarile: quando nel tuo Studio la squadra unita fa la differenza”).
Come afferma Stephen Covey “le persone interdipendenti combinano i loro sforzi individuali con quelli degli altri per conseguire un successo più grande” ovvero il lavoro in team aiuta i singoli a condividere il proprio talento, trasformandoli in risorse essenziali pronte a garantire benefici reciproci: il concetto fondamentale per ogni notaio leader® che intenda guidare un team vincente è che i risultati del team saranno sempre migliori dei risultati del singolo (leggi per un approfondimento l’articolo “Non perfezione ma equilibrio nel tuo Studio Notarile: come costruire un team vincente. Aristotele docet.”).
Il “comandante“, capo e “boss” distaccato ed autoritario non è il notaio leader® dei propri collaboratori.
Il notaio leader® è quella guida della quale i propri collaboratori si fidano ed accettano i pareri ed i punti di vista, colui con il quale possono comunicare sentendosi a proprio agio, con cui possono dissentire senza aver timore delle eventuali conseguenze: un punto di riferimento a cui si rivolgono quando hanno un grande problema in Studio, perché sono certi che li aiuterà e non li criticherà.
Nel contesto attuale dove il cambiamento è l’unica costante, lo Studio Notarile che sopravvive non è quello che cerca di essere una roccia immobile contro la tempesta ma quello che sa erigere e smontare impalcature agili, consentendo ai propri assistenti notarili di crescere, sia personalmente che professionalmente.
Lo Scaffolding è l’arte di sostenere e far crescere le persone, permettendo loro di conseguire la sufficiente autonomia, autostima e sicurezza.
È la promessa che, fornendo la giusta struttura oggi, favorirai la crescita dei professionisti resilienti di domani.
Perché, come ci insegna la metafora botanica di James Hunt applicata alle organizzazioni, l’obiettivo è quello di favorire le condizioni affinché emergano le potenzialità dei tuoi collaboratori: l’intento è proprio quello di progettare il traliccio affinché le rose possano fiorire rigogliose, fino a quando il supporto svanisce lasciando spazio solo alla bellezza ed alla forza della pianta stessa.
