L’errore non rappresenta un fallimento ma una “miniera d’oro” informativa: l’adozione del Ciclo Riflessivo di Gibbs può rivoluzionare la gestione del tuo Studio Notarile, trasformando ogni criticità e sfida organizzativa in un’opportunità di apprendimento sistematico.
“La vita è piena di lezioni:
la vera sfida è imparare da esse,
il che non è sempre così facile come sembra.“
(Wayne Greenwood)
Quanti errori tu ed il tuo team di Studio avete compiuto e tuttora continuate a compiere nell’attività giornaliera?
L’errore, infatti, è il “pane quotidiano” di chi lavora e si impegna ogni giorno nella propria attività professionale: come recita il noto adagio “solo chi non fa non sbaglia”.
Tutti quanti non siamo immuni dall’errore, che è lì -dietro l’angolo- pronto a ricordarci la nostra umanità fallace ma, allo stesso tempo, la nostra capacità di rialzarci, di crescere, di migliorare ed apprendere dagli errori compiuti (leggi per un approfondimento l’articolo “La “potenza” del fallimento nel tuo Studio Notarile: la capacità di rialzarsi sempre per crescere e migliorare”).
Se non sbagli come fai, infatti, ad imparare, a migliorarti, a praticare il “perdono” (verso te stesso e verso gli altri, perché hai conosciuto la sconfitta) e l’umiltà (perché sai cosa significa cadere): è proprio l’errore, infatti, che ci rende più saggi e umani.
I nostri sbagli sono i migliori maestri! (leggi per un approfondimento l’articolo “Il rischio del perfezionismo nel tuo Studio Notarile: freno per l’eccellenza e per il lavoro di squadra”).
Nel tuo Studio Notarile tra scadenze imminenti, pratiche particolarmente complesse, iter burocratici tortuosi e delicate interazioni umane, si intrecciano quotidianamente esperienze che spesso sfuggono ad un’analisi profonda.
Quando i tuoi collaboratori commettono un errore imparano a scoprire loro stessi: la conoscenza delle loro capacità, potenzialità, interessi, attitudini avviene soprattutto attraverso un percorso di apprendimento che presuppone prove ed errori (leggi per un approfondimento l’articolo “Come correggere, guidare e far crescere i collaboratori del tuo Studio Notarile”).
Quanto sei disposto ad ammettere i tuoi fallimenti? Come ti senti quando commetti un errore e come affronti una situazione diversa da come te l’aspettavi?
Se sarai coerente e trasparente riguardo ai tuoi difetti ed ai tuoi errori, il tuo team di collaboratori comprenderà, attraverso il tuo esempio, che un errore non rappresenta la fine del mondo.
Gli imprevisti, infatti, sono all’ordine del giorno: una stipula che degenera in un conflitto tra le parti, un collaboratore che omette un controllo ipotecario cruciale o una gestione del tempo mal strutturata che porta a stress e tensioni latenti. Spesso, di fronte a queste situazioni, la prima reazione istintiva è quella di passare immediatamente all’attività successiva, archiviando l’accaduto come un semplice “incidente di percorso“.
E’ proprio in questo frangente che, al contrario, bisogna esercitare la capacità di fermarsi ed analizzare attentamente ciò che è accaduto.
Prova a domandarti quante volte, dopo una stipula particolarmente complicata o un errore procedurale evitato per un soffio, tu ed il tuo team di collaboratori vi siete chiesti: “Come è potuto accadere?” o “Cosa (e come) avremmo potuto gestire meglio?“.
La risposta, il più delle volte, non risiede in un’applicazione maggiormente rigida e stringente delle procedure organizzative ma in una competenza trasversale che troppo spesso viene trascurata: la pratica riflessiva.
In tutti questi casi il Ciclo Riflessivo di Gibbs, sviluppato dal professor Graham Gibbs nel 1988, può rappresentare per la tua organizzazione di Studio un’intelaiatura strutturata per trasformare l’esperienza diretta in apprendimento sistematico.
Il Ciclo Riflessivo di Gibbs propone, infatti, un percorso in sei fasi — descrizione, sentimenti, valutazione, analisi, conclusione e piano d’azione — che ti costringe a non subire l’esperienza ma a governarla.
Non si tratta, pertanto, di una semplice introspezione bensì di un processo ciclico in sei fasi che può guidare te, come notaio leader®, e la tua equipe di collaboratori attraverso l’analisi dei fatti, dei sentimenti, delle emozioni e delle cause profonde della problematica verificatasi, portandoti a poter sviluppare un concreto piano d’azione.
Dunque non puoi più permetterti di “vivere le quotidiane esperienze lavorative” passivamente, devi imparare a “riflettere sulle esperienze” per trasformarle in un vantaggio competitivo ed in un baluardo contro lo stress ed il burnout (leggi per un approfondimento gli articoli “Metodi per ridurre lo stress nel tuo Studio Notarile” e “Come evitare burnout e rust-out nel tuo Studio Notarile”).
Le 6 tappe del “viaggio riflessivo” del Ciclo di Gibbs
“La riflessione senza azione
rischia di essere un ozioso guardarsi l’ombelico.
Ma l’azione incoraggiata dalla riflessione?
È lì che avviene la magia.”
(Guy Parsons)
Il modello di Gibbs si distingue per la sua semplicità e, al contempo, per la sua approfondita analisi psicologica: non si tratta di un percorso lineare ma di un processo circolare che invita a ritornare costantemente sui propri passi fino ad ottenere i risultati desiderati.
Fase 1 – DESCRIZIONE: IL RIGORE DEI FATTI
Tutto inizia con la Descrizione: in questa fase devi comportarti come un cronista imparziale. Cosa è successo esattamente? Chi era presente? Qual era l’obiettivo della riunione o della stipula? Immaginiamo un caso tipico: una compravendita complessa in cui la parte venditrice all’ultimo momento comunica importanti informazioni che aveva tralasciato, scatenando il malumore degli acquirenti. La descrizione deve limitarsi ai fatti oggettivi, senza interpretazioni o pregiudizi. Riportare gli accadimenti su carta ti consente di liberare “larghezza di banda cognitiva“, separando l’evento dalle opinioni personali che potrebbero offuscare il giudizio.
Fase 2 – SENTIMENTI: LA GESTIONE DELL’EMOTIVITA’
Spesso in ambito lavorativo le emozioni vengono soppresse in nome di una presunta neutralità, tuttavia Gibbs insiste sull’importanza della fase dei Sentimenti. Cosa hai (avete) provato durante la discussione accesa tra le parti? Ansia? Frustrazione? Insicurezza? Etichettare un’emozione – ovvero darle un nome – ne diminuisce l’intensità ed il potere di condizionare il tuo comportamento futuro (leggi per un approfondimento l’articolo ““Inside Out 2”: spunti per gestire le emozioni nel tuo Studio Notarile”). Nel tuo Studio Notarile riconoscere la tensione aiuta a creare “sicurezza psicologica” nel tuo team, consentendo ai tuoi collaboratori di esprimere ciò che provano o hanno provato emotivamente, senza timore di essere giudicati (leggi per un approfondimento l’articolo “Quanta sicurezza psicologica alimenti all’interno del tuo Studio Notarile?”).
Fase 3 – VALUTAZIONE: DISCERNERE IL SUCCESSO DALL’INSUCCESSO
Nella Valutazione si procede ad analizzare cosa ha funzionato e cosa no. Infatti, anche in una situazione critica ci sono spesso elementi positivi come, ad esempio, l’abilità di un tuo collaboratore nel mantenere la calma o la prontezza nel reperire un documento o nell’esercitare la propria capacità di problem solving (leggi per un approfondimento l’articolo “Il ruolo chiave dei “problem solver” nella quotidiana complessità dello Studio Notarile”). Il cervello umano è naturalmente propenso a focalizzarsi sugli aspetti negativi: Gibbs -invece- ci obbliga a bilanciare la visione, identificando le caratteristiche distintive dell’evento che meritano di essere replicate o evitate (leggi per un approfondimento l’articolo “L’”apertura mentale attiva” di Daniel Kahneman nel tuo Studio Notarile”).
Fase 4 – ANALISI: SCAVARE SOTTO LA SUPERFICIE
L’Analisi è il cuore pulsante del Ciclo Riflessivo di Gibbs: qui il “cosa” diventa “perché“. Perché la parte venditrice ha tralasciato delle informazioni importanti? Si è trattato di una mancanza di comunicazione dello Studio o di un’omissione del cliente? In questa fase è fondamentale integrare i fatti accaduti con la conoscenza professionale: si potrebbero applicare sia le teorie sulla gestione dei conflitti che i modelli di comunicazione efficace per dare un senso ed una spiegazione alla situazione che si è verificata (leggi per un approfondimento l’articolo “Come gestire i conflitti all’interno del tuo Studio Notarile”). È qui che potresti applicare il cosiddetto “Groupthink” (pensiero di gruppo): per esempio, il tuo team potrebbe non aver sollevato dubbi sulla completezza della pratica perché nessuno voleva apparire critico o esporsi in prima persona.
Fase 5 – CONCLUSIONE: LA SINTESI DEI RISULTATI
Dall’analisi emerge la Conclusione. Cosa ho imparato? Se la situazione si dovesse ripresentare, cosa potrei (potremmo) fare diversamente? Per esempio, sviluppare ed adottare una lista di controllo (checklist di verifica) più rigorosa, da inviare ai clienti una settimana prima della stipula. Questa fase cristallizza le fondamentali “lezioni apprese”, trasformando una giornata stressante in un’utilissima lezione di gestione dello Studio nel lungo periodo.
Fase 6 – PIANO D’AZIONE: DAL PENSIERO ALLA PRATICA
Senza un Piano d’Azione la riflessione rischia di diventare sterile e fine a sé stessa: questa sesta fase definisce l’”ultimo miglio” ovvero passi concreti, misurabili e con scadenze precise. Potrebbe consistere, ad esempio, nel programmare una sessione di formazione per i tuoi collaboratori sulla gestione dei clienti “più complicati” o sull’adozione di nuovi strumenti di comunicazione e condivisione all’interno del tuo Studio. Un piano d’azione efficace rappresenta lo strumento dinamico che ti garantisce che l’errore di ieri possa tramutarsi nella competenza di domani.
Il Ciclo Riflessivo di Gibbs nel tuo Studio Notarile
Come avrai ben compreso l’adozione del Ciclo Riflessivo di Gibbs nel tuo Studio Notarile non è solo un esercizio stilistico, costituisce un investimento nel tuo capitale umano.
Gli Studi Notarili che abbracciano questa metodologia dimostrano un impegno verso lo Sviluppo Professionale Continuo (CPD – Continuous Professional Development), un requisito ormai essenziale per coltivare la fiducia del tuo pubblico di riferimento e l’eccellenza operativa (leggi per un approfondimento l’articolo “Il miglioramento continuo nel tuo Studio Notarile attraverso il metodo Kaizen (改善)”).
La riflessione sistematica migliora i servizi professionali offerti, affina l’intelligenza emotiva e rafforza la resilienza di fronte alle sfide di un settore, quello notarile, in costante evoluzione.
Il processo in sei fasi ti aiuta a costruire la “muscolatura” dell’autoconsapevolezza, permettendoti di individuare eventuali criticità ed aree di debolezza prima che esse si trasformino in costosi errori.
Inoltre, applicare il Ciclo di Gibbs in un contesto di squadra trasforma la cultura del tuo Studio dall’essere basata sulla colpa (“Chi ha sbagliato?“) all’incentrarsi sull’opportunità (“Cosa possiamo imparare da ciò che è successo?“).
Questo approccio riduce drasticamente lo stress e previene l’insorgere di circoli viziosi di errori ripetuti: riflettere sugli errori commessi non solo consente a te ed al tuo team di collaboratori di acquisire più informazioni ma di divenire più efficienti nell’applicarle nell’àmbito della quotidiana attività lavorativa.
Il modello -fornendo una struttura per elaborare le esperienze più critiche– impedisce che queste vengano “ruminate” in modo improduttivo trasformandole, invece, in “carburante” per il miglioramento continuo.
Il Ciclo di Gibbs, dunque, ti offre una solida struttura laddove i processi mentali possono apparire confusi o concitati: per te, in quanto notaio leader®, dedicare pochi minuti alla riflessione strutturata dopo una pratica complessa, non è tempo perso bensì moltiplicato.
Se impari a “navigare” tra le tue emozioni ed i fatti oggettivi, collegando l’esperienza quotidiana alla teoria gestionale, puoi favorire la crescita di uno Studio Notarile resiliente, esperto e profondamente umano (leggi per un approfondimento l’articolo “L’Antifragilità del tuo Studio Notarile va oltre la resilienza”).
Dedicare pochi minuti, alla fine di una giornata intensa, per percorrere le sei fasi del Ciclo Riflessivo di Gibbs può sembrare impegnativo mentre -di fatto- si sostanzia in un investimento che paga dividendi in termini di competenza, serenità e reputazione.
La pratica riflessiva è un potente strumento per apprendere dall’esperienza, colmare il divario tra teoria e pratica, gestire l’ambiguità ed il cambiamento e sviluppare una consapevolezza critica.
Come correttamente afferma Francesca Gino, Professoressa alla Harward Business School, “quando ci fermiamo, riflettiamo e pensiamo all’apprendimento, proviamo un maggiore senso di autoefficacia. Siamo più motivati e, di conseguenza, otteniamo risultati migliori.”
