Gli Assistenti Notarili sono i pilastri dello Studio Notarile e rappresentano il team indispensabile del notaio leader® ma le sole capacità e l’esperienza non bastano: il ruolo chiave delle Soft Skills
La ricerca degli Assistenti Notarili da parte dei Notai è costante: le ricerche di personale qualificato sono legate ai pensionamenti, alle sostituzioni per maternità, ai trasferimenti dei notai, alle dimissioni dei collaboratori, alle necessità di ampliamento dell’organico di Studio, ecc…
Le ricerche, in linea teorica, mirano a trovare la figura professionale più completa possibile, elencando talmente tante caratteristiche così da “dar forma”, alle volte, ad una figura inesistente sul mercato del lavoro notarile: con esperienza, capace di gestire pre-stipula, stipula e post-stipula, con conoscenze di questo o di quell’altro software, motivata, disposta a spostamenti, con capacità di lavorare in team, ben tollerante allo stress ed ai ritmi di lavoro intensi, ecc…
Le capacità e le competenze sicuramente fanno la differenza ed un bravo Assistente Notarile non può non avere, di base, le seguenti caratteristiche:
- un’approfondita conoscenza del ruolo del notaio;
- un’adeguata padronanza degli strumenti informatici, dei software di gestione e degli applicativi adottati dai Pubblici Uffici;
- un’adeguata capacità di gestione della documentazione (fascicolazione ed archiviazione), anche ai fini della riduzione dei costi dello Studio Notarile;
- una precisa conoscenza delle fasi di assolvimento di una pratica (pre-stipula, stipula e post-stipula).
L’Assistente Notarile sempre più spesso è lo “specchio” del Notaio e dello Studio Notarile: è lui, in prima battuta, il biglietto da visita dello Studio dove opera.
Ecco, dunque, che emergono tutta una serie di caratteristiche nelle relazioni interpersonali che tracciano uno spartiacque tra gli Assistenti Notarili e che rappresentano nel mercato del lavoro notarile un “vantaggio competitivo” per chi le possiede:
- la gentilezza: sapere “come” e “cosa” dire (leggi per un approfondimento l’articolo “La gentilezza: preziosa e rara leva di Marketing per il tuo Studio Notarile”);
- la disponibilità: la capacità di essere duttili e malleabili, comprendendo ed interpretando le situazioni;
- la cortesia: i latini dicevano “est modus in rebus”, il “savoir faire notarile” non è scontato;
- l’educazione: perla rara nella società moderna e soprattutto in ambito professionale;
- la pazienza: una sottile alchimia di accettazione e tolleranza;
- la riservatezza: dote eccelsa di saper custodire ciò che non va divulgato;
- il rispetto del Notaio, dei colleghi e dei clienti (ma anche di sé stessi): il rispetto è una “moneta” che si scambia (si dà e si riceve);
- la puntualità negli orari di Ufficio e nell’assolvimento dei compiti assegnati: la precisione in questi àmbiti denòta un aspetto della propria professionalità;
- la fiducia: verso il Notaio e verso i propri colleghi di lavoro;
- la competenza: è l’espressione della propria professionalità e capacità nell’espletare le attività notarili;
- la conoscenza dei propri limiti: l’ “umiltà professionale” si esprime nell’essere consapevoli dei propri àmbiti e spazi di miglioramento;
- l’ordine: in uno Studio Notarile non vi deve essere nulla che possa smarrirsi, anche solo temporaneamente;
- l’ampia attitudine alla collaborazione: l’assenza di funzioni esclusive e la propensione a “fare squadra” ed a supportare ed assistere i colleghi.
Sotto la punta dell’iceberg: le Soft Skills
“Saper ascoltare significa possedere,
oltre al proprio, il cervello degli altri.”
(Leonardo Da Vinci)
Le capacità e le competenze, dunque, rappresentano solo la punta dell’iceberg: sono quelle che vengono definite le “Hard Skills” (titoli di studio, lingue conosciute, capacità tecnico-operative, esperienze professionali, ecc…).
Vi sono delle capacità trasversali che fanno la vera differenza tra un Assistente Notarile ed un altro: parlo delle “Soft Skills” ovvero, in senso più ampio, la capacità di sapersi relazionare e di esprimere la propria “intelligenza emotiva”.
Le Hard Skills, infatti, possono essere tranquillamente acquisite con studio e formazione o trasferite da colleghi più esperti, le Soft Skills sono qualcosa di estremamente personale, di innato o che, comunque, si sviluppa nel corso di un lungo periodo di tempo e per le quali si deve avere una naturale propensione.
Le Soft Skills dunque:
- attengono alla nostra sfera umana e personale ed alla conoscenza che ognuno di noi possiede rispetto alla propria componente emotiva e relazionale;
- devono essere coltivate e sviluppate in un arco di tempo più lungo e molte volte richiedono un’evoluzione personale importante rispetto al proprio punto di partenza;
- sono strettamente correlate ai nostri pregi, ai nostri difetti e alle mappe mentali che abbiamo sviluppato nel corso della nostra vita, dovute ad ambienti e contesti in cui siamo cresciuti.
Le Soft Skills sono quelle capacità relazionali e comportamentali che acquisiamo durante la nostra esperienza di vita e non per forza attraverso il nostro percorso lavorativo: saper comunicare, lavorare in team, saper gestire lo stress, organizzare attività ed impegni in modo appropriato sono tutti esempi di Soft Skills.
Misurano le nostre capacità di metterci in relazione con gli altri e sono competenze che possiamo padroneggiare solo se abbiamo una buona conoscenza di noi stessi e della nostra personalità.
Il nostro linguaggio verbale (le parole), paraverbale (tono, timbro, volume e ritmo della nostra voce) e non verbale (linguaggio del corpo, postura e prossemica) parlano per noi e dicono molto di noi (leggi per un approfondimento l’articolo “Sei visivo, auditivo o cinestesico? Ed i clienti del tuo Studio Notarile?”)
Le Soft Skills nello specifico attengono a:
- ascolto attivo, autonomia ed intraprendenza;
- sospensione del giudizio, ovvero saper rimanere esterni alle contrapposizioni con grande autocontrollo;
- capacità di lavorare in team, unendo le forze per raggiungere un obiettivo comune;
- empatia ovvero sapersi calare emotivamente “nei panni degli altri” (leggi per un approfondimento l’articolo “Goleman, Notai e 10 errori con i quali si rischia di perdere i propri Assistenti Notarili”)
- autostima e fiducia in sè stessi, indipendentemente dall’opinione altrui.
Non dobbiamo (e non possiamo) contare solo su quello che sappiamo fare, ma anche e soprattutto su come lo sappiamo fare.
Sviluppare le Soft Skills nel tuo Studio Notarile
“L’empatia racchiude un atto di autoconsapevolezza.”
(Daniel Goleman)
Come affermava Benjamin Franklin: “dimmi e io dimentico, insegnami e io ricordo, coinvolgimi e io imparo”.
Le Soft Skills, grazie all’ausilio di professionisti (coach notarili ed esperti di Programmazione Neuro Linguistica) di cui il notaio leader® può avvalersi e che possono affiancarlo in tale àmbito, possono essere sviluppate, allenate ed affinate in modi diversi:
- con lo studio: la conoscenza è la prima delle dimensioni utili, in quanto prepara all’analisi critica;
- con l’allenamento personale: si fa pratica su se stessi, ci si conosce, si comprendono i propri limiti e le proprie capacità;
- con l’esperienza: si impara osservando e facendo. Si osservano coloro che sanno già fare, che hanno maturato adeguata esperienza, coloro che ci indurranno a fare e sbagliare e che ci daranno capacità di azione;
- con l’analisi: mettendo insieme tutte le precedenti fasi.
Le Soft Skills basilari ed indispensabili da sviluppare in uno Studio Notarile sono sicuramente le seguenti:
- abilità comunicative: al fine di interfacciarsi con colleghi, collaboratori, clienti, per sapersi presentare ed illustrare il proprio lavoro, saper ascoltare, negoziare, gestire il linguaggio del corpo, persuadere;
- empatia: la capacità di capire profondamente i sentimenti altrui, sapersi mettere nei suoi panni, saper “leggere” l’altro, la capacità di comprendere i reali bisogni dei clienti;
- abilità interpersonali: sapersi proporre in modo positivo e propositivo, amichevole, empatico, ottimista, fiducioso, avere autocontrollo, creare rapporti di stima e di fiducia. Tutto ciò migliora le relazioni con le persone che ci circondano e di riflesso la produttività lavorativa (alzi la mano chi non ha mai avuto un collega musone e scostante?);
- leadership: intendo il senso di responsabilità, la capacità di prendere decisioni per sé e per gli altri, saper vedere il quadro d’insieme ed orientare le attività con visione, influenza positiva, sapere delegare ad altri e scegliere, motivare, gratificare chi lavora verso obiettivi comuni. “To lead” significa appunto essere il primo della fila, colui che guida e dà l’esempio;
- lavoro di squadra: il proprio lavoro è correlato al lavoro di altri, si è sempre parte di una catena. Parlo della capacità di lavorare integrando le proprie energie, competenze ed esperienze con quelle degli altri, puntando a prendere decisioni condivise e favorendo lo sviluppo di collaborazione, lealtà e spirito di squadra;
- creatività: Jaime Casap la descrive come “quella cosa difficile da definire ma che riconosci subito quando la vedi”; non si tratta di semplice talento e può essere sviluppata in differenti contesti;
- flessibilità: la capacità di adattarsi a nuove situazioni, essere disponibili e pronti al cambiamento, ad accettare e soprattutto ad imparare cose nuove;
- pensiero critico: la capacità di osservare le cose andando oltre l’aspetto esteriore, da un angolo prospettico diverso, analizzandole in modo non lineare, senza farsi fuorviare da preconcetti e trovando soluzioni innovative, creative ed efficaci;
- responsabilità: parlo in senso lato di affidabilità, di riuscire a portare a termine i compiti che ci sono stati affidati, rispettando le tempistiche e le priorità con disciplina, dimostrando attenzione alle esigenze dello Studio Notarile;
- gestione dello stress: la capacità di gestire situazioni impegnative, incerte, controllando l’ansia e mantenendo lucidità di azione;
- etica del lavoro: impegnarsi e dare il meglio di sé, manifestandosi disponibili, leali, avendo iniziativa, motivazione, accettando le critiche ed essendo collaborativi.
Le Soft Skills non attengono, pertanto, ai valori ed alla personalità di un individuo, né ai suoi atteggiamenti ed alle sue qualità: si tratta di vere e proprie competenze trasversali che nel mondo del lavoro notarile e nel tuo Studio Notarile possono fare la differenza.
L’Assistente Notarile ambìto è colui che riesce ad esprimere gran parte delle Soft Skills elencate.
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