Cosa trasforma un insieme di professionisti in un vero team vincente? Il Modello di Efficacia del Team di Hackman svela come la struttura, il contesto ed il coaching esperto siano, ancor più delle singole competenze, i motori che possono condurre il tuo Studio Notarile verso il successo e l’eccellenza collaborativa.
“L’efficacia di un team è determinata
dalla somma delle capacità dei suoi membri
e dalla qualità delle loro interazioni.”
(J. Richard Hackman)
Non è scontato che una équipe di collaboratori di Studio Notarile si relazioni come una squadra con un obiettivo comune e condiviso, che abbia piena consapevolezza del significato di “essere un team” nel quale ci si supporta reciprocamente (leggi per un approfondimento l’articolo “Team building Notarile: quando nel tuo Studio la squadra unita fa la differenza”).
Il team va costruito, non si crea da solo, casualmente, per forza innata: il team building (costruzione del gruppo) notarile è un processo che devi volere, pianificare, sviluppare e seguire (anche facendoti aiutare da un consulente).
Il successo di un gruppo di lavoro non è strettamente legato alle competenze tecniche dei suoi membri ma è il risultato di come i suoi componenti interagiscono tra di loro (leggi per un approfondimento l’articolo “Non perfezione ma equilibrio nel tuo Studio Notarile: come costruire un team vincente. Aristotele docet.”).
Il gruppo è un insieme di persone che sono accomunate da qualche caratteristica comune: il gruppo è la somma dei singoli partecipanti.
Il team, invece, è una scelta, un insieme di persone focalizzate sullo stesso obiettivo, unite dall’altruismo, in cui ogni singolo individuo mette a disposizione le proprie conoscenze per un bene comune: il team è sempre più della somma delle singole persone (leggi per un approfondimento l’articolo “Studio Notarile allo sbando? Come ottenere prestazioni di gruppo eccezionali“).
Molti tuoi colleghi ritengono, infatti, che il successo risieda nelle competenze individuali, tuttavia lo psicologo Richard Hackman ha svelato una verità più profonda: la struttura è la vera chiave di volta della performance di squadra.
Figura di spicco nel campo del comportamento e della teoria organizzativa, J. Richard Hackman a partire dagli anni ’70 ha sviluppato uno strumento esplicativo su ciò che rende un team vincente: il Modello dei Cinque Fattori di Efficacia del Team.
Egli ha dimostrato che la collaborazione superlativa non è un evento casuale bensì il risultato di condizioni attentamente progettate: il suo lavoro suggerisce che un team è un’unità coesa di individui interdipendenti che condividono la responsabilità per i risultati e si inseriscono in un sistema sociale più ampio.
Comprendere ed applicare questi princìpi all’interno del tuo Studio Notarile può fare la differenza tra un “gruppo di lavoro” nominale ed un “vero team” di alto livello.
Il Modello dei Cinque Fattori di Efficacia del Team
“La mia regola empirica è che nessun gruppo di lavoro
dovrebbe avere un numero di membri a due cifre,
e la mia dimensione preferita è sei.”
(J. Richard Hackman)
Il Modello di Hackman, formalizzato nel suo libro del 2002 “Leading Teams: Setting the Stage for Great Performances” (“Guidare i team: preparare il terreno per grandi prestazioni”) è uno strumento olistico che identifica cinque condizioni essenziali che, se presenti, creano il “palcoscenico ideale” per prestazioni eccezionali.
#1. UN VERO TEAM (A Real Team)
La prima condizione è che il gruppo sia effettivamente un vero team, non solo un team nominale ma di fatto, ciò implica che debba possedere tre caratteristiche fondamentali:
- definito nei confini (bounded): deve essere chiaro chi fa parte del tuo team e chi no, i confini chiari sono una caratteristica desiderabile per un funzionamento efficace ed incoraggiano un senso di comunità e di scopo (leggi per un approfondimento l’articolo “Il “sense of belonging” nel tuo Studio Notarile: motore dell’entusiasmo e della motivazione“);
- stabile (stable): l’appartenenza al team non deve essere in costante mutamento, la stabilità contribuisce a ridurre il turnover e quest’ultimo può essere mitigato dal riconoscimento positivo dell’operato dei tuoi collaboratori;
- interdipendente (interdependent): i membri del tuo team devono fare affidamento e poter contare l’uno sull’altro per portare a termine il lavoro complessivo, operando come un’unità e condividendo le responsabilità per i risultati. Interdipendenza e competenze complementari nel tuo Studio Notarile sono cruciali: se ciò non avviene, stai gestendo solo un gruppo di persone e non un vero team.
#2. UNA DIREZIONE COINVOLGENTE (A Compelling Direction)
Il tuo team deve avere una direzione chiara che sia, al contempo, stimolante, ambiziosa ma realizzabile, e che energizzi, orienti ed impegni i tuoi collaboratori: tutto ciò include una chiara comprensione della tua organizzazione e degli obiettivi.
La chiarezza degli obiettivi è un fattore chiave per il successo del tuo team: gli obiettivi devono infatti allinearsi con la missione più ampia della tua organizzazione e motivare tutti i tuoi assistenti notarili. Per mantenere la chiarezza, i risultati desiderati devono essere comunicati frequentemente (leggi per un approfondimento l’articolo “Le riunioni di team nel tuo Studio Notarile: efficaci strumenti di condivisione e comunicazione (poco utilizzati)“).
A tal proposito, Hackman evidenzia una sottile abilità richiesta anche a te, come notaio leader®: spesso -infatti- si tende a sbagliare o dando “troppa direzione” (specificando ogni dettaglio del “come“) o, al contrario, dandone “troppo poca” (offrendo solo una vaga descrizione dello scopo). Leggi per un approfondimento l’articolo “Stai microgestendo il team del tuo Studio Notarile? Corri ai ripari!“.
Stabilire una direzione coinvolgente significa essere autorevoli e convincenti riguardo agli obiettivi desiderati essendo al contempo flessibili nel non specificare come il team debba raggiungerli: le tecniche di gestione degli obiettivi, come ad esempio il modello S.M.A.R.T., rappresentano uno strumento vitale per individuare traguardi significativi e monitorare i risultati chiave (leggi per un approfondimento l’articolo “Definire obiettivi S.M.A.R.T. per la gestione ottimale del tuo Studio Notarile“).
#3. UNA STRUTTURA ABILITANTE (An Enabling Structure)
La struttura e la composizione del tuo team devono essere progettate e gestite in modo da facilitare, piuttosto che ostacolare, il lavoro di squadra: pertanto, una struttura abilitante include la progettazione del lavoro, la composizione del tuo team e le norme fondamentali di condotta che favoriscono prestazioni eccellenti.
Non puoi permetterti, dunque, di sottovalutare i seguenti aspetti:
- composizione del team: devi sempre considerare il mix di competenze e personalità affinché la composizione e la struttura del tuo team supportino gli obiettivi (leggi per un approfondimento l’articolo “Nel tuo team di Studio ogni collaboratore ricopre un ruolo specifico: individua e comprendi quale.“);
- norme di condotta: individua e comunica le norme che promuovano un comportamento positivo e produttivo, come il rispetto reciproco, la comunicazione aperta ed il riscontro costruttivo (leggi per un approfondimento l’articolo “La Carta del Rispetto nel tuo Studio Notarile: valori e considerazione all’interno del team (e non solo)“);
- sicurezza psicologica: un’atmosfera psicologicamente sicura all’interno del tuo Studio Notarile è cruciale, permettendo ai membri del tuo team di agire con fiducia senza timore di imbarazzo o riserve di qualsiasi tipo. La mancanza di ruoli chiari, inoltre, può portare ad inefficienze e frustrazione (leggi per un approfondimento l’articolo “Quanta sicurezza psicologica alimenti all’interno del tuo Studio Notarile?“).
#4. UN CONTESTO DI SUPPORTO (A Supportive Context)
La tua organizzazione deve fornire le risorse, le informazioni ed i riconoscimenti necessari per sostenere il lavoro del team.
Un adeguato contesto di supporto include:
- risorse ed informazioni: accesso agli strumenti ed al know-how di cui il tuo team ha bisogno per svolgere le proprie attività in modo efficace;
- sistemi di ricompensa e gratificazione: rafforzano il buon comportamento di tutta la tua squadra. Risulta utile prevedere, infatti, gratificazioni e ricompense per le performance ed i risultati del tuo team, promuovendo in tal modo l’interdipendenza e la cooperazione;
- sistemi formativi: programmi volti a sviluppare le competenze necessarie, inclusa la formazione continua (upskilling) ed il coaching; l’investimento in tale direzione, altresì, può ridurre sensibilmente il tasso di abbandono dei tuoi collaboratori (leggi per un approfondimento l’articolo “Cultura dell’apprendimento continuo e riqualificazione dei tuoi assistenti notarili“);
- sostegno da parte tua: devi esercitare una leadership di supporto e reattiva, in quanto notaio leader® devi preoccuparti di assicurare al tuo team il sostegno necessario garantendo che ogni membro si senta supportato e valorizzato.
#5. UN COACHING ESPERTO (Expert Coaching)
Il tuo team deve poter fruire di un coaching esperto quando i tuoi collaboratori hanno bisogno di supporto in merito alle procedure operative, al lavoro di squadra ed alle dinamiche di gruppo.
Il coaching da parte tua in quanto notaio leader® (o avvalendoti di un consulente esterno) deve mirare ad aiutare il tuo team a crescere, svilupparsi, superare gli ostacoli e raggiungere gli obiettivi (leggi per un approfondimento l’articolo “Il Team Coaching a supporto del Notaio Leader®: come risvegliare il potenziale dei tuoi collaboratori“).
Un coaching efficace comporta:
- riscontri costruttivi: avvalendoti dell’intelligenza emotiva fornisci riscontri chiari e focalìzzati su aspetti concreti e non su critiche vaghe;
- sviluppo delle competenze: aiuta i membri del tuo team a migliorare sia le loro abilità individuali che la loro capacità di lavorare in squadra;
• comunicazione bidirezionale: devi essere aperto anche tu a ricevere riscontri (upward feedback) per migliorare le tue competenze gestionali e di leadership unitamente alla comprensione del contesto e delle dinamiche lavorative.
Costruisci un team performante nel tuo Studio Notarile
Il successo del tuo Studio Notarile non può essere lasciato al caso o alla sola abilità individuale.
Se per il tuo Studio miri ad un’efficacia duratura, il Modello di Hackman ti offre una mappa indispensabile: come hai avuto modo di comprendere, infatti, l’incisività e la produttività del tuo team non li ottieni mettendo insieme i migliori talenti ed affidandoti alla sorte, essi derivano da una progettazione intenzionale e da un supporto sistemico.
La tua organizzazione deve favorire la libertà decisionale e fornire le risorse necessarie affinché i membri del tuo team abbiano successo, sia personale che professionale: in tale ottica, è fondamentale riconoscere l’importanza dei fattori strutturali e contestuali.
Il successo -infatti- rappresenta un obiettivo condiviso e la vittoria va celebrata tutti insieme.
L’investimento nell’apprendimento continuo e nella flessibilità sono cruciali, poiché i team che apprendono rimangono all’avanguardia, apportando idee fresche e rafforzando la tua intera organizzazione.
Tieni anche presente la cosiddetta “Legge di Hackman sulla Performance del Gruppo” in base alla quale “man mano che le dimensioni di un gruppo aumentano, i suoi membri sono più propensi a incontrare problemi di processo quando lavorano insieme su compiti collettivi”.
L’efficacia di un team è determinata dalla somma delle abilità dei suoi membri e dalla qualità delle loro interazioni tuttavia, più il gruppo è grande, più i membri incontrano problemi di processo (quali, ad esempio, difficoltà di comunicazione, sovraccarico cognitivo e difficoltà nel raggiungere il consenso su opinioni diverse, ecc…).
Hackman ha osservato che la vulnerabilità a tali difficoltà aumenta bruscamente con l’aumento delle dimensioni del team: per questo motivo egli raccomanda un limite rigoroso alla dimensione dei team affermando che “la mia regola empirica è che nessun gruppo di lavoro dovrebbe avere un numero di membri a due cifre, e la mia dimensione preferita è sei.”
Studi successivi hanno confermato che i gruppi più produttivi tendono ad avere una dimensione ridotta, tipicamente tra i 5 e i 9 membri, poiché una comunicazione chiara e diretta riduce il sovraccarico cognitivo e favorisce la collaborazione.
Nel tuo Studio Notarile, dove ogni dettaglio conta e l’errore può avere conseguenze significative, investire nella struttura e nelle dinamiche del team, come delineato da Hackman, è la strategia più efficace per garantire che la precisione, l’efficienza e la qualità del lavoro siano costantemente al massimo livello.
In sintesi, per raggiungere l’apice della performance, il tuo Studio Notarile deve assicurarsi che siano presenti tutti e cinque i fattori di Hackman:
- un team chiaramente definito e interdipendente;
- una direzione che energizzi;
- una struttura che non ostacoli ma faciliti;
- un contesto organizzativo che supporti con risorse e gratificazioni;
- una guida esperta mirata alla crescita personale e professionale dei tuoi collaboratori.
È attraverso questa architettura meticolosa che un gruppo di professionisti (i tuoi assistenti notarili) può trasformarsi in un’unità collaborativa capace di raggiungere performance superlative.
2 thoughts