Stai microgestendo il team del tuo Studio Notarile? Corri ai ripari!

Smetti di microgestire e scopri tutti i segnali e gli errori da cui si evince che il tuo stile di gestione tende ad ostacolare la produttività ed a danneggiare il morale della tua equipe di Studio. Migliora le tue capacità di leadership e la cultura organizzativa aumentando la soddisfazione dei tuoi collaboratori e riducendo i tassi di turnover.

“La microgestione erode la fiducia delle persone,

rendendole eccessivamente dipendenti dai loro leader.”

(Diane Dreher)

Il micromanagement è letteralmente una “trappola” in cui molti Notai tendono a cadere e consiste nel controllare eccessivamente il lavoro dei propri collaboratori, al punto da comprometterne le prestazioni: sebbene, infatti, un certo livello di supervisione e guida sia vitale per qualsiasi organizzazione, un’eccessiva microgestione può generare effetti negativi sia sui singoli individui che sulle dinamiche complessive del tuo team di Studio.

Il micromanagement, infatti, è uno stile di gestione caratterizzato da un controllo eccessivo, una supervisione costante ed un’attenzione ai minimi dettagli: può manifestarsi in vari modi quali la vigilanza continua, le istruzioni dettagliate sulle attività da svolgere e la mancanza di autonomia da parte dei tuoi collaboratori.

Sebbene la microgestione possa apparire una modalità per garantire che le attività vengano svolte bene, tuttavia, le conseguenze a lungo termine superano di gran lunga i potenziali benefici a breve termine: adottando, al contrario, misure che favoriscano una cultura di fiducia, autonomia e comunicazione aperta, come notaio leader® puoi prevenire gli impatti dannosi della microgestione, promuovendo al contempo un ambiente in cui i tuoi collaboratori possano prosperare, migliorare e raggiungere il loro massimo potenziale.

Tutto ciò non solo contribuisce ad aumentare il morale e la soddisfazione dei tuoi assistenti notarili sul posto di lavoro ma ti offre più tempo per concentrarti su altri aspetti del tuo Studio Notarile (leggi per un approfondimento l’articolo “Hai mai misurato il grado di felicità e di soddisfazione dei collaboratori del tuo Studio Notarile?”). 

Se sei un notaio che applica la microgestione molto probabilmente sarai portato a supervisionare e monitorare attentamente i tuoi collaboratori in modo eccessivo, cercando di influenzare e controllare tutte le fasi dell’attività, invece di fidarti che i tuoi singoli assistenti notarili svolgano i propri compiti in modo indipendente.

Pertanto, invece di concentrarti su obiettivi generali tenderai a focalizzarti eccessivamente sui dettagli di ogni attività richiedendo frequenti aggiornamenti ed esercitando la tua influenza in ogni fase, spesso al solo fine di controllare i tuoi dipendenti.

All’opposto, in un ambiente di lavoro sano, i tuoi collaboratori avvertono che ti fidi di loro e che li supporti nello svolgimento del loro lavoro in modo efficace: in tale contesto i membri del tuo team godono di un senso di autonomia che può aumentarne il morale ed incoraggiarne il miglioramento continuo (leggi per un approfondimento l’articolo “Come incoraggiare i tuoi collaboratori notarili ad assumersi la responsabilità del proprio lavoro”).

In queste situazioni, infatti, il notaio leader® assegna compiti e scadenze ma poi fa un passo indietro, consentendo ai propri collaboratori di mettere in campo le proprie competenze ed i propri talenti per portare a termine le attività.

La microgestione può anche danneggiare la produttività e la salute mentale dei tuoi assistenti notarili: coloro tra i tuoi collaboratori, infatti, che nutrono un forte rispetto per la tua autorità potrebbero iniziare a interiorizzare la sfiducia da parte tua o sentirsi frustrati quando non riesci ad apprezzare le loro competenze ed idee. A quel punto, è probabile che possano sperimentare apatia e mancanza di motivazione (leggi per un approfondimento l’articolo “Scarsa motivazione nei tuoi collaboratori di Studio? Suggerimenti pratici per intervenire.”).

Se applichi la microgestione, anche inconsciamente ed animato dalle migliori intenzioni, tenderai ad intervenire troppo spesso, soffocando fiducia ed autonomia nei tuoi collaboratori. Il risultato? Team di Studio che esita, palesa dubbi e, in definitiva, ripone troppo affidamento sulla tua approvazione.

Come riconoscere i segnali (di allarme) della microgestione

“Non dire mai alle persone come fare le cose.

Di’ loro cosa fare e ti sorprenderanno

con la loro ingegnosità.”

(George S. Patton)

Riconoscere le caratteristiche della microgestione ti aiuterà a sostituire il tuo comportamento con sane capacità di leadership (leggi per un approfondimento l’articolo “Caratteri distintivi della leadership notarile: guidare senza comandare”) prima che la situazione diventi insostenibile.

Individuare precocemente i segnali della microgestione ti aiuta a prevenire un ambiente tossico, a ripristinare la fiducia ed a responsabilizzare i tuoi collaboratori, affinché lavorino in modo indipendente e contribuiscano in modo significativo al successo della tua organizzazione.

Di seguito alcuni segnali da non ignorare: 

• resisti alla tentazione di delegare: ti assumi la maggior parte delle responsabilità (principalmente perché non ti fidi) anche se i tuoi collaboratori sarebbero in grado di portare a termine le attività (leggi per un approfondimento l’articolo “Controllo e delega nel tuo Studio Notarile: un classico esempio di “uroboro”?”);

• sei un perfezionista: i perfezionisti sono più propensi ed inclini a microgestire i propri collaboratori, perché in genere sono attenti ai dettagli ed hanno ottime prestazioni (leggi per un approfondimento l’articolo “Il rischio del perfezionismo nel tuo Studio Notarile: freno per l’eccellenza e per il lavoro di squadra”);

• devi approvare tutto: i tuoi collaboratori devono informarti di ogni decisione che prendono e numerose fasi dell’attività notarile devono essere da te supervisionate ed approvate prima di procedere;

• ti concentri sui piccoli dettagli: sei più interessato a correggere dettagli insignificanti che ad approfondire questioni più importanti, come il rispetto delle scadenze o il favorire il miglioramento dei tuoi collaboratori;

• prendi il controllo: se riscontri anche un singolo errore, invece di lasciare che il tuo collaboratore lo corregga ed impari dallo sbaglio commesso, preferisci completare l’attività al posto suo;

• scoraggi il processo decisionale indipendente: vuoi essere informato su ogni singola attività che viene intrapresa all’interno del tuo Studio Notarile, non importa quanto grande o piccola essa sia;

• lavori troppo: poiché ritieni di essere la persona più capace a svolgere le attività più complesse, spesso fai straordinari per rivedere il lavoro dei tuoi collaboratori (principalmente perché non ti fidi), correggerne gli eventuali errori ed assicurarti che tutto sia perfetto. 

Esempi classici di microgestione includono il ripensamento, l’indugiare e l’eccessiva critica: piuttosto che promuovere la fiducia generano, al contrario, frustrazione e burnout (leggi per un approfondimento l’articolo “Come evitare burnout e rust-out nel tuo Studio Notarile”).

Si tratta, come detto, di uno stile di gestione caratterizzato da un controllo eccessivo, da verifiche costanti e che lascia ben poco spazio al pensiero indipendente: comprendere le forme di microgestione è fondamentale per interrompere il circolo vizioso e costruire un team che prosperi, non solo che sopravviva.

Comportamenti persistenti di microgestione creano un ambiente tossico ed aumentano il turnover poiché i tuoi collaboratori tenderanno a cercare luoghi di lavoro in cui potersi sentire considerati, apprezzati ed autorizzati a contribuire in modo significativo, senza una supervisione costante o il timore di critiche. Nel lungo periodo la microgestione erode la soddisfazione lavorativa e rovina anche la reputazione del tuo Studio Notarile, rendendo più difficile attrarre e trattenere i migliori talenti (leggi per un approfondimento l’articolo “Strategie per trattenere, attrarre e far crescere i migliori talenti nel tuo Studio Notarile”).

Se non sei ancora sicuro di stare esagerando con la microgestione, chiedi un riscontro ai tuoi collaboratori: sottoporre loro un sondaggio anonimo per scoprire cosa pensano del tuo livello di coinvolgimento rappresenta un ottimo strumento per valutare accuratamente il tuo stile di leadership (leggi per un approfondimento l’articolo “I 6 stili della Leadership Notarile: qual è il tuo?”).

Un’eventuale critica alla tua microgestione potrebbe essere difficile da accettare ma dovresti ascoltare il contributo del tuo team ed agire di conseguenza, al fine di frenare le tue modalità di gestione dettate dal controllo eccessivo.

Stabilire dei limiti nella gestione del tuo team, infatti, significa dimostrare da parte tua fiducia, responsabilità ed il desiderio di migliorare la situazione per tutti: ciò non passerà sicuramente inosservato agli occhi dei tuoi collaboratori né sarà sottovalutato, bensì fortemente apprezzato.

Come smettere di microgestire il tuo Studio Notarile

Migliorando la tua autoconsapevolezza (leggi per un approfondimento l’articolo “I valori del Notaio Leader® ed il modello di credenze, azioni e risultati di Covey”) e prendendo atto che stai microgestendo i tuoi collaboratori, potresti modificare questa tua modalità di gestione e diventare più distaccato adottando diversi approcci come, ad esempio, i seguenti: 

#1. coltiva un ambiente lavorativo in cui regni la fiducia 

Favorisci la fiducia reciproca all’interno del tuo team per liberare l’agenda di tutti e migliorare la produttività: non dovrai approvare costantemente ogni piccolo dettaglio ed i tuoi collaboratori si sentiranno più liberi di portare avanti le attività senza la tua necessaria supervisione. Quando sarà il momento di valutare le loro prestazioni accoglieranno con favore il tuo riscontro costruttivo, sapendo che nasce dal desiderio di vederli migliorare e non da quello di controllare il loro lavoro (leggi per un approfondimento l’articolo “L’equazione della fiducia: chiave di volta per il successo del tuo Studio Notarile”);

#2. lascia andare la perfezione

Spesso si è tentati di cercare di superare la paura del fallimento con un atteggiamento eccessivamente vigilante: è fondamentale comprendere che esiste più di un modo per svolgere un’attività. Finché, dunque, il tuo team rispetta le regole di base della tua organizzazione, i dettagli minori non sono poi così importanti (leggi per un approfondimento l’articolo “Non perfezione ma equilibrio nel tuo Studio Notarile: come costruire un team vincente. Aristotele docet.”);

#3. crea spazio per l’apprendimento

Concedi al tuo team di Studio l’autonomia di sperimentare e trovare anche nuove modalità per svolgere le attività: adotta un atteggiamento proattivo, considerando gli errori come opportunità di crescita e analizzando le “lezioni apprese” in modo aperto ed onesto. Il tuo ruolo, come notaio leader®, è quello di guidare, non di orientare, quindi intervieni solo se vedi compiere ripetutamente gli stessi errori (leggi per un approfondimento l’articolo “La “potenza” del fallimento nel tuo Studio Notarile: la capacità di rialzarsi sempre per crescere e migliorare”);

#4. definisci aspettative chiare

Stabilisci aspettative chiare che limitino organicamente il tuo coinvolgimento nel lavoro dei tuoi collaboratori: fornisci istruzioni dettagliate solo se necessario e fai sapere al tuo team quando devono aspettarsi il tuo riscontro (leggi per un approfondimento l’articolo “Potenzia il tuo Studio Notarile coltivando l’empowerment dei tuoi collaboratori”); 

#5. impara a delegare

Il notaio leader® assegna le attività in base alle competenze, ai punti di forza e agli obiettivi di sviluppo di ciascun collaboratore: non si tratta, dunque, di dirigere il lavoro ma di garantire che ogni tuo assistente notarile abbia le risorse, la formazione e la responsabilità necessarie per svolgerlo. Ecco perché la delega è una componente essenziale di una gestione efficace: sfrutti i punti di forza e gestisci i punti deboli dei tuoi collaboratori per favorire il successo di tutti, inclusa la tua organizzazione (leggi per un approfondimento l’articolo “Nel tuo team di Studio ogni collaboratore ricopre un ruolo specifico: individua e comprendi quale.”);

#6. concentrati su ciò che solo tu puoi fare

Concentrati sulle attività che solo tu puoi portare a termine, come ad esempio -oltre alla tua specifica competenza professionale- stabilire obiettivi, definire parametri ed indicare scadenze: limita i tuoi sforzi alla gestione dei risultati piuttosto che all’attività (leggi per un approfondimento l’articolo “Padroneggia gli obiettivi dei tuoi collaboratori per guidare al meglio il tuo team”);

#7. monitora senza essere invadente

Utilizza strumenti adeguati che possano aiutarti a tenere sotto controllo l’avanzamento delle attività senza essere invadente: monitora in tempo reale ed individua in anticipo eventuali problematiche prima che possa essere troppo tardi (leggi per un approfondimento l’articolo “Definire obiettivi S.M.A.R.T. per la gestione ottimale del tuo Studio Notarile”);

#8. assumi le persone giuste

Sebbene non esistano collaboratori perfetti, assumi coloro che si avvicinano il più possibile alla combinazione ideale di qualifiche e talento per fornirti ciò di cui hai bisogno: una volta formati, avrai fiducia nelle loro capacità e sarai a tuo agio nel concedere loro l’autonomia necessaria per svolgere le attività (leggi per un approfondimento l’articolo “L’importanza della pianificazione strategica della forza lavoro nel tuo Studio Notarile”);

#9. gestisci occasionalmente i dettagli

Ci saranno rare occasioni in cui sarà necessario che tu ricorra alla microgestione, come ad esempio la formazione di un nuovo collaboratore o il supporto ad un assistente notarile poco performante, ma fai in modo che si tratti di una misura temporanea;

#10. sii comprensivo verso te stesso

Diventare un notaio leader® significa sviluppare nuove competenze: ovviamente, non puoi perfezionarle dall’oggi al domani e gli errori sono inevitabili. Concediti, pertanto, sia il tempo che lo spazio per imparare e crescere insieme al tuo team di Studio (leggi per un approfondimento l’articolo “Leadership Notarile: come coltivarla e svilupparla nel tuo Studio”). 

Quando si adottano misure per favorire più libertà e meno supervisione tutti ne traggono beneficio, imparare a contrastare la microgestione -infatti- offre numerosi vantaggi tra cui:

• maggiore fidelizzazione: tutti vogliono sentirsi apprezzati, pertanto trattare bene i tuoi collaboratori ed ascoltare le loro opinioni può aiutarli a sentirsi più valorizzati sul posto di lavoro. Quando i tuoi assistenti notarili provano rispetto e stima nei tuoi confronti, sono più propensi ad essere leali anche verso la tua organizzazione (leggi per un approfondimento l’articolo “Employer e Talent Branding: come attrarre e trattenere i migliori talenti nel tuo Studio Notarile”);

• miglioramento del morale e della cultura di Studio: i collaboratori a cui attribuisci responsabilità per ciò che fanno tendono a sentirsi maggiormente gratificati e motivati e questa “energia coinvolgente” può diffondersi all’interno del tuo team creando un’atmosfera positiva in tutta la tua organizzazione (leggi per un approfondimento l’articolo “Se la tua cultura di Studio è basata sui valori può fare la differenza”);

• maggiore produttività: quando non hai bisogno di aggiornamenti costanti sulle attività svolte, i tuoi collaboratori dispongono di maggior tempo per essere più produttivi; ciò consente anche a te di concentrarti sugli obiettivi generali e sullo sviluppo del tuo team (leggi per un approfondimento l’articolo “Slow Working nel tuo Studio Notarile: rallentare per raggiungere equilibrio e produttività”);

• maggiore innovazione: se i tuoi collaboratori non sono microgestiti dispongono di maggiore libertà creativa e pertanto possono assumersi rischi calcolati che potrebbero portare ad una crescente innovazione anche nelle modalità operative quotidiane. Tutto ciò può contribuire a migliorare i processi interni della tua organizzazione di Studio e portare anche a sviluppare nuovi servizi professionali per i tuoi clienti (leggi per un approfondimento l’articolo “Cultura dell’apprendimento continuo e riqualificazione dei tuoi assistenti notarili”).

In conclusione, se vuoi ottenere i migliori risultati dai tuoi collaboratori questi dovrebbero avere un certo livello di autonomia nelle attività che svolgono: tutto ciò li motiva e contribuisce a renderli molto più felici e produttivi (leggi per un approfondimento l’articolo “Quanta sicurezza psicologica alimenti all’interno del tuo Studio Notarile?”).

La ricerca costante del giusto equilibrio tra autonomia e controllo è un aspetto a cui, come notaio leader®, devi prestare massima attenzione: devi favorire l’aspettativa dei tuoi collaboratori di diventare nel tempo sempre più autonomi.

Solo così facendo potrai affidare loro, nel medio-lungo periodo, la piena responsabilità che davvero porta a prestazioni superiori!