L’ uroboro simboleggia il “serpente che si mangia la coda” ovvero il circolo vizioso, proprio come quello che spesso ti affligge nell’eterno dilemma: controllo o delega? Come superare la paura della perdita del controllo ed imparare a delegare, vincendo il “delirio di onnipresenza”.
“Per quanto possa sembrare strano,
i grandi leader acquistano autorità delegandola.“
(James B. Stockdale)
Il notaio leader® comprende che non può occuparsi di tutto ed avere il controllo costante su ogni aspetto, pertanto prende coscienza che sarebbe utile e proficuo delegare ma una volta che si convince a far ciò viene assalito dal dubbio che possa perdere il controllo e solitamente ritorna sui propri passi.
Quante volte infatti hai pensato “vorrei avere meno pensieri, meno interruzioni, meno attività e decisioni tutte sulle mie spalle”? Trovandoti, successivamente, quasi sempre a risponderti “è impensabile, come faccio poi a controllare tutto?”
Molti notai abbandonano l’idea di delegare perché questa attività richiede troppo impegno e fatica, perché ritengono che ci voglia più tempo per spiegare piuttosto che fare in autonomia, anche se il principale ostacolo alla delega è principalmente la paura di perdere il pieno controllo sulle decisioni e sulle attività.
Come correttamente afferma Stephen Covey “molte persone si rifiutano di delegare perché pensano che questo richieda troppo tempo e troppo sforzo e sono convinti di poter far meglio da soli. Delegare in modo efficace è forse l’attività con il più alto valore aggiunto che esista.”
Eppure vi sono innumerevoli motivazioni usate come scusanti pur di non delegare, come ad esempio:
- “non sono sicuro che qualcuno dei miei collaboratori sia pronto o preparato a svolgere questa attività“;
- “ci vorrà più tempo per spiegare come svolgere questa attività piuttosto che svolgerla io da solo“;
- “non sono sicuro che qualcuno dei miei collaboratori possa svolgere questa attività bene quanto me“;
- “non voglio sovraccaricare il mio team di Studio“;
- “se e quando avrò più tempo insegnerò ai miei collaboratori come svolgere questa attività: per ora devo solo portarla a termine”;
- “se delego troppo, potrei perdere il rispetto ed il controllo. I miei collaboratori potrebbero pensare di poter svolgere il lavoro senza prima consultarsi con me”.
Ciò che spesso sfugge quando non riesci a delegare è il semplice fatto che una delega efficace è la pietra angolare di una grande leadership: se, infatti, non deleghi abbastanza perdi l’opportunità di aiutare la tua squadra a crescere (leggi per un approfondimento l’articolo “La gestione dello Studio Notarile: le “3 sfere d’azione” del Notaio Leader®”).
Al fine di sfruttare i diversi punti di forza del tuo team e consentire loro di condividere e “brillare”, devi infatti necessariamente iniziare a delegare.
Il delegare, se fatto bene, non solo riduce il tuo carico di lavoro, ma sviluppa i tuoi assistenti e collaboratori notarili, offre a te ed al tuo team una gamma più ampia di competenze, fornisce supporto in caso di emergenza (poiché non sei l’unico che sa come svolgere una data attività), crea opportunità inclusive, fornisce consapevolezza e responsabilità ai tuoi collaboratori e trattiene i talenti (leggi per un approfondimento l’articolo “Employer e Talent Branding: come attrarre e trattenere i migliori talenti nel tuo Studio Notarile”).
Sebbene la delega sia fondamentale per il successo del tuo Studio Notarile, devi comprendere che non si tratta semplicemente di delegare ai tuoi collaboratori attività noiose o più o meno complesse: è basilare che tu fornisca un costante e concreto supporto ma con una certa autonomia, in modo che i tuoi dipendenti si sentano comunque responsabilizzati ed autorizzati a svolgere il lavoro in modo creativo o a suggerire nuove o migliori modalità per raggiungere il risultato.
Come NON delegare, di fatto, nel tuo Studio Notarile
“Un capo abile addestra chi possa sostituirlo
delegandogli qualche sua mansione specifica.
Solo in questo modo egli si sdoppia e può essere in diversi posti,
prestando attenzione a più cose contemporaneamente.“
(Napoleon Hill)
Di seguito la “top ten” dei più grossolani errori che puoi compiere quando ti appresti “maldestramente”, o obtorto collo, a delegare usando queste espressioni:
- “Deve essere fatto entro ieri”
Generi solo ansia e fretta e ciò darà luogo, con buona probabilità, ad un lavoro svolto male.
- “So che non te ne sei mai occupato, ma sono sicuro che puoi farcela”
Comunichi che non hai tempo e voglia di spiegare come va svolta l’attività assegnata ed abbandoni a sé stesso il collaboratore.
- “È una scemenza, se ne potrebbe occupare chiunque”
Generi la seguente considerazione nel collaboratore: “se è così semplice perché non te ne occupi tu?” Abbatti contestualmente l’autostima del tuo collaboratore, svilendo il suo contributo.
- “Fai di testa tua e poi vediamo se va bene”
Sottintendi che qualora non vada bene, il collaboratore dovrà nuovamente procedere a svolgere la medesima attività.
- “Sinceramente, l’avrei svolto in maniera diversa”
Dovresti sempre comunicare in maniera chiara se ritieni che l’attività delegata debba essere svolta in una data modalità per non frustrare il tuo collaboratore.
- “Al mio ritorno tutto dovrà essere stato ultimato”
Anteponi i tuoi bisogni e le tue urgenze ad ogni altra attività eventualmente già in carico al tuo collaboratore, chiudendo ogni possibilità di dialogo.
- “Avresti dovuto sottopormelo prima della scadenza”
Meglio comunicare con chiarezza eventuali esigenze di supervisione da parte tua.
- “Dovevi interpellarmi prima di addivenire a qualsiasi decisione”
Questa frase, come è ovvio, è fuori da ogni logica di delega e rientra nel concetto di controllo.
- “Ho chiesto anche al tuo collega di affiancarti nella medesima attività”
Manifesti sfiducia e disistima verso le capacità e l’autonomia del tuo collaboratore, facendolo affiancare da un altro dipendente (ricomparendo anche qui la logica del controllo).
- “Non hai svolto l’attività come andava fatto, pertanto ora la porterò a termine io”
Generi sfiducia e perdita di autostima nel tuo collaboratore e dimostri, principalmente a te stesso, la tua incapacità di delegare.
Delegare è un’arte ed è fondamentale saper dar forma, nel modo corretto, ad una delega efficace.
Spesso chi non delega lo fa perché è convinto (o impaurito dal fatto) che delegando possa perdere il controllo sulle decisioni: al contrario, demandare ai propri collaboratori una porzione della propria responsabilità significa estendere la propria influenza e generare maggiore impegno verso gli obiettivi comuni.
Delegando, infatti, non si perde il controllo sulle attività bensì solamente l’onere di dover fare tutto da soli: la delega è l’essenza del management notarile che si sostanzia nella differenza tra chi agisce solo in prima persona e con il proprio lavoro produce dei risultati numericamente limitati e chi, al contrario, delegando maggiormente ai propri collaboratori ottiene dei risultati numericamente superiori (leggi per un approfondimento l’articolo “Il Team Coaching a supporto del Notaio Leader®: come risvegliare il potenziale dei tuoi collaboratori”).
I vantaggi della delega efficace nel tuo Studio Notarile
Vi sono dei vantaggi chiave che puoi ottenere adottando la delega efficace all’interno del tuo Studio Notarile:
- generare una “cultura della fiducia”
Uno dei tratti salienti del notaio leader® è la capacità di costruire un’autentica cultura della fiducia all’interno del proprio Studio Notarile: le persone vogliono seguire datori di lavoro che avvertono essere veramente preoccupati per i membri del loro team e che vogliono aiutarli a crescere e svilupparsi. Il modo migliore per costruire e cementare questo convincimento è aiutare il tuo team a comprendere che hai fiducia nelle loro capacità e che desideri che contribuiscano in modo prezioso al successo complessivo dello Studio.
- impedire di “mettere troppa carne al fuoco”
Il notaio che non è portato a delegare rischia di intraprendere più attività di quelle che potrebbe riuscire a gestire da solo (con alte probabilità di commettere errori) e la paura di fallire lo spinge ad evitare la delega, per il timore che i propri collaboratori possano non svolgere correttamente il lavoro. Al contrario, delegare le attività ai propri collaboratori consente al notaio leader® di concentrarsi sulla pianificazione e sull’organizzazione, evitando di “mettere troppa carne al fuoco”.
- creare coinvolgimento tra i membri del tuo team
I notai che non riescono a delegare adeguatamente spesso sono affiancati da collaboratori che hanno sviluppato la paura a prendere l’iniziativa o che si sentono preoccupati di portare sul tavolo nuove idee: quando invece i dipendenti avvertono che le loro capacità ed i loro talenti vengono messi a frutto, sono maggiormente coinvolti e nel complesso più felici e propositivi.
- stimolare la creatività e sviluppare le competenze del tuo team
Il notaio leader® che incoraggia i membri del proprio team ad affrontare i compiti delegati con un certo grado di autonomia e responsabilità, contribuisce a sviluppare ed accrescere la loro autostima e la fiducia in sé stessi spingendoli ad avere successo ed a coltivare ulteriori competenze.
- aiutarti a raggiungere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata
Al fine di non essere sopraffatto da un elenco crescente di responsabilità (assumendo sulle tue spalle sempre più attività per le quali non senti di avere tempo a sufficienza per insegnarle agli altri) la condivisione delle stesse con il tuo team ti consente di avere più spazio e tempo per la gestione efficace dei tuoi collaboratori, per la cura della tua vita privata, prevenendo lo stress e mantenendoti sempre motivato ed entusiasta (leggi per un approfondimento l’articolo “Come essere un Notaio leader® centrato e consapevole: Coaching Notarile® e “Ruota della Vita””).
- favorire un ambiente di Studio complessivamente positivo
Una delega coerente aiuta a sollevare il morale del team, migliora la produttività e promuove l’entusiasmo, l’innovazione e la cooperazione: tutti elementi vitali per una efficace ed efficiente organizzazione del tuo Studio Notarile. La delega può anche aiutarti a ridurre i tassi di turnover ed a favorire la formazione di un team di collaboratori altamente qualificati ed esperti nel corretto svolgimento del proprio lavoro.
Lo stile o l’approccio della delega dipende da 2 fattori: il livello di abilità ed esperienza del tuo collaboratore e la complessità/rischio del compito.
Di seguito la matrice che evidenzia i 4 diversi stili di delega:
- Stile Coordinativo (Bassa Complessità; Bassa Esperienza)
In una situazione di bassa complessità del compito e bassa esperienza del collaboratore lo guidi ma, al contempo, lo aiuti a pensare da solo: vi è infatti poco rischio di fallimento in questo compito, quindi è molto utile per poter sviluppare e potenziare le sue abilità.
- Stile Permissivo (Bassa Complessità; Alta Esperienza)
In una situazione di bassa complessità del compito ed alta esperienza del collaboratore vi è un’opportunità a basso rischio per delegare un’attività poco complessa, quando sei sicuro della forte capacità o esperienza del tuo collaboratore.
- Stile Direttivo (Alta Complessità; Bassa Esperienza)
In una situazione di alta complessità del compito e bassa esperienza del collaboratore sono richieste istruzioni chiare su cosa deve essere fatto, su come e quando dovrebbe essere fatto: per raggiungere il risultato, il tuo collaboratore avrà bisogno di controlli regolari e di aggiustamenti.
- Stile Consultivo (Alta Complessità; Alta Esperienza)
In una situazione di alta complessità del compito ed alta esperienza del collaboratore sono necessari degli aggiornamenti regolari programmati, linee guida chiare ed un accordo sulle decisioni che dovranno essere da te approvate e su quelle che possono essere prese in modo indipendente dal tuo collaboratore.
Il notaio leader® sa delegare ai propri collaboratori: ciò gli consente di portare avanti il lavoro consapevole che i risultati si ottengono dalla collaborazione collettiva e dall’impegno sinergico di tutte le persone coinvolte.
Saper delegare significa fidarsi del lavoro altrui, aumentando lo spirito di collaborazione all’interno del team.
Delegare le attività è altresì un’occasione per stimolare i propri collaboratori in nuove attività: il notaio leader® dovrebbe avere la capacità di saper riconoscere i punti di forza dei propri assistenti notarili e valorizzare i talenti assegnando loro attività che possano essere da stimolo.
Una frase che il notaio leader® non manca -e non ha paura- di pronunciare è “ho fiducia in te”: pianificare le attività implica, infatti, affidarsi ai propri collaboratori, individuando la persona giusta per ogni compito, proprio grazie alla profonda conoscenza che il notaio leader® ha delle persone che lavorano con lui.
In un team tutti ottengono qualcosa in più perché non si tratta semplicemente e banalmente di delegare ad altri o di duplicare i compiti ma di unire i talenti per moltiplicarne i benefici: la squadra funziona davvero solamente se ciascuno può trarre un vantaggio dal farne parte (leggi per un approfondimento l’articolo “Team building Notarile: quando nel tuo Studio la squadra unita fa la differenza”).
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