Il modello di leadership e motivazionale di Adair nel tuo Studio Notarile

La motivazione aumenta l’efficienza e la produttività del tuo team di Studio e rende più probabile il raggiungimento degli obiettivi: scopri gli otto princìpi chiave per motivare i tuoi collaboratori. La leadership, che alimenta la motivazione, è un’abilità che puoi sviluppare ed allenare e non esclusivamente una capacità innata.

“La leadership è essenzialmente un’attività

incentrata sugli altri, non su se stessi.“

(John Adair)

John Adair (nato nel 1934), britannico, è una delle massime autorità mondiali in materia di sviluppo della leadership ed autore di oltre 50 libri, disponibili in circa 25 lingue, specializzati nelle aree del business e della leadership.

E’ stato il primo a sostenere che leadership e management sono concetti diversi: ha inoltre dimostrato che gli individui non nascono sempre con caratteristiche innate di leadership ma che quest’ultima può essere sviluppata con la pratica e l’esperienza e che le capacità che la contraddistinguono sono trasferibili.

John Adair è l’inventore del modello ACL – Action Centered Leadership (modello di leadership incentrato sull’azione) che descrive nel suo libro “The Skills of Leadership“: a suo parere, pertanto, la leadership non dipende esclusivamente dalle caratteristiche di una persona ma è un qualcosa che può essere appreso (leggi per un approfondimento l’articolo “Leadership Notarile: come coltivarla e svilupparla nel tuo Studio“).

Il modello Action Centred Leadership  fornisce un ottimo schema per la leadership e la gestione di qualsiasi team, gruppo o organizzazione: in quanto notaio leader® dovresti avere il pieno controllo delle tre aree principali del modello ed essere in grado di utilizzare ciascuno degli elementi in base alla situazione.

Ciò ti consente di mantenere il giusto equilibrio, ottenere risultati, costruire il morale del tuo team di Studio, migliorare la qualità del lavoro, far crescere i tuoi collaboratori e la produttività (leggi per un approfondimento l’articolo “La gestione dello Studio Notarile: le “3 sfere d’azione” del Notaio Leader®“).

Le tre parti del modello sono solitamente rappresentate dal diagramma dei “tre cerchi” che illustra le 3 principali responsabilità gestionali individuate da Adair:

1. definire il compito (TASK)
2. gestire il team o il gruppo (TEAM)
3. gestire i singoli collaboratori (INDIVIDUAL)

Responsabilità del notaio leader® per la definizione del compito: 

• identifica gli obiettivi, lo scopo e la direzione: definisci l’attività (il compito);
• identifica le risorse, i collaboratori, i processi, i sistemi e gli strumenti (finanziari, di marketing e comunicazione, tecnologici, ecc…);
• sviluppa il piano per raggiungere il compito: fasi, tempistiche, strategia e tattica;
• stabilisci le responsabilità;
• stabilisci standard, qualità, tempistiche e parametri di monitoraggio;
• controlla e mantieni le attività nel rispetto dei parametri individuati;
• monitora e mantieni le prestazioni complessive nel rispetto del piano sviluppato;
• verifica i progressi verso l’obiettivo;
• rivedi, rivaluta ed adegua il piano, i metodi e gli obiettivi secondo le necessità.

Responsabilità del notaio leader® nella gestione del team di Studio: 

• stabilisci, concorda e comunica standard di prestazione e comportamento;
• stabilisci uno stile, una cultura ed un approccio del team (elementi di soft skills);
• monitora e mantieni disciplina, etica, integrità e concentrazione sugli obiettivi;
• anticipa e risolvi i conflitti, gli attriti o i disaccordi all’interno del team;
• valuta e modifica, se necessario, l’equilibrio e la composizione del team;
• favorisci il lavoro di squadra e la cooperazione, sostieni il morale e lo spirito di squadra;
• agevola lo sviluppo della maturità collettiva e delle capacità del gruppo, aumentando progressivamente la libertà e l’autonomia;
• incoraggia il team verso obiettivi e scopi, motivando i collaboratori e favorendo un senso collettivo di scopo;
• identifica, sviluppa e concorda i ruoli di leadership all’interno del team;
• abilita, facilita e garantisci comunicazioni efficaci verso ed all’interno del team;
• identifica e soddisfa le esigenze di formazione e di crescita personale e professionale dei membri del team;
• fornisci riscontri sui progressi generali e, al contempo, chiedi feedback ed input ai membri del team.

Responsabilità del notaio leader® nella gestione dei singoli collaboratori:

• conosci i singoli membri del team come individui: personalità, competenze, punti di forza, esigenze, obiettivi e paure;
• assisti e supporta ogni singolo collaboratore: progetti personali, problematiche, sfide, alti e bassi;
• identifica e concorda le responsabilità e gli obiettivi individuali appropriati;
• riconosci e loda ogni singolo collaboratore: apprezza lo sforzo ed il lavoro svolto bene;
• se opportuno, premia gli individui con attribuzione di responsabilità, avanzamenti e status aggiuntivi;
• identifica, sviluppa ed utilizza le capacità ed i punti di forza di ogni collaboratore;
• forma e cura la crescita dei singoli membri del team;
• favorisci lo sviluppo della libertà e dell’autonomia individuale.

Differenza tra notaio leader® e notaio manager e funzioni della leadership

“Quanto più le persone condividono le decisioni

che riguardano la loro vita lavorativa,

tanto più sono motivate a portarle a termine.“

(John Adair)

La leadership è diversa dal management: non tutti i leader sono necessariamente grandi manager, ma i migliori leader possiedono buone capacità di gestione in quanto un set di competenze non implica automaticamente che l’altro sia presente (leggi per un approfondimento l’articolo “Caratteri distintivi della leadership notarile: guidare senza comandare“).

Seguendo il ragionamento di Adair:

• la leadership (termine anglosassone che significa la strada o il sentiero da percorrere) è la capacità di prendere una direzione, individuare il passo successivo e poi coinvolgere gli altri;

• la gestione (il management), dal latino “manus” (mano), è più associato alla gestione di un sistema o di una macchina di qualche tipo: il concetto originale di gestione ha origine nel XIX secolo, quando ingegneri e contabili hanno iniziato a diventare imprenditori;

• vi sono elementi preziosi di management che non si trovano necessariamente nella leadership,ad esempio amministrazione e gestione delle risorse; la leadership, d’altro canto, contiene elementi che non si trovano necessariamente nella gestione, ad esempio ispirare gli altri attraverso l’entusiasmo e l’impegno del leader.

Mutuando Adair e la sua teoria della leadership centrata sull’azione (ACL), i tre aspetti della leadership (le 3 principali responsabilità gestionali) sopra menzionati (TASK, TEAM, INDIVIDUAL) possono essere soddisfatti con successo solo quando il notaio leader® si attiene alle seguenti otto funzioni:

1. Definizione

Sia per i tuoi singoli collaboratori che per tutto il team dovrebbe essere ben chiaro su quali compiti ed obiettivi stanno lavorando ed in quale arco di tempo tali attività dovranno essere completate (leggi per un approfondimento l’articolo “Definire obiettivi S.M.A.R.T. per la gestione ottimale del tuo Studio Notarile“).

2. Pianificazione

Dopo aver definito compiti ed obiettivi, è importante includere un piano temporale chiaro: ciò significa che i tuoi collaboratori sapranno quando si avvicina una scadenza ma anche cosa ci si aspetta da loro nel frattempo (leggi per un approfondimento l’articolo “Anticipa il futuro del tuo Studio Notarile attraverso la pianificazione strategica“).

3. Informazioni

È compito del notaio leader® informare periodicamente il proprio team attraverso briefing o riunioni di gruppo: una buona comunicazione crea un’atmosfera sinergica e favorisce la collaborazione (leggi per un approfondimento l’articolo “Le riunioni di team nel tuo Studio Notarile: efficaci strumenti di condivisione e comunicazione (poco utilizzati)“).

4. Controllo

Il notaio leader® non dovrebbe solo avere il controllo sulle proprie performance e sulla propria personale attività ma anche assicurarsi di avere a disposizione degli efficaci sistemi di delega e monitoraggio (leggi per un approfondimento l’articolo “Controllo e delega nel tuo Studio Notarile: un classico esempio di “uroboro”?“). 

5. Valutazione

Dopo aver effettuato il controllo, è importante che il notaio leader® sia in grado di valutare sia i risultati del team che quelli dei singoli collaboratori sulla base di queste informazioni (leggi per un approfondimento l’articolo “Feedback e valutazione dei collaboratori del tuo Studio Notarile: best & worst practices“).

6. Motivazione

Non vi sono collaboratori motivati senza un notaio leader® motivato: Adair distingue otto principi motivazionali che andiamo ad esaminare singolarmente nel prossimo paragrafo (leggi per un approfondimento l’articolo “Come motivare i tuoi collaboratori comprendendo il “clima interno” del tuo Studio Notarile“).

7. Organizzazione

È compito del notaio leader® organizzare adeguatamente se stesso, il proprio team, il proprio Studio ed i processi interni (leggi per un approfondimento l’articolo “Il miglioramento continuo nel tuo Studio Notarile attraverso il metodo Kaizen (改善)“). 

8. Esempio

Discende dalla sesta funzione di leadership (Motivazione) il corollario in base al quale è di fondamentale importanza che il notaio leader® dia il giusto esempio ai propri collaboratori ed al proprio team: dice quello che fa e fa quello che dice (leggi per un approfondimento l’articolo “Il Notaio Leader®: equilibrio tra nitroglicerina e sabbia di diatomee“).

Le 8 regole fondamentali della motivazione di Adair nel tuo Studio Notarile

Di seguito gli approcci e le regole (gli otto princìpi motivazionali) che puoi adottare per assicurarti di essere più motivante per il tuo team di Studio:

Regola 1 – Sii tu stesso motivato

Le persone motivate sono contagiose: sprigionano e trasferiscono energia ed entusiasmo per tutto ciò che fanno. Se gestisci la tua motivazione e persegui con entusiasmo le attività che ti appassionano, allora sarai più motivante per tutti coloro che ti circondano.

Regola 2 – Seleziona collaboratori altamente motivati

Non tutti sono naturalmente motivati ​​allo stesso modo: è importante, pertanto, trovare e reclutare collaboratori che siano motivati e genuinamente interessati ed appassionati dal tipo di attività che desideri essi svolgano.

Regola 3 – Tratta ogni collaboratore come un individuo unico ed irripetibile

Ognuno di noi è unico, tutti siamo fondamentalmente “animali sociali”, attribuiamo valore alle nostre identità e ci preoccupiamo di cosa gli altri pensano di noi e di come interagiscono con noi. Quando siamo trattati come individui proviamo un senso profondo di connessione, fiducia e rispetto: ci sentiamo riconosciuti e di avere un certo status. Quando, al contrario, siamo trattati come un “numero” ci sentiamo invisibili e non apprezzati e ciò genera in noi demotivazione. Impara, dunque, a conoscere bene i tuoi collaboratori, a comprenderli come persone ed a motivarli.

Regola 4 – Stabilisci obiettivi realistici e stimolanti

Se i tuoi collaboratori hanno obiettivi che sembrano troppo facili non saranno motivati ​​perché non proveranno alcuna soddisfazione nel raggiungerli; allo stesso modo, se hanno obiettivi troppo ambiziosi crederanno che non sia possibile raggiungerli e pertanto, ugualmente, non saranno motivati. Tuttavia, se i tuoi collaboratori hanno obiettivi che sono chiari, realistici e stimolanti, saranno fiduciosi di poterli raggiungere, si sentiranno galvanizzati quando li avranno conseguiti e saranno motivati ​​a “rincorrerne” di ulteriori.

Regola 5 – Ricorda che la crescita personale e professionale è motivante

Portare a termine le attività, raggiungere gli obiettivi e tagliare i traguardi è altamente motivante: se i tuoi collaboratori restano troppo a lungo senza provare un senso di crescita possono perdere la motivazione. È importante, quindi, strutturare le loro attività in modo tale da creare un senso di continuo successo e progresso. Ciò significa che a volte può essere utile “scomporre” e suddividere le attività più complesse in tante attività più semplici e meno complicate, affinché possano essere completate al fine di garantire che la percezione di crescita (personale e professionale) venga mantenuta.

Regola 6 – Favorisci un ambiente ed un contesto motivanti

Gli ambienti in cui operiamo, sia fisici che psicologici, hanno un impatto enorme sul modo in cui ci comportiamo: se, infatti, sono poco sereni, oppressivi o “turbolenti” allora sarà difficile per i tuoi collaboratori essere motivati.

Regola 7 – Eroga ricompense eque

L’equità rappresenta un ago della bilancia molto importante quando si tratta di motivazione: se i tuoi collaboratori avvertono che c’è un disequilibrio tra i contributi che forniscono e le ricompense che ricevono, allora diventano insoddisfatti ed angosciati. Quando ciò accade, sono spinti a riportare la situazione in un contesto di equità e spesso perdono la motivazione per l’attività che devono svolgere (leggi per un approfondimento l’articolo “La teoria dell’equità della motivazione di Adams nel tuo Studio Notarile“).

Regola 8 – Attribuisci il giusto riconoscimento

A tutti piace essere ricompensati per i propri sforzi ed una delle tipologie di ricompensa che i tuoi collaboratori apprezzano di più è il riconoscimento: le persone, infatti, amano essere apprezzate e sentirsi rispettate per il proprio contributo. Quando i membri del tuo team di Studio fanno qualcosa di buono, allora è molto importante riconoscerglielo. Attribuire il giusto riconoscimento costa molto poco e porta grandi benefici, quindi è un ottimo strumento di leadership.

Come afferma Adair “sviluppare la fiducia in se stessi è sempre il primo passo per diventare un leader. Ma non lasciare che diventi eccessiva sicurezza, la prima tappa del percorso che porta all’arroganza”.