Nel moderno mercato del lavoro notarile la competenza operativa viene data per scontata: è il fattore umano a fare la differenza. Si assiste da alcuni anni ad una vera e propria metamorfosi dell’Assistente Notarile: da mero esecutore a “portabandiera” del tuo Brand Notarile. Un professionista “completo”, capace di coniugare imprescindibili Hard Skills con Soft Skills straordinarie, rappresentando il vero vantaggio competitivo del tuo Studio Notarile.
“La gentilezza non è un atto,
è uno stile di vita.“
(Antoine de Saint-Exupéry)
Spesso sento riferire e leggo l’affermazione secondo cui tu ed i tuoi colleghi cerchiate “solo personale con esperienza” e con solide competenze: è vero solo in parte in quanto da alcuni anni, e tu lo sai bene, il mercato del lavoro notarile ha subìto una vera e propria mutazione, in linea con l’evoluzione della professione notarile.
Esperienza e competenze non bastano più: per questo tu ed i tuoi colleghi da tempo cercate anche e soprattutto altro, guardate giustamente “oltre”, alla ricerca di un profilo completo che sia ben strutturato anche per quanto attiene ad empatia, gentilezza, ascolto attivo, savoir faire, spirito di squadra,visione d’insieme, doti di problem solving, ecc… (leggi per un approfondimento l’articolo “L’Assistente notarile ambìto: non solo capacità ma soprattutto Soft Skills”).
Come notaio leader® sei conscio, infatti, che vi è un paradosso che attraversa i corridoi della maggior parte degli Studi Notarili: mentre la digitalizzazione e l’intelligenza artificiale (AI) avanzano, la risorsa più preziosa e difficile da reperire rimane l’essere umano.
Oggi, limitarsi a cercare un Assistente Notarile che sappia gestire una pratica di compravendita o un adempimento post-stipula è come cercare di guidare una Ferrari guardando solo il cruscotto ed ignorando la strada.
Proprio questo è uno dei principali motivi per cui, sin dal 1999, Notaio.org Formazione ha inserito nel proprio Corso Professionale per Assistente di Studio Notarile un intero modulo dedicato alla comunicazione interpersonale: approfondendo l’interazione con il notaio, con i colleghi e soprattutto con i clienti, perché un Assistente Notarile “completo” cura e coltiva, senza soluzione di continuità, non solo la propria preparazione tecnico-operativa ma anche e soprattutto le proprie Soft Skills, sempre più richieste dal mercato del lavoro.
L’Assistente Notarile moderno, infatti, è molto più di un supporto operativo: è, citando una metafora militare, l’”Alfiere” del tuo Studio Notarile. Storicamente, infatti, l’alfiere era colui che portava il vessillo, avanzando in prima linea e rappresentando l’immagine dell’intero esercito (leggi per un approfondimento l’articolo “L’alfiere del tuo Studio Notarile è gentile, empatico e quasi sempre risolutivo”).
Nello “scacchiere professionale” del notaio leader® l’Assistente è quella “pedina” fondamentale che sostanzia e comunica l’identità del tuo Studio all’esterno.
Cosa trasforma, dunque, un bravo collaboratore in un Alfiere “completo”? La risposta risiede nel superamento della dicotomia tra “sapere” e “saper essere“.
Per decenni la ricerca di personale nel settore notarile si è concentrata esclusivamente sulla quella che è solo la punta dell’iceberg ovvero le Hard Skills, in quanto è ovviamente innegabile che un Assistente Notarile ambìto debba possedere una solida base operativa: non si può prescindere da un’approfondita conoscenza del ruolo del notaio, dalla padronanza dei software gestionali e degli applicativi dei Pubblici Uffici, né dalla capacità di gestire con precisione le fasi di pre-stipula, stipula e post-stipula.
Tuttavia queste competenze, pur essendo indispensabili, sono ormai considerate dei prerequisiti: possono essere acquisite con lo studio, la formazione o il trasferimento di conoscenze da parte dei colleghi più esperti.
Nel mercato del lavoro notarile attuale, dove i collaboratori con esperienza sembrano ormai quasi “estinguersi” ogni giorno che passa, la sola competenza operativa non basta più a garantire la sopravvivenza o la crescita del tuo Studio.
Il vero spartiacque tra un collaboratore ordinario ed uno straordinario si sostanzia proprio nel possedere e padroneggiare, o meno, le Soft Skills: queste già si desumono -prima ancora di un contatto “de visu”- da come ci si esprime, come si scrive una lettera di presentazione o un post sui Social, come ci si porge verso gli altri, come ci si relaziona e come si ragiona.
Alle volte non si addiviene ad un colloquio conoscitivo presso uno Studio Notarile proprio perché il modo di relazionarsi -poco ortodosso o consono- evidenzia le proprie “carenze”, affossando di fatto la possibilità di un’opportunità di lavoro.
Le Soft Skills dell’Assistente Notarile “completo“
“Saper ascoltare significa possedere,
oltre al proprio,
il cervello degli altri.”
(Leonardo Da Vinci)
Le Soft Skills sono capacità trasversali, relazionali e comportamentali che attengono alla sfera umana e personale: se le Hard Skills, infatti, riguardano cosa si sa fare, le Soft Skills definiscono come lo si fa. Nel tuo Studio Notarile, dove il cliente spesso arriva carico di tensioni, dubbi o aspettative per decisioni che cambieranno la propria vita, queste abilità diventano il “cuore pulsante” della tua organizzazione.
Le seguenti attitudini, che possono essere allenate e sviluppate, sono linfa viva dell’Assistente Notarile “completo”:
L’EMPATIA: L’INGREDIENTE MAGICO
l’empatia (dal greco εμπάθεια, “sentire dentro“) è la capacità di interpretare le emozioni ed i sentimenti altrui, mettendosi nei loro panni. Per un Assistente Notarile, comunicare empatia significa comprendere che un cliente ha bisogno di essere rassicurato. È la dote che permette di costruire relazioni solide e di individuare le reali necessità della tua clientela, trasformando una fredda transazione burocratica in un’esperienza memorabile di cura ed attenzione ai particolari (leggi per un approfondimento l’articolo “Empatia: la testata d’angolo sulla quale il notaio leader® costruisce il proprio Studio Notarile”);
LA GENTILEZZA COME MODUS OPERANDI
contrariamente a quanto si possa pensare, la gentilezza non è un atto di debolezza ma una potente leva di marketing: rappresenta uno stile di vita ed un approccio risolutivo alle problematiche quotidiane. Se i tuoi collaboratori sono gentili, concilianti ed empatici contribuiscono in modo inequivocabile a dare forma e sostanza al tuo Brand Notarile®. In questo nostro mondo spesso scortese, la gentilezza è un modo per distinguersi dalla massa ed occupare uno spazio unico nella mente dei tuoi clienti (leggi per un approfondimento l’articolo “La gentilezza: preziosa e rara leva di Marketing per il tuo Studio Notarile”);
IL PROBLEM SOLVING: L’ATTITUDINE ALLA “SOLUZIONE”
l’Assistente Notarile ideale si distingue per la sua capacità di problem solving: è colui su cui tu, i tuoi collaboratori ed i clienti potete sempre fare affidamento, capace di ricercare soluzioni risolutive anche in situazioni critiche o mai affrontate. Questa competenza richiede un mix di intuito e determinazione, permettendo di fronteggiare le complessità dello Studio a testa alta (leggi per un approfondimento l’articolo “Il ruolo chiave dei “problem solver” nella quotidiana complessità dello Studio Notarile”);
L’ASSISTENTE NOTARILE COME “AMBASCIATORE” DEL TUO BRAND NOTARILE®
ogni volta che un tuo collaboratore interagisce con un cliente, sta proiettando l’immagine del tuo Studio verso l’esterno: la reputazione digitale (e non solo) della tua organizzazione passa attraverso i comportamenti e le interazioni dei tuoi collaboratori. Essi sono i veri “sostenitori” ed “ambasciatori” della tua intera organizzazione (leggi per un approfondimento l’articolo “I tuoi collaboratori comunicano l’Immagine dello Studio e veicolano il Brand Notarile”).
Qui entra in gioco il concetto di Branding Interno: quando i tuoi collaboratori sono allineati ai valori, agli obiettivi ed alla cultura del tuo Studio, diventano promotori spontanei del tuo Brand Notarile. Questa comune e condivisa visione garantisce che il messaggio percepito dai tuoi clienti sia coerente ed autentico in ogni punto di contatto del “Customer Journey“.
Il Customer Journey è quel processo (o percorso) che attiene all’interazione tra il cliente ed il tuo Studio Notarile: rappresenta quel “viaggio” che parte dal bisogno di un servizio professionale e termina con la fruizione di quest’ultimo; le diverse tappe del percorso, sia online che offline, vengono definite “touchpoint” (leggi per un approfondimento l’articolo “Il tuo Studio Notarile quanto cura il “Customer Journey”?”).
Se i servizi professionali erogati soddisfano le aspettative, il tuo cliente non solo diventa “fedele” ma può trasformarsi in un “evangelist” o, per usare il termine di Seth Godin, uno “sneezer” (starnutitore). Gli evangelist sono coloro che diffondono l’immagine del tuo Studio in modo virale attraverso il passaparola, descrivendo l’esperienza vissuta come qualcosa di memorabile e straordinario (leggi per un approfondimento l’articolo ““Marca” e non “marchio”: il Branding Notarile® per te e per il tuo Studio Notarile. Mettiti alla prova!”);
IL SAVOIR FAIRE: L’ANTIDOTO ALLA SUPERFICIALITÀ il “saper fare relazionale” (o savoir faire) è un atteggiamento a 360 gradi che contempla diplomazia, accortezza, stile e tatto: in pratica, è l’intelligenza sociale applicata all’attività professionale. L’Assistente Notarile che possiede savoir faire sa come e cosa dire, gestendo con disinvoltura le situazioni più delicate. Insieme alla competenza (il “saper fare“) è però fondamentale anche il “faire savoir“: bisogna far sapere ai clienti quanto si è preparati e quanto ci si prende cura di loro, adottando una strategia comunicativa efficace (leggi per un approfondimento l’articolo “La Comunicazione del tuo Studio Notarile: perché, come, dove e quando.”).
Strategie di crescita e fidelizzazione all’interno del tuo Studio Notarile
L’Assistente Notarile, “Alfiere” del tuo Studio, va dunque “forgiato” ed allenato: è tuo compito, come Notaio Leader®, di investire tempo e risorse nella formazione dei tuoi collaboratori, non solo su tematiche operative ma soprattutto sulle Soft Skills.
Pertanto, puoi adottare sin da subito i seguenti approcci:
#Team Building e Coaching
le sessioni di Team Building (anche attraverso l’ausilio di un consulente esterno) risultano essere essenziali per sviluppare lo spirito di squadra, la collaborazione e la comunicazione (non solo interpersonale): attraverso attività ludiche e formative puoi aumentare la consapevolezza e la responsabilità, sia individuale che collettiva (leggi per un approfondimento l’articolo “Team building Notarile: quando nel tuo Studio la squadra unita fa la differenza”).
Il Team Coaching, d’altro canto, aiuta a liberare il potenziale inespresso, migliorando le prestazioni e minimizzando i conflitti: un team coeso è la base per una cultura di Studio solida, che alimenta il “sense of belonging” (senso di appartenenza) dei tuoi collaboratori (leggi per un approfondimento l’articolo “Il Team Coaching a supporto del Notaio Leader®: come risvegliare il potenziale dei tuoi collaboratori”).
#Attrarre e Trattenere i Talenti
in un mercato del lavoro competitivo, quale quello notarile, per non perdere i tuoi talenti è necessario che tu ponga in essere strategie di fidelizzazione lungimiranti:
• onboarding efficace: non abbandonare i nuovi assunti ma falli affiancare con programmi di tutoraggio e mentoring per trasferire know-how ed esperienze (leggi per un approfondimento l’articolo “Il processo di “onboarding” dei neo assunti nel tuo Studio Notarile”);
• percorsi di crescita: offri opportunità di sviluppo personale e professionale, nuovi ruoli e maggiori responsabilità (leggi per un approfondimento l’articolo “Employer e Talent Branding: come attrarre e trattenere i migliori talenti nel tuo Studio Notarile”);
• flessibilità e benessere: garantisci un sano equilibrio tra lavoro e vita privata, valutando anche forme di smart working bilanciato o flessibilità oraria (leggi per un approfondimento l’articolo “Hai mai misurato il grado di felicità e di soddisfazione dei collaboratori del tuo Studio Notarile?”);
• riconoscimento e gratificazione: a volte un semplice ringraziamento o un complimento per un’ attività ben svolta possono essere più motivanti di molti altri incentivi (leggi per un approfondimento l’articolo “Il modello di Tuckman per raggiungere l’eccellenza nel tuo Studio Notarile”);
• ambiente di lavoro confortevole: cura il clima interno e metti a disposizione dei tuoi collaboratori strumenti che semplifichino l’attività lavorativa quotidiana (leggi per un approfondimento l’articolo “Quanta sicurezza psicologica alimenti all’interno del tuo Studio Notarile?”).
L’Assistente Notarile “completo” rappresenta una figura “mitologica” solo per chi non ha il coraggio di investire nell’umanità dei propri collaboratori: essere un “Alfiere” significa incarnare i valori del tuo Studio, possedere l’umiltà professionale per riconoscere i propri limiti e la determinazione per superarli, offrendo ai tuoi clienti non solo un servizio professionale notarile impeccabile ma un’esperienza di rassicurazione e cura, dai primi contatti sino alla conclusione delle attività.
Il successo del tuo Studio Notarile non si misura più solo dal volume d’affari ma inequivocabilmente, anche e soprattutto, dalla qualità delle relazioni che i tuoi collaboratori riescono a tessere.
Come ci ricorda Seth Godin, l’obiettivo non è quello di essere una delle tante “mucche” tutte uguali ma aspirare a distinguerti come una “Mucca Viola” (titolo del suo best seller del 2003): qualcosa di memorabile, straordinario e differente, in grado di catturare lo sguardo di chi ti osserva ed occupando uno spazio unico ed identitario nella sua mente (leggi per un approfondimento l’articolo “Branding Notarile®: come far emergere la tua identità (autorevole ed affidabile) o quella del tuo Studio Notarile”).
L’Assistente Notarile “completo” è l’ingrediente ed il lievito fondamentale di questa trasformazione.
Qualora tu voglia far crescere il tuo team di Studio attraverso percorsi formativi ad hoc con un focus sulla comunicazione interpersonale, sul problem solving e sul lavoro di squadra sarò ben lieto di poterti essere d’aiuto.
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