Il Reverse Mentoring nel tuo Studio Notarile: come colmare il gap di competenze attraverso la collaborazione intergenerazionale

In ogni Studio Notarile interagiscono e collaborano assistenti notarili senior e junior: attraverso il “mentoring inverso” puoi trarre un enorme vantaggio, stimolando lo scambio ed il sostegno reciproco tra le diverse generazioni dei tuoi collaboratori.

“Il mentoring può avere un impatto profondo

sulla crescita personale,

ma bisogna essere aperti al cambiamento.“

(Lois Zachary)

Roberto Vecchioni ed Alfa hanno cantano insieme “Sogna ragazzo sogna” al 74° Festival di Sanremo: vedere un ragazzo di 23 anni osservare adorante e con gli occhi pieni di ammirazione un altro “ragazzo” di 80 anni è pura poesia, due generazioni apparentemente lontanissime ma così vicine, anche quando il Professore fa un passo indietro per ascoltare concentrato dopo aver cantato “manca solo un verso a quella poesia, puoi finirla tu” (“gustati” il video dell’esibizione in fondo a questo articolo).

Mi capita spesso, quando vengo chiamato negli Studi Notarili per le consulenze di management del personale, di riscontrare differenti modalità nell’approccio al lavoro da parte dei dipendenti appartenenti a diverse generazioni: spesso, infatti, faticano a comprendersi vicendevolmente e tendono a scontrarsi sotto vari aspetti.

Si fa risalire al 1999 ed a Jack Welch, ex amministratore delegato di General Electrics, il merito di aver inventato il programma di “mentoring inverso”. Oggi, aziende come Cisco, Dell ed HP ma anche realtà più piccole, compresi gli Studi Professionali, tendono ad adottare questo modello di mentoring come parte dei loro piani di sviluppo dei dipendenti in quanto si è rivelato vantaggioso per chi lo ha implementato, tra cui anche alcuni Studi Notarili.

Se infatti per Mentoring si intende l’attività di formazione all’interno del tuo Studio Notarile effettuata affiancando collaboratori più esperti a quelli appena assunti, con Mentoring inverso si fa riferimento ad una pratica in cui i dipendenti meno esperti affiancano colleghi con più esperienza per condividere conoscenze e competenze.

La parola “Mentore” scaturisce per antonomasia dal nome dell’amico di Ulisse a cui quest’ultimo, nell’Odissea, affidò l’educazione militare e politica del proprio figlio Telemaco prima di partire per la guerra contro Troia: pur avendo la saggezza e l’esperienza di un maestro, il Mentore non si presenta come gerarchicamente superiore a colui che assiste, la sua guida è discreta, non impositiva, e si traduce in un consigliare e sostenere.

Con il termine anglosassone “Mentoring”, appunto, si fa riferimento ad un processo metodologico formativo attraverso il quale una persona, il Mentore -con il proprio pensiero critico e partecipe- segue, accompagna e fa crescere dal punto di vista professionale ed umano un’altra persona, denominato “Mentee“, instaurando un rapporto che non è di subordinazione ma caratterizzato da una relazione amichevole e cordiale, di complicità, reciproca fiducia e sostegno.

Solitamente il Mentore è un esperto in un determinato settore mentre il Mentee è un neofita in uno specifico ruolo o àmbito.

La metodologia formativa del Mentoring, abbìna al tradizionale approccio formativo basato sulla trasmissione di nozioni teoriche o conoscenze (il cosiddetto “sapere da applicare”) la formazione esperienziale finalizzata a sviluppare le capacità dell’individuo (i cosiddetti “comportamenti da attuare”) attraverso una condivisione di contenuti e riflessioni incentrata su una relazione non gerarchica che favorisca l’instaurarsi di una comunicazione aperta, emozionale e consapevole tra Mentore e Mentee.

Negli Studi Notarili, specchio della società in cui viviamo, troviamo (e troveremo in futuro) diverse generazioni di collaboratori che convivono e che è necessario collaborino in maniera ottimale:

• Baby Boomers o Boomers o Boomie (dall’inglese “appartenente al boom demografico dei bebè”): sono tutti coloro nati tra il 1946 ed il 1964. Hanno vissuto il boom economico e l’esplosione demografica, hanno fiducia nell’economia, tendono ad essere ottimisti ed individualisti.

• Generazione X (il termine è stato coniato dallo scrittore canadese Douglas Coupland): sono tutti coloro nati tra il 1965 ed il 1980. Hanno vissuto le rivoluzioni sociali ed avuto esperienze molto differenti, sono stati i primi ad approcciarsi ad Internet e sono particolarmente intraprendenti.

• Generazione Y o Millennials: sono tutti coloro nati tra il 1981 ed il 1995. È la prima generazione a crescere con Internet e computer, sono ottimisti e tolleranti, ambiziosi e competitivi.

• Generazione Z (o Centennials, Digitarians, Gen Z, iGen, Plurals, Post-Millennials, Zoomers): sono tutti coloro nati tra il 1996 ed il 2010. Sono nativi digitali, conoscono il web e i social network, sono aperti, meno rigidi rispetto alle generazioni precedenti, multiculturali.

• Generazione Alpha (o generazione Alfa o Gen Alpha): sono tutti coloro nati dopo il 2010. Gestiscono una grande quantità di stimoli, hanno familiarità con l’intelligenza artificiale e la realtà virtuale e sono attenti ai temi sociali.

La costante ed inarrestabile evoluzione degli strumenti, delle tecnologie e dei nuovi media ha generato, e continuerà a dar vita, ad un “digital gap” tra collaboratori junior e senior all’interno del tuo Studio Notarile: i senior si trovano a dover adottare (ed a doversi adattare velocemente) ed a “rincorrere” sempre nuovi strumenti tecnologici ma spesso non hanno le competenze innate per farlo mentre, al contempo, le nuove generazioni di collaboratori, sebbene magari ancora “acerbe” nello specifico del settore notarile, presentano una marcia in più nell’apprendimento e nell’utilizzo delle nuove tecnologie e possono apportare un prezioso contributo al tuo Studio Notarile, non solo “digital” (leggi per un approfondimento l’articolo “Il Digital Media Manager dello Studio Notarile, questo sconosciuto”).

Il mentoring inverso agevola la conoscenza reciproca (“accorciando le distanze” tra collaboratori di generazioni diverse) e permette di colmare il divario di competenze per entrambe le parti coinvolte: i collaboratori senior hanno l’opportunità di apprendere qualcosa di nuovo e di affinare le proprie competenze già esistenti, mentre i junior hanno l’opportunità di conoscere meglio i colleghi senior e le modalità operative consolidate nello Studio (leggi per un approfondimento l’articolo “Team building Notarile: quando nel tuo Studio la squadra unita fa la differenza”).

Benefìci del Reverse Mentoring nel tuo Studio Notarile

“Il cuore del mentoring per ottenere

il massimo dalla vita non riguarda quanto si tiene per sé,

ma quanto si versa agli altri.“

(David Stoddard)

La dottoressa Lynda Shaw, neuroscienziata e mentore, afferma che il Mentoring inverso può essere un potente strumento sia per il Mentore che per il Mentee in quanto “il mentoring per sua stessa natura stimola i nostri neurotrasmettitori come l’ossitocina, la serotonina e la dopamina, il che ci mette in uno stato d’animo più positivo mentre sperimentiamo una relazione reciprocamente concordata in cui impariamo, cresciamo e motiviamo, inoltre -probabilmente- avremo meno cortisolo nel nostro sistema, saremo meno stressati e potremo pensare più chiaramente quando si tratta di risolvere i problemi.“

Prosegue chiarendo che “impegnandosi in conversazioni regolari ed imparando da qualcuno con una prospettiva diversa, gli individui possono stimolare la neuroplasticità del cervello e migliorare la flessibilità cognitiva, il che aiuta il processo decisionale, la creatività, i rapporti di lavoro, la condivisione dei compiti, lo spirito di squadra, la salute mentale e la produttività.”

Gli studi condotti, infatti, suggeriscono che il Reverse Mentoring sia uno strumento efficace per migliorare l’autonomia, la comunicazione e la collaborazione intergenerazionale sul luogo di lavoro: si tratta di uno strumento di “scambio sociale” per “contaminare” le competenze, i bisogni, i sistemi di valori e le esigenze lavorative delle diverse generazioni.

Il Reverse Mentoring presenta anche vantaggi più profondi ed a prima vista meno evidenti:

• riduce pregiudizi e stereotipi

confrontarsi ed apprendere da generazioni diverse può portare a nuove prospettive, diminuendo pregiudizi e stereotipi: il mentoring inverso consente ai tuoi collaboratori di imparare ad ascoltare, rispettare e apprezzare le competenze di altre generazioni, sviluppare la comprensione reciproca e praticare la compassione e l’empatia che possono anche prevenire “micro-aggressioni verbali” e “bullismo sul posto di lavoro” (leggi per un approfondimento l’articolo “Empatia: la testata d’angolo sulla quale il notaio leader® costruisce il proprio Studio Notarile”);

• promuove la diversità e l’inclusione

il mentoring inverso può aiutare a promuovere una cultura di inclusività ed aumentare la visibilità dei dipendenti appartenenti a minoranze fornendo una “piattaforma sociale condivisa” affinché dipendenti con background diversi possano condividere le loro prospettive ed esperienze: incoraggia un nuovo modo di pensare, di rapportarsi ed un modello di comportamento corretto improntato ad una maggiore empatia;

• sviluppa sia capacità di autonomia che di condivisione

sia il Mentore che il Mentee vengono posti nella condizione di sviluppare le proprie capacità di autonomia in uno spazio sicuro e condiviso: entrambi possono riflettere sulle proprie azioni e decisioni, assumersi la responsabilità degli errori e condividere i successi comuni (leggi per un approfondimento l’articolo “Controllo e delega nel tuo Studio Notarile: un classico esempio di “uroboro”?”);

• rafforza i valori fondamentali del tuo Studio

se i valori fondamentali del tuo Studio Notarile sono chiari, condivisi e basati su princìpi altamente apprezzati come il rispetto e la fiducia, allora le relazioni intergenerazionali reciprocamente vantaggiose evidenziano che come notaio leader® stai concretamente agevolando con i fatti un percorso di crescita personale e professionale dei tuoi collaboratori;

• costruisce fiducia

sia il Mentore che il Mentee dovrebbero sentire di potersi confidare e porre domande, ma ciò non è sempre possibile senza fiducia: chiarire che nessuna domanda sia “stupida” e che si è reciprocamente e pienamente presenti in quel momento creerà fiducia e sicurezza, consentendo una comunicazione aperta e la condivisione di idee, opinioni, pensieri e feedback costruttivi (leggi per un approfondimento l’articolo “Il Team Coaching a supporto del Notaio Leader®: come risvegliare il potenziale dei tuoi collaboratori”).

Devi altresì far ben comprendere ai tuoi collaboratori senior che non chiedi loro di procedere all’approccio di mentoring inverso perché essi non svolgono correttamente il proprio lavoro (non è in alcun modo una “punizione”) né devono provare un senso di demoralizzazione e sfiducia se li inviti ad apprendere alcune competenze dai colleghi junior.

Come applicare il Reverse Mentoring nel tuo Studio Notarile

I passaggi necessari per rendere efficace il programma di mentoring inverso nel tuo Studio Notarile sono i seguenti:

• aspettative chiare: il programma avrà successo solo se le aspettative saranno chiare fin dall’inizio sia ai tuoi collaboratori senior che a quelli junior, in modo che possano lavorare consapevolmente in armonia;

• impostare i parametri: spiega sia al Mentore che al Mentee cosa ti aspetti da entrambi, solo quando lo scopo sarà chiaro ed i parametri verranno fissati, la loro interazione inizierà a svilupparsi ed a prosperare;

• accettazione delle regole: è inevitabile che si verifichi un imbarazzo nella fase iniziale poiché il collaboratore senior dovrà ascoltare quello junior, pertanto è essenziale stabilire le regole prima dell’inizio del programma di mentoring e assicurarsi che entrambe le parti coinvolte siano pienamente impegnate nella relazione di mentoring ed abbiano accettato di seguire le regole stabilite;

• disponibilità ad apprendere: entrambe le parti coinvolte imparano qualcosa l’una dall’altra e, in un certo senso, entrambe sono sia mentore che allievo, dovrebbe dunque esserci la volontà di imparare da entrambe le parti, altrimenti il ​​programma sarà uno spreco di tempo e fatica e, di conseguenza, un fallimento;

• rendere il Mentee responsabile delle proprie azioni: il collaboratore senior deve comprendere che è responsabile delle proprie azioni e che dovrà completare tutti i compiti assegnati dal collaboratore junior (il Mentore);

• pieno rispetto reciproco: è il segno distintivo del successo in ogni programma di mentoring inverso; i primi giorni saranno difficili per entrambe le parti coinvolte, ma è il rispetto reciproco che li aiuterà ad ambientarsi nei loro nuovi ruoli, a trattarsi equamente, a comunicare in modo efficace e, soprattutto, ad ascoltarsi a vicenda (leggi per un approfondimento l’articolo “La Carta del Rispetto nel tuo Studio Notarile: valori e considerazione all’interno del team (e non solo)”);

• piena fiducia reciproca: il Mentore junior cerca di spingere il Mentee senior fuori dalla propria “zona di comfort” in modo che possa sperimentare modalità di pensare nuove ed innovative. Entrambi sono consapevoli del proprio ruolo e della propria responsabilità in questa relazione, non si tratta solo di insegnare ed imparare gli uni dagli altri, ma di credere che qualcuno stia facendo del proprio meglio per impartire conoscenze utili e l’altra persona stia facendo, a sua volta, del proprio meglio per coglierle nel miglior modo possibile;

• autenticità: quando durante il processo di mentoring inverso vi sono rispetto e fiducia tra i colleghi, si creano sentimenti di calore aperti e genuini che generano una connessione positiva tra entrambi, che a sua volta si traduce in un potente legame;

• ascoltare con una mente aperta: è indispensabile che sia il Mentore che il Mentee si ascoltino a vicenda con una mente aperta. Quando il Mentore impartisce un’istruzione, il Mentee dovrebbe ascoltarla e seguirla diligentemente: se quest’ultimo richiede qualche chiarimento su un dubbio, allora il primo dovrebbe ascoltare e cercare di far comprendere, in quanto la relazione di mentoring inverso consiste principalmente nel sostenersi ed incoraggiarsi a vicenda;

• trasparenza: entrambe le parti devono manifestarsi aperte riguardo ai propri sentimenti se vogliono avere successo, in quanto dovranno anche superare le loro diffidenze, differenze e pregiudizi al fine di osservare le situazioni da diverse angolazioni;

• stile di comunicazione: vi è estrema differenza nello stile di comunicazione tra la generazione senior e quella junior in quanto i primi prediligono un metodo di comunicazione più formale mentre i secondi uno più informale. È fondamentale trovare il giusto equilibrio affinché entrambi possano capirsi e comunicare tra loro in modo fruttuoso;

• rivedere le relazioni: rivedere regolarmente il rapporto consente di verificare che il programma di reverse mentoring sia sulla strada giusta. È molto probabile che sia il tuo collaboratore senior che quello junior ricorrano ad una situazione in cui il primo inizia a “guidare” il secondo su ciò che vuole e su come dovrebbero essere gestite le cose a causa della sua anzianità ed esperienza nello Studio: una revisione regolare non consentirà il verificarsi di ciò e sia il Mentore che il Mentee potranno attenersi ai propri ruoli;

• tenere traccia dei problemi: mantieni traccia dell’intero programma di reverse mentoring per assicurarti che tutte le linee guida vengano seguite correttamente;

• accettazione del feedback (riscontro): i collaboratori senior sono abituati a gestire colleghi più giovani ed a comunicare feedback ma generalmente non sono abituati a riceverli, pertanto è più difficile per loro ricevere riscontri, soprattutto da qualcuno più giovane di loro. Assicurati che il tuo collaboratore senior sia pronto ad accettare il feedback con lo spirito giusto poiché è volto a suo vantaggio nel lungo periodo;

• dire la verità: potrebbe risultare scomodo per il dipendente junior dire la verità al proprio collega senior temendo, in seguito, una reazione negativa di quest’ultimo ed è per questo che potrebbe non essere interessato a fornire un feedback autentico. Lo scopo del reverse mentoring, invece, è che il tuo collaboratore junior insegni e guidi il senior, dunque il feedback “non autentico” può essere dannoso per la crescita di quest’ultimo. Chiarisci fin dall’inizio al tuo collaboratore junior che non ci saranno ripercussioni, affinché possa essere il più possibile obiettivo e trasparente verso il collega senior.

Il Mentoring è una strada a doppio senso: il Mentore diventa più saggio mentre fa da guida ed il Mentee acquisisce conoscenze e competenze attraverso il proprio Mentore.