Favorire una cultura dell’apprendimento continuo all’interno del tuo Studio Notarile ti consente di rimanere competitivo, al passo con i tempi ed in linea con le aspettative dei clienti. La riqualificazione dei tuoi collaboratori ti permette di risparmiare tempo e denaro, di trattenere i talenti e di attrarre candidati motivati: il tutto a vantaggio della tua organizzazione.
“Se fai sempre quello che hai sempre fatto,
otterrai sempre quello che hai sempre ottenuto.“
(Anthony Robbins)
E’ basilare che i tuoi collaboratori abbiano una mentalità orientata alla crescita ed allo sviluppo personale e professionale, che prendano l’iniziativa, desiderino migliorare continuamente e siano in grado di adattarsi bene al cambiamento (leggi per un approfondimento l’articolo “Come gestire la resistenza al cambiamento nel tuo Studio Notarile?“).
Una cultura dell’apprendimento continuo consiste nel far sì che tutti i membri del tuo team siano aggiornati e nell’aiutarli a raggiungere un adeguato livello di competenza: si tratta di andare oltre le capacità attuali e cercare sempre di fare meglio, alla luce di nuove informazioni, maggiore esperienza e situazioni modificate (leggi per un approfondimento l’articolo “Il miglioramento continuo nel tuo Studio Notarile attraverso il metodo Kaizen (改善)“).
Tuttavia, abitualmente risulta fisiologico concentrarsi in primis sulle attività quotidiane nell’intento di portare a termine il lavoro, adottando un approccio a breve termine e, pertanto, la risposta che più frequentemente sentirai ripetere dai tuoi collaboratori è la seguente: “sono troppo impegnato, non ho tempo per altro“.
La maggior parte dei collaboratori, infatti, sono spesso restii al cambiamento e ritengono che il proprio modo di svolgere le attività quotidiane funzioni alla perfezione: pertanto, perché uscire dalla proprio zona di comfort ed apprendere nuove competenze e modalità operative? (Leggi per un approfondimento l’articolo “La falange obliqua di Epaminonda ed il pensiero laterale nel tuo Studio Notarile“)
Cosa avviene, però, al contrario, se nel tuo Studio Notarile si tende a trascurare la cultura dell’apprendimento? La tua organizzazione potrebbe:
- diventare statica ed ancorata a metodologie operative obsolete;
- non riuscire a tenere il passo con ciò che fanno altri professionisti o altre realtà professionali;
- non intercettare e non riuscire ad andare incontro alle aspettative dei clienti;
- non adottare nuove tecnologie e nuovi approcci.
Quando i tuoi collaboratori assistono a tutto ciò, a lungo andare, potrebbero scoraggiarsi e demotivarsi: soprattutto quelli tra loro che potrebbero essere particolarmente entusiasti di imparare e migliorare. Nel momento in cui i tuoi assistenti notarili sono così delusi al punto da lasciare il tuo Studio, sostituirli comporterebbe costi significativi sia in termini economici che di tempo.
E’ dunque in questo necessario contesto di cultura dell’apprendimento continuo che si inserisce il processo di riqualificazione dei tuoi collaboratori: quando li aiuti ad acquisire le competenze necessarie per un nuovo ruolo o per nuove attività all’interno della tua organizzazione di Studio.
Favorire una cultura dell’apprendimento continuo nel tuo Studio Notarile
“Non desiderare meno problemi,
desidera maggiori competenze!“
(Jim Rohn)
Un approccio strutturato ad una cultura dell’apprendimento continuo nel tuo Studio Notarile passa attraverso le seguenti attività:
1) favorire l’impegno -chiaramente espresso- verso l’apprendimento ed il miglioramento personale e professionale
Non dovrebbe trattarsi solo di un’aspettativa che coinvolge tutti i tuoi collaboratori ma essere parte del DNA della tua organizzazione, pertanto:
- includilo tra i valori fondamentali del tuo Studio (all’interno del Codice etico);
- descrivi le tue aspettative e le responsabilità dei tuoi collaboratori, nell’ottica che vengano soddisfatte nell’ambito di una politica di formazione ed aggiornamento continui e riportale all’interno del Manuale dei dipendenti;
- descrivi nel Mansionario di Studio le conoscenze e le competenze essenziali che ti aspetti che i tuoi collaboratori posseggano e/o sviluppino ulteriormente (leggi per un approfondimento l’articolo “L’importanza della pianificazione strategica della forza lavoro nel tuo Studio Notarile“);
- verifica periodicamente con i tuoi collaboratori i loro obiettivi personali e professionali: collabora con ognuno di loro per sviluppare un piano individuale;
- inserisci questi aspetti nella valutazione dei collaboratori (leggi per un approfondimento l’articolo “Feedback e valutazione dei collaboratori del tuo Studio Notarile: best & worst practices“).
2) creazione di una cartella (o di una piattaforma) digitale condivisa per la raccolta di risorse di apprendimento facilmente accessibile a tutti i tuoi collaboratori
Se vuoi dare ai tuoi collaboratori la possibilità di apprendere di più, potresti adottare la pratica della creazione di una cartella (o di una piattaforma) digitale condivisa contenente materiali utili, documentazione a supporto, casistica, risorse, tutorial e corsi di formazione. In alternativa, potresti mettere a loro disposizione, nel tuo Studio, una biblioteca di risorse contenente libri e materiale didattico che i tuoi collaboratori possano consultare o prendere in prestito.
3) organizzazione di periodiche attività di apprendimento in Studio
Organizza incontri periodici (sia in presenza che online) su diverse tematiche rilevanti per la tua attività e per il tuo settore: incoraggia i tuoi collaboratori a condividere i loro pensieri e le loro esperienze. Favorisci l’interazione e lo scambio comunicativo ed esperienziale organizzando pranzi di lavoro durante le giornate formative.
4) organizzazione di periodiche attività di apprendimento fuori Studio
Identifica opportunità di formazione fuori Studio (corsi di formazione, workshop e conferenze): prendi in considerazione anche le opportunità di apprendimento che ti vengano proposte dai tuoi collaboratori. Può essere un’ottima idea, infatti, lasciare che i tuoi collaboratori scelgano il proprio percorso di apprendimento: in tal modo li incentivi ad assumersi maggiore responsabilità nella scelta e saranno più motivati se si tratta di argomenti che li interessano in modo particolare (ovviamente verificherai che tale percorso formativo abbia senso per il ruolo e le attività del tuo collaboratore e per la tua organizzazione). Invitali anche, a valle dell’avvenuta formazione, a trasferire al resto del team ciò che hanno appreso.
5) creazione di opportunità -per tuoi collaboratori- di mettersi alla prova e di distinguersi
Individua alcuni dei tuoi collaboratori, in base ai loro background, interessi, capacità e potenziale, al fine di far loro svolgere determinate attività o per fargli assumere maggiori responsabilità all’interno del team in base ai seguenti criteri:
- aree in cui hanno già dimostrato competenza e motivazione e nelle quali hanno semplicemente bisogno di maturare più esperienza per crescere;
- aree nelle quali possano sviluppare nuove competenze.
6) favorire l’apprendimento tra pari
Dovresti incoraggiare i tuoi collaboratori a lavorare in coppia ed a condividere le conoscenze internamente allo Studio, in quanto possono coadiuvarsi proficuamente l’un l’altro: un tuo collaboratore, infatti, potrebbe avere una maggiore padronanza di una specifica competenza che un altro membro del tuo team potrebbe voler sviluppare. In questi casi una formazione interdisciplinare potrebbe essere utile per fornire una visione più approfondita di altri ruoli e dare ad ogni tuo collaboratore una visione a 360° della tua organizzazione. Oltre a ciò, l’apprendimento tra pari può migliorare la collaborazione, la motivazione e l’impegno del team: può anche essere un valido strumento per evitare l’”emorragia” di conoscenze o competenze nel caso in cui un tuo collaboratore abbandoni lo Studio o si assenti per un periodo prolungato (leggi per un approfondimento l’articolo “Il riconoscimento tra pari nel tuo Studio Notarile per motivare e coinvolgere i tuoi collaboratori“).
7) agevolare il tutoraggio (mentoring, anche inverso)
Un solido programma di tutoraggio è essenziale per trasmettere le conoscenze dai collaboratori più senior ed esperti agli altri membri del team, rafforzando le competenze critiche e sviluppando assistenti notarili sempre più competenti. Tuttavia, ciò vale anche al contrario: è molto probabile, infatti, che vi siano alcune competenze e conoscenze che i neo assunti ed i collaboratori più junior possano trasmettere ai propri mentori, soprattutto se mentore (esperto in un determinato settore) e mentee (neofita in uno specifico ruolo o àmbito) provengono da generazioni diverse (leggi per un approfondimento l’articolo “Il Reverse Mentoring nel tuo Studio Notarile: come colmare il gap di competenze attraverso la collaborazione intergenerazionale“).
La riqualificazione dei tuoi collaboratori notarili
Riqualificare o aggiornare le competenze dei tuoi collaboratori, al fine di fargli svolgere nuove attività o di fargli ricoprire nuovi ruoli, ti consente di risparmiare tempo e denaro nel breve termine (leggi per un approfondimento l’articolo “Il gap generazionale nel tuo Studio Notarile e l’importanza dell’Upskilling e del Reskilling“).
Facendo ciò, altresì, rendi il tuo Brand Notarile più forte e solido, disponi di una rosa più ampia di talenti e ti avvali di una fonte di innovazione nel lungo termine. Dovresti fare in modo, pertanto, che lo sviluppo delle competenze rappresenti parte della routine periodica di ogni tuo collaboratore.
La riqualificazione dei tuoi collaboratori, infatti, ti consente di conseguire i seguenti vantaggi:
- ridurre i costi per ricoprire nuovi ruoli
Il reclutamento, i colloqui, il periodo di prova e l’assunzione di nuovi collaboratori sono costosi e richiedono molto tempo, anche quando ti avvali di un solido processo di assunzione (leggi per un approfondimento l’articolo “Il processo di “onboarding” dei neo assunti nel tuo Studio Notarile“). Quando, al contrario, riqualifichi i tuoi attuali collaboratori abbatti i costi ed i tempi lunghi di assunzione: ciò ti consente, altresì, di dedicare maggiore tempo alla formazione ed allo sviluppo del personale già presente all’interno dello Studio (leggi per un approfondimento l’articolo “L’importanza della pianificazione strategica della forza lavoro nel tuo Studio Notarile“).
- attrarre nuovi talenti
Se è risaputo che la tua organizzazione aiuta e supporta i propri collaboratori a sviluppare nuove competenze ciò si traduce in un vantaggio competitivo quando devi procedere al reclutamento di nuovi assistenti notarili: infatti, i candidati che desiderano sentirsi valorizzati cercheranno Studi Notarili che sposino una cultura di apprendimento continuo e di crescita personale e professionale che preveda opportunità di riqualificazione ed aggiornamento. Inoltre, i collaboratori che sperimentano i benefìci della formazione e dello sviluppo continui sono solitamente entusiasti di condividere la loro esperienza con gli altri: pertanto, una cultura di riqualificazione può rafforzare il tuo Employer Brand ed attrarre un maggior numero di candidati motivati a continuare ad imparare e crescere (leggi per un approfondimento l’articolo “Employer e Talent Branding: come attrarre e trattenere i migliori talenti nel tuo Studio Notarile“).
- trattenere i migliori talenti all’interno del tuo Studio
Pensa a quanto talento, competenza ed innovazione potresti sbloccare e trattenere all’interno del tuo Studio Notarile se ti attivassi proattivamente nell’aiutare e nel supportare i tuoi collaboratori a sviluppare nuove competenze.
La quantità di tempo necessaria per riqualificare un tuo collaboratore dipende dalla tipologia di formazione da erogare e dal tempo che egli può dedicarvi: non appena ti rendi conto che il tuo Studio necessita di nuove competenze attìvati il prima possibile per iniziare a (far) formare i tuoi assistenti notarili sulle nuove tecnologie o sulle nuove pratiche da adottare (leggi per un approfondimento l’articolo “La matrice Skill/Will per una comprensione ragionata dei collaboratori del tuo Studio Notarile“).
Risulterà vano, infatti, aggrapparsi a tecnologie o pratiche obsolete, senza aggiornare le competenze dei tuoi collaboratori, fino al punto in cui ti troverai costretto –obtorto collo- ad adottare nuove modalità operative: potresti infatti essere costretto a dover necessariamente assumere nuovi collaboratori dotati delle competenze di cui il tuo Studio è carente e, al contempo, non essere in grado di mantenere e riqualificare tutti i collaboratori del tuo team.
Per evitare di trovarti in questa situazione pensa alla riqualificazione come ad un processo continuo piuttosto che ad un progetto a breve termine: come notaio leader® tieni sempre d’occhio, man mano che il tuo settore e la tua organizzazione si evolvono, i nuovi ruoli che i tuoi collaboratori potrebbero trovarsi a dover ricoprire e le nuove attività che potrebbero dover imparare a svolgere (leggi per un approfondimento l’articolo “Il framework VUCA per aiutare il Notaio Leader® a fronteggiare i contesti in rapido cambiamento“).
L’avvio di una corretta politica di upskilling e reskilling parte da un’analisi con la mappatura delle competenze già esistenti all’interno del tuo Studio a cui seguono una serie di domande in merito a quali sono le competenze dove vi è maggiormente bisogno di intervenire e quali sono gli àmbiti nei quali sarebbe necessario aumentare la specifica preparazione di uno o più collaboratori, arrivando alla definizione di un dettagliato piano formativo.
Come affermava Shunryu Suzuki “il vero segreto dell’apprendimento è avere sempre una mente da principiante perché nella mente di un principiante ci sono molte possibilità, nella mente di un esperto poche”.
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