Il modello degli Obiettivi e Risultati Chiave (OKR) offre al tuo Studio Notarile uno strumento collaudato per tradurre l’ambizione in risultati misurabili, promuovendo allineamento, trasparenza ed un cruciale cambio culturale dalla sola esecuzione delle attività al raggiungimento di risultati concreti.
“La visione senza esecuzione è allucinazione.”
(Thomas Edison)
E’ arrivato il momento, per il tuo Studio Notarile, di superare la filosofia del “facciamo come al solito” per ambire a risultati straordinari, misurando ciò che conta davvero: infatti, per andare oltre la mera operatività quotidiana e raggiungere risultati strategici ambiziosi è necessario adottare un modello che colleghi la visione alla misurazione (leggi per un approfondimento l’articolo “Anticipa il futuro del tuo Studio Notarile attraverso la pianificazione strategica”).
La metodologia degli Obiettivi e Risultati Chiave (OKR), nata nella Silicon Valley, offre proprio questo: un sistema potente per focalizzare le risorse su un numero limitato di priorità, allineare il tuo team di Studio e promuovere una cultura che consideri l’impatto (outcome) al di sopra della semplice esecuzione delle attività (output).
Trasforma, dunque, l’ambizione in un processo tracciabile e trasparente!
Nel settore notarile, dove la precisione, l’efficienza e la soddisfazione del cliente sono parametri fondamentali, la definizione e l’esecuzione della strategia non possono più essere lasciate al caso o a obiettivi vaghi: recenti studi hanno dimostrato che l’impegno verso obiettivi specifici e stimolanti può incrementare notevolmente la motivazione e le performance dei tuoi collaboratori, trasformando visioni a lungo termine in risultati quantificabili (leggi per un approfondimento l’articolo “Padroneggia gli obiettivi dei tuoi collaboratori per guidare al meglio il tuo team”).
Gli OKR (Objectives and Key Results – Obiettivi e Risultati Chiave) rappresentano un modello di gestione degli obiettivi orientato ai risultati, la cui essenza si basa su due domande fondamentali:
1) Cosa voglio raggiungere? (L’Obiettivo);
2) Come misurerò i miei progressi per comprendere se sto raggiungendo l’Obiettivo? (Le Milestones o Risultati Chiave).
Questa metodologia non è una semplice lista di cose da fare né è sinonimo di una valutazione dei dipendenti bensì un potente strumento per focalizzare l’attenzione su ciò che conta di più, spingendo il tuo team di collaboratori fuori dalla propria zona di comfort (leggi per un approfondimento l’articolo “Il “disagio dell’aragosta” nel tuo Studio Notarile: accetta la sfida del cambiamento e della crescita”).
La storia degli OKR affonda le radici nel 1954 quando Peter Drucker (famoso economista noto come “l’uomo che ha inventato il management”) coniò il concetto di Management by Objectives (MBO), con il quale evidenziava l’importanza del definire obiettivi per poter ottenere delle performance organizzative di alto profilo. Fu poi Andy Grove, ex CEO di Intel, a sviluppare l’MBO nel modello OKR come lo conosciamo oggi, adattandolo per essere più agile e misurabile (leggi per un approfondimento l’articolo “Definire obiettivi S.M.A.R.T. per la gestione ottimale del tuo Studio Notarile”).
Il salto di qualità e la successiva popolarità globale arrivarono grazie a John Doerr, il quale -all’interno di Intel- apprese gli OKR da Grove: nel 1999 Doerr presentò il modello OKR ai fondatori di Google, Larry Page e Sergey Brin, i quali colsero subito il valore della metodologia e la adottarono per la propria pianificazione strategica, utilizzando OKR annuali e trimestrali e svolgendo riunioni trimestrali a livello aziendale per condividerli e valutarli.
Oggi gli OKR sono utilizzati in un vasto range di organizzazioni e nel tuo Studio Notarile possono guidare la crescita strategica della tua organizzazione.
La Struttura dell’Eccellenza: Obiettivi, Risultati Chiave e Iniziative
“Gli OKR sono un ottimo modo
per aiutare tutti nell’organizzazione
a capire cosa è importante e come misurarlo.”
(Dick Costolo)
Il modello OKR si articola su due elementi centrali: l’Obiettivo (O) ed i Risultati Chiave (KR), integrati poi a livello operativo dalle Iniziative. La formula sintetica di John Doerr si sostanzia in tre passaggi: definire un Obiettivo (cosa si vuole raggiungere), determinare i Risultati Chiave (come si misureranno i progressi) e misurare regolarmente i progressi verso l’Obiettivo. La formula base è: “Voglio raggiungere questo [Obiettivo] misurato da questi [Risultati Chiave]”.
#OBIETTIVI
Gli Obiettivi (Meta Qualitativa ed Ispiratrice) definiscono “cosa si vuole ottenere“, fornendo una descrizione del traguardo da raggiungere. Ad esempio, nel tuo Studio Notarile un Obiettivo non dovrebbe semplicemente essere quello di “mantenere il nostro posizionamento” ma piuttosto esprimere punti d’arrivo ambiziosi come “elevare la nostra esperienza digitale a standard d’eccellenza per la clientela” o “conquistare la leadership nelle transazioni immobiliari complesse“.
Gli Obiettivi efficaci si caratterizzano, dunque, per essere:
- significativi e concreti: non devono essere vaghi;
- orientati all’azione: forniscono una direzione chiara;
- ispiratori e coinvolgenti: motivano il tuo team a spingersi oltre lo status quo;
- qualitativi: misurabili attraverso i Risultati Chiave;
- limitati: il colosso Google consiglia di individuare solo 3/5 obiettivi per non diluire troppo gli sforzi.
#RISULTATI CHIAVE
I Risultati Chiave (La Misura Quantificabile del tuo Successo) misurano e monitorano i progressi verso l’Obiettivo: se l’Obiettivo è qualitativo ed ambizioso i Risultati Chiave (KR) devono essere specifici, misurabili e quantificabili con un numero. Devono descrivere i risultati ottenuti (gli outcome) e non le attività svolte (gli output).
Ad esempio, se l’Obiettivo del tuo Studio Notarile è quello di “elevare la nostra esperienza digitale“, un Risultato Chiave non sarà “analizzare il software di gestione documentale“, che consiste in un’attività, bensì “ridurre il tempo medio di caricamento dei documenti digitali a meno di 5 secondi” che consiste nel raggiungere un risultato.
Le caratteristiche dei Risultati Chiave devono, pertanto, essere le seguenti:
- misurabilità e verificabilità: devono essere tracciabili con dati affidabili ed oggettivi. Quasi tutto può essere misurato, potendosi domandare in qualsiasi momento quando si saprà che l’Obiettivo è stato raggiunto;
- orientamento ai risultati (Outcome-focused): misurano l’impatto, non l’esecuzione di attività come “consultare“, “aiutare” o “analizzare“;
- rilevanza: devono contribuire direttamente ai progressi verso il raggiungimento dell’Obiettivo;
- temporaneità (Time-bound): devono prevedere linee temporali (deadline) chiare;
- limitazione: è consigliabile, come suggerito dal gigante Google, di non superare 3/5 Risultati Chiave per Obiettivo, al fine di mantenere il focus.
#INIZIATIVE
Le Iniziative (Le Ipotesi di Lavoro) sono i progetti, i compiti o le attività che il tuo team intraprende per far progredire i Risultati Chiave: a differenza dei Risultati Chiave (KR), che misurano l’impatto (outcome), le Iniziative sono gli sforzi (output) e le ipotesi di lavoro. Se le Iniziative non producono l’effetto desiderato sui Risultati Chiave (KR) devono essere ripensate. Ad esempio, per aumentare la soddisfazione del cliente (KR misurabile), un’Iniziativa potrebbe essere quella di “attivare i questionari di valutazione dei servizi notarili offerti, al fine di rispondere in maniera adeguata alle lamentele più frequenti” (leggi per un approfondimento l’articolo “Il questionario di valutazione dello Studio Notarile: bussola della soddisfazione dei tuoi clienti”).
Gli OKR sono orientati alla trasformazione ed al miglioramento: forniscono l’anello mancante tra l’ambizione e la realtà aiutando a rompere lo status quo e a raggiungere obiettivi grandiosi, a volte temporanei e che possono cambiare nel tempo.
L’implementazione efficace degli OKR richiede un processo strutturato che si articoli in cicli brevi e regolari, con la seguente logica:
- pianificazione annuale: come notaio leader® definisci gli obiettivi strategici a lungo termine (3/5 obiettivi per l’intero anno), che guidano lo sviluppo degli OKR trimestrali;
- pianificazione trimestrale: agli obiettivi strategici a lungo termine sono correlati gli obiettivi del tuo team per ogni trimestre, con revisioni puntuali (check-in);
- check-in regolari: durante il trimestre sono essenziali i check-in frequenti (settimanali o bisettimanali) per monitorare lo stato di avanzamento, affrontare gli ostacoli e mantenere il focus.
Questi momenti di verifica consentono al tuo Studio Notarile di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del contesto operativo o alle nuove informazioni, aumentando l’agilità (leggi per un approfondimento l’articolo “Il framework VUCA per aiutare il Notaio Leader® a fronteggiare i contesti in rapido cambiamento”).
F.A.C.T.S. : i Cinque Pilastri del Successo degli OKR nel tuo Studio Notarile
John Doerr riassume i benefìci degli OKR nell’acronimo F.A.C.T.S., il quale descrive l’impatto culturale ed operativo del modello:
1) Focalizzazione (Focus): gli OKR costringono la tua organizzazione a concentrare le risorse e l’attenzione su un piccolo numero di priorità chiave (3/5 Obiettivi), ciò elimina le distrazioni ed impedisce al tuo team di disperdere gli sforzi in troppe direzioni;
2) Allineamento (Alignment): rappresenta forse il beneficio più importante in quanto gli OKR assicurano che il lavoro di ogni tuo collaboratore sia direttamente collegato agli Obiettivi più ampi della tua organizzazione. Nel tuo Studio Notarile l’allineamento è cruciale per la collaborazione interfunzionale (ad esempio, tra coloro che si occupano del pre-stipula e chi cura il post stipula);
3) Impegno (Commitment): la metodologia richiede un impegno collettivo nel concordare e perseguire le priorità scelte. La responsabilizzazione del tuo team nel determinare come raggiungere gli obiettivi, insieme alla trasparenza, favorisce sia l’adesione (buy-in) che la responsabilità condivisa;
4) Tracciamento (Tracking): i Risultati Chiave misurabili consentono di monitorare i progressi in modo trasparente e basato sui dati, identificando tempestivamente potenziali problematiche ed ostacoli. Tutto ciò supporta la possibilità di prendere decisioni sulla base di dati reali;
5) Estensione (Stretching): gli OKR incoraggiano a spingersi oltre l’ordinaria amministrazione (business-as-usual) ed a perseguire un cambiamento significativo (leggi per un approfondimento l’articolo “Il modello ADKAR per il cambiamento organizzativo nel tuo Studio Notarile”).
Gli OKR di successo spesso derivano da un mix di suggerimenti top-down (provenienti da te in quanto notaio leader®) e bottom-up (provenienti dal team dei tuoi collaboratori): tu stabilisci gli obiettivi strategici di alto livello fornendo una direzione chiara, i singoli collaboratori del tuo team -basandosi sulla loro esperienza e competenza diretta– sviluppano i propri OKR a supporto di tali Obiettivi da te delineati.
Questo allineamento assicura che il lavoro di ogni comparto della tua organizzazione di Studio contribuisca al raggiungimento dei macro-Obiettivi.
Alla fine di ogni ciclo, tipicamente trimestrale, gli OKR devono essere valutati.
L’efficacia degli OKR dipende dalla loro corretta formulazione e gestione: un modello scritto male può confondere la strategia e minare le metriche interne.
Pertanto, gli errori comuni da evitare nel tuo Studio Notarile sono i seguenti:
- OKR di ordinaria amministrazione (Business-as-usual OKRs): scrivere OKR basati su ciò che si può ottenere senza cambiare nulla o che descrivono semplicemente le attività ordinarie limita il potenziale di trasformazione. Gli OKR devono mirare al cambiamento;
- confondere i Risultati Chiave con le attività: un errore comune è quello di trasformare i KR in una lista di attività anziché in risultati misurabili;
- Obiettivi a basso valore (Low-value objectives): obiettivi che, anche se pienamente raggiunti, non apportano un significativo beneficio alla tua organizzazione e consumano risorse senza avere un impatto strategico. Ogni OKR deve portare a conseguire un chiaro valore organizzativo;
- impostare Obiettivi troppo bassi: fissare target deliberatamente facili da raggiungere garantisce un successo apparente ma mina la capacità del modello di guidare la trasformazione. Bisogna accettare la logica che un successo del 70% su un obiettivo ambizioso valga più di un 100% su un obiettivo facile;
- mancanza di trasparenza: mantenere gli OKR nascosti crea “compartimenti stagni” e riduce l’allineamento. Gli OKR dovrebbero essere noti a tutti all’interno della tua organizzazione per garantire che ogni tuo collaboratore conosca gli obiettivi e le metriche di misurazione.
Gli Obiettivi ed i Risultati Chiave sono molto più di un semplice strumento di gestione: rappresentano un cambiamento culturale profondo, dall’orientamento all’output (ciò che facciamo) all’orientamento all’outcome (ciò che raggiungiamo).
Per il tuo Studio Notarile l’adozione degli OKR significa non solo ottimizzare l’efficienza operativa e l’allineamento tra i collaboratori del tuo team ma anche instaurare un circolo virtuoso di miglioramento continuo, basato sulla trasparenza e sulla misurazione oggettiva dei progressi (leggi per un approfondimento l’articolo “Il miglioramento continuo nel tuo Studio Notarile attraverso il metodo Kaizen (改善)”).
Permettendo al tuo team di comprendere chiaramente come il loro lavoro contribuisca agli obiettivi di alto livello, gli OKR ne aumentano la motivazione e l’impegno (leggi per un approfondimento l’articolo “Scarsa motivazione nei tuoi collaboratori di Studio? Suggerimenti pratici per intervenire.”).
Gli OKR ti forniscono la leva per trasformare la visione strategica in risultati tangibili, garantendo che la tua intera organizzazione si concentri, si allinei e si estenda verso l’eccellenza, misurando solo ciò che conta realmente.
