La matrice Skill/Will per una comprensione ragionata dei collaboratori del tuo Studio Notarile

La matrice abilità/volontà è uno strumento di semplice utilizzo per valutare le prestazioni dei tuoi collaboratori e che ti fornisce anche indicazioni su come gestirle al meglio. La Skill Will Matrix rappresenta una risorsa essenziale nell’allineamento delle competenze e delle motivazioni dei membri del tuo team con gli obiettivi e gli scopi del tuo Studio Notarile.

“I grandi leader sanno come motivare i membri

del proprio team ed ispirarli ad assumersi

la responsabilità del proprio lavoro.“

(Lolly Daskal)

La  Skill Will Matrix  è uno strumento che, nel tuo ruolo di notaio leader®, ti invito ad adottare nel tuo Studio Notarile al fine di valutare le prestazioni dei tuoi collaboratori in base a due fattori: le abilità (ovvero le competenze) e la volontà (ovvero la motivazione).

Negli anni ’70 Paul Hersey e Ken Blanchard svilupparono il Situational Leadership Model (“Modello della Leadership Situazionale”) che in seguito ispirò “The Skill Will Matrix”, la matrice che può aiutarti ad adattare il tuo stile di leadership  ad una specifica situazione ed ai tuoi singoli collaboratori, al fine di ottimizzare il risultato e l’organizzazione del tuo team di Studio (leggi per un approfondimento l’articolo “Caratteri distintivi della leadership notarile: guidare senza comandare“).

La Skill Will Matrix (matrice abilità/volontà) è un modello che ti consente di confrontare la volontà di svolgere un compito con il grado di abilità dei tuoi collaboratori a svolgere correttamente quello specifico compito: si utilizza una matrice (che trovi riportata più sotto) dove ognuno dei 4 quadranti della stessa indica come dovresti interagire o gestire i tuoi assistenti notarili che rientrano in un quadrante specifico.

L’abilità (riportata nella linea orizzontale della matrice più sotto) indica quanto un tuo collaboratore sia competente nello svolgere una specifica attività (ciò può includere competenza tecnica, conoscenza ed esperienza) o quanto sia efficace nel proprio ruolo, la volontà (riportata nella linea verticale della matrice più sotto) indica, invece, quanto sia motivato a completare la propria attività o a ricoprire bene il proprio ruolo.

Solitamente può risultare più agevole valutare l’abilità di un tuo collaboratore rispetto alla sua volontà, poiché l’abilità può essere misurata e valutata oggettivamente; tuttavia, come alcune abilità si possiedono naturalmente ed altre si affinano nel tempo, lo stesso può avvenire per quanto attiene alla volontà.

La volontà, infatti, può essere rafforzata o indebolita a seconda degli obiettivi personali e professionali del tuo collaboratore, del supporto che riceve, della propria sicurezza, del team in cui si trova ad operare e della cultura presente nella tua organizzazione di Studio (leggi per un approfondimento l’articolo “Potenzia il tuo Studio Notarile coltivando l’empowerment dei tuoi collaboratori“).

Alle volte un tuo collaboratore potrebbe non essere motivato quanto vorresti oppure la sua motivazione ed  il suo coinvolgimento potrebbero scemare nel tempo: ad ogni modo, se comprendi il perché di tutto ciò puoi adottare una strategia per risolvere il problema (leggi per un approfondimento l’articolo “La teoria dell’equità della motivazione di Adams nel tuo Studio Notarile“).

Riconoscendo le differenze tra abilità e volontà, puoi agire per modulare al meglio competenze e motivazioni di ogni tuo collaboratore:

• per coloro che evidenziano bassi livelli di abilità ma al contempo alta volontà, è importante fornire istruzioni chiare, guidarli ed assicurare loro anche una formazione per aiutarli a sviluppare le loro capacità;

• quando si tratta di collaboratori con bassa volontà e bassa abilità, dovresti dirigerli concentrandoti sull’aumento della motivazione e sull’affrontare qualsiasi fattore personale o esterno che possa ostacolare le loro prestazioni;

• per i collaboratori con alti livelli di abilità ma bassa volontà, dovresti stimolarli implementando percorsi formativi motivazionali al fine di ispirarli e coinvolgerli ulteriormente: ciò potrebbe comportare l’adozione di obiettivi S.M.A.R.T., il fornire loro frequenti riscontri e la predisposizione di un piano di sviluppo su misura per le loro aspirazioni ed i loro interessi (leggi per un approfondimento l’articolo “Definire obiettivi S.M.A.R.T. per la gestione ottimale del tuo Studio Notarile“);

• dovresti delegare, invece, ai collaboratori con elevate abilità ed alta volontà, affinché abbiano l’autonomia e lo spazio necessari per assumersi la responsabilità del proprio lavoro, pur continuando a ricevere occasionali controlli ed indicazioni da parte tua.

Come funziona la matrice abilità/volontà (Skill/Will)

“Prima di valutare se una risposta è esatta

si deve valutare se la domanda è corretta.“

(Immanuel Kant)

Come già anticipato, la matrice abilità/volontà confronta la volontà (alta o bassa) di un collaboratore di svolgere un determinato compito con il suo livello di abilità (alta o bassa) in relazione a quello specifico compito.

La matrice colloca la “volontà” (ovvero entusiasmo, autostima e proattività), la quale è correlata alla motivazione, sulla propria linea verticale e le “abilità” (ovvero competenze tecniche, conoscenze ed esperienze) su quella orizzontale.

La matrice ti suggerisce di gestire in modo diverso e specifico i collaboratori che collochi in ogni quadrante della stessa, spaziando dalla direzione alla delega:

• Quadrante 1 (Q1) – Bassa abilità , alta volontà: i collaboratori che collochi in questo quadrante non possiedono tutte le competenze necessarie per svolgere la propria attività, ma dispongono della motivazione necessaria per migliorare.
  • Profilo dei collaboratori:
    • desiderosi di portare a termine i compiti ma non dispongono delle competenze necessarie per farlo;
    • evidenziano grande entusiasmo;
    • manifestano forte desiderio di avere successo ed eccellere nel lavoro;
    • necessitano di acquisire le necessarie competenze per svolgere i compiti affidatigli.
  • Strategia di gestione dei collaboratori: guidarli offrendo formazione ed opportunità di apprendimento continuo per sviluppare le loro competenze. Offri a questi collaboratori quante più opportunità possibili per sviluppare le proprie competenze incoraggiandoli ad assumersi rischi “gestiti“, dai quali potranno imparare molto.

• Quadrante 2 (Q2) – Alta abilità, alta volontà: questi collaboratori possiedono le competenze e la motivazione necessari per avere successo sul posto di lavoro.
  • Profilo dei collaboratori:
    • possiedono l’abilità e la volontà di mettersi in gioco;
    • cercano nuove opportunità di crescita;
    • desiderano imparare e sviluppare nuove competenze;
    • manifestano forte motivazione e determinazione;
    • sono persone altamente performanti e focalizzate sull’obiettivo.
  • Strategia di gestione dei collaboratori: delegare compiti a questi collaboratori lasciando loro l’autonomia e l’opportunità di gestire più attività, poiché hanno maggiori probabilità di governare le responsabilità in modo efficace. I collaboratori che si collocano in questo quadrante hanno meno bisogno di un coach e più di un mentore: incoraggiali a proseguire nell’adottare tale approccio ma rimani sempre disponibile se hanno bisogno di essere consigliati o guidati. 

• Quadrante 3 (Q3) – Bassa abilità, bassa volontà: questi collaboratori non possiedono ancora le competenze necessarie per svolgere il proprio lavoro e sono poco motivati a migliorarle.
  • Profilo dei collaboratori:
    • risultano carenti delle competenze e della motivazione necessari per mettersi in gioco;
    • potrebbero aver avuto esperienze negative o fallimentari in passato ed aver paura di sbagliare di nuovo;
    • potrebbero essere nel ruolo sbagliato o non essere adatti ad operare all’interno della tua organizzazione;
    • potrebbero essere riluttanti a chiedere aiuto.
  • Strategia di gestione dei collaboratori: impartire  a questi collaboratori indicazioni chiare e strutturate monitorandoli e dirigendoli con una supervisione attenta, al fine di garantire la conformità con gli obiettivi ed incoraggiare lo sviluppo delle competenze. Lavorare con collaboratori che si collocano in questo quadrante richiederà necessariamente più tempo ed impegno: stabilisci aspettative e scadenze chiare e monitora attentamente i loro progressi, incoraggiandoli a chiedere aiuto quando ne hanno bisogno. 

• Quadrante 4 (Q4) – Alta abilità, bassa volontà: questi collaboratori possiedono le competenze per ricoprire il proprio ruolo, ma non sono motivati a farlo.
  • Profilo dei collaboratori:
    • possiedono le capacità per mettersi in gioco ma mancano di motivazione;
    • potrebbero aver raggiunto un alto livello di abilità e mancare di stimoli;
    • potrebbe esserci stato un recente episodio che ha minato la loro motivazione;
    • necessitano di stimoli e di nuovi obiettivi “sfidanti”.
  • Strategia di gestione dei collaboratori: stimolali allineando, per quanto possibile, le attività ai loro interessi o agli obiettivi di crescita personale e professionale, riconoscendogli i loro successi per aumentarne il coinvolgimento. Scopri cosa motiva questi collaboratori, quindi collega le loro “molle motivazionali” al ruolo ricoperto al fine di aumentarne l’impegno. Comprendi insieme a loro come poter intervenire su quegli aspetti del proprio ruolo che hanno un impatto negativo sulla loro motivazione. 

Applicazione della matrice Skill Will nel tuo Studio Notarile

Puoi utilizzare la matrice abilità/volontà all’interno del tuo Studio Notarile: può esserti molto utile, ad esempio, nei periodi di transizione organizzativa e le seguenti situazioni ne descrivono l’utilità:

• sviluppo e formazione dei collaboratori

identificare, attraverso la Skill Will Matrix,  dove si collocano i tuoi collaboratori ti consente di personalizzare le opportunità di apprendimento e sviluppo che soddisfano le loro esigenze individuali. Ad esempio, un assistente notarile con alta volontà e bassa abilità potrebbe trovare utile la formazione tecnica, mentre un collaboratore con alta abilità e bassa volontà potrebbe trarre vantaggio da attività formative motivazionali (leggi per un approfondimento l’articolo “Job Crafting per “modellare” e “trasformare” il lavoro dei collaboratori del tuo Studio Notarile“);

• gestione delle performance lavorative

la Skill WIll Matrix può aiutarti a comprendere la causa principale dei problemi di performance, separando le carenze di abilità da quelle motivazionali: ciò ti consente, altresì, di rendere i tuoi interventi maggiormente mirati come, ad esempio, avviando attività di coaching e sviluppo delle competenze per coloro che hanno insufficienti abilità o adottando strategie di potenziamento della motivazione per coloro che hanno alte abilità ma bassa volontà (leggi per un approfondimento l’articolo “Studio Notarile: come sviluppare un “team ad alta performance”“);  

• ristrutturazione organizzativa

potrebbe presentarsi la necessità di una ristrutturazione organizzativa all’interno del tuo Studio Notarile: la Skill Will Matrix potrà sicuramente aiutarti a prendere decisioni che supportino i nuovi obiettivi organizzativi ed a trattenere i collaboratori più talentuosi (leggi per un approfondimento l’articolo “Il modello ADKAR per il cambiamento organizzativo nel tuo Studio Notarile“);

• nuovi membri del team

ci vuole tempo per conoscere le competenze, le abitudini di lavoro e le modalità operative di un nuovo membro del team: la Skill Will Matrix può fornirti un vantaggio nella comprensione dei punti di forza, delle motivazioni e delle modalità di comunicazione del nuovo collaboratore (leggi per un approfondimento l’articolo “Il processo di “onboarding” dei neo assunti nel tuo Studio Notarile“);

• miglioramento della tua leadership

l’utilizzo di questa matrice ti aiuta a comunicare con il tuo team ed a favorirne lo sviluppo, utilizzando ogni volta la strategia più appropriata per la gestione dei collaboratori (Guida, Delega, Direzione o Motivazione): tutto ciò ti supporta nello scoprire i punti di forza dei tuoi collaboratori, consentendoti di favorire la loro crescita personale e professionale (leggi per un approfondimento l’articolo “Leadership Notarile: come coltivarla e svilupparla nel tuo Studio“);

• rientro al lavoro

se hai un collaboratore che rientra al lavoro dopo un congedo di maternità, una malattia o un’assenza prolungata puoi usare la Skill Will Matrix per identificare i suoi comportamenti e le sue capacità ed aiutarlo a tornare alla sua vita professionale in tempi più brevi (leggi per un approfondimento l’articolo ““Inside Out 2”: spunti per gestire le emozioni nel tuo Studio Notarile“).

Con la valutazione operata attraverso la matrice Skill Will puoi determinare dove si colloca ogni membro del tuo team: a seguire puoi sviluppare la strategia di coaching più appropriata per ognuno di essi, affinché ogni tuo collaboratore possa esprimere al meglio il proprio potenziale (leggi per un approfondimento l’articolo “Il Team Coaching a supporto del Notaio Leader®: come risvegliare il potenziale dei tuoi collaboratori“).