Sandbagging nel tuo Studio Notarile: cosa puoi fare?

Il “sandbagging” è una strategia insidiosa e silenziosa che può corrodere la fiducia e limitare il potenziale di crescita della tua organizzazione. Impara a riconoscere i segnali di questo comportamento tossico e comprendi quali strategie di leadership puoi applicare per disinnescare questa minaccia e promuovere una cultura di trasparenza ed eccellenza.

“Quando un team fissa obiettivi

che sa di poter raggiungere, non innova.

Non si spinge oltre. Non prova cose nuove.”

(Jeff Gothelf)

Il sandbagging viene definito l’arte di “sottostimare le promesse e superare le aspettative” (under promising and over delivering) e nasconde in realtà una deliberata manipolazione di risultati, capacità e tempistiche, dando luogo ad un vero e proprio sabotaggio silenzioso che, all’interno del tuo team, può minacciare la produttività e la fiducia.

Nel contesto lavorativo attuale, caratterizzato da ritmi serrati e misurazioni della produttività, l’atto di sembrare un top performer può risultare maggiormente premiante: è qui che può emergere, insidioso e silenzioso, il fenomeno del “sandbagging” la cui essenza risiede nella dissimulazione e nella manipolazione dell’esito o della percezione.

Il termine, che evoca l’uso dei sacchi di sabbia per costruire difese o nascondere qualcosa, si riferisce all’atto deliberato di nascondere il proprio vero potenziale, le proprie risorse o i propri piani, fino al momento ottimale per rivelarli e massimizzare il vantaggio.

Si tratta di una strategia deliberata ed ingannevole attraverso la quale un tuo collaboratore o il tuo intero team sottovalutano intenzionalmente le proprie capacità, conoscenze o i risultati attesi, stabilendo aspettative basse che possono poi, quindi, facilmente superare.

Un sandbagger crea intenzionalmente aspettative basse su un’attività, una consegna o un risultato, che -al contrario- sa di poter raggiungere con facilità: quando il risultato finale supera ampiamente le aspettative predefinite, il sandbagger riesce in tal modo ad ottenere stupore, lodi, eventuali gratificazioni e riconoscimenti.

L’espressione sandbagging è associata -in ambienti lavorativi tossici– anche al denigrare o screditare, apertamente o in forme velate, uno o più colleghi (leggi per un approfondimento l’articolo “Collaboratori “tossici” nel tuo Studio notarile: cosa fare?”), danneggiando conseguentemente la pianificazione e l’integrità della tua organizzazione.

Per comprendere appieno l’impatto che questa pratica comportamentale può avere sul tuo Studio Notarile è necessario decodificare le motivazioni profonde ed i meccanismi che eventualmente spingono i tuoi collaboratori ad adottare tale tattica ingannevole.

La ragione principale per cui si adotta il sandbagging è la ricerca di un vantaggio: i tuoi collaboratori possono spingersi ad adottare questo comportamento per diverse motivazioni che vanno dalla gelosia per presunte “diversità di trattamento” alla competizione per l’avanzamento professionale o al desiderio di distogliere l’attenzione dalle proprie debolezze ed insicurezze.

Il sandbagging è radicato nel nostro innato istinto di sopravvivenza il quale ci spinge a spendere meno energie possibili per completare un’attività, le principali ragioni e motivazioni per cui si sceglie di “frenare le proprie capacità” possono essere molteplici:

1) massimizzare l’apparenza dell’eccellenza: la motivazione primaria è apparire come un top performer, in quanto stabilire obiettivi inferiori al proprio potenziale rende facile superarli, garantendo gratificazioni e complimenti ;

2) ridurre la pressione ed il rischio di fallimento: molti sandbagger temono di non essere in grado di mantenere un livello di aspettativa elevato e per evitare lo stress e le conseguenze negative derivanti dal mancato raggiungimento di obiettivi ambiziosi fissano l’asticella più in basso, rendendo il lavoro meno stressante (leggi per un approfondimento l’articolo “La “potenza” del fallimento nel tuo Studio Notarile: la capacità di rialzarsi sempre per crescere e migliorare”);

3) nascondere le debolezze o evitare il sovraccarico: alcuni collaboratori nascondono le proprie competenze specialistiche per evitare responsabilità aggiuntive o attività più impegnative. Altri, specialmente se nuovi in un ruolo o in difficoltà, possono tendere a nascondere le proprie reali capacità per apparire competenti, “insabbiando” una potenziale mancanza di abilità (leggi per un approfondimento l’articolo “I collaboratori del tuo Studio Notarile sono immuni dall’effetto Dunning-Kruger?”);

4) vantaggio competitivo e gelosia: il sandbagging può essere alimentato anche dalla gelosia per presunti “trattamenti di favore” riservati ad altri colleghi o dalla competizione diretta per l’avanzamento professionale. Nascondere i propri punti di forza può impedire ai colleghi “concorrenti” di conoscere con precisione le proprie capacità, creando un elemento di “sorpresa tattica”.

Il Sandbagging nel tuo Studio Notarile

“Potremmo pensare che fissare obiettivi conservativi

sia saggio, ma in realtà ci rende meno produttivi.”

(Michael Hyatt)

Nel tuo Studio Notarile il sandbagging può manifestarsi attraverso la manipolazione delle aspettative relative a tempistiche, complessità e competenze (tutti elementi fondamentali che regolano l’interazione con i clienti ed i colleghi), dando luogo ai seguenti atteggiamenti:

• sovrastima dei tempi delle attività e loro ultimazione: una delle modalità più comuni è la manipolazione dei tempi di lavorazione ed ultimazione delle pratiche. Se un tuo collaboratore si rende conto che la lavorazione di una data pratica per la stipula di un atto di compravendita richiede tre settimane (considerando tutte le verifiche necessarie), potrebbe intenzionalmente comunicare una stima “falsata” di quattro o cinque settimane dovuta a tutta una serie di motivazioni addotte a giustificazione della tempistica indicata. L’obiettivo è duplice:

1. ridurre la pressione: disponendo di un margine di tempo ulteriore per gestire imprevisti o per dedicarsi ad altre attività;
2. apparire iper-efficiente: ultimando la pratica in tre settimane il tuo collaboratore apparirà come altamente efficiente e capace ai tuoi occhi, a quelli del cliente e dei colleghi, generando un senso di “sorpresa positiva“.

Questa tattica, sebbene possa sembrare vantaggiosa individualmente, danneggia l’intera pianificazione del tuo Studio: se, infatti, tutti i tuoi collaboratori adottassero tale approccio, il tuo Studio nel suo complesso non sfrutterebbe la sua vera capacità produttiva, portando ad un’allocazione falsata delle risorse e, nel tempo, ad un probabile stallo.

• dissimulazione delle competenze: durante le revisioni delle performance individuali o l’assegnazione di nuove pratiche ed attività, un tuo collaboratore potrebbe minimizzare o celare le proprie abilità o conoscenze specifiche in determinate fasi dell’attività notarile, con la finalità di evitare che gli vengano assegnate attività più sfidanti, onerose o più complesse, conservando in tal modo un carico di lavoro gestibile ed una propria “zona di comfort” (leggi per un approfondimento l’articolo “Come gestire la resistenza al cambiamento nel tuo Studio Notarile?”);

• sandbagging tattico dell’intero team di Studio: anche il tuo intero team potrebbe ritardare volutamente la comunicazione dei progressi delle attività al solo fine di volerti sorprendere con risultati rapidi solo poco prima di una scadenza formale. Ciò al fine di creare l’illusione del raggiungimento prima del tempo di un dato risultato o obiettivo mentre tutto ciò, in realtà, mina la trasparenza all’interno della tua organizzazione.

Il sandbagging non è solo un atto solitario di manipolazione degli obiettivi, può manifestarsi anche come una cultura tossica e competitiva tra colleghi. In ogni Studio Notarile la collaborazione è cruciale, pertanto risulta vitale -per proteggere l’intera organizzazione– l’individuazione dei seguenti segnali che evidenziano il sandbagging:

• screditare il lavoro altrui: i sandbagger sono soliti sminuire apertamente o velatamente i colleghi di fronte a te o all’interno team. Questo comportamento ostile o sprezzante mira a far apparire gli altri meno competenti;

• parlare alle spalle: se uno dei tuoi collaboratori parla male dei colleghi in tua presenza è altamente probabile che faccia lo stesso, riguardo alla tua persona, quando sei assente;

• segnali non verbali del sandbagging: un indicatore evidente dei sandbagger si riscontra quando smettono immediatamente di sussurrare, sorridere o ridere non appena qualcuno entra nella loro stanza;

• cambiamento del tono di voce: un sandbagger può cambiare il proprio tono di voce quando parla di un collega, utilizzando un’intonazione che esprime delusione, frustrazione o derisione;

• distanziamento sociale: se un tuo collaboratore -che prima interagiva regolarmente con i colleghi- inizia a evitarli o a rifiutare le interazioni, potrebbe aver iniziato a mettere in atto un’azione di sandbagging. Come già anticipato, questi comportamenti sono spesso motivati dalla gelosia, dalla competizione per l’avanzamento professionale o dal tentativo di distogliere l’attenzione dalle proprie debolezze e insicurezze.

Rischi e soluzioni per il tuo Studio Notarile

Le conseguenze deleterie del sandbagging per il tuo Studio Notarile possono essere molteplici:

• erosione della fiducia e del morale

la sfiducia è la conseguenza più tossica: qualora sia tu che i colleghi scopriate che un tuo collaboratore ha nascosto intenzionalmente le sue capacità, conseguentemente la sua reputazione e la credibilità ne vengono danneggiate irreparabilmente. Questa mancanza di trasparenza erode le relazioni professionali e crea un ambiente di lavoro tossico in quanto la diffidenza reciproca tra i membri del tuo team rende difficile la vera collaborazione, abbassando il morale e l’impegno complessivo;

• stagnazione operativa ed allocazione falsata delle risorse

a livello organizzativo, il sandbagging porta a conseguenze finanziarie e operative significative: se gli obiettivi del tuo Studio (ad esempio volume di atti gestiti, velocità di chiusura delle pratiche, ecc..) si basano su aspettative intenzionalmente ribassate dai tuoi collaboratori, l’intera organizzazione opera al di sotto del suo vero potenziale dando luogo -a cascata- alle seguenti conseguenze:

1) budget e risorse inefficaci: l’errata valutazione delle capacità del tuo team porta ad una distribuzione inefficace di budget, personale e risorse, bloccando attività e processi;

2) mancanza di innovazione: se il tuo team si pone obiettivi che sa di poter raggiungere senza difficoltà alcuna non tende ad innovare, non si spinge oltre e non prova cose nuove. Le attività si ripetono con il consueto ritmo senza i “salti esponenziali in avanti” necessari per rimanere competitivi. I processi si irrigidiscono e ristagnano, rendendo il tuo Studio incapace di rispondere con agilità in un settore in continua evoluzione (leggi per un approfondimento l’articolo “Il modello ADKAR per il cambiamento organizzativo nel tuo Studio Notarile”).

• opportunità limitate per lo stesso sandbagger

paradossalmente l’atto di nascondere il proprio potenziale può ritorcersi contro il sandbagger. Infatti, se tu arrivi a sottovalutare le capacità di un tuo collaboratore, quest’ultimo potrebbe essere escluso da attività e responsabilità di alto profilo o da gratificazioni, limitando la sua crescita professionale. Il sandbagging, pertanto, non è una strategia sostenibile a lungo termine per nessuno.

Affrontare il sandbagging richiede un cambio di paradigma, in primis da parte tua in quanto notaio leader®: l’obiettivo deve essere quello di incoraggiare l’onestà e la vera eccellenza, non la manipolazione della percezione.

Una cultura di fiducia ed apertura è la barriera più forte contro il sandbagging, pertanto potresti adottare il seguente approccio:

• monitoraggio regolare e trasparente: monitora regolarmente i progressi e confronta i risultati attuali con la performance storica. Se il tasso di crescita è identico o molto vicino al passato, è un segnale che il tuo team non stia “spingendo” abbastanza. L’adozione di sistemi di reporting trasparenti e metriche chiare rende difficile nascondere le reali capacità;

• incoraggiare la vulnerabilità: come notaio leader® favorisci un ambiente in cui ci si senta a proprio agio nel condividere i potenziali problemi o le “cattive notizie“, senza temere punizioni. Attraverso la tua leadership devi far passare il concetto che la vulnerabilità è un punto di forza e non di debolezza (leggi per un approfondimento l’articolo “Quanta sicurezza psicologica alimenti all’interno del tuo Studio Notarile?”); 

• confronto costruttivo: se sospetti che sia in atto un comportamento di sandbagging (ad esempio, un tuo collaboratore sminuisce i contributi di un collega), affronta immediatamente la questione e prendi di petto la situazione chiedendo spiegazioni sulle osservazioni espresse, con l’obiettivo primario di risolverla e porvi fine.

Il sandbagging, inteso come la dissimulazione intenzionale delle proprie capacità per manipolare la percezione e massimizzare i riconoscimenti, rappresenta un costo nascosto significativo per la tua organizzazione di Studio, la cui reputazione si basa anche sull’integrità e sull’affidabilità (leggi per un approfondimento l’articolo “I tuoi collaboratori comunicano l’Immagine dello Studio e veicolano il Brand Notarile”).

Questa tattica, sebbene offra al sandbagger gratificazioni a breve termine, rappresenta un percorso insostenibile per la tua organizzazione di Studio in quanto distrugge la fiducia, tarpa le ali all’innovazione e limita il vero potenziale di crescita.

Un’organizzazione che ignora, non interviene o addirittura gratifica il sandbagging crea un ambiente di lavoro tossico, dove l’inganno viene premiato.

L’imperativo per il tuo ruolo di notaio leader® è quello di stabilire aspettative chiare e realistiche fin dall’inizio e favorire una cultura della trasparenza (leggi per un approfondimento l’articolo “La Carta del Rispetto nel tuo Studio Notarile: valori e considerazione all’interno del team (e non solo)”).

Solo incoraggiando i tuoi collaboratori ad operare fuori dalla propria “zona di comfort“, accettando che le idee sperimentali possano non funzionare (purché se ne ricavi un apprendimento), può consentire al tuo Studio Notarile di dispiegare e sprigionare il proprio vero potenziale.

L’obiettivo finale, infatti, non è quello di superare aspettative artificialmente basse bensì quello di raggiungere l’eccellenza in modo onesto e sostenibile.