Quanto desideri che i tuoi collaboratori di Studio si assumano maggiormente la responsabilità del proprio lavoro? Una componente essenziale, infatti, di un team altamente funzionale e di performance lavorative eccezionali è che i tuoi singoli assistenti notarili si assumano in maggior misura la responsabilità delle attività svolte: scopri le 7 azioni che potresti intraprendere.
“E’ facile ignorare la responsabilità
quando si è soltanto un anello intermedio
in una catena di azioni.“
(Stanley Milgram)
Quando pensi ad un collaboratore o ad un team ideale ti vengono in mente qualità come la capacità di saper interagire, quella di risolvere i problemi (problem solving) e l’affidabilità (leggi per un approfondimento l’articolo “Il ruolo chiave dei “problem solver” nella quotidiana complessità dello Studio Notarile“).
Tuttavia, queste caratteristiche non bastano: la capacità dei tuoi collaboratori di assumersi la piena responsabilità delle proprie attività rappresenta un potente “motore” per promuovere un ambiente di lavoro collaborativo ed incentrato sulla crescita.
Quando i membri del tuo team di Studio si assumono la titolarità dei propri ruoli e responsabilità avvertono una connessione più profonda con gli obiettivi della tua organizzazione, il che porta ad un maggiore coinvolgimento e responsabilità: ciò si traduce in una migliore coesione del team, risoluzione proattiva dei problemi ed innovazione continua (leggi per un approfondimento l’articolo “Il modello di leadership e motivazionale di Adair nel tuo Studio Notarile“).
Esiste un collegamento diretto tra i collaboratori che si assumono la responsabilità del proprio lavoro e gli Studi Notarili che riescono a perseguire al loro interno un elevato coinvolgimento dei dipendenti, un clima di lavoro positivo e motivante ed un’alta fidelizzazione; inoltre, i collaboratori che si assumono la responsabilità sono un indicatore di una cultura organizzativa desiderabile e di relazioni soddisfacenti tra datore di lavoro e lavoratori (leggi per un approfondimento l’articolo “Employer e Talent Branding: come attrarre e trattenere i migliori talenti nel tuo Studio Notarile“).
Quando si parla di un collaboratore che si assume la responsabilità del proprio lavoro si intende che si fa carico pienamente di completare o supervisionare un’attività, una pratica o un adempimento dall’inizio alla fine ed è responsabile dei risultati .
Durante il processo di completamento del proprio lavoro questi collaboratori sono motivati ad impegnarsi al massimo, andando anche “oltre” per migliorare la qualità delle attività da essi svolte: si sentono investiti del risultato, preoccupandosi del successo organizzativo come se la medesima attività la svolgessi tu in prima persona.
Preoccupàti, infatti, anche per il proprio successo personale e professionale essi desiderano avere un impatto positivo e di vasta portata ed essere efficaci nella loro sfera di competenza.
Come notaio leader® devi dare l’esempio, facendoti carico delle problematiche di Studio, adottando un atteggiamento improntato alla trasparenza e prendendoti sempre le tue responsabilità: modellare questi comportamenti incoraggia i tuoi collaboratori a fare lo stesso.
Le qualità chiave che entrano in gioco sono la creazione di fiducia, la comunicazione efficace e la capacità di fornire riscontri costruttivi: il notaio leader® che, all’interno del proprio Studio, attribuisce priorità a queste qualità favorisce la creazione di un ambiente di lavoro che promuove l’assunzione di responsabilità (leggi per un approfondimento l’articolo “Potenzia il tuo Studio Notarile coltivando l’empowerment dei tuoi collaboratori“).
Come si manifesta l’assunzione di responsabilità e perché è importante
“La responsabilità è la cosa
che le persone temono di più.
Eppure è l’unica cosa al mondo che ci sviluppa,
che ci dà il senso della nostra dignità.“
(Fabrizio Caramagna)
I collaboratori che sono propensi ad assumere la responsabilità sul luogo di lavoro spesso agiscono come segue:
- si offrono volontari per opportunità ed incarichi quando chiedi tale disponibilità da parte dei tuoi assistenti notarili;
- sono proattivi nel comprendere appieno quali compiti devono essere svolti, agiscono in modo indipendente e senza richiedere istruzioni;
- anticipano potenziali problematiche ed adottano misure per risolverle prima che possano degenerare;
- si assumono rischi in modo calcolato e ponderato.
Conseguentemente, i collaboratori che si assumono la responsabilità del proprio lavoro mostrano le seguenti caratteristiche:
- interesse e soddisfazione per il lavoro che svolgono;
- voglia di imparare e fare di più;
- partecipano attivamente alle attività;
- sono disposti a fornire riscontri ed idee;
- operano in autonomia e sono autosufficienti;
- manifestano fiducia;
- sono animati da una sana ambizione;
- sono consapevoli di essere padroni delle proprie capacità e competenze.
Assumersi la responsabilità sul posto di lavoro si traduce, conseguentemente, nel rendere manifesto ai colleghi di essere affidabili, degni di fiducia, scrupolosi e diligenti: pertanto, rappresenta il risultato dell’intersezione tra passione individuale, iniziativa e responsabilità.
Al contrario, i tuoi collaboratori che non desiderano assumersi la responsabilità del proprio lavoro:
- fanno il minimo indispensabile per “sopravvivere”;
- vanno avanti ogni giorno in modalità automatica, senza la motivazione o l’ispirazione per pensare a nuove idee o scoprire opportunità di miglioramento;
- si “ritraggono” (non condividono le loro idee o non desiderano esporsi) e lasciano che la tua organizzazione di Studio “ristagni”;
- si rivolgono costantemente a te o ai propri colleghi per chiedere aiuto per ogni piccola cosa.
Assumersi la responsabilità aiuta i tuoi collaboratori a:
- creare un rapporto di fiducia con te e con gli altri membri del team;
- aumentare la loro autostima ed il senso di sicurezza;
- essere orgogliosi del proprio lavoro e sperimentare livelli di autonomia sempre maggiori;
- continuare ad imparare, crescere e specializzarsi;
- assumersi ulteriori responsabilità;
- eccellere nella propria carriera e crescere personalmente e professionalmente.
Per l’organizzazione del tuo Studio, nel suo complesso, l’assunzione di responsabilità da parte dei tuoi collaboratori ha un impatto positivo sui profitti in quanto puoi riscontrare:
- assistenti notarili più felici, soddisfatti ed impegnati;
- basso turnover e quindi maggiore fidelizzazione;
- risultati lavorativi di alta qualità;
- maggiore condivisione di idee e collaborazione;
- miglioramento del “clima interno” e della cultura di Studio, nonché delle dinamiche di squadra.
7 consigli per incoraggiare l’assunzione di responsabilità nel tuo Studio Notarile
Di seguito le azioni che potresti intraprendere per incoraggiare i tuoi collaboratori ad assumersi la responsabilità del proprio lavoro ed a trarne vantaggio:
- mostra tu stesso, in primis, responsabilità e passione
I tuoi collaboratori prendono spunto da te su cosa è importante e su come comportarsi: se vuoi che i tuoi dipendenti adottino un certo comportamento devi essere un modello. Per prima cosa, dunque, fai comprendere a ciascun assistente notarile quanto per te sia importante che si assuma la responsabilità ed incoraggialo a farlo;
- impara a conoscere bene i tuoi collaboratori
Può risultare difficile ispirare i tuoi collaboratori a fare di più quando non li conosci appieno e non comprendi a fondo le loro “molle motivazionali”, quindi impara a conoscere i membri del tuo team come persone ponendogli le seguenti domande (leggi per un approfondimento l’articolo “La matrice Skill/Will per una comprensione ragionata dei collaboratori del tuo Studio Notarile“):
- dove si immaginano in futuro?
- qual è il ruolo che desiderano ricoprire?
- cosa li entusiasma di più?
- cosa li motiva ogni giorno?
- quali sono i loro punti di forza?
- quali sono i loro talenti ed interessi nascosti?
- hanno delle paure o degli ostacoli che li frenano?
Incontri periodici, sia individuali che di gruppo, sono importanti per confrontarsi regolarmente su questi argomenti e scoprire come stanno procedendo in generale, sia a livello professionale che personale: gran parte dell’incoraggiamento dei tuoi collaboratori ad assumersi la responsabilità, infatti, spesso si riduce a creare semplicemente un solido e trasparente rapporto ed a mantenere una comunicazione aperta.
- allinea le attività lavorative e le ambizioni dei collaboratori con gli obiettivi ed i valori della tua organizzazione di Studio
La maggior parte dei collaboratori non trova stimolante e motivante eseguire semplicemente e ciecamente le tue indicazioni con “visibilità limitata” (devi infondere nei membri del tuo team un senso di scopo ed una direzione): abbiamo tutti bisogno, infatti, di comprendere il “perché” dietro a ciò che facciamo. Pertanto, i tuoi collaboratori devono sapere:
- la piena portata delle loro responsabilità lavorative, i parametri all’interno dei quali operano e le tue aspettative per le loro prestazioni;
- se gli permetti di uscire dal loro “schema di esecuzione del lavoro” e di pensare da un angolo prospettico differente (e dovresti consentirlo);
- come il loro ruolo si inserisce nel team, come supporta i colleghi ed ha un impatto sul loro lavoro;
- perché le loro quotidiane attività lavorative sono importanti e come contribuiscono al successo della tua organizzazione nel raggiungimento degli obiettivi;
- in che modo il loro ruolo sostiene gli obiettivi ed i valori della tua organizzazione di Studio.
Quando i tuoi collaboratori comprendono il ragionamento che sottende a ciò che fanno (ed a come lo fanno) è più probabile che si sentano sicuri di farsi avanti, di assumersi la responsabilità e di prendere adeguate decisioni quando sono chiamati a farlo.
- offri opportunità continue di apprendimento e crescita personale e professionale
Quando i collaboratori entrano a far parte del tuo team per la prima volta, che siano nuovi assunti o che provengano da un altro Studio (leggi per un approfondimento l’articolo “Il processo di “onboarding” dei neo assunti nel tuo Studio Notarile“), devi sempre fornire loro una solida base per il loro ruolo attraverso la formazione, al fine di consentire loro di:
- apprendere nuovi processi, procedure, competenze e sistemi tecnologici;
- costruire relazioni;
- adattarsi alle dinamiche del tuo team;
- acclimatarsi alla tua cultura di Studio;
- comprendere appieno il proprio ruolo.
In quanto notaio leader® hai la responsabilità di far sì che i tuoi collaboratori raggiungano un livello in cui si sentano competenti, preparati e sicuri e, di conseguenza, a proprio agio nell’assumerne le responsabilità quando si presenterà l’opportunità favorendo, al contempo, una cultura di apprendimento continuo (leggi per un approfondimento l’articolo “Il framework VUCA per aiutare il Notaio Leader® a fronteggiare i contesti in rapido cambiamento“).
- chiedi il contributo dei tuoi collaboratori ed ascoltali
Vuoi sapere cosa pensano i tuoi collaboratori di una determinata problematica? Vuoi che condividano le loro idee per raggiungere uno specifico obiettivo? Prendi l’abitudine di chiedere regolarmente la loro opinione: questa è una parte importante per la costruzione dell’autostima e dell’autonomia dei tuoi assistenti notarili.
Tutti vogliono percepire che gli altri si fidano ed apprezzano la loro opinione: una volta che quel “seme” è stato piantato, i tuoi collaboratori tenderanno a contribuire più spesso. Tuttavia, per favorire la fiducia ed una cultura in cui i membri del tuo team si sentano a loro agio nell’esprimere la propria opinione e condividere le proprie idee, è necessario che tu:
- ascolti attentamente e, se hai bisogno di chiarimenti, fai domande di approfondimento;
- valuti con attenzione il loro contributo ed eviti critiche o rifiuti immediati;
- se non sei in grado di fare ciò, spiega con tatto perché al momento non puoi mettere in pratica un loro suggerimento;
- incoraggiali a continuare a condividere.
- mostra gratitudine
È fondamentale infondere un senso di gratitudine sul posto di lavoro: a tutti, infatti, piace ricevere riscontri positivi e sentirsi apprezzati, ci fa sentire bene con noi stessi e, di conseguenza, aumenta la nostra sicurezza; pertanto, favorisci anche un ambiente in cui i tuoi collaboratori siano più felici e motivati.
Quando mostrano un comportamento desiderabile, come assumersi la responsabilità del proprio lavoro o il desiderio di raggiungere un risultato positivo, non dimenticare di ringraziarli e di dire loro che l’hai notato: potresti anche prendere in considerazione un programma di riconoscimento formale o incoraggiare i tuoi collaboratori a premiarsi a vicenda per un lavoro ben svolto. Dopo aver ottenuto il riconoscimento (che la maggior parte degli assistenti notarili desidera), infatti, continueranno a svolgere un buon lavoro (leggi per un approfondimento l’articolo “Il “sense of belonging” nel tuo Studio Notarile: motore dell’entusiasmo e della motivazione“).
- incoraggia l’autonomia ed abbandona la micro-gestione
Non esiste un modo più rapido per indebolire il morale, l’iniziativa e la sicurezza dei tuoi collaboratori che farli sentire costantemente osservati, giudicati e comandati “a bacchetta”, costretti a conformarsi alle tue preferenze ed indicazioni.
Se li fai sentire “non pronti” proveranno inadeguatezza e risentimento, se fai loro avvertire di essere “incastrati” in un certo modo di fare le cose, rafforzi l’idea che sono costantemente dipendenti da te e non possono fare nulla senza il tuo consenso.
Al contrario, se li potenzi e li rafforzi nella propria autostima si assumeranno la responsabilità: la maggior parte dei collaboratori, infatti, desidera più autonomia sul posto di lavoro, non meno; vogliono sentirsi intelligenti, apprezzati ed affidabili. Come puoi vincere, dunque, la tentazione di micro-gestire tutto ed imparare a delegare?
Il notaio leader® deve essere disponibile a rispondere alle domande, ad offrire indicazioni ed a fare da coach ai propri collaboratori ma non deve “imboccarli” e “tenerli per mano” in ogni passo della loro attività: non è necessario che tu sia coinvolto in ogni singolo compito che un tuo collaboratore intraprende o che debba intervenire in ogni singolo conflitto o sfida che i tuoi assistenti notarili affrontano.
Incoraggia, dunque, la loro indipendenza ed impara a delegare con più frequenza (leggi per un approfondimento l’articolo “Controllo e delega nel tuo Studio Notarile: un classico esempio di “uroboro”?“) procedendo come segue:
- individua quali attività richiedono il tuo coinvolgimento e quali puoi delegare;
- sforzati di far sentire i tuoi collaboratori capaci e preparati;
- rassicurali che hanno la tua piena fiducia ma che sei disponibile a supportarli se necessario;
- trova un equilibrio tra il supporto e la libertà di dare loro la possibilità di trasfondere le proprie capacità (soprattutto decisionali) e competenze nelle attività loro assegnate.
Non sbaglia, infatti, Kenneth Blanchard quando afferma che “l’unico modo per sviluppare il senso di responsabilità nelle persone è affidare loro delle responsabilità”.
