Il tuo Studio Notarile è a corto di collaboratori? Allevia la pressione!

Se hai la sensazione che il tuo Studio Notarile sia a corto di personale e con più lavoro che collaboratori da gestire, sei in buona compagnia! La ricerca di assistenti notarili è ormai la spina nel fianco dei Notai, unitamente alla conseguente necessità di governare la pressione derivante dal sottodimensionamento.

“Alcune persone sono così abituate

a vivere lo stress

che non ricordano come era la vita senza di esso.“

(Andrew Bernstein)

In Rete, sui siti specializzati e sui Gruppi Social a ciò dedicati è un continuo fiume in piena: Notai e Studi Notarili alla spasmodica ricerca di collaboratori perché un proprio assistente notarile è andato in pensione, in malattia, in maternità o ha deciso di lasciare lo Studio per i più svariati motivi (leggi per un approfondimento l’articolo “Strategie per trattenere, attrarre e far crescere i migliori talenti nel tuo Studio Notarile“).

Molti Studi Notarili affrontano il delicato discorso del personale e della forza lavoro solo quando qualche collaboratore va via, nell’ottica di procedere alla necessaria riorganizzazione dell’organico di Studio.

Ovviamente, per evitare di ritrovarsi in queste situazioni è sempre utile procedere per tempo ad una pianificazione strategica della forza lavoro che consenta di prendere in considerazione più variabili, adottando una prospettiva da tre a cinque anni anziché una visione a breve termine, come potrebbe avvenire con il solo piano di assunzione (leggi per un approfondimento l’articolo “L’importanza della pianificazione strategica della forza lavoro nel tuo Studio Notarile“).

Cosa avviene, dunque, quando il tuo Studio Notarile si ritrova a corto di collaboratori?

Qualunque sia la tua situazione, infatti, la carenza di personale mette sicuramente a dura prova il tuo team.

Al contrario, anziché trovarti a dover gestire la perdita di uno o più collaboratori, potresti trovarti nella situazione di veder crescere rapidamente la tua attività grazie al buon funzionamento della tua organizzazione, ma ciò potrebbe crearti difficoltà nel breve termine mentre cerchi di tenere il passo con la crescita improvvisa (leggi per un approfondimento l’articolo “Anticipa il futuro del tuo Studio Notarile attraverso la pianificazione strategica“).

Che cos’altro può aggravare la carenza di personale nel tuo Studio Notarile?

Vi possono essere diversi elementi, per esempio:

• l’operare in un settore di nicchia (e quello notarile lo è) che richiede personale che abbia almeno pre-acquisito le competenze attraverso un percorso formativo professionalizzante;

• una sede notarile in aree più piccole e/o remote che tende ad essere meno attraente sia per i collaboratori attuali che per quelli potenziali;

• una cultura di Studio ed una reputazione negative che potrebbero allontanare i talenti.

Quando i tuoi collaboratori sono sotto pressione per troppo tempo, soprattutto al di fuori dei loro ruoli abituali, il morale ne risente: questo può portare al turnover, che non fa che aggravare il circolo vizioso (leggi per un approfondimento l’articolo “Strategie per trattenere, attrarre e far crescere i migliori talenti nel tuo Studio Notarile“).

Un livello elevato e prolungato di stress indotto dalle attività lavorative, infatti, rappresenta un problema che in quanto notaio leader® non puoi non affrontare: imparare a gestire sia il tuo stress che quello del tuo team di Studio costituisce una fondamentale abilità di leadership (leggi per un approfondimento l’articolo “Metodi per ridurre lo stress nel tuo Studio Notarile“).

Lo stato di stress cronico lavoro-correlato (“burnout”) e la sensazione di indolenza ed apatia (“rust-out”) possono colpire sia te che i collaboratori del tuo Studio Notarile: è basilare comprendere di cosa si tratti e come evitare di rimanerne vittime (leggi per un approfondimento l’articolo “Come evitare burnout e rust-out nel tuo Studio Notarile“).

Come comprendere se sei a corto di personale

“Lo stress si ha non quando

ci si dedica al proprio lavoro,

ma quando il lavoro si dedica a noi.“

(Gerhard Uhlenbruck)

Se il tuo Studio Notarile adotta -come già anticipato più sopra- una pianificazione strategica del personale, il tuo piano di assunzione indicherà quando il numero attuale dei collaboratori e la loro allocazione alle varie mansioni e responsabilità non sono in linea con le esigenze e gli obiettivi organizzativi.

Grazie a queste informazioni, dunque, potrai apportare modifiche in modo proattivo nelle aree appropriate, prima che i tuoi assistenti notarili subiscano un impatto significativo.

Se, invece, non hai ancora individuato tali posizioni ed hai bisogno di aggiungere nuovi ruoli, analizza il tuo contesto organizzativo e poniti le seguenti domande:

• le attività non vengono completate per tempo perché non ci sono abbastanza collaboratori?

• tutti i miei collaboratori hanno raggiunto la massima capacità lavorativa e sono oberati a dismisura?

• nel mio Studio Notarile capita con notevole frequenza di dover fare straordinari?

Se hai improntato il tuo Studio Notarile ad una cultura organizzativa positiva che dà priorità all’onestà ed alla trasparenza ed i tuoi collaboratori si sentono sicuri di poterti esprimere sinceramente come si sentono, potrebbero manifestarti apertamente la loro preoccupazione di essere oberati di lavoro (leggi per un approfondimento l’articolo “Come incoraggiare i tuoi collaboratori notarili ad assumersi la responsabilità del proprio lavoro“).

In caso contrario, sarà necessario prestare attenzione ai segnali di stress o burnout dei tuoi collaboratori e, se presenti, comprendere se sono correlati all’assunzione di carichi di lavoro extra o derivanti da:

• stili di gestione delle attività (leggi per un approfondimento l’articolo “Nel tuo Studio Notarile si lavora sempre in emergenza? Impara a gestire le priorità“); 

• conflitti sul posto di lavoro (leggi per un approfondimento l’articolo “Collaboratori “tossici” nel tuo Studio notarile: cosa fare?“); 

• problemi personali; 

• problemi legati alle prestazioni lavorative; 

• noia o mancanza di impegno nel lavoro.

Se intendi dedicare tempo e risorse alla gestione del tuo personale devi assicurarti, infatti, che non vi siano problematiche di fondo che rendano le “sfide quotidiane” relative ai tuoi collaboratori ancor più impegnative.

Come gestire il tuo team se il numero dei collaboratori è insufficiente

Quali azioni potresti adottare qualora il tuo Studio Notarile si ritrovasse, di punto in bianco, a corto di personale e  non fosse finanziariamente possibile o risultasse complicato ed arduo assumere nuovi collaboratori nell’immediato?

Potrebbe non essere una buona idea, infatti, quella di mantenere lo status quo e permettere che la situazione peggiori ulteriormente: vi sono, pertanto, alcune azioni che potresti intraprendere per mitigare e contenere questa fase e, al contempo, preservare i rapporti con i tuoi collaboratori.

1) Comunicare e riconoscere di essere a corto di personale

• fai sapere ai tuoi collaboratori che lo Studio è a corto di personale e spiegane il perché: se sei in grado di stimare la durata di questa situazione, comunicala;

• esprimi il tuo apprezzamento per tutto il lavoro che i tuoi collaboratori stanno svolgendo e dimostra di essere a conoscenza dei loro sforzi;

• incoraggia i tuoi collaboratori a discutere con te delle loro preoccupazioni ed a comunicarti i loro feedback e qualsiasi idea abbiano: potrebbero infatti suggerirti qualcosa a cui altrimenti non avresti pensato;

• condividi il prima possibile con i tuoi collaboratori la tabella di marcia che hai predisposto per ridurre il loro carico di lavoro: chiedi il loro parere su tale piano per assicurarti di non aver trascurato nulla che potrebbe avere un impatto negativo su di loro.

Soprattutto sii pronto ad ascoltare, ad agire e ad individuare anche piccoli cambiamenti che potrebbero avere un impatto significativo.

2) Stabilire le priorità

Con il contributo del tuo team di Studio individua quali attività risultino essere più critiche e quali, invece, possano aspettare. Un altro modo di ragionare, in alternativa, potrebbe essere il seguente: “cosa possiamo smettere di fare, almeno temporaneamente, che ci sta solo intralciando?” (leggi per un approfondimento l’articolo “Cos’è urgente e cosa è importante nel tuo Studio Notarile? Scoprilo con la Matrice di Eisenhower“)

Tuttavia, è opportuno al contempo sviluppare un piano per tutte le attività in sospeso in modo che non vengano dimenticate.

3) Redistribuire i compiti

Alcuni dei tuoi collaboratori hanno un carico di lavoro più leggero di altri? Potrebbe essere necessario formare i tuoi assistenti notarili con carichi di lavoro più leggeri ed attribuire loro alcune attività dei colleghi più sovraccarichi e che, dunque, potrebbero necessitare di ulteriore supporto.

4) Consentire ai tuoi collaboratori di scambiarsi le attività

Qualcuno dei tuoi collaboratori ha una specifica area di interesse o una passione per una determinata competenza o attività? Probabilmente potrebbero essere disposti ad accettare di occuparsi di quelle attività e se, al contempo, c’è qualche aspetto delle mansioni che attualmente svolgono che non apprezzano, forse un collega potrebbe essere disposto ad occuparsene al posto loro.

Infatti, se i tuoi collaboratori amano quello che fanno e possono delegare –sotto la tua supervisione ed autorizzazione– i compiti di cui preferirebbero non occuparsi, le attività extra potrebbero risultare loro meno gravose.

5) Partecipare in prima persona

Nei momenti di crisi e pressione tutti devono fornire il proprio contributo alla squadra e questo vale anche per te in quanto notaio leader®. Il risentimento, infatti, potrebbe insinuarsi tra i tuoi collaboratori se questi ultimi avvertissero la sensazione che non sei al loro fianco, contribuendo in prima persona a fronteggiare il periodo di difficoltà.

Allo scopo di modellare i comportamenti e l’atteggiamento che desideri che i tuoi collaboratori adottino e di contribuire a ridurre il loro carico di lavoro, compatibilmente con i tuoi impegni, dovresti essere aperto anche ad assumerti attività aggiuntive al fine di coadiuvarli e supportarli per quanto possibile.

Il tuo esempio fa la differenza, in quanto il notaio leader® è coerente: dice quello che fa e fa quello che dice (leggi per un approfondimento l’articolo “Perché il Notaio Leader® pensa causativo: la contagiosità della respons-abilità nel tuo Studio Notarile“).

6) Abbracciare la flessibilità

Se chiedi ai tuoi collaboratori di svolgere attività extra, il che spesso significa lavorare più ore, consenti anche loro una maggiore flessibilità all’interno della tua organizzazione di Studio, in modo che possano comunque mantenere un equilibrio tra lavoro e vita privata.

Tutto ciò include opportunità per:

• lavorare da remoto, se il tuo Studio non lo consente già (leggi per un approfondimento l’articolo “Studi Notarili e Smart Working: tra paure (ingiustificate) e concrete opportunità“);

• lavorare con un orario alternativo e flessibile; 

• giorni flessibili e tempo libero per riposare e ricaricarsi.

Questa flessibilità e comprensione delle esigenze dei tuoi collaboratori, in un periodo di emergenza e difficoltà, potrebbe ridurre il rischio di burnout aumentando contemporaneamente il loro coinvolgimento e la loro motivazione.

7) Considerare inserimenti di risorse a breve termine

L’assunzione di uno o più collaboratori a tempo indeterminato potrebbe non essere possibile nel breve periodo ma potresti valutare altre tipologie di collaborazioni quali: assistenti notarili part-time, a tempo determinato, stagisti o collaboratori a partita iva.

Riassumendo, se il tuo Studio Notarile è a corto di personale, elabora un piano ed agisci il prima possibile per evitare che i tuoi collaboratori si sovraccarichino, si stressino e si esauriscano.

Se non puoi o non riesci ad assumere nell’immediato uno o più collaboratori a tempo pieno, le tue azioni devono concentrarsi su una comunicazione efficace e su altre soluzioni “tampone” come la redistribuzione dei compiti, la condivisione delle attività, il tuo impegno ad assorbire anche in prima persona un carico di lavoro maggiore e la valutazione di inserimenti di assistenti notarili a breve termine.

In questo modo puoi mantenere alto il morale ed il coinvolgimento dei tuoi collaboratori, evitando demotivazione, stress ed ulteriori allontanamenti dal tuo Studio.