Perché alcuni Studi Notarili eccellono mentre altri annaspano? Scopri la “tabella di marcia” per trasformare un insieme di professionisti competenti in un team ad alta performance. Il segreto? Non evitare i conflitti, ma gestirli strategicamente.
“I team si sviluppano attraverso quattro fasi
– forming, storming, norming e performing.
Ognuna porta con sé le proprie sfide.”
(Bruce Tuckman)
Mettere insieme un gruppo di collaboratori di talento non equivale automaticamente a formare un team di successo: il passaggio da una “ciurma eterogenea di estranei ben intenzionati” ad una “squadra sincronizzata” è un processo complesso (leggi per un approfondimento l’articolo “Oltre il talento: come costruire un team performante nel tuo Studio Notarile”).
Il successo del tuo Studio Notarile nell’attuale panorama professionale non dipende, infatti, solo dalla competenza individuale dei tuoi singoli collaboratori ma dalla coesione e dalle performance del tuo team: come puoi trasformare, dunque, un insieme di professionisti in una “macchina ben oliata“? (Leggi per un approfondimento l’articolo “Nel tuo team di Studio ogni collaboratore ricopre un ruolo specifico: individua e comprendi quale.”)
È in questo contesto che il modello di sviluppo del team del ricercatore e psicologo americano Bruce Tuckman, proposto per la prima volta nel 1965 nel suo articolo ”Developmental sequence in small groups” (“Sequenza di sviluppo in piccoli gruppi”), si rivela uno strumento di leadership insostituibile.
Il modello, che originariamente prevedeva quattro fasi (Forming, Storming, Norming e Performing) e fu successivamente esteso nel 1977 con l’aggiunta della fase di Adjourning (o Mourning) in collaborazione con la studentessa Mary Ann Jensen, descrive la sequenza comune delle fasi che la maggior parte dei gruppi attraversa (leggi per un approfondimento l’articolo “Studio Notarile: come sviluppare un “team ad alta performance””).
In quanto notaio leader®, comprendere queste fasi per te è essenziale: ti consente di individuare esattamente dove si trova il tuo team nel proprio ciclo evolutivo e di attuare “strategie pratiche” per guidarlo il più rapidamente possibile verso lo stato di alta performance. Non si tratta di microgestire (leggi per un approfondimento l’articolo “Stai microgestendo il team del tuo Studio Notarile? Corri ai ripari!”) bensì di creare un “ambiente di empowerment ed autonomia” (leggi per un approfondimento l’articolo “Potenzia il tuo Studio Notarile coltivando l’empowerment dei tuoi collaboratori”).
Devi tener ben presente che l’evoluzione del tuo team notarile non è sempre lineare ma “ciclica“: l’ingresso di un nuovo membro, un cambiamento negli obiettivi (ad esempio un riallineamento strategico dopo una nuova normativa) o un disaccordo disgregante possono far regredire la tua squadra di collaboratori ad una fase precedente. Come notaio leader® devi essere pronto a riconoscere questi “segnali” ed a rivisitare le strategie precedenti per riportare la tua equipe in carreggiata.
Le Cinque Fasi di Tuckman ed il tuo ruolo adattivo di Notaio Leader
“Un uomo può essere un elemento cruciale di un team,
ma da solo non fa una squadra.”
(Kareem Abdul-Jabbar)
Il modello di Tuckman può fungere da “tabella di marcia” consentendoti di definire le esigenze specifiche del tuo team ed il conseguente stile di leadership da adottare a seconda delle 5 fasi (leggi per un approfondimento l’articolo “Il modello della Leadership Situazionale nel tuo Studio Notarile: come funziona”):
#1 FORMING: la fase della formalità e della struttura iniziale
Il Forming è la fase del “piacere di conoscerti“, quando il tuo team si forma o alcuni nuovi membri si aggiungono e cominciano ad amalgamarsi con gli altri: in questo frangente, afferma Tuckman, tutti sono solitamente “educati, tranquilli e positivi“, c’è eccitazione ed ottimismo ma anche “incertezza ed apprensione” riguardo al proprio ruolo e a cosa ci si aspetta. I membri del tuo team si concentrano sui dettagli pratici (chi, cosa, quando) e lavorano in modo principalmente indipendente. L’obiettivo, in questa fase, è definire il team.
Si tende ad evitare a tutti i costi i conflitti a seguito del bisogno di essere accettati: le discussioni sono superficiali, basate sulla cortesia più che sulla genuina comprensione reciproca. La performance del team è inizialmente bassa poiché l’energia è focalizzata sulla definizione piuttosto che sull’esecuzione.
Il tuo ruolo di notaio leader® (fase altamente direttiva): in questa fase critica devi essere molto direttivo. Presta particolare attenzione ai seguenti aspetti:
1) chiarezza ed obiettivi: devi adottare la chiarezza definendo in modo cristallino gli obiettivi e le priorità del tuo team;
2) ruoli e responsabilità: è fondamentale che tu chiarisca i ruoli, le responsabilità e le interdipendenze tra i membri del team (utilissimi a questo scopo risultano essere mansionario, organigramma e funzionigramma: leggi per un approfondimento l’articolo “L’importanza della pianificazione strategica della forza lavoro nel tuo Studio Notarile”);
3) costruzione della fiducia: devi creare un’atmosfera di fiducia ed ottimismo ed incoraggiare le interazioni informali per trasformare i tuoi collaboratori in una squadra.
Per procedere alle fasi successive i membri del tuo team devono abbandonare la propria “comfort zone” e rischiare che vi sia il “conflitto”.
#2. STORMING: la fase della tensione e della necessaria discordia
La fase di Storming è inevitabile ed è spesso la più temuta ma è necessaria affinché il tuo team possa crescere: si tratta della “zona di tensione” o “fase adolescenziale” dello sviluppo del gruppo, dove la coesione superficiale declina e subentra la “disfunzione del team” (leggi per un approfondimento l’articolo “Il tuo team di collaboratori è affetto dalle 5 disfunzioni di Lencioni? Scopri come puoi agire.”).
Le discussioni diventano accese, emergono piccole “lotte di potere”, incertezza sui ruoli ed i membri possono anche mettere in discussione la tua autorità: in questa fase i tuoi collaboratori tendono a lavorare più individualmente che come un’unità coesa.
Il tuo ruolo di notaio leader® (fase di mediazione e direzione): lo Storming è un segnale positivo in quanto significa che i tuoi collaboratori stanno iniziando ad aprirsi e ad affrontare i disaccordi. Tuttavia, il rischio è che il conflitto degeneri o, al contrario, venga evitato per paura. Come notaio leader® devi elevarti al di sopra di qualsiasi tensione e guidare il tuo team ponendo attenzione ai seguenti aspetti:
1) mediazione e confini: devi essere “molto accessibile“, agendo come mediatore, consentendo al conflitto di svolgersi in modo costruttivo ma stabilendo confini chiari per evitare che le questioni diventino personali (leggi per un approfondimento l’articolo “L’”armonia artificiale” sta frenando il team del tuo Studio Notarile?”);
2) ritorno alle attività: devi reindirizzare l’energia del conflitto verso la risoluzione proattiva dei problemi, chiarendo le responsabilità e ribadendo l’obiettivo condiviso per rifocalizzare i membri;
3) insegnamento della “Conflict Resolution”: è essenziale che tu ti adoperi per insegnare ai tuoi collaboratori metodi di risoluzione dei conflitti e promuova il dialogo costruttivo per trasformare i momenti difficili in esperienze di apprendimento. I membri del tuo team, infatti, devono progredire verso una mentalità di risoluzione dei problemi.
#3 NORMING: la fase della coesione e del ritmo comune
Quando i conflitti si risolvono ed i compromessi vengono raggiunti, il tuo team entra nella fase del Norming: iniziano ad emergere un ritmo ed una melodia comuni e la performance migliora stabilmente.
In questa fase la coesione ed il supporto reciproco aumentano, i membri del tuo team iniziano a sviluppare fiducia reciproca ed a “chiedere aiuto“, si stabiliscono procedure operative condivise, routine e norme, regole e linee guida (esplicite o implicite) che favoriscono l’interazione. I tuoi collaboratori si sentono altresì liberi di esprimere critiche in modo costruttivo.
Il tuo ruolo di notaio leader® (fase di Coaching e delega): la tua leadership evolve e passa ad un ruolo di coaching e facilitazione (leggi per un approfondimento l’articolo “Il Team Coaching a supporto del Notaio Leader®: come risvegliare il potenziale dei tuoi collaboratori”). Pertanto, dovresti adottare i seguenti approcci:
1) delega ed empowerment: è questo il momento di delegare e responsabilizzare, consentendo al tuo team di prendere maggiore iniziativa ed assumere una crescente responsabilità. Dovresti fare domande (coaching) piuttosto che dirigere (leggi per un approfondimento l’articolo “Controllo e delega nel tuo Studio Notarile: un classico esempio di “uroboro”?”);
2) formalizzare le norme: utilizza il momento di calma per formalizzare le routine, le procedure ed i processi stabiliti;
3) gestione del rischio della compiacenza: devi evitare che il tuo team si adagi sull’ “assenza di conflitto” appena raggiunta, incoraggiando l’innovazione e rimanendo tutti aperti a nuove idee.
#4 PERFORMING: la fase dell’autonomia e dell’alta efficienza
La fase di Performing è l’apice della produttività e della coesione, descritta come un’attività “apparentemente senza sforzo“: è la fase in cui il tuo team notarile opera come una “macchina ben oliata” con efficienza e produttività elevate.
In questo stadio si assiste ad una vera interdipendenza, i ruoli sono flessibili e funzionali, i disaccordi -se sorgono- sono gestiti in modo costruttivo ed efficiente e sono legati alle attività piuttosto che a conflitti personali. I tuoi collaboratori risolvono i problemi senza il tuo costante intervento.
Il tuo ruolo di notaio leader® (fase di supporto e mantenimento): assumi un ruolo di supporto, di guida e di “sblocco” concentrandoti sulla visione d’insieme. Per questo motivo, dovresti adottare i seguenti approcci:
1) delega totale: intervieni raramente e delega le attività in modo efficace, assicurandoti che nulla si frapponga sulla strada dei tuoi collaboratori;
2) sviluppo continuo: incoraggia lo sviluppo continuo delle competenze dei tuoi collaboratori e la condivisione delle conoscenze. Come notaio leader® puoi favorire i momenti in cui i membri del tuo team condividono vicendevolmente le nuove competenze acquisite, rafforzando le capacità della squadra;
3) riconoscimento: riconosci e celebra regolarmente i successi, contribuendo ad evidenziare i comportamenti positivi che hanno portato il tuo team a questa fase.
Il raggiungimento di questo stadio rappresenta sicuramente un risultato significativo ma non garantisce che il tuo team vi rimanga: devi, pertanto, continuare a monitorare la situazione ed eventualmente adattare la tua strategia agli eventuali cambiamenti.
#5 ADJOURNING/MOURNING: la chiusura e la riflessione
La fase finale, aggiunta nel 1977, segna la conclusione del lavoro del team: nel tuo Studio Notarile può verificarsi alla fine di una specifica attività o nel caso di una riorganizzazione.
I tuoi collaboratori possono provare una combinazione di orgoglio e soddisfazione per il successo ottenuto o per il traguardo raggiunto ma anche di tristezza e senso di perdita per l’eventuale fine delle relazioni professionali e la loro attenzione può spostarsi verso le prossime opportunità.
Il tuo ruolo di notaio leader® (fase di chiusura e valutazione): la “chiusura” deve essere gestita con sensibilità e comprensione, pertanto puoi adottare i seguenti approcci:
1) completamento formale: assicurati del completamento di tutte le attività e chiudi tutti gli aspetti rimanenti;
2) riconoscimento e gratificazione: è vitale riconoscere e premiare gli sforzi in quanto una celebrazione formale rende merito al contributo dei tuoi collaboratori;
3) debriefing e lezioni apprese: procedi ad una sessione di debriefing (resoconto) e di “retrospettiva” per valutare la performance ed identificare le lezioni apprese al fine di migliorare le prestazioni future;
4) supporto per la transizione: aiuta i membri del tuo team a pianificare il loro futuro personale e professionale e ad affrontare l’eventuale periodo di incertezza in caso di riorganizzazione.
La Mappa in Cinque Fasi di Tuckman nel tuo Studio Notarile
Il modello di Tuckman è molto più di una semplice sequenza teorica, è un quadro concettuale prezioso che ti permette di addentrarti con strategia e metodo nel “labirinto” dello sviluppo del tuo team di Studio. Fornisce, infatti, una mappa chiara evidenziando che l’efficacia del tuo team non è un evento casuale ma il risultato di un’evoluzione intenzionalmente guidata.
La capacità che ti è richiesta come notaio leader® è proprio quella di adattare la tua leadership, passando da un approccio direttivo nella fase di Forming ad uno di mediazione nella fase di Storming ed infine ad uno di coaching nella fase di Norming e Performing.
Adottando questa mentalità non solo puoi contribuire a sbloccare il potenziale di ciascun membro del tuo team di Studio ma ti assicuri che la tua organizzazione diventi un’entità resiliente, autonoma e costantemente orientata all’alta performance (leggi per un approfondimento l’articolo “Job Crafting per “modellare” e “trasformare” il lavoro dei collaboratori del tuo Studio Notarile”).
Tuttavia, come fai a renderti conto se il tuo team è in regressione e cosa puoi fare al riguardo? Di seguito alcuni suggerimenti:
- sii guardingo: fai regolarmente il punto con il tuo team e presta attenzione alle dinamiche di squadra. I conflitti stanno aumentando? La produttività sta diminuendo? Questi potrebbero essere alcuni segnali che evidenziano che il tuo team è tornato ad una fase precedente;
- discussione aperta: se sospetti che il tuo team sia regredito o stia regredendo, solleva la questione durante una riunione di gruppo. Ricorda sempre che si tratta di una fase normale del processo di sviluppo del team e non un qualcosa di anomalo o infrequente;
- rivedi le strategie precedenti: se il tuo team è tornato alla fase di “Storming” o addirittura di “Forming” rivedi le strategie e le azioni che ti hanno aiutato in precedenza a superare queste fasi;
- cerca aiuto esterno: se la tua squadra ha difficoltà a superare una fase specifica, valuta l’idea di chiedere aiuto ad un consulente o a un professionista esperto in teamworking e dinamiche di squadra (leggi per un approfondimento l’articolo “Team building Notarile: quando nel tuo Studio la squadra unita fa la differenza”).
In sintesi, sebbene il modello di Tuckman fornisca una tabella di marcia utile per comprendere lo sviluppo di un team, è importante ricordare che il percorso di ogni team è unico.
È meno simile ad un percorso lineare e più ad una spedizione tortuosa, piena di scoperte e sfide inaspettate, in cui ogni fase offre lezioni ed opportunità di crescita.
Se hai bisogno di aiuto, contattami, sarò felice di aiutarti: www.pietromorelli.it.
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