Avere piena padronanza e visibilità degli obiettivi dei tuoi collaboratori ti consente di governare al meglio il tuo Studio Notarile, guidando la tua equipe con efficacia ed efficienza verso i risultati condivisi: il Team Coaching è la chiave per costruire e mantenere un team auto-motivato.
“Il Coaching è un investimento nel futuro,
un modo per liberare il potenziale umano.“
(John Whitmore)
Più sei bravo nel Team Coaching più la squadra dei tuoi collaboratori sarà preparata per raggiungere i propri obiettivi: guidala nella giusta direzione, promuovi il pensiero indipendente e la collaborazione tra i tuoi assistenti notarili, al fine di superare gli ostacoli (leggi per un approfondimento l’articolo “Il Team Coaching a supporto del Notaio Leader®: come risvegliare il potenziale dei tuoi collaboratori“).
Tutto ciò favorisce un rapporto di fiducia e consente al tuo team di agire in modo dinamico (leggi per un approfondimento l’articolo “Potenzia il tuo Studio Notarile coltivando l’empowerment dei tuoi collaboratori“).
Per Coaching si intende, come insegna John Whitmore, “un modo di essere”, si tratta di un modo di guidare i tuoi collaboratori, di trattare le persone in generale, una modalità di pensare e di essere: il notaio leader® dovrebbe essere percepito come un sostegno, non come una minaccia (leggi per un approfondimento l’articolo “Come essere un Notaio leader® centrato e consapevole: Coaching Notarile® e “Ruota della Vita”).
Nel Coaching il modo in cui si fanno le cose è importante quanto le cose in sé: il Coaching consente di ottenere risultati principalmente grazie alla relazione di sostegno tra il coach (nel nostro caso il notaio leader® o un consulente esterno che lo affianchi) ed i collaboratori dello Studio, ma anche grazie ai mezzi ed allo stile di comunicazione che vengono utilizzati.
Di seguito i 5 passaggi cruciali per un Team Coaching efficace:
1) allinea il Coaching ai valori fondamentali della tua organizzazione
Il Team Coaching è la chiave per raggiungere gli obiettivi della tua organizzazione, pertanto dovrebbe basarsi sui valori fondamentali di quest’ultima. Rappresentano, infatti, il “perché” che giustifica i tuoi consigli ed i tuoi incoraggiamenti (leggi per un approfondimento l’articolo “I valori del Notaio Leader® ed il modello di credenze, azioni e risultati di Covey”).
2) comprendi cosa motiva i tuoi collaboratori
Verifica apertamente con ciascuno dei tuoi collaboratori, in un incontro individuale ed informale, cosa lo fa sentire motivato: interèssati della sua crescita personale e professionale, preoccupandoti sinceramente del suo benessere, curando il lato umano della relazione e trovando il corretto registro comunicativo per motivarlo (leggi per un approfondimento l’articolo “Come motivare i tuoi collaboratori comprendendo il “clima interno” del tuo Studio Notarile”).
3) favorisci la collaborazione
Nella tua attività di Team Coaching le conversazioni con i tuoi collaboratori dovrebbero fluire in entrambe le direzioni, con ampie opportunità di riscontri e discussione reciproci: così facendo responsabilizzi i tuoi assistenti notarili e li rendi partecipi del processo. La collaborazione nel Team Coaching enfatizza la relazione ed insegna ad entrambi come diventare ”casse di risonanza“ l’uno verso l’altro: un Coaching efficace può generare più fiducia da entrambe le parti e tenere sempre aperta la porta al miglioramento (leggi per un approfondimento l’articolo “Studio Notarile: come sviluppare un “team ad alta performance””).
4) approfondisci le dinamiche di interazione del tuo team
Comprendi appieno le dinamiche relazionali e le “alchimie” nel tuo team di Studio al fine di aiutare i tuoi collaboratori a trovare un terreno comune per interagire e cooperare, in quanto il tuo obiettivo è quello di ottenere il miglior risultato possibile per la tua organizzazione: se -infatti- non sei pronto ad investire tempo, risorse e competenze per fare da Coach ai tuoi collaboratori è assai improbabile che essi operino al meglio (leggi per un approfondimento l’articolo “Il riconoscimento tra pari nel tuo Studio Notarile per motivare e coinvolgere i tuoi collaboratori”).
5) conosci a fondo ogni tuo singolo collaboratore
Il notaio leader® è un Coach efficace che ispira ed ascolta, costruisce relazioni forti basate sulla fiducia, sulla conoscenza dei propri collaboratori e su buone capacità comunicative. Un bravo Coach, altresì, deve essere disposto a lavorare al fianco dei propri assistenti notarili o ad assumersi la responsabilità quando ciò è necessario (leggi per un approfondimento l’articolo “Perché il Notaio Leader® pensa causativo: la contagiosità della respons-abilità nel tuo Studio Notarile”). Puoi fornire delle linee guida generali ma non puoi relazionarti nello stesso -identico- modo con ciascuno dei tuoi collaboratori: essi hanno, infatti, personalità e motivazioni diverse e pertanto alcuni avranno bisogno di un Coaching più visivo, altri più uditivo, altri ancora più cinestesico (leggi per un approfondimento l’articolo “Sei visivo, auditivo o cinestesico? Ed i clienti del tuo Studio Notarile?”).
Padroneggia gli obiettivi dei tuoi collaboratori
“Il successo nel Coaching non è tanto
nella correzione degli errori
quanto nell’ottimizzazione
del processo di apprendimento“
(Timothy Gallwey)
Nella logica del Team Coaching rientra anche la tua capacità di padroneggiare gli obiettivi dei tuoi collaboratori nell’ottica di governare al meglio il tuo Studio Notarile.
Spesso, purtroppo, gli obiettivi che ci prefiggiamo non vengono raggiunti: in quanto notaio leader® dovresti ricoprire un ruolo determinante nel definire gli obiettivi dei tuoi collaboratori.
Perché frequentemente gli obiettivi sono così difficili da conseguire? Di seguito alcuni dei motivi più comuni:
- l’obiettivo non viene percepito come importante dai membri del tuo team: non essendo guidati da alcuna urgenza o motivazione tendono a ritenere che non sia fondamentale raggiungerlo e, dunque, potrebbero perdere la necessaria concentrazione ed accantonarlo;
- manca il tuo supporto e pertanto i tuoi collaboratori sono abbandonati a sé stessi;
- l’obiettivo non è stato espresso chiaramente: ragion per cui nessuno sa bene quale sia il risultato da raggiungere;
- l’obiettivo è troppo grande e demotivante: in queste situazioni di solito i tuoi collaboratori non sanno da dove iniziare o come raggiungere l’obiettivo;
- l’obiettivo non è percepito come prioritario rispetto ad altre attività nelle quali i tuoi collaboratori sono impegnati;
- i tuoi collaboratori non hanno la sensazione di fare progressi, perché questi ultimi non sono stati sufficientemente evidenziati ed apprezzati.
7 suggerimenti per aiutare i tuoi collaboratori a raggiungere gli obiettivi
Gli obiettivi non devono essere scoraggianti, irraggiungibili o poco chiari; di seguito 7 suggerimenti pratici per aiutarti a guidare i tuoi collaboratori nel raggiungimento dei loro obiettivi:
1) inizia avendo ben chiara la “fine”
Devi articolare chiaramente l’obiettivo sin dall’inizio e ciò include l’identificazione di:
- quale obiettivo, in particolare, la tua organizzazione intende raggiungere;
- la tempistica desiderata o la data di completamento prevista;
- la definizione di cosa significa raggiungere l’obiettivo e come esso sarà misurato;
- il livello di priorità dell’obiettivo;
- le eventuali gratificazioni per il raggiungimento dell’obiettivo.
Se hai stabilito un obiettivo S.M.A.R.T. i tuoi collaboratori non dovrebbero avere dubbi su cosa devono fare ed entro quale tempistica (leggi per un approfondimento l’articolo “Definire obiettivi S.M.A.R.T. per la gestione ottimale del tuo Studio Notarile”).
2) fornisci il “perché”
Al fine di mantenere tutti i membri del tuo team ispirati e concentrati sui propri obiettivi sottolinea perché questi ultimi possono “fare la differenza” per la tua organizzazione: i tuoi collaboratori, infatti, sono sempre motivati da una causa ed uno scopo più grandi.
Pertanto chiarisci loro:
- in che modo ogni obiettivo contribuisce all’organizzazione?
- perché un obiettivo specifico è importante nel più ampio contesto delle attività?
- in che modo tutti i membri del team trarranno vantaggio dal raggiungimento di questo obiettivo?
Gli obiettivi influenzano anche i tuoi collaboratori a livello individuale, pertanto illustra e chiarisci:
- come l’obiettivo impatterà personalmente su di loro;
- come l’obiettivo si allineerà alle loro motivazioni ed alla loro crescita personale e professionale;
- le conoscenze e le competenze che potranno sviluppare nel perseguimento dell’obiettivo.
3) comunica frequentemente con il tuo team
Se gli obiettivi cambiano, comunicalo immediatamente ai membri del tuo team unitamente al motivo per cui è avvenuto il cambiamento: tutti i collaboratori, infatti, apprezzano la trasparenza. Anche i tuoi assistenti notarili dovrebbero informarti tempestivamente di qualsiasi problema di cui vengano a conoscenza e che potrebbe ostacolare il loro progresso. Per questo motivo, dovresti effettuare riunioni periodiche con il tuo team al fine di comprendere come ogni collaboratore stia progredendo verso i propri obiettivi: sii aperto ed onesto, invece di concentrarti sui problemi collabora con il tuo team per individuare le possibili soluzioni.
4) richiedi riscontri ai tuoi collaboratori
Se vuoi che i tuoi collaboratori siano motivati devi favorire il loro senso di appartenenza e coltivare il loro empowerment: il tuo compito principale è proprio quello di essere una figura di supporto ed un facilitatore, pertanto per svolgere bene questa funzione devi porre domande ai tuoi collaboratori ed ottenere il loro contributo per:
- individuare eventuali barriere o punti di attrito, nonché obiettivi contrastanti;
- verificare se un obiettivo e la relativa tempistica sono o meno ragionevoli e, nella seconda ipotesi, comprenderne il motivo;
- chiedere come puoi contribuire a superare eventuali problemi;
- verificare se sono necessarie risorse aggiuntive ed eventualmente procurarle;
- comprendere con quale frequenza vorrebbero incontrarti per discutere dei loro obiettivi.
5) suddividi gli obiettivi in parti più piccole
Gli obiettivi possono fallire quando sembrano troppo grandi e demotivanti: mentalmente, infatti, è più facile per i tuoi collaboratori raggiungere gli obiettivi se questi vengono suddivisi in parti più piccole e gestibili (ad esempio, è più agevole valutare quali sono i propri obiettivi settimanali o mensili piuttosto che quelli annuali). Avanzando a piccoli passi, infatti, è più probabile che l’obiettivo venga raggiunto nelle tempistiche preventivate (leggi per un approfondimento l’articolo “Procrastinazione e sindrome dell’impostore affliggono il tuo Studio Notarile? Scopri come governarli”).
6) invita i tuoi collaboratori a non svolgere più attività contemporaneamente
Se un tuo collaboratore cerca di svolgere troppe attività tutte insieme molto probabilmente potrebbe perdere di vista la priorità di uno specifico obiettivo o non gli attribuirà l’attenzione che merita: dunque, illustra chiaramente al tuo team il livello di priorità di ogni obiettivo, in seguito incoraggia i tuoi collaboratori a concentrarsi su una parte di un obiettivo alla volta con la finalità di evitare di sentirsi sopraffatti (leggi per un approfondimento l’articolo “Slow Working nel tuo Studio Notarile: rallentare per raggiungere equilibrio e produttività”).
Essi, infatti, possono concentrarsi meglio su un obiettivo, risparmiare tempo ed evitare distrazioni inutili attraverso i seguenti suggerimenti:
- creare una breve lista di attività da svolgere ogni giorno, selezionando e scrivendo le prime tre o cinque priorità per la giornata in relazione all’obiettivo (leggi per un approfondimento l’articolo “Cos’è urgente e cosa è importante nel tuo Studio Notarile? Scoprilo con la Matrice di Eisenhower”);
- stabilire scadenze chiare;
- individuare i momenti della giornata lavorativa in cui sono più concentrati ed il loro livello di energia è al massimo;
- evitare di controllare la posta elettronica troppo frequentemente stabilendo, al contrario, orari regolari per leggere e rispondere alle e-mail.
7) gratifica i tuoi collaboratori per il lavoro ben svolto
I tuoi collaboratori hanno bisogno, da parte tua, di una conferma di essere sulla strada giusta e di muoversi nella direzione desiderata: ciò rappresenta una spinta motivazionale per la loro sicurezza, il loro livello di motivazione e di coinvolgimento. E’ indubbio, invero, che alla maggior parte di loro faccia piacere che i propri contributi e risultati vengano riconosciuti: pertanto, incoraggiali e “rinforzali positivamente” ogni volta che raggiungono un obiettivo.
Quando ispiri i tuoi collaboratori a raggiungere i propri obiettivi e fornisci loro, lungo il percorso, il giusto Coaching, il tuo supporto e l’adeguata motivazione, essi saranno maggiormente predisposti e proiettati verso il risultato finale e la tua organizzazione potrà giovarsene e prosperare.
Senza alcuna ombra di dubbio, infatti, come affermava John Whitmore “il Coaching consiste nel liberare il potenziale di una persona per migliorare le sue prestazioni. E’ l’aiutare un individuo ad imparare, piuttosto che insegnare”.
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