Il tuo team di collaboratori è affetto dalle 5 disfunzioni di Lencioni? Scopri come puoi agire.

Individua i motivi per cui un team veramente efficace è così raro, scopri come poter eliminare gli ostacoli che danno vita ad équipe disfunzionali e quali azioni pratiche puoi intraprendere. La capacità dei tuoi collaboratori di lavorare in team, infatti, non è scontata.

“Se tutti i membri di un’organizzazione

remano nella stessa direzione,

è possibile dominare qualsiasi settore,

in qualsiasi mercato, contro qualsiasi concorrente,

in qualsiasi momento.“

(Patrick Lencioni)

Sebbene i tuoi collaboratori di Studio lavorino insieme, non è detto che siano un team coeso (leggi per un approfondimento l’articolo “L’effetto a catena scatenato nel tuo Studio Notarile dalla forza dirompente di un team coeso“).

Non è scontato, infatti, che una équipe di collaboratori di Studio Notarile si relazioni come una squadra con un obiettivo comune e condiviso e che abbia piena consapevolezza del significato di “essere un team” nel quale ci si supporta reciprocamente (leggi per un approfondimento l’articolo “Team building Notarile: quando nel tuo Studio la squadra unita fa la differenza“).

Nel libro del 2002 di Patrick Lencioni, “The Five Dysfunctions of a Team” (“Le cinque disfunzioni di un team: una favola sulla leadership“), si racconta la storia di un team che supera le sfide e cresce insieme fino a diventare altamente performante. Questo libro, ricco di informazioni pratiche, ha venduto oltre 3 milioni di copie, è stato tradotto in più di 30 lingue ed i suoi contenuti sono diventati un punto di riferimento del management moderno e dello sviluppo della leadership (leggi per un approfondimento l’articolo “I 6 stili della Leadership Notarile: qual è il tuo?“).

Lencioni utilizza una piramide per spiegare i cinque principali problemi sequenziali che i team devono affrontare: mancanza di fiducia, paura del conflitto, mancanza di impegno, rifiuto di assumersi responsabilità e disattenzione ai risultati.

La piramide presenta uno schema per diagnosticare ed affrontare i problemi che i team si trovano a fronteggiare, consentendo loro di migliorare sia l’efficacia che la collaborazione.

Costruire e guidare un team affiatato, coeso, efficace ed efficiente rappresenta, infatti, un compito impegnativo: è come dirigere un’orchestra nella quale ogni collaboratore deve svolgere la propria parte al meglio affinché il team funzioni (leggi per un approfondimento l’articolo “Studio Notarile: come sviluppare un “team ad alta performance”“).

Pertanto, devi porti le giuste domande per identificare le eventuali disfunzioni presenti nel tuo team di Studio e, conseguentemente, intraprendere le adeguate azioni pratiche per superarle.

Le 5 disfunzioni del team nel dettaglio

“I leader che sanno individuare,

assumere e coltivare dipendenti umili,

motivati ​​e intelligenti avranno un grande vantaggio

rispetto a coloro che non ci riescono.“

(Patrick Lencioni)

DISFUNZIONE #1: ASSENZA DI FIDUCIA

La disfunzione fondamentale è la mancanza di fiducia tra i membri del tuo team: la paura di essere vulnerabili impedisce loro di costruire un rapporto di fiducia reciproco.

La fiducia è il fondamento del lavoro di squadra. I collaboratori che mancano di fiducia l’uno verso l’altro nascondono debolezze ed errori, sono restii a chiedere aiuto e traggono conclusioni affrettate sulle intenzioni degli altri membri del team: è basilare creare una cultura di squadra in cui i tuoi singoli collaboratori si sentano liberi di ammettere errori e debolezze e di usarli come opportunità di crescita.

Senza fiducia, infatti, i membri del tuo team non saranno disposti a mostrarsi vulnerabili gli uni con gli altri, il che significa che eviteranno di condividere debolezze, errori e preoccupazioni.

La fiducia si costruisce quando i membri del tuo team sono trasparenti ed onesti tra loro, creando un ambiente sicuro in cui i singoli si sentano a proprio agio nell’assumersi rischi e nell’ammettere i propri errori (leggi per un approfondimento l’articolo “Potenzia il tuo Studio Notarile coltivando l’empowerment dei tuoi collaboratori“).

DISFUNZIONE #2: PAURA DEL CONFLITTO

Corollario dell’assenza di fiducia è la paura del conflitto: quando infatti manca la fiducia, il tuo team non è in grado di affrontare conflitti sani e costruttivi.

Il desiderio di preservare un’armonia artificiale, infatti, soffoca il conflitto ideologico produttivo all’interno del tuo team: se trai i tuoi collaboratori manca la fiducia essi temono i conflitti e sono spesso restii a discutere argomenti controversi ed a condividere prospettive ed idee.

Queste discussioni, al contrario, sono necessarie per consentire al tuo team di raggiungere una decisione o di concordare su come affrontare e risolvere un problema. In quanto notaio leader® dovresti aiutare i tuoi collaboratori ad identificare i conflitti all’interno del team e ad affrontarli apertamente, incoraggiando il dibattito sulle questioni chiave.

In genere, la paura del conflitto porta ad un’armonia artificiale attraverso la quale i membri del tuo team evitano di discutere argomenti controversi e soffocano i punti di vista divergenti. Nessuno è realmente disposto a dire ciò che pensa o a contestare in modo costruttivo perché è più preoccupato delle conseguenze.

Questa tendenza ad evitare le discussioni impedisce al tuo team di affrontare questioni importanti e di individuare le migliori soluzioni. Il conflitto costruttivo, al contrario, caratterizzato da un dibattito aperto ed appassionato, è fondamentale per l’innovazione e la risoluzione dei problemi.

Come notaio leader® dovresti essere un modello di riferimento ed incoraggiare anche il disaccordo ed il dibattito, entrambi sempre nel rispetto dell’altro, per sfruttare al meglio i benefìci di un conflitto sano. Dovresti inoltre favorire le condizioni culturali per una gestione efficace e costruttiva dei conflitti, supportare la crescita dei tuoi collaboratori affinché siano meno minacciati personalmente dai conflitti ed impegnarti a facilitare la sicurezza psicologica all’interno del tuo team (leggi per un approfondimento l’articolo “La Carta del Rispetto nel tuo Studio Notarile: valori e considerazione all’interno del team (e non solo)“).

DISFUNZIONE #3: MANCANZA DI IMPEGNO

Quando il tuo team non si impegna in una discussione aperta per paura dei conflitti, i tuoi collaboratori spesso hanno la sensazione che le loro idee ed opinioni non vengano apprezzate: possono pertanto diventare distaccati o persino risentiti e di conseguenza non riescono ad impegnarsi per l’obiettivo comune.

La mancanza di chiarezza e/o di adesione, dunque, impedisce ai membri del tuo team di prendere decisioni a cui attenersi.

Senza un sano conflitto, infatti, i membri del tuo team non accettano le decisioni: se queste vengono semplicemente approvate senza un processo di valutazione e verifica approfondito è difficile, infatti, che essi le sostengano davvero.

Quando opinioni ed idee non vengono discusse e dibattute a fondo, i membri del tuo team potrebbero avere la sensazione che le loro voci non vengano ascoltate, il che porta ad ambiguità e mancanza di impegno verso gli obiettivi e le decisioni prese.

In quanto notaio leader® puoi promuovere l’impegno, assicurandoti che il punto di vista di ciascun membro del tuo team venga preso in debita considerazione, e comunicare chiaramente decisioni ed aspettative: puoi migliorare i processi decisionali, aumentare la trasparenza, chiedere partecipazione ed adesione e creare sicurezza psicologica (leggi per un approfondimento l’articolo “Non trascurare la teoria dell’aspettativa di Vroom nel tuo Studio Notarile“).

DISFUNZIONE #4: FUGA DALLA RESPONSABILITÀ

La mancanza di impegno porta ad evitare di assumersi le proprie responsabilità.

La necessità di evitare disagi interpersonali impedisce ai membri del team di ritenersi reciprocamente responsabili dei propri comportamenti e delle proprie prestazioni: i tuoi collaboratori che non hanno aderito all’approccio o all’obiettivo scelti non si sentiranno responsabili del loro raggiungimento.

Il desiderio di gestire il rischio personale ed evitare conflitti impedisce, inoltre, ai membri del tuo team di responsabilizzarsi a vicenda per il proprio contributo: di conseguenza, potrebbero tendere a non rispettare le scadenze ed a svolgere un lavoro poco accurato, solitamente -infatti- il rifiuto della responsabilità si traduce in standard e prestazioni più bassi.

Quando i membri del tuo team non sono pienamente coinvolti nelle decisioni è meno probabile che si ritengano reciprocamente responsabili delle proprie azioni e prestazioni. Inoltre, se non hanno aderito e non si sono impegnati concretamente, non dispiace loro se l’obiettivo non si raggiunga ed anzi potrebbero persino voler assistere al fallimento di quest’ultimo così da poter affermare “io l’avevo detto” o qualcosa di simile.

Per superare questo problema i team efficaci stabiliscono standard chiari e si ritengono reciprocamente responsabili del rispetto di questi ultimi. Come notaio leader® svolgi un ruolo fondamentale nel favorire una cultura della responsabilità, affrontando i problemi di performance sempre in modo tempestivo e costruttivo (leggi per un approfondimento l’articolo “Come incoraggiare i tuoi collaboratori notarili ad assumersi la responsabilità del proprio lavoro“).

DISFUNZIONE #5: DISINTERESSE PER I RISULTATI

Il perseguimento di obiettivi individuali e di uno status personale erode l’attenzione del tuo team nei confronti del successo collettivo: i tuoi collaboratori che non vengono ritenuti responsabili del proprio contributo hanno maggiori probabilità di distrarsi e di concentrarsi sugli obiettivi individuali anziché su quelli del tuo team.

La disfunzione finale si verifica quando i tuoi collaboratori attribuiscono priorità ai propri obiettivi e bisogni individuali e personali: questa disattenzione ai risultati complessivi del tuo Studio Notarile, quando si verifica, compromette le prestazioni ed il successo della tua intera organizzazione.

Per raggiungere performance elevate, come notaio leader®, devi favorire la concentrazione dei tuoi collaboratori sui risultati collettivi: puoi pertanto contrastare questa disfunzione stabilendo obiettivi chiari per il tuo team, esaminando regolarmente i progressi raggiunti ed anche premiando i comportamenti che contribuiscono al successo della tua équipe di Studio (leggi per un approfondimento l’articolo “Definire obiettivi S.M.A.R.T. per la gestione ottimale del tuo Studio Notarile“).

Diagnosticare le disfunzioni nel tuo Studio Notarile e tattiche per superarle

DISFUNZIONE #1: ASSENZA DI FIDUCIA

Per diagnosticare la mancanza di fiducia, in merito ai membri del tuo team, domàndati:

• si sentono a loro agio nell’ammettere l’un con l’altro errori, debolezze e paure?

• tra di essi prevale un senso di circospezione oppure condividono apertamente pensieri ed idee?

• hanno avuto l’opportunità di conoscersi veramente e di comprendersi l’un l’altro?

Tattiche per sviluppare la fiducia reciproca:

• adotta gli esercizi di Team Building: queste attività possono aiutare i membri del tuo team a conoscersi meglio a livello personale, promuovendo complicità e comprensione che possono generare fiducia (leggi per un approfondimento l’articolo “Come sviluppare e migliorare le competenze interpersonali nel tuo Studio Notarile“);

• sii un modello di vulnerabilità: puoi dare il buon esempio parlando apertamente dei tuoi errori e delle tue debolezze. Questo può incoraggiare i membri del tuo team a fare lo stesso, promuovendo un ambiente di onestà e di rispetto reciproco;

• promuovi una comunicazione aperta: incoraggia i membri del tuo team a condividere apertamente pensieri, idee e preoccupazioni. Cerca di adoperarti per includere i collaboratori un po’ più riservati e per coinvolgere quelli più estroversi: organizzare regolarmente riunioni di team in cui tutti abbiano la possibilità di parlare può contribuire a creare una cultura di trasparenza e di fiducia.

DISFUNZIONE #2: PAURA DEL CONFLITTO

Per diagnosticare la paura del conflitto, in merito ai membri del tuo team, domàndati:

• le loro discussioni e le riunioni di gruppo sono generalmente passive e tranquille oppure dinamiche ed appassionate?

• evitano disaccordi e dibattiti oppure vi partecipano attivamente, considerandoli uno strumento per prendere decisioni?

• le decisioni vengono solitamente prese senza confronti oppure le contestano e le mettono in discussione per garantire i risultati migliori?

• quando i problemi vengono a galla, ciò avviene velocemente o dopo molto tempo?

Tattiche per superare la paura del conflitto:

• stabilisci regole condivise per un confronto sano: chiarisci che il disaccordo non è solo accettabile, ma anche incoraggiato, purché sia ​​rispettoso e costruttivo;

• premia la sincerità: se qualcuno ha un problema o un disaccordo, ringrazialo per aver sollevato la questione, anche se non riesce ad ottenere ciò che vuole. Quando i problemi vengono risolti con successo, considera di condividerli come esempio di conflitti o compromessi costruttivi, piuttosto che come imbarazzanti “segreti” da nascondere;

• media i disaccordi: quando sorgono conflitti aiuta a mediare la situazione, ciò può contribuire a garantire che il conflitto rimanga focalizzato sulle idee e non diventi personale.

DISFUNZIONE #3: MANCANZA DI IMPEGNO

Per diagnosticare la mancanza di impegno, in merito ai membri del tuo team, domàndati:

• riescono a descrivere facilmente le attività e gli obiettivi oppure ci sono ambiguità ed esitazioni?

• comprendono chiaramente in che modo il loro lavoro contribuisca all’intera organizzazione di Studio?

• portano a termine con coerenza i loro compiti e le loro attività?

Tattiche per superare la mancanza di impegno:

• coinvolgi periodicamente i membri del team nel processo decisionale: assicurati che tutti avvertano di avere voce in capitolo nelle decisioni che riguardano il tuo team, in quanto tutto ciò può portare a livelli di impegno più elevati;

• comunica chiaramente quali sono gli obiettivi del team: ricorda regolarmente loro su cosa stanno lavorando per mantenerli motivati e “sul pezzo”. Chiarisci in che modo il lavoro di ciascuno dei tuoi collaboratori contribuisca all’intera organizzazione di Studio, illustrando le interconnessioni tra le varie fasi dell’attività;

• festeggia i risultati e monitora i progressi: riconoscere e festeggiare quando il tuo team raggiunge i propri obiettivi può aiutare a rafforzare l’impegno di tutti i tuoi collaboratori.

DISFUNZIONE #4: FUGA DALLA RESPONSABILITÀ

Per diagnosticare la fuga dalla responsabilità, in merito ai membri del tuo team, domàndati:

• si aspettano un buon lavoro l’uno dall’altro oppure tendono a sottovalutare gli standard bassi e gli errori?

• si identificano come un “team ad alte prestazioni“? Un neo assunto che persegua l’eccellenza, all’interno del team si “distinguerebbe” dagli altri o si “integrerebbe“?

• sono in grado di “chiedere il meglio di sè e di più” l’uno dall’altro oppure sono riluttanti?

• in quanto notaio leader®, hai definito standard chiari per le prestazioni e per il comportamento? Tali standard vengono applicati e rispettati in modo coerente da tutti i tuoi collaboratori?

Tattiche per superare la fuga dalla responsabilità:

• definisci aspettative chiare: assicurati che ogni membro del tuo team comprenda cosa ci si aspetta da lui. Invita i tuoi collaboratori a definire esplicitamente un insieme di standard condivisi e ad impegnarsi collettivamente a rispettarli;

• sii coerente: applica regole e standard con un approccio omogeneo nei confronti di tutti i tuoi collaboratori; programma incontri individuali periodici al fine di offrire ai membri del tuo team l’opportunità di rivedere e migliorare le proprie attività; 

• stabilisci obiettivi di squadra e rendi visibili i progressi: questo approccio incoraggia tutti a dare il proprio contributo, in alcuni casi anche per non deludere i colleghi;

• dai il buon esempio: assumiti le tue responsabilità ed aspettati lo stesso dal tuo team. Questo modus operandi può contribuire a promuovere una cultura di responsabilità ed affidabilità (leggi per un approfondimento l’articolo “Perché il Notaio Leader® pensa causativo: la contagiosità della respons-abilità nel tuo Studio Notarile“).

DISFUNZIONE #5: DISINTERESSE PER I RISULTATI

Per diagnosticare la disattenzione ai risultati, in merito ai membri del tuo team, domàndati:

• il mio team è più concentrato sul successo e sul riconoscimento personale o sul raggiungimento di risultati collettivi?

• potrei immaginare che i membri del mio team compiano un sacrificio personale ragionevole se questo potesse aiutare tutta la squadra?

• i comportamenti sono guidati dal desiderio di raggiungere gli obiettivi del team o sono influenzati dagli interessi dei singoli membri?

• il mio team valuta i progressi compiuti nel raggiungimento degli obiettivi collettivi ed adegua di conseguenza i propri comportamenti oppure i progressi vengono misurati principalmente in termini di prestazioni personali o del carico di lavoro?

Tattiche per aumentare l’attenzione sui risultati:

• definisci gli obiettivi del tuo team affinché siano chiari e misurabili e verifica regolarmente i progressi;

• premia i successi del tuo team: implementa un sistema per riconoscere e premiare il tuo team per il raggiungimento dei propri obiettivi;

• ribadisci l’importanza del successo di squadra: comunica regolarmente il valore dei risultati collettivi rispetto a quelli individuali. Riconosci e premia i tuoi collaboratori che antepongono gli obiettivi del team ai propri. Contestualizza le prestazioni individuali analizzando l’impatto che hanno sul successo complessivo del team (leggi per un approfondimento l’articolo “Il Team Coaching a supporto del Notaio Leader®: come risvegliare il potenziale dei tuoi collaboratori“).

Mutuando Patrick Lencioni “il vantaggio più grande che il tuo Studio Notarile può ottenere è la salute organizzativa.”